← На главную

При приеме нового сотрудника в середине календарного года бухгалтеры часто сталкиваются со следующей ситуацией: сотрудник предоставляет справку о доходах (ранее 2-НДФЛ), из которой видно, что по предыдущему месту работы ему уже выплачивалась материальная помощь и был предоставлен необлагаемый вычет (например, по коду 2760 с кодом вычета 503 в размере 4 000 рублей). Если применить вычет повторно на новом месте работы, возникнет недоплата по НДФЛ. Разберем по шагам, как правильно зафиксировать вычеты с предыдущего места работы в программах «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» (ред. 3.1).

Законодательные особенности учета вычетов

Рассмотрим нормы Налогового кодекса РФ, регулирующие данные начисления:

1. По НДФЛ: Новый работодатель (налоговый агент) обязан отслеживать доходы с прошлого места работы только для определения лимита доходов, дающего право на предоставление стандартных налоговых вычетов (на детей). Обязанности отслеживать скидки по частично облагаемым доходам (включая материальную помощь по коду 2760) законодательство напрямую на нового работодателя не возлагает. Однако, чтобы у сотрудника не возникло задолженности перед налоговой по итогам года, этот момент лучше учесть сразу.
2. По страховым взносам: Необлагаемый предел материальной помощи (4 000 рублей) для исчисления страховых взносов рассчитывается каждым работодателем отдельно. Данные о суммах с прошлого места работы для страховых взносов не переносятся и не учитываются.

Штатный способ учета вычета в 1С

В современных релизах конфигураций 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ЗКГУ 3 предусмотрен специальный механизм, позволяющий ограничить повторное предоставление скидок по доходам.

Выполним следующие действия:

1. Перейдем в справочник Сотрудники (раздел Кадры — Сотрудники) и откроем карточку нужного человека.
2. Перейдем по ссылке Налог на доходы.
3. В нижней части открывшейся формы найдем и откроем ссылку Вычеты с предыдущего места работы.
4. В табличной части укажем текущий налоговый период (год), выберем код дохода (например, 2760 для материальной помощи) и введем сумму уже предоставленного вычета (например, 4000 рублей).

После сохранения этой настройки при оформлении документа Материальная помощь в текущем году программа автоматически проанализирует ранее предоставленные вычеты и не станет повторно применять необлагаемую скидку (код вычета 503), либо применит её только в пределах оставшегося годового лимита.

Заполнение доходов для стандартных вычетов

Если сотрудник претендует на стандартные вычеты на детей, нам необходимо ввести справку с предыдущего места работы через форму Доходы с предыдущего места работы (раздел Кадры или из формы Налог на доходы):

Важно помнить: при занесении материальной помощи в эту форму необходимо указывать только облагаемую часть дохода (сумму, превышающую необлагаемый лимит в 4 000 рублей). Это необходимо для правильного расчета общей базы при контроле предельного дохода для детских вычетов.

Альтернативные и ручные способы корректировки

Если по каким-то причинам штатный механизм не используется или вычет нужно скорректировать оперативно, проанализируем ручные варианты решения задачи:

1. Ручная корректировка в документе начисления: При оформлении документа Материальная помощь программа автоматически рассчитывает сумму вычета. Вы можете вручную обнулить значение в поле вычета на форме документа перед проведением.
2. Корректировка документом «Операция учета НДФЛ»: Для исправления или вручную зарегистрированного учета НДФЛ перейдем в раздел Налоги и взносы — Операции учета НДФЛ. Создадим новый документ, выберем сотрудника и на закладке Вычеты зафиксируем сумму и код вычета за нужный период. Это позволит корректно отразить данные в регистрах налогового учета без изменения сумм начислений.