Как правильно исправить ошибку и откорректировать книгу покупок при смене поставщика в 1С?

Разберем распространенную рабочую ситуацию: в закрытом налоговом периоде (например, во 2 квартале) были оформлены документы Поступление (акты, накладные) и Счет-фактура полученный на контрагента Поставщик 1. Были сформированы регламентные операции по НДС, книга покупок и сдана декларация. Спустя некоторое время выяснилось, что поступление следовало отразить на контрагента Поставщик 2 (например, ИНН у них одинаковый, но различаются КПП или филиалы).

Если пользователь просто меняет контрагента в исходных первичных документах прошлого периода и не перезаполняет прошлый документ Формирование записей книги покупок, в программе возникает разрыв между первичными документами и регистрами учета НДС. Рассмотрим, почему это происходит и как правильно исправить учет по шагам.

Причина возникновения проблемы в подсистеме НДС

Проанализируем механику работы НДС в программах 1С. Учет сумм налога строится на специализированных регистрах накопления, ключевым из которых является НДС Предъявленный:

1. При проведении документа поступления формируется движение «Приход» по регистру НДС Предъявленный с аналитикой по указанному контрагенту.
2. При проведении документа Формирование записей книги покупок формируется движение «Расход», списывающее этот остаток.

Если напрямую отредактировать контрагента в документе поступления за прошлый период, то движение «Приход» перезаписывается на Поставщика 2. Однако проведенный регламентный документ Формирование записей книги покупок прошлого периода по-прежнему содержит запись «Расход» по Поставщику 1.

В результате в регистре НДС Предъявленный образуются два искажения:

1. Отрицательный остаток (краснота) по аналитике Поставщик 1.
2. Зависший положительный остаток по аналитике Поставщик 2.

Именно этот зависший остаток подсистема учета НДС пытается автоматически принять к вычету и включить в документ Формирование записей книги покупок в каждом последующем месяце.

Метод 1. Оформление дополнительного листа и выравнивание счета 19 (решение проблемы)

Рассмотрим порядок действий, если контрагент в первичном документе прошлого периода уже был изменен, а перепроводить весь прошлый период и менять регламентные документы нельзя.

Шаг 1. Отражение записи в дополнительном листе книги покупок

В текущем периоде (или в документе Формирование записей книги покупок за текущий месяц) при автоматическом заполнении строка по Поставщику 2 продолжит появляться. Для правильного закрытия регистра выполним следующие действия:

1. В документе Формирование записей книги покупок установим флаг Запись доп. листа за корректируемый период.
2. В поле корректируемого периода укажем дату из прошлого квартала (когда было оформлено исходное поступление).
3. Сформируем уточненную декларацию по НДС за прошлый квартал. Приложение 1 к Разделу 8 заполнится корректно.

Шаг 2. Корректировка аналитики счета 19.03 в бухгалтерском учете

После изменения поставщика в документе поступления на счете 19.03 также возникает зависшее сальдо по аналитике контрагентов. Выровняем сальдо с помощью документа Операция, введенная вручную (Бухгалтерская справка):

Создадим операцию и введем проводку вида:

Дебет 19.03 (Поставщик 1 / Документ поступления) — Кредит 19.03 (Поставщик 2 / Документ поступления)

Эта проводка скроет техническое сальдо в оборотно-сальдовой ведомости по счету 19.03 и приведет бухгалтерский учет в полное соответствие с первичными документами.

Метод 2. Использование документа «Корректировка поступления» (методически верный способ)

Рассмотрим наиболее правильный вариант работы, предусмотренный разработчиками 1С для исправления ошибок прошлых периодов без прямого редактирования закрытых документов.

1. Не редактируем исходный документ поступления в закрытом периоде.
2. На основании исходного поступления создаем документ Корректировка поступления с видом операции Исправление собственной ошибки.
3. В строке «После изменения» указываем правильного контрагента (Поставщик 2), верный КПП или договор.
4. Проводим документ текущей датой. Программа автоматически отсторнирует движенья по Поставщику 1 и сформирует верные записи по Поставщику 2 в бухгалтерском учете (счета 60, 19) и в регистрах подсистемы НДС (НДС Предъявленный, НДС Покупки).
5. Документ автоматически сформирует записи дополнительного листа книги покупок за корректируемый налоговый период.

Метод 3. Исправление через документы «Отражение НДС к вычету»

Если корректировка самого документа поступления невозможна, а ручная запись регистров (Корректировка записей регистров) приводит к ошибкам заполнения декларации по НДС (когда сумма попадает в декларацию без детализации строками), выравнивание подсистемы НДС выполняют двумя документами Отражение НДС к вычету:

1. Первый документ: оформляется на Поставщика 1 с отрицательными суммами (сторно). В документе взводится флаг Запись дополнительного листа книги покупок и указывается дата закрытого периода.
2. Второй документ: оформляется на Поставщика 2 с положительными суммами с аналогичными настройками дополнительного листа и корректируемого периода.

Этот способ позволяет корректно закрыть остатки в регистрах НДС Предъявленный и Записи книги покупок без нарушения структуры Раздела 8 декларации по НДС.

Проверка корректности ведения учета

После проведения корректировочных мероприятий проанализируем состояние учета с помощью встроенных отчетов:

• Запустим отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету 19 с детализацией по контрагентам и документам-основаниям. На счете не должно быть отрицательных остатков и разрывов по субконто.
• Для проверки счета 60 выполним перенос задолженности (если задолженность числится не на том контрагенте) с помощью документа Корректировка долга с видом операции Перенос задолженности.
• Воспользуемся обработкой Экспресс-проверка ведения учета (раздел Отчеты). В блоке Ведение учета НДС особое внимание обратим на пункт Соответствие остатка НДС по приобретенным ценностям по счету 19 и в подсистеме учета НДС. Проверка должна выполняться без ошибок.