Как устранить расхождение сумм в кассе ККМ и Z-отчете при печати чека из ПКО в 1С?

← На главную

При работе в конфигурации «1С:Управление торговлей» (а также в «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP») пользователи часто сталкиваются со следующей ситуацией: кассир оформляет документ Приходный кассовый ордер (ПКО) с видом операции «Поступление оплаты от клиента» и нажимает кнопку «Напечатать чек». На фискальном регистраторе (ККТ) успешно пробивается чек 54-ФЗ, и сумма попадает в фискальный накопитель. Однако при закрытии кассовой смены оказывается, что в 1С по регистру Денежные средства в кассах ККМ эти деньги не проходили. В результате Z-отчет фискального регистратора показывает наличные средства, которых нет в отчете по кассе ККМ в 1С, и штатная операция выемки выдает отрицательный остаток или ошибку расхождения.

Рассмотрим подробно, почему возникает эта проблема, как устроена архитектура кассового учета в 1С и какие существуют варианты решения данной задачи.

Причины проблемы и архитектура типовых решений 1С

Для понимания логики работы программы проанализируем разграничение двух ключевых понятий учета денежных средств:

Касса предприятия (главная касса организации): учет наличных денег ведет регистр накопления Денежные средства в кассах. Поступления оформляются документами ПКО, а выбытия — РКО. На основании этих документов формируется официальная Кассовая книга (форма КО-4) согласно Указанию Банка России № 3210-У.
Касса ККМ (операционная касса / торговая точка): учет ведет регистр накопления Денежные средства в кассах ККМ. Операции фиксируются документами «Чек ККМ» или через «Рабочее место кассира» (РМК). В конце смены деньги изымаются из кассы ККМ и сдаются в главную кассу предприятия.

Когда вы пробиваете чек 54-ФЗ из документа Приходный кассовый ордер, программа отправляет команду на подключенный фискальный регистратор для выполнения требований законодательства. Фискальный аппарат увеличивает свой внутренний счетчик наличных денег (Х-отчет и Z-отчет). Но сам документ ПКО формирует движения только по кассе предприятия (регистр Денежные средства в кассах) и принципиально не делает движений по регистру Денежные средства в кассах ККМ, так как деньги юридически и фактически уже приходованы в главную кассу организации.

В результате возникает разрыв: на ККТ счетчик наличных денег увеличился, а в оперативной кассе ККМ в 1С счетчик остался нулевым. В конце смены при выемке из 1С сумма из ПКО не попадает в документ инкассации, хотя в ящике ККТ деньги присутствуют.

Вариант 1. Оформление оптовых продаж через «Чек ККМ» и РМК

Если прием наличных денег выполняет кассир операционной кассы на торговой точке, методически верным решением будет отказаться от пробития чеков из документа ПКО и перевести кассиров на оформление операций документом Чек ККМ.

Разберем порядок действий при таком подходе:

Менеджер формирует документ Заказ клиента или Реализация товаров и услуг.
Кассир в интерфейсе Рабочее место кассира (РМК) или в журнале документов «Чеки ККМ» создает новый чек и выбирает в качестве основания оформленный заказ или реализацию.
При пробитии чека денежные средства корректно поступают в регистр Денежные средства в кассах ККМ, а ККТ печатает фискальный чек.
При закрытии смены кассир делает стандартный документ Выемка денежных средств из кассы ККМ.
На основании выемки в главной кассе автоматически создается документ ПКО с видом операции «Поступление из кассы ККМ».

Этот способ полностью соответствует типовой методологии 1С и исключает любые рассинхронизации между Z-отчетом и отчетами программы.

Вариант 2. Использование автоинкассации и служебной выемки на ККТ

Если прием оплаты производится в бухгалтерии или офисе, где ПКО оформляется напрямую в главную кассу, но к ней подключен фискальный регистратор, расхождение Z-отчета и кассы ККМ в 1С является нормальным поведением системы. Чтобы выровнять счетчики фискального регистратора без изменения данных в 1С, применяют функцию автоинкассации.

Рассмотрим пошагово, как это настраивается:

В настройках драйвера ККТ или в настройках подключаемого оборудования в 1С включаем параметр «Автоматическая инкассация при закрытии смены».
При закрытии кассовой смены фискальный регистратор самостоятельно обнуляет внутренний денежный счетчик (выполняет инкассацию на всю сумму, пробитую за смену, включая чеки по ПКО).
Документ 1С Отчет о розничных продажах при этом формируется только на суммы из Чеков ККМ (если они были), а деньги из ПКО остаются на учете главной кассы предприятия без выдачи ошибок.

Если автоинкассация в драйвере не поддерживается, кассир перед снятием Z-отчета может выполнить операцию «Служебное изъятие» (выемка) напрямую из драйвера ККТ на сумму, пробитую по документам ПКО.

Вариант 3. Программная доработка проведения документа ПКО

В ситуациях, когда бизнес-процесс предприятия требует обязательно видеть суммы из ПКО в отчете по кассе ККМ, разработчики прибегают к доработке конфигурации. Рассчитаем риски и проанализируем структуру такой доработки.

Критически важный момент: нельзя просто перенаправлять движения ПКО из регистра кассы предприятия в регистр касс ККМ. Это приведет к тому, что наличные деньги не попадут в Кассовую книгу организации (форма КО-4), что является прямым нарушением ст. 15.1 КоАП РФ и Указания ЦБ РФ № 3210-У.

Если принято решение дорабатывать механизм, обычно перехватывают проведение документа ПКО при наличии пробитого чека. Рассмотрим пример кода в модуле проведения документа ПКО:


// Пример логики проведения ПКО по регистру ДенежныеСредстваВКассахККМ
Если ЗначениеЗаполнено(Объект.КассаККМ) И Объект.ЧекПробит Тогда

    Движение = Движения.ДенежныеСредстваВКассахККМ.Добавить();
    Движение.ВидДвижения = ВидДвиженияНакопления.Приход;
    Движение.Период = Объект.Дата;
    Движение.КассаККМ = Объект.КассаККМ;
    Движение.Организация = Объект.Организация;
    Движение.Сумма = Объект.СуммаДокумента;
    
КонецЕсли;

При использовании подобной доработки необходимо также скорректировать механизм выемки при закрытии смены, чтобы при выемке из кассы ККМ программа не создавала повторный ПКО в главную кассу (иначе возникнет задвоение денежных средств в учете).

Резюме

Выбор оптимального способа зависит от структуры вашего учета:

Для розничных и операционных касс следует использовать документ ЧекККМ с последующим закрытием смены и созданием ПКО на общую сумму выемки.
Для кассы предприятия (офиса/бухгалтерии) следует использовать штатную функцию автоинкассации на ККТ и ведение учета через кассовую книгу без привлечения регистра касс ККМ.