← На главную

При работе в программе 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда при попытке выплатить плановый аванс сотрудникам создается документ Ведомость в кассу (или Ведомость в банк), выбирается вид выплаты Аванс, но по кнопке Заполнить табличная часть остаётся абсолютно пустой.

При этом в настройках кадрового учета может быть установлен флаг индивидуального расчета аванса, а в документе Прием на работу или кадровом переводе четко указан процент или фиксированная сумма. Рассмотрим подробнее, почему возникают такие сбои и как их исправить.

Главная причина: незакрытые взаиморасчеты и старая задолженность

Проанализируем механику работы программы при формировании выплаты. Когда мы нажимаем кнопку Заполнить в ведомости с типом Аванс, система обращается к регистру накопления Зарплата к выплате и анализирует сальдо взаиморасчетов с сотрудником.

Если за сотрудником числится задолженность перед организацией (например, из-за ошибки во вводе начальных остатков, излишне выплаченных сумм в прошлых периодах или неверного проведения прошлых документов начисления), программа автоматически сальдирует положенный аванс с этим долгом. В результате итоговая сумма к выплате получается равной нулю или отрицательной, и сотрудник просто не подтягивается в табличную часть.

Для диагностики этой проблемы выполним следующие шаги:

1. Перейдем в раздел Зарплата и кадры — Отчеты по зарплате.
2. Сформируем отчет Свод по зарплате по сотрудникам за максимально широкий период (начиная с даты начала ведения учета в базе).
3. Проверим конечное сальдо по конкретному сотруднику. Если в отчете фигурирует долг за сотрудником или некорректно зафиксированный начальный остаток (например, перенесенный при вводе остатков прошлых лет), его необходимо отрегулировать.
4. Проверим закрытие регистров через документ Операция, введенная вручную или путем корректировки исторического документа ввода остатков.

Как показывает практика, часто именно некорректный ввод остатков по счету 70 или регистру зарплаты за прошлые годы мешает корректному заполнению ведомостей в текущем месяце.

Другие частые причины пустой ведомости на аванс

Если с взаиморасчетами за прошлые периоды всё в порядке, проанализируем другие возможные причины, из-за которых Ведомость в кассу может не заполняться.

1. Изменения в учете НДФЛ и отсутствие документа начисления

В современных релизах 1С:Бухгалтерия 3.0 изменился порядок расчета и выплаты аванса. Для того чтобы сумма попала в ведомость, может потребоваться предварительное создание и проведение документа Начисление за первую половину месяца (или документа Начисление зарплаты с соответствующим переключателем режима расчета). Без предварительно рассчитанной суммы программа не сможет определить размер аванса и исчисленный НДФЛ.

2. Наличие проведенного окончательного расчета за текущий месяц

Если за текущий месяц уже был создан и проведен документ Начисление зарплаты за весь месяц, программа считает расчет периода завершенным. При попытке сформировать ведомость с типом Аванс за этот же период табличная часть останется пустой, так как зарплата уже полностью начислена к окончательной выплате.

3. Наличие нераспроведенных черновиков ведомостей

Выясним, не была ли сформирована ведомость ранее. Если в журнале документов уже присутствует записанный (но не проведенный) документ Ведомость в кассу или Ведомость в банк на этого сотрудника за тот же месяц, программа «резервирует» сумму аванса под этот черновик. Повторно сформированная ведомость заполнится пустой. Необходимо найти и удалить черновик либо использовать его.

4. Несоответствие способа выплаты зарплаты

Разберем настройки карточки сотрудника. Если в личных данных работника или в настройках организации указан способ выплаты На счет в банке или По зарплатному проекту, а бухгалтер создает документ Ведомость в кассу, автозаполнение пропустит данного сотрудника. Способ выплаты в документе и в карточке сотрудника должен совпадать.

5. Фильтр по подразделению в шапке документа

Посмотрим на реквизиты шапки документа Ведомость в кассу. Если в поле Подразделение выбрано конкретное структурное подразделение, а сотрудник числится в другом (или в текущем месяце был оформлен кадровый перевод), автозаполнение не сработает. Рекомендуется очистить поле подразделения и попробовать заполнить документ повторно.

6. Нарушение хронологии дат документов

Дата документа Ведомость в кассу не может быть раньше даты документа Прием на работу или Кадровый перевод, в котором установлен размер аванса. Проверим точное время и дату проведения кадровых документов.

Алгоритм устранения проблемы

Для успешного формирования ведомости выполним пошаговую инструкцию:

1. Сформируем отчет Свод по зарплате по сотрудникам и убедимся в отсутствии зависшего сальдо за прошлые годы.
2. Убедимся, что способ выплаты зарплаты в карточке работника соответствует создаваемому документу (касса / банк).
3. Очистим поле Подразделение в шапке ведомости.
4. Проверим журнал ведомостей на наличие раннее созданных документов за этот же месяц.
5. При необходимости воспользуемся кнопкой Подбор в табличной части ведомости вместо кнопки Заполнить — это позволит добавить сотрудника вручную и увидеть рассчитанную системой сумму.