← На главную
При подготовке маркетинговых кампаний, e-mail или SMS-рассылок через сторонние сервисы часто возникает необходимость быстро выгрузить базу контактов из программы 1С:Управление торговлей 11. Однако пользователи нередко сталкиваются с тем, что стандартный отчет по контактной информации отсутствует в меню отчетов справочника партнеров или контрагентов. Разберем по шагам, как найти необходимый отчет, включить требуемые функциональные опции программы и выгрузить контакты в файл Excel несколькими удобными способами.
Способ 1. Открытие отчета через «Функции для технического специалиста» («Все функции»)
Если в панели отчетов справочника Партнеры нужный отчет не отображается, мы можем открыть его напрямую через служебное меню платформы. Рассмотрим, как это сделать:
- Проверим доступность меню функций. Если в главном меню программы (кнопка в верхнем правом или левом углу) отсутствует пункт «Функции для технического специалиста» (в более ранних версиях платформы — «Все функции»), включим его. Для этого перейдем в главное меню: Настройки (или Сервис) → Параметры. В открывшемся окне установим флаг «Отображать команду "Функции для технического специалиста"» (или «Отображать команду "Все функции"») и нажмем «Применить».
- Откроем меню «Функции для технического специалиста».
- Раскроем ветку Отчеты и найдем в списке отчет «Контактная информация по партнерам» (или «Контактная информация»).
- Нажмем кнопку «Сформировать». При необходимости через кнопку «Настройки» можно отобрать нужные типы контактов (только телефон или только e-mail), а также конкретные сегменты клиентов.
- Для сохранения результата в файл Excel вызовем команду главного меню платформы Файл → Сохранить как..., укажем тип файла «Лист Excel (*.xlsx)» и сохраним документ на диск.
Настройка отображения отчета в справочнике партнеров
Выясним причину, почему отчет по контактным лицам может отсутствовать в интерфейсе по умолчанию. В конфигурации «1С:Управление торговлей 11» состав доступных команд и отчетов динамически зависит от включенных функциональных опций CRM.
Чтобы отчет появился в подменю стандартных отчетов справочника, включим ведение ролей контактных лиц:
- Перейдем в раздел «НСИ и администрирование».
- В блоке «Настройка НСИ и разделов» выберем пункт «CRM и маркетинг».
- В открывшемся списке настроек установим флаг «Роли контактных лиц». Эта опция активирует учет ролей и обязанностей представителей клиентов и поставщиков, а также открывает связанные с ними аналитические отчеты в интерфейсе.
- Если интерфейс меню был кастомизирован, также можно проверить значение константы
ИспользоватьРолиКонтактныхЛицПартнеров через «Функции для технического специалиста» → Константы.
Способ 2. Выгрузка контактов через механизм «Вывести список»
Если нам требуется выгрузить простой плоский список клиентов с телефонами и адресами без использования сложных отчетов, воспользуемся стандартным табличным выводом формы списка:
- Откроем справочник «Партнеры» (или «Клиенты»).
- Нажмем кнопку «Еще» в правой верхней части формы и выберем «Изменить форму» (или «Настроить список»), чтобы убедиться, что колонки с контактной информацией (телефон, e-mail) выведены на форму.
- Нажмем «Еще» → «Вывести список...».
- В появившемся диалоговом окне отметим флажками колонки, которые необходимо включить в выгрузку (например, Наименование, Телефон, Электронная почта) и нажмем «ОК».
- Полученную таблицу сохраним в формате Excel через меню Файл → Сохранить как....
Способ 3. Гибкая выгрузка через «Универсальный отчет»
Проанализируем структуру хранения данных: в 1С контактная информация хранится в табличной части КонтактнаяИнформация справочников. Для получения максимально точной выборки без лишнего форматирования и пустых строк удобно использовать Универсальный отчет:
- Откроем «Универсальный отчет» (раздел «НСИ и администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Универсальный отчет»).
- В шапке отчета зададим параметры источника данных:
- Тип объекта: Справочник
- Объект: Партнеры (или Контактные лица партнеров / Контрагенты)
- Таблица: Контактная информация
- В настройках отчета (кнопка «Настройки» → расширенный режим) на вкладке «Отборы» добавим условие:
Тип Равно Адрес электронной почты или Телефон.
- На вкладке «Поля и сортировки» оставим поля
Ссылка (наименование партнера), Вид, Представление и НомерТелефонаБезКодов (для получения чистых телефонных номеров для SMS-шлюза).
- Сформируем отчет и сохраним результат в Excel.
Важные особенности при подготовке контактов к рассылке
Обратим внимание на важные технические нюансы работы с контактами в «1С:Управление торговлей 11»:
- Уровни хранения контактов: данные могут быть записаны у самого Партнера (общие контакты компании), у Контрагента (официальные реквизиты юридического лица) и у конкретных Контактных лиц (менеджеры, ЛПР). Если при выгрузке данных по партнерам список контактов пуст, сформируем отчет по справочнику
КонтактныеЛицаПартнеров.
- Форматирование номеров телефонов: внешние сервисы рассылок обычно требуют номера в международном числовом формате без скобок и дефисов. Использование универсального отчета позволяет выгрузить очищенный номер из служебных полей табличной части, что избавляет от необходимости вручную очищать маску телефона в табличном процессоре.