← На главную

В процессе работы в конфигурации 1С:Документооборот КОРП часто возникает задача информирования сотрудников, которые не работают напрямую в системе, о ходе согласования документов (например, путевых листов или заявок). Разберем, как организовать процесс так, чтобы сотрудник (например, водитель) получать автоматические уведомления о каждом этапе согласования по электронной почте, а по завершении — получал задачу ознакомления, не имея при этом возможности вносить изменения в сам документ или процесс.

Основные требования к организации процесса

Проанализируем ключевые условия, которые необходимо соблюсти при такой настройке:

1. Создание карточки пользователя. В программе обязательно должен быть зарегистрирован элемент справочника Пользователи и привязанное к нему физическое лицо. Без этого 1С:Документооборот не сможет адресовать задачи и отправлять уведомления.
2. Ограничение доступа в базу. Чтобы сотруднику не требовалось заходить в интерфейс программы и занимать пользовательскую лицензию, в его карточке снимается флаг Вход в программу разрешен.
3. Настройка адреса электронной почты. В контактной информации пользователя указывается рабочий или личный e-mail, на который будут приходить сообщения.
4. Настройка прав доступа. Пользователю должны быть назначены права уровня «Только чтение» на соответствующий вид документов или папку, чтобы у программы было право отправлять ему данные по данному предмету.

Способ 1. Заведение пользователя и использование механизма «Выполнение задач по почте»

Рассмотрим пошаговый алгоритм настройки штатного механизма интерактивного выполнения задач через электронную почту:

1. Перейдем в раздел администрирования и откроем справочник Пользователи.
2. Создадим нового пользователя (например, «Иванов И. И. (Водитель)»). Укажем его e-mail в контактной информации и снимем флаг Вход в программу разрешен.
3. Включим в настройках программы опцию Выполнение задач по почте.
4. В настройках уведомлений для данного пользователя укажем необходимость получать задачи по электронной почте.
5. В комплексном процессе по документу (например, по путевому листу) настроим последовательность этапов:
   1. Этап 1: Согласование с бухгалтером и начальником отдела.
   2. Этап 2: Ознакомление, где исполнителем назначается наш пользователь-водитель.

После прохождения этапа согласования система автоматически сформирует задачу «Ознакомиться» и отправит водителю письмо с прикрепленным документом или его печатной формой. Водителю достаточно нажать в теле письма кнопку «Ознакомлен» (или ответить на письмо определенным текстом, если настроен прием почты), после чего фоновое регламентное задание Выполнение задач по почте зафиксирует факт ознакомления в базе 1С.

Способ 2. Использование контроля и уведомлений по бизнес-событиям

Если водителю требуется знать status документа на каждом промежуточном этапе согласования (у кого документ находится прямо сейчас), рассмотрим использование механизмов контроля и правил обработки бизнес-событий.

Вариант А: Назначение сотрудника контролирующим.

В настройках процесса согласования можно указать пользователя в качестве контролирующего лица. В этом случае ему будут автоматически приходить уведомления о ходе выполнения процесса, о завершении отдельных задач другими участниками и о полном окончании процесса.

Вариант Б: Настройка правил обработки бизнес-событий.

В 1С:Документооборот КОРП встроен конструктор правил обработки событий. Выясним, как использовать его для оповещения:

1. Перейдем в раздел настройки бизнес-событий.
2. Настроим подписку на событие Изменение состояния документа или Выполнен этап согласования для конкретного вида документов.
3. Укажем в качестве действия отправку сообщения на e-mail созданного пользователя.

Технические особенности и лицензирование

Проанализируем важные технические моменты, которые необходимо учитывать при настройке данного функционала:

1. Экономия лицензий. Когда сотрудник получает задачи и отправляет подтверждения исключительно по электронной почте через механизм Выполнение задач по почте, клиентская лицензия (сеанс 1С) не расходуется. Ответные письма обрабатываются серверным регламентным заданием.
2. Работа регламентных заданий. Для стабильной работы отправки и приема сообщений в системе должны быть непрерывно активны службы и регламентные задания:
   • Прием и отправка почты
   • Обработка произошедших бизнес-событий
   • Выполнение задач по почте
3. Альтернатива в виде мобильного клиента. Если сотруднику удобнее получать PUSH-уведомления на смартфон, можно использовать мобильное приложение «1С:Документооборот». В этом случае задача ознакомления выполняется в один клик с экрана мобильного устройства, однако для работы мобильного приложения на момент сеанса потребуется лицензия.

Таким образом, комбинация создания пользователя без права прямого входа в систему, настройки ролей «Только чтение» и применения штатного механизма выполнения задач по почте позволяет полностью автоматизировать процесс информирования и ознакомления сотрудников средствами конфигурации 1С:Документооборот КОРП без необходимости доработки программы.