← На главную

При оформлении стандартных налоговых вычетов за прошлые периоды пользователи программ конфигурации 1С:ЗиКБУ (Зарплата и кадры бюджетного учреждения) часто сталкиваются с ситуацией, когда начисление зарплаты выполнено корректно, однако в ведомости на выплату сумма уменьшается или образуется непонятное расхождение (например, на 477 рублей). Рассмотрим подробнее причины возникновения такой проблемы и разберем по шагам варианты ее решения.

Выясним причину расхождения сумм

Проанализируем механику работы НДФЛ и взаиморасчетов с сотрудниками. Когда сотрудник приносит документы на стандартный вычет (например, на ребенка-инвалида) с задержкой, право на вычет регистрируется с даты приема или начала года. При проведении перерасчета за прошлые месяцы исчисленный НДФЛ принимает отрицательное значение. В 1С отрицательный НДФЛ сам по себе не попадает напрямую в документ ведомости на выплату. Для отражения сумм излишне удержанного налога к возврату предназначен специализированный документ Возврат НДФЛ.

Расхождение сумм к выплате и накопившиеся хвосты обычно возникают по следующим причинам:

1. Ручные исправления в ведомостях на выплату: Если бухгалтер вручную правит суммы в табличной части документа Зарплата к выплате организаций, изменения меняют только печатную форму и итог конкретного документа. Регистры накопления Взаиморасчеты с сотрудниками организаций и Зарплата к выплате организаций остаются неисправленными. В следующих месяцах автозаполнение ведомостей считывает эти остатки и пытается сбалансировать накопленный долг, занижая выплату.
2. Пересортица по бюджетной аналитике (Статьи финансирования / КОСГУ): В бюджетном учете расчеты ведутся в разрезе статей финансирования и КОСГУ. Если документ Возврат НДФЛ оформлен по одной статье, а перерасчет налога произошел по другой, в общем итоге сумма может совпасть, но в разрезе аналитики возникнет переплата по одному КЭК и задолженность по другому.
3. Конфликт автоматического зачета и документа возврата: Отрицательный НДФЛ попадает в регистр накопления НДФЛ к зачету. Программа пытается автоматически зачесть его при следующих начислениях зарплаты. Если одновременно с этим вносится документ Возврат НДФЛ, но при этом нарушена хронология ввода документов, образуется двоякое отражение сумм.

Способ 1. Анализ регистра «НДФЛ к зачету» и коррекция документа возврата

Рассмотрим, как найти и исправить разницу через стандартные отчеты и документы программы:

1. Сформируем Универсальный отчет по регистру накопления НДФЛ к зачету с детализацией по физическому лицу, статьям финансирования и регистраторам (документам-движениям).
2. Проанализируем суммы прихода и расхода. Отрицательный НДФЛ из документа начисления фиксируется в регистре как сумма к зачету. Сложим все положительные записи (приход) и отнимем отрицательные (расход). Сумма остатка должна точно соответствовать сумме в документе Возврат НДФЛ.
3. Проверим документ Возврат НДФЛ. Данный документ сам по себе не рассчитывает налог, а лишь списывает сформированный остаток из регистра НДФЛ к зачету. Если сумма возврата была указана меньше накопившегося отрицательного налога, увеличим сумму в документе Возврат НДФЛ до фактического остатка по регистру. Проведение документа возврата на полную сумму излишне удержанного налога не меняет начисления сотрудника, но увеличивает итоговую сумму к выплате на необходимую величину.

Способ 2. Перерасчет зарплаты с отменяемыми ручными правками

Для полного восстановления правильного учета рекомендуем отказаться от ручных правок в ведомостях и перепровести цепочку документов в строгой хронологической последовательности:

1. Снимем с проведения ведомости Зарплата к выплате организаций за месяцы, где применялись ручные корректировки.
2. Проверим наличие зарегистрированного права на вычеты с нужной даты через ввод заявления на вычеты.
3. В документе Начисление зарплаты сотрудникам организаций за текущий период пересчитаем НДФЛ (или воспользуемся специализированным документом Перерасчет НДФЛ за прошлые месяцы). Убедимся, что образовался отрицательный НДФЛ.
4. Оформим документ Возврат НДФЛ текущим месяцем на всю сумму образовавшегося остатка к возврату, проверив совпадение статей финансирования и КОСГУ.
5. Заполним заново документ Зарплата к выплате организаций кнопкой Заполнить без ручного вмешательства. Сумма из документа Возврат НДФЛ автоматически подтянется в ведомость.

Способ 3. Исправление остатков через «Корректировку записей регистров»

Если периоды закрыты для редактирования и перепроводить документы прошлых месяцев нельзя, выравнивание сальдо взаиморасчетов выполняют с помощью служебных инструментов:

1. Откроем документ Корректировка записей регистров.
2. Добавим для редактирования регистры накопления НДФЛ к зачету и Взаиморасчеты с сотрудниками организаций.
3. Спишем образовавшиеся зависшие хвосты (включая разницу в 477 рублей) вручную по конкретным статьям финансирования и КОСГУ, приведя конечные остатки по регистрам в соответствие с фактическим долгом перед сотрудником.