При сменном графике работы часто возникают ситуации, когда сотрудник после завершения своей плановой смены подменяет заболевшего или отсутствующего коллегу. В этот же календарный день у него начинается работа, которая по его личному графику считается работой в выходной день. Разберем, почему программа 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 (редакция 3.1) не всегда корректно заполняет документ Табель в таких случаях и какие есть способы решения этой задачи.
Рассмотрим методологию работы конфигурации. Документ Работа в выходные и праздничные дни (который регистрирует вид времени РВ) предназначен для учета часов, отработанных сотрудником сверх нормы в день, являющийся для него полностью выходным по основному или индивидуальному графику.
Когда на одну календарную дату у сотрудника приходятся и плановые часы по сменному графику (виды времени Явка / Ночные), и выведен приказ на работу в выходной день, возникает методологический конфликт. Типовой алгоритм автозаполнения документа Табель не умеет автоматически комбинировать плановые сменные часы и часы работы вне графика в отдельные строки за одну и ту же дату.
Кроме того, документ Работа в выходные и праздничные дни регистрирует только общее количество часов работы и не разделяет их автоматически на дневные и ночные (РН).
Проанализируем практические варианты оформления такой ситуации в программе 1С:ЗУП 3.1 в зависимости от принятого в организации учета.
Если сотрудник заступает на подмену сразу после своей плановой смены в тот же календарный день, методологически корректнее оформлять эти часы документом Работа сверхурочно (вид времени С), а не работой в выходной день. В этом случае алгоритмы 1С:ЗУП 3.1 без проблем сочетают плановые часы смены и сверхурочную работу в документе Табель и корректно рассчитывают доплаты.
Если подмена известна заранее, вместо создания документов работы в выходные или сверхурочно можно ввести документ Индивидуальный график на текущий месяц. В нем укажем фактически отработанные часы (виды времени Явка и Ночные) за конкретные сутки. Это полностью исключит конфликт видов времени при автозаполнении табеля и расчете заработной платы.
Если в компании принято строго формировать документ Табель и регистрировать подмену именно документом Работа в выходные и праздничные дни, то после нажатия кнопки «Заполнить» отредактируем таблицу вручную:
РВ и фактически отработанное время вне графика, сохранив при этом строки с плановыми часами (Явка, Ночные).Напомним, что в 1С:ЗУП 3.1 документ Табель не является обязательным для начисления зарплаты. Он служит инструментом ручной корректировки или формирования печатной формы Т-13. Если документ Табель не создавать вовсе, а проводить только график работы и документ Работа в выходные и праздничные дни, документ Начисление зарплаты и взносов автоматически учтет и плановую оплату по смене, и повышенную оплату за работу в выходной день.
При частых подменах коллег целесообразно оформить для сотрудника документ Подработка (внутреннее замещение). Это позволит регистрировать смены коллеги на отдельное плановое рабочее место без нарушения основного графика сотрудника и без конфликтов видов времени при автозаполнении отчетности.
Если требуется детально зарегистрировать специфические комбинации видов времени (например, ночные часы работы в выходной день — РН), можно настроить специальный документ через раздел Данные для расчета зарплаты с использованием предварительно настроенного шаблона ввода исходных данных.