Ситуация, когда при создании документа Ведомость в банк или Ведомость в кассу с видом выплаты Аванс табличная часть остается пустой, — одна из самых распространенных и при этом запутанных проблем в конфигурациях на базе 1С:Бухгалтерия 3.0 и специализированных решениях, таких как 1С:Бухгалтерия строительной организации. Рассмотрим подробно, по каким причинам это происходит и как восстановить автоматический расчет.
Прежде всего, нам необходимо убедиться, что в программе в принципе заданы правила игры. Перейдем в раздел Зарплата и кадры, далее выберем Настройки зарплаты и развернем пункт Порядок учета зарплаты. В открывшейся форме на вкладке Выплата зарплаты и аванса мы увидим ключевой параметр — Размер аванса.
Проанализируем ситуацию: если установлено значение Общий для всех сотрудников (например, 50% от оклада), программа должна подтягивать эту цифру всем. Однако, если настройка была изменена недавно, а сотрудники были приняты на работу до этого изменения, автоматическая связь может не сработать. В таких случаях мы рекомендуем переключить настройку на Устанавливается индивидуально для каждого сотрудника. Это заставит систему обращаться к кадровым документам каждого человека персонально.
Вся информация о том, кому и сколько положено выплачивать в середине месяца, хранится в специальном регистре. Рассмотрим подробнее, как его проверить. Даже если в интерфейсе все выглядит правильно, записи в базе данных могут быть некорректными.
Чтобы увидеть «внутренности» системы, воспользуемся меню Функции для технического специалиста (ранее называлось «Все функции»). Найдем там регистр сведений ПлановыеАвансы. Проанализируем список записей:
ПриемНаРаботу или КадровыйПеревод, в котором зафиксирован аванс, проведен более поздним временем, чем ведомость, — программа «не увидит» начисление.ПроцентомОтТарифа или ФиксированнойСуммой, а сама сумма или процент не равны нулю.Это одна из самых неочевидных причин. Выясним, куда программа собирается отправить деньги. Откроем справочник Сотрудники, выберем нужного человека и перейдем по ссылке Выплаты и учет затрат. Проанализируем установленный переключатель:
Если в ведомости вы выбрали вид Ведомость в банк, а в карточке сотрудника стоит Наличными, то автозаполнение проигнорирует этого человека. Аналогично, если выбрано Зачислением на карточку, но не заполнен номер лицевого счета или не указан Зарплатный проект, сотрудник не попадет в банковскую ведомость.
Важный нюанс: проверьте дату открытия лицевого счета. Если счет в программе «открыт» 20-го числа, а аванс вы платите 15-го, автоматика не сработает.
Посмотрим на шапку документа Ведомость в банк. Там есть поле Зарплатный проект. Если оно заполнено, система будет искать только тех сотрудников, у которых в регистре лицевых счетов привязан именно этот проект.
Попробуем провести эксперимент: создадим новую ведомость и оставим поле Зарплатный проект пустым. Нажмем кнопку Заполнить. Если в этом случае сотрудники появились в списке — значит, проблема в некорректной привязке лицевых счетов или несовпадении банковских данных в карточках сотрудников и в шапке ведомости.
С 2023 года законодательство требует исчислять НДФЛ с каждой выплаты, включая аванс. Это привело к тому, что во многих конфигурациях 1С режим «планового аванса» (фиксированной суммой или процентом) перестал работать без предварительного расчета.
Разберем ситуацию: если в настройках учетной политики по зарплате указано, что аванс выплачивается по результатам расчета за первую половину месяца, то Ведомость никогда не заполнится сама по себе. Сначала необходимо создать и провести документ НачислениеЗаПервуюПоловинуМесяца. Только после того, как программа «увидит» начисленные суммы в регистрах расчета, ведомость подберет их автоматически.
Выясним причину через отчеты. Программа 1С очень «умная» в плане контроля долгов. Если за сотрудником числится переплата (сальдо в пользу организации), аванс может не рассчитаться, так как система автоматически пытается погасить этот долг за счет текущей выплаты.
Сформируем отчет Анализ зарплаты по сотрудникам или Расчетный листок за предыдущий и текущий периоды. Нам нужно обратить внимание на конечное сальдо. Если оно отрицательное (в колонке «Долг за работником»), то программа просто уменьшает сумму аванса на сумму долга. Если долг больше аванса — сумма в ведомости будет нулевой.
Также стоит проверить регистр накопления ВзаиморасчетыССотрудниками через консоль запросов или функции технического специалиста:
// Пример логики, по которой можно проверить остатки в консоли
ВЫБРАТЬ
Взаиморасчеты.Сотрудник,
Взаиморасчеты.СуммаОстаток
ИЗ
РегистрНакопления.ВзаиморасчетыССотрудниками.Остатки(&Период, ) КАК Взаиморасчеты
Проанализируем шапку ведомости на предмет выбранного подразделения. В 1С:Бухгалтерии строительной организации учет часто ведется в разрезе объектов строительства или обособленных подразделений.
Если в ведомости указано Подразделение А, а сотрудник вчера был переведен документом КадровыйПеревод в Подразделение Б, то при автоматическом заполнении он не попадет в документ. Рекомендуем всегда проверять заполнение ведомости с пустым полем Подразделение, чтобы исключить ошибки кадрового учета.
Если все настройки верны, регистры заполнены, а ведомость всё равно пуста, стоит рассмотреть вероятность логического сбоя. В серверных базах иногда «зависают» итоги регистров.
Попробуем выполнить следующие действия:
Подводя итог, можно сказать: если ведомость на аванс не считается, пройдите по цепочке: Настройка — Регистр плановых авансов — Способ выплаты в карточке — Наличие документа начисления (если требуется) — Проверка долгов по расчетному листку. В 99% случаев проблема кроется в одном из этих звеньев.