← На главную

Нередко расчетчик сталкивается с ситуацией, когда по сотруднику полностью рассчитан и закрыт прошлый месяц, проведен документ Табель учета рабочего времени, но сотрудник предоставляет листок нетрудоспособности, открытый последним числом закрытого месяца, причем этот день по графику был выходным. В конфигурациях на базе обычных форм (1С:УПП 1.3, 1С:ЗУП 2.5) возникает сложность: штатного документа «Корректирующий табель» не предусмотрено, а при вводе больничного листа текущим месяцем программа формирует сторнирующие записи, выделенные красным цветом. Разберем детально, почему это происходит, как правильно поступить бухгалтеру и какие варианты решения существуют без болезненного открытия закрытого периода.

Выясним причину появления сторнирующих строк. В конфигурациях 1С расчет заработной платы и учет рабочего времени строятся на механизме вытеснения по периоду действия. Начисление Оплата больничного листа является вытесняющим по отношению к основному окладу (по дням или по часам). Даже если последний день месяца был выходным и фактически за него оплата не начислялась, период действия начисления оклада в регистре расчета Основные начисления сотрудников охватывает весь месяц — с 1-го по последнее число. Когда мы регистрируем больничный лист, начинающийся с выходного дня закрытого месяца, система фиксирует пересечение периодов действия и вытесняет этот день из периода оклада. В табличной части Оплата документа больничного листа возникает красная строка сторно. Если день действительно был выходным, сумма по строке будет равна 0,00 руб., а количество сторнируемых рабочих дней и часов также составит 0. Это чисто техническая регистрация периода вытеснения, которая не уменьшает ранее начисленную зарплату и не меняет сальдо взаиморасчетов.

Вариант 1. Штатная регистрация больничного листа в текущем периоде

Рассмотрим наиболее надежный и методологически правильный способ, который не требует перерасчета закрытого месяца.

1. Создаем документ Начисление по больничному листу в текущем открытом расчетном периоде (например, в июне).
2. В поле Дата начала нетрудоспособности указываем фактическую дату открытия листка (31 мая). Это критически важно с точки зрения законодательства, так как первые три дня нетрудоспособности оплачиваются за счет средств работодателя в календарных днях (31 мая, 1 и 2 июня). Если искусственно сдвинуть дату на 1 июня, распределение расходов между работодателем и Социальным фондом России будет нарушено.
3. Рассчитываем документ и переходим на вкладку Оплата.
4. Анализируем появившиеся строки сторнирования за закрытый месяц. Проверяем, чтобы по строке за 31 мая сумма была нулевой (если сотрудник в этот день не работал). Красный цвет строк пугать не должен: механизм сторнирования в 1С специально создан для того, чтобы отражать любые корректировки прошлых периодов текущим моментом без нарушения бухгалтерской отчетности прошлого месяца.
5. Проводим документ. Все проводки и расчеты будут отражены текущим расчетным месяцем.

Вариант 2. Точечная корректировка документа «Табель» без перерасчета зарплаты

Если в организации строго контролируется соответствие печатной формы Т-13 первичным документам, одного проведения больничного листа текущим месяцем может быть недостаточно. В 1С:УПП 1.3 при наличии проведенного документа Табель учета рабочего времени унифицированная форма Т-13 формируется строго по нему. В результате за 31 мая в форме останется отметка В (выходной), а не Б (больничный). Если требуется привести кадровый документ в соответствие с фактическими обстоятельствами, разберем безопасный алгоритм:

1. Администратор базы или ответственное лицо временно отодвигает Дату запрета изменения данных для расчетного блока или конкретного пользователя.
2. Находим исходный документ Табель учета рабочего времени за прошлый месяц.
3. В строке нужного сотрудника находим 31-е число и меняем буквенный код с В на Б. Количество часов обязательно оставляем равным 0.
4. Перепроводим документ Табель учета рабочего времени.
5. Важно: документы Начисление зарплаты работникам организаций и документы выплаты зарплаты за прошлый месяц не распроводим и не пересчитываем. Поскольку отработанное время сотрудника (дни и часы явки) не изменилось, расчетная база и начисленные суммы остаются неизменными.
6. Возвращаем Дату запрета изменения данных на прежнюю дату.

Превентивные меры: как избежать подобных ситуаций в будущем

Проанализируем практический опыт ведения учета, чтобы минимизировать ручные исправления:

1. Регистрация невыходов до закрытия месяца. Если к моменту расчета зарплаты известно, что работник отсутствует, но сам документ еще не предоставлен, в программе регистрируют документ Неявки и болезни в организациях с причиной Неявка по невыясненной причине (код НН). В этом случае расчет зарплаты изначально пройдет без спорного дня, и последующий ввод больничного отсторнирует не оклад, а нулевую неявку.
2. Отказ от избыточного использования документа «Табель». Документ Табель учета рабочего времени в типовых зарплатных решениях 1С обязателен только в тех случаях, когда требуется зафиксировать отклонения по часам внутри одного рабочего дня (например, вместо 8 часов отработано 5). Во всех остальных случаях рабочее время автоматически и корректно рассчитывается по графикам сотрудников и зарегистрированным документам отклонений (отпуска, командировки, болезни). Для вывода на печать формы Т-13 рекомендуется использовать отчет Табель учета рабочего времени (Т-13), который динамически собирает данные из регистров и автоматически учитывает все введенные отклонения без необходимости вручную перезаполнять тяжелые документы.