← На главную

При настройке бухгалтерского учета заработной платы пользователи часто сталкиваются с задачей сопоставления видов расчетов со статьями затрат. Однако структура аналитики в разных редакциях программы кардинально различается. Разберем по шагам, как устроена эта связь в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и 2.5, почему невозможно привязать удержания к статьям расходов и как избавиться от ведения промежуточных таблиц в Excel.

Почему удержания нельзя связать со статьями затрат

Прежде всего выясним методологическую причину, по которой удержания не имеют аналитики затрат. Согласно правилам бухгалтерского учета, удержания из заработной платы (алименты, профсоюзные взносы, суммы по исполнительным листам, удержания за причиненный ущерб) не признаются расходами предприятия.

Удержания лишь перераспределяют задолженность: они уменьшают долг организации перед работником (дебет счета 70 или 73) и формируют задолженность перед третьими лицами, контрагентами или бюджетом (кредит счетов 76, 68, 73). Счета расчетов по кредиту не содержат субконто Статьи затрат. Расходами предприятия являются сами начисления (оклады, премии, надбавки), поэтому именно для начислений настраивается отнесение на счета затрат (20, 25, 26, 44, 91).

Архитектура учета затрат в ЗУП 3.1

В конфигурации ЗУП 3.1 отсутствует план счетов бухгалтерского учета и справочник Статьи затрат. В отличие от редакции 2.5, программа не формирует готовые бухгалтерские проводки с дебетом и кредитом, а передает данные в бухгалтерскую базу (например, «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0») через документ Отражение зарплаты в бухучете.

Вся привязка к финансовой аналитике строится через справочник Способы отражения зарплаты в бухучете:

1. В ЗУП 3.1 справочник Способы отражения зарплаты в бухучете содержит только наименование способа (например, «Оплата труда производственного персонала» или «Премии администрации»).
2. В бухгалтерской программе («1С:Бухгалтерия 3.0») существует одноименный справочник, в котором для каждого способа задаются счет дебета (20.01, 26, 44.01) и его субконто: Статьи затрат, Номенклатурные группы, Подразделения.
3. При регулярной синхронизации программы сопоставляют эти способы по наименованию и автоматически подставляют нужные статьи затрат уже в проводках бухгалтерской базы.

Обратите внимание: присутствующий в ЗУП 3.1 классификатор Статьи расходов со значениями «ОТ» (оплата труда) и «ПР» (прочие расчеты с персоналом) относится к расчетам с сотрудниками по кредиту счетов 70 и 73, а не к статьям затрат производственного или управленческого учета.

Настройка способа отражения для начисления в ЗУП 3.1

Рассмотрим, как связать конкретный вид расчета с нужным способом бухучета в редакции 3.1:

1. Перейдем в раздел Настройка – Начисления.
2. Откроем карточку требуемого начисления и перейдем на вкладку Налоги, взносы, бухучет.
3. В блоке «Бухгалтерский учет» установим переключатель в положение «Как задано для начисления» и в поле Способ отражения выберем или создадим нужный элемент.
4. Если начисление не имеет персонального способа, его учет определяется по иерархии настроек программы.

Проанализируем приоритеты подстановки способа отражения в ЗУП 3.1 (от низшего к высшему):

1. Настройка для всей организации (в карточке организации на вкладке «Учетная политика и другие настройки» – «Бухучет и выплата зарплаты»).
2. Настройка для подразделения (в карточке подразделения на вкладке «Бухучет»).
3. Настройка для сотрудника (в карточке сотрудника по ссылке «Выплаты, учет затрат»).
4. Настройка в самом начислении (вкладка «Налоги, взносы, бухучет»).
5. Документ-регистратор (в документах Премия, Разовое начисление, Договор (работы, услуги) можно явно указать иной способ отражения, перекрывающий все остальные правила).

Варианты сопоставления начислений и статей затрат без Excel в ЗУП 3.1

Если перед вами стоит задача сформировать внутренний отчет или выгрузку, где каждому начислению должна соответствовать статья затрат, используем один из двух подходов:

1. Именование способов по статьям затрат. Создаем элементы справочника Способы отражения зарплаты в бухучете с наименованиями, точно повторяющими статьи затрат из бухгалтерской базы (или содержащими их код). Привязываем эти способы к начислениям.
2. Дополнительные реквизиты. Перейдем в Администрирование – Общие настройки – Дополнительные реквизиты и сведения. Для плана видов расчета Начисления добавим дополнительный реквизит «Статья затрат» со списком необходимых значений. После этого в карточке каждого начисления появится отдельное поле, которое можно выводить в универсальные отчеты и использовать при анализе без использования внешних таблиц.

Особенности настройки аналитики в ЗУП (ЗиК) 2.5

В конфигурации ЗУП 2.5 план счетов присутствует непосредственно внутри базы. Рассмотрим, почему в ней возникают сложности с полями аналитики:

1. Зависимость от счета дебета. В справочнике Способы отражения зарплаты в регламентированном учете при выборе затратных счетов (20, 25, 26, 44) в качестве субконто открывается поле Статьи затрат. Если же начисление списывается на счет 91.02, субконто автоматически меняется на Прочие доходы и расходы, так как счет 91 не имеет аналитики по статьям затрат.
2. Дополнительные начисления. Для дополнительных начислений в ЗУП 2.5 на вкладке «Бухучет» часто установлен вариант «По базе». В этом случае поле статьи затрат отсутствует намеренно: сумма распределяется по счетам и статьям пропорционально тем базовым начислениям, из которых она рассчитана. Чтобы закрепить за дополнительным начислением конкретную статью, переключите отражение в положение «Отражается по правилу» и выберите нужный способ отражения с соответствующим субконто.