Перевод внутреннего документооборота в электронный вид — актуальная задача для большинства компаний. Подписание первичных документов (актов списания, материальных отчетов, требований-накладных) на бумаге требует существенных временных и материальных затрат. Рассмотрим, имеет ли юридическую силу простая электронная подпись (ПЭП) внутри организации, какие требования предъявляет законодательство РФ и как правильно организовать этот процесс в системах 1С.
Проанализируем правовую сторону вопроса. Действующее законодательство РФ в области бухгалтерского учета (Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете») предоставляет организациям право самостоятельно определять виды электронных подписей для подписания внутренних первичных документов.
Чтобы простая электронная подпись (например, пара логин и пароль учетной записи пользователя 1С) признавалась равнозначной рукописной подписи, необходимо соблюдение положений Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Для этого в организации должен быть утвержден Локальный нормативный акт (ЛНА) или Положение об электронном документообороте.
Согласно статье 9 Закона № 63-ФЗ, внутренний нормативный акт компании должен в обязательном порядке содержать 3 ключевых условия:
Разберем важный деталь: графическая визуализация на документах (в виде QR-кода или штампа с ФИО и датой) сама по себе не является электронной подписью. Подписью признаются данные в информационной системе, подтверждающие факт ввода логина и пароля конкретным сотрудником при утверждении документа.
Выясним, с какими ограничениями можно столкнуться при использовании ПЭП. Несмотря на то, что для внутреннего учета ПЭП полностью легитимна при наличии ЛНА, взаимодействовать с ИФНС таким способом напрямую нельзя.
В соответствии со статьей 93 Налогового кодекса РФ, электронные документы, заверенные простой электронной подписью, не могут быть переданы в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) в исходном электронном виде. В случае проведения налоговой проверки или истребования документов бухгалтерии придется выполнять одно из следующих действий:
Рассмотрим, как реализовать подписание внутренних документов средствами платформы 1С. В типовых конфигурациях на базе подсистемы Библиотека электронных документов встроен готовый механизм «Внутренний ЭДО», который не требует доработки системы с нуля.
Штатный функционал позволяет настроить следующие процессы:
Посмотришь на техническую реализацию: в платформе 1С подписание выполняется с использованием стандарта отсоединенной подписи (PKCS#7 / CMS). Подпись сохраняется в базе данных 1С в виде отдельного служебного объекта, привязанного к документу, и не внедряется непосредственно внутрь самого PDF или HTML файла печатной формы.
Ключевая проблема простой электронной подписи заключается в том, что технически она не гарантирует защиту файла от изменений после подписания. Чтобы обеспечить юридическую и техническую надежность, при формировании ПЭП в 1С рассчитывается и сохраняется хэш-сумма документа (например, по алгоритму SHA-256) на момент подписания. Если в данные документа впоследствии будут внесены изменения, проверка хэш-суммы укажет на недействительность подписи.
Проанализируем альтернативный подход — использование усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) для внутренних документов.
В отличие от ПЭП, УНЭП строится на базе криптографических алгоритмов и гарантирует не только авторство, но и неизменяемость документа с момента его подписания. При этом УНЭП не требует финансовых затрат на приобретение сертификатов в сторонних аккредитованных удостоверяющих центрах. Организация может развернуть собственный внутренний Центр сертификации (например, на базе Microsoft Active Directory Certificate Services) и бесплатно выдавать сертификаты сотрудникам компании. Для признания УНЭП во внутреннем документообороте также потребуется подписать локальный нормативно-правовой акт.