← На главную
При организации перевозок с привлечением сторонних экспедиторов перед организациями встает вопрос перехода на обязательный обмен электронными перевозочными документами (ЭПД). Разберем, как обстоят дела с поддержкой электронного поручения экспедитору (ЭПЭ) в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, какова структура этого документа и какие варианты работы доступны на практике.
Реализация ЭПЭ в типовых решениях 1С и мониторинг законодательства
Проанализируем график выпуска функционала в типовых конфигурациях фирмы «1С». Поддержка электронных перевозочных документов реализуется разработчиками в рамках подсистемы электронного документооборота (Библиотека электронных документов — БЭД) через сервис 1С-ЭПД. Для предварительной проверки корректности реквизитов перед отправкой документов через этот сервис можно использовать инструмент для проверки готовности базы к работе с ЭПД.
Актуальные планы по добавлению новых форматов документов отслеживаются через официальный сервис «Мониторинг законодательства». Реализация электронного поручения экспедитора по утвержденному формату включается в типовые релизы 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 поэтапно по мере готовности форматов и интеграционных шлюзов операторов. Если в рабочей конфигурации типовой функционал создания ЭПЭ еще не стал доступен, отправка и прием документов выполняются с использованием внешних интеграционных решений.
Структура и состав титулов электронного поручения экспедитору
Рассмотрим, из каких обязательных элементов состоит электронное поручение экспедитору (ЭПЭ). Документ представляет собой связку структурированных файлов обмена в формате XML:
- Титул 1 (Т1) — формируется и подписывается клиентом (заказчиком услуг). Содержит сведения о характеристиках груза, условиях и сроках транспортировки, адресах погрузки/разгрузки и договорных обязательствах.
- Титул 2 (Т2) — формируется экспедитором при подтверждении и согласовании условий поручения. В этот титул обязательно вносятся дата и регистрационный номер экспедитора из государственного реестра уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности (ГосЛог). Без корректных данных Т2 не пройдет проверку в государственной информационной системе.
- Титул 3 (Т3) — опциональный файл отзыва поручения, формируемый заказчиком в случае отмены перевозки. В нем фиксируются причина отказа и размер возмещения понесенных экспедитором расходов.
Место ЭПЭ в общей цепочке экспедиторских документов
Выясним разницу между экспедиторскими документами. Поручение экспедитору фиксирует только постановку задачи на организацию доставки. В зависимости от условий договора и схемы логистики в единый документооборот могут входить следующие сопутствующие документы:
- Электронная экспедиторская расписка (ЭЭР) — составляется в обязательном порядке, если экспедитор принимает груз в свое фактическое владение (на терминале или складе).
- Электронная складская расписка (ЭСР) — оформляется при размещении груза на промежуточное ответственное хранение.
- Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — формируется параллельно, если экспедитор выступает грузоотправителем перед сторонним перевозчиком.
Способы организации обмена: сервис 1С-ЭПД и внешние модули операторов
Рассмотрим существующие варианты организации работы с ЭПЭ в учетных системах:
- Встроенный сервис 1С-ЭПД. Позволяет работать с документами непосредственно из интерфейса учетной системы в едином окне текущих дел ЭДО. Требует актуализации конфигурации до релиза с поддержкой формата ЭПЭ.
- Внешние интеграционные модули операторов ИС ЭПД (Контур.Логистика, СБИС и др.). Представляют собой внешние обработки для
1С:Предприятия, которые подключаются к базе и взаимодействуют с сервером оператора через API. Такой подход позволяет вести полноценный обмен ЭПЭ и ЭТрН даже до выхода типового обновления в 1С:Бухгалтерии.
- Личные кабинеты и собственные модули транспортных компаний. Крупные экспедиторы часто предоставляют собственные интеграционные обработки или веб-кабинеты для автоматического формирования титулов ЭПЭ при оформлении заказов.
Требования к электронным подписям и МЧД
Обратим внимание на правила подписания документов. Все титулы ЭПЭ подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Если подписание осуществляет уполномоченный сотрудник организации:
- Используется сертификат физического лица.
- В метаданные передаваемого титула обязательно включается единый уникальный идентификатор (GUID) зарегистрированной машиночитаемой доверенности (МЧД).
- Оператор информационной системы перевозочных документов в автоматическом режиме осуществляет валидацию полномочий по реестру МЧД перед передачей титула в ГИС ЭПД.
Случаи, когда разрешен бумажный документооборот
Проанализируем ситуации, при которых допустимо не использовать электронные форматы экспедиторских документов:
- Оказание транспортно-экспедиционных услуг физическим лицам для личных, семейных и домашних нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.
- Перевозки грузов для обеспечения обороны, безопасности государства, а также специальных и воинских грузов.
- Транспортировка на территориях, где введены режимы чрезвычайного или военного положения, ЧС либо КТО.
- Наступление подтвержденных обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор), исключающих технический доступ к сети Интернет и серверам операторов.