Почему возвращенный налог попадает в строку 080 отчета 6-НДФЛ и как это исправить в 1С

При ведении учета по налогу на доходы физических лиц в конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 (а также в комплексных решениях 1С:УПП 1.3 и 1С:Комплексная автоматизация 1.1) нередко возникает ситуация: в отчетном периоде был излишне удержан НДФЛ, затем в том же периоде проведен документ Возврат НДФЛ, однако при автозаполнении расчета 6-НДФЛ сумма налога неправомерно отражается в строке 080 раздела 1.

Разберем детально механизм формирования показателей отчета, выясним причины возникновения ошибки и рассмотрим несколько проверенных способов ее устранения.

Анализ причин: почему возврат попадает в строку 080

Строка 080 («Сумма налога, не удержанная налоговым агентом») по регламенту ФНС предназначена исключительно для отражения сумм налога, которые организация не имеет возможности удержать до конца налогового периода (например, при выдаче дохода в натуральной форме уволенному сотруднику или стороннему физлицу). Возвращенный же налог должен отражаться в строке 090 («Сумма налога, возвращенная налоговым агентом»).

Проанализируем, из-за чего в программе происходит сбой заполнения:

1. Рассинхронизация движений по регистрам накопления. Алгоритм заполнения регламентированного отчета анализирует остатки в регистре накопления НДФЛ расчеты с бюджетом. Если документ Возврат НДФЛ сформировал движения без привязки к конкретному подразделению либо с расхождением по кодам ОКТМО/КПП относительно исходных документов начисления и удержания, развернутое сальдо не закрывается. Программа расценивает незакрытый остаток как налог, который не был удержан.
2. Отсутствие выплаты возврата. Документ Возврат НДФЛ только исчисляет сумму к возврату и фиксирует задолженность перед сотрудником. Если не проведена фактическая выплата через документ Зарплата к выплате организаций, цепочка движений остается незавершенной.
3. Влияние даты подписи отчета. На титульном листе регламентированного отчета 6-НДФЛ указывается «Дата подписи». Заполнение первого раздела жестко привязано к этой дате: если документ возврата или выплата проведены концом отчетного месяца (например, 30 сентября), а на титуле отчета стоит дата ранее фактического проведения движений, налог на момент формирования считается незакрытым.

Способ 1. Синхронизация даты подписи отчета

Рассмотрим самый быстрый и простой вариант проверки, который часто решает проблему без корректировки учетных документов:

1. Откроем регламентированный отчет 6-НДФЛ за отчетный период.
2. Перейдем на Титульный лист отчета.
3. Обратим внимание на реквизит «Дата подписи». Если отчет формируется за 9 месяцев, а дата подписи установлена концом расчетного месяца (например, 30.09.2017), изменим ее на дату фактической сдачи отчета (например, дату в октябре).
4. Нажмем кнопку «Заполнить». Алгоритм программы учтет все расчетные и платежные документы, проведенные вплоть до указанной даты подписи, и строка 080 очистится.

Способ 2. Проверка цепочки документов по возврату и выплате

Разберем правильную последовательность оформления операций при возврате излишне удержанного налога:

1. Убедимся, что документ Возврат НДФЛ рассчитан и проведен корректно, с правильным указанием месяца налогового периода и кода ИФНС.
2. Создадим документ Зарплата к выплате организаций.
3. В реквизите «Выплачивать» обязательно выберем значение Возврат НДФЛ.
4. Проверим время проведения документов: документ выплаты по времени должен быть проведен строго позже документа Возврат НДФЛ и документов Начисление зарплаты работникам организаций за текущий месяц.
5. Проверим движения в регистре НДФЛ расчеты с бюджетом — сальдо по сотруднику должно быть закрыто в ноль по всем разрезам аналитики.

Способ 3. Использование документа «Перерасчет НДФЛ»

Если излишнее удержание налога произошло из-за запоздалого ввода стандартных или имущественных вычетов, сторнирования начислений или пересчета межрасчетных выплат (больничных, отпусков), правильнее оформить перерасчет налога:

1. Перейдем в интерфейс расчета зарплаты: Расчет зарплаты — Налоги и взносы — Перерасчет НДФЛ.
2. Укажем организацию, налоговый период и нажмем кнопку «Заполнить».
3. Программа автоматически рассчитает излишне исчисленные суммы, скорректирует регистры НДФЛ сведения о доходах и НДФЛ расчеты с бюджетом, что позволит избежать зависания сумм при заполнении отчетности.

Способ 4. Корректировка записей регистров вручную

Если в закрытом периоде невозможно перепроводить документы начисления и ведомости, применим ручную корректировку:

1. Создадим документ Корректировка записей регистров накопления.
2. В списке настраиваемых регистров выберем регистр накопления НДФЛ расчеты с бюджетом.
3. Сформируем сторнирующие движения по некорректным записям документа Возврат НДФЛ и введем правильные строки с заполненными реквизитами Подразделение и ОКАТО/КПП, совпадающими с аналитикой первичных документов начисления.

Способ 5. Ручная правка регламентированного отчета

Учитывая особенности реализации алгоритмов 6-НДФЛ в конфигурации 1С:ЗУП редакции 2.5, сложные случаи перерасчетов и межрасчетных сторно нередко требуют экспертного контроля:

1. Сформируем отчет «Регистр налогового учета по НДФЛ» и отчет «Анализ начисленного НДФЛ» по проблемному сотруднику, чтобы убедиться в правильности итоговых сумм.
2. Если в регистрах учет выверен, а в автоматическом отчете 6-НДФЛ сумма возврата по-прежнему попадает в строку 080, вручную очистим строку 080 в Разделе 1.
3. Укажем сумму фактически возвращенного налога в строке 090 Раздела 1 и сохраним отчет перед выгрузкой в контролирующие органы.