← На главную

При работе в конфигурации «Управление торговлей» пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда данные в печатной или экранной форме документа Авансовый отчет идеальны, а отчет «Затраты» (или «Затраты (управленческий учет)») показывает совершенно другую сумму. При этом, если щелкнуть по ошибочной цифре в отчете и открыть расшифровку до документа-регистратора, внутри самого документа отображается верная сумма.

Разберем подробнее причинно-следственную связь такой проблемы и проанализируем практические способы её устранения.

Техническая причина расхождения данных

Проанализируем архитектуру учета расходов и курсовых разниц в 1С. Главное, что необходимо понимать: отчет «Затраты» формируется не по табличным частям документов, а строго на основании записей (движений) регистра накопления Затраты.

Различие между суммами возникает по нескольким основным причинам:

1. Разница между курсом документа и управленческим курсом: В документе Авансовый отчет фиксируется курс документа на дату его составления. В то же время система пересчитывает сумму расхода в валюту управленческого учета по управленческому курсу на дату документа. Если документ создается «задним числом» или с датой, отличной от даты фактической выдачи денежных средств, курсы могут расходиться. Система делит курс документа на курс управленческого учета и умножает полученный коэффициент на сумму документа, формируя скорректированную управленческую сумму в регистре.
2. Изменение курсов валют «задним числом»: Если курс в справочнике Валюты был изменен после того, как документ Авансовый отчет уже проведен, движения в регистре накопления автоматически не пересчитываются. Форма документа при открытии может динамически отображать суммы по актуальному реквизиту, тогда как в регистре остается записанной сумма на момент проведения.
3. Разделение учета аванса и перерасхода: В регистрах Взаиморасчеты с подотчетными лицами и Затраты расходы в пределах ранее выданного аванса признаются по курсу на дату выдачи денег (документ Выдача наличных или Расходный кассовый ордер), а сумма перерасхода — по курсу на дату утверждения авансового отчета.

Варианты решения проблемы

Рассмотрим по шагам основные способы исправления сумм в отчете «Затраты».

Способ 1. Корректировка формы «Цены и валюта» и даты документа

Выясним, как синхронизировать курсы внутри документа Авансовый отчет:

1. Откроем документ Авансовый отчет, вызвавший расхождение.
2. В верхней панели документа перейдем в форму «Цены и валюта».
3. Проверим значения полей «Курс» и «Курс упр. учета».
4. Если документ оформляется по дате реального получения и расходования денег подотчетником, укажем дату документа, совпадающую с датой выдачи аванса. В этом случае курс документа и управленческий курс на дату проведения совпадут.
5. Если дата документа менять нельзя, приведем курс документа в форме «Цены и валюта» к курсу управленческого учета на дату документа, либо установим курс, соответствующий дате выдачи аванса.
6. Перепроведем документ.

Способ 2. Последовательное перепроведение цепочки документов

Если аванс выдавался ранее, а авансовый отчет составляется позже, необходимо соблюдать хронологическую последовательность проведения документов:

1. Перепроведем документ выдачи денежных средств (Выдача наличных / Расходный кассовый ордер).
2. После этого перепроведем сам Авансовый отчет. Это заставит систему корректно рассчитать рублевый (или валютный упр. учета) эквивалент затрат с учетом ранее выданного аванса.

Способ 3. Проведение регламентных операций

В случае, когда в базе ведется регулярный учет в иностранной валюте или условных единицах, обязательной процедурой является выполнение регламентных документов конца периода:

1. Выполним переоценку валютных средств за отчетный период.
2. Проведем документ Переоценка валютных средств или запустим обработку Закрытие месяца. Это позволит зарегистрировать курсовые разницы на соответствующих счетах и выровнять остатки.

Диагностика расхождений с помощью отчетов

Чтобы быстро найти, в каком именно документе образовалась курсовая разница, рекомендуем использовать следующие инструменты 1С:

1. Ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами:
Сформируем данный отчет с включением группировок по валюте взаиморасчетов и валюте управленческого учета. Это поможет увидеть нулевой остаток по взаиморасчетам в валюте документа при наличии остатка в управленческой валюте.

2. Универсальный отчет по регистру накопления «Затраты»:
Сформируем Универсальный отчет по регистру Затраты (или Затраты (управленческий учет)), выведя поля Регистратор, Сумма и Сумма (упр.). Это позволит наглядно сравнить записанные ресурсом суммы с первичным документом и быстро обнаружить документом-источник ошибки.