← На главную

Нередко возникает ситуация, когда сотрудник заболевает в период ежегодного оплачиваемого отпуска (например, в последний его день), но в табеле учета рабочего времени этот день по-прежнему отражается кодом отпуска («ОТ»), а последующие дни заполняются рабочей явкой («Я»). Проанализируем внутренние механизмы платформы 1С, выясним причину такого поведения системы и рассмотрим правильные варианты регистрации периода нетрудоспособности.

Ключевая причина кроется во взаимодействии расчетных и кадровых документов, а также в приоритетах подсистемы учета времени.

1. Приоритет расчетных документов над кадровыми. Если в программе уже рассчитан и проведен документ Отпуск, он создал записи в регистрах расчета и зафиксировал начисление по среднему заработку. Простая фиксация кадровой отметки или не проведенный до конца документ не могут автоматически вытеснить утвержденную расчетную запись.
2. Отсутствие расчетного документа «Больничный лист». Пока сотрудник болеет и листок нетрудоспособности не закрыт, полноценный расчетный документ в программе не регистрируется. Кадровые приказы не содержат расчетного механизма для сторнирования начисленного отпуска.
3. Фиксация данных проведенным документом «Табель учета рабочего времени». Если в организации используется документ Табель, программа фиксирует фактически введенные на момент его проведения данные. При вводе любых отклонений задним числом данные в табеле не обновляются автоматически — документ требует перезаполнения.
4. Неправильное определение границ отсутствия. Если документ фиксации неявки оформлен только на одну дату без признака длящегося отсутствия, программа со следующего дня автоматически вернет сотруднику стандартный рабочий график по плановому расписанию (явку).

Разберем по шагам доступные способы корректного отражения ситуации в зависимости от этапа расчета зарплаты.

Способ 1. Регистрация отсутствия расчетным документом и перезаполнение табеля

Если больничный лист еще не закрыт и точные даты окончания болезни неизвестны, нельзя оставлять в учете явку после отпуска. Оформим временное отсутствие до момента предъявления листка нетрудоспособности:

1. Оформим документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (или Невыходы). В поле причины отсутствия укажем «Болезнь (больничный еще не закрыт)» или «Неявка по невыясненной причине».
2. Установим флаг, обозначающий продолжение отсутствия (при длящейся болезни), либо укажем ориентировочный период отсутствия до конца текущего расчетного месяца.
3. Проведем документ отсутствия. Обратим внимание: этот документ зарегистрирует код «НН» или «Б» на дни после отпуска. Однако день пересечения с отпуском (например, 30 мая) останется за отпуском, поскольку документ неявки не имеет механизма сторнирования начислений по среднему заработку.
4. Перейдем в проведенный ранее документ Табель за соответствующий месяц и нажмем кнопку Заполнить. Либо удалим строку сотрудника и добавим ее заново. После перезаполнения последующие дни болезни перестанут отображаться как явка.

Способ 2. Корректировка отпуска через механизм исправления

Если принципиально важно освободить день начала болезни от статуса отпуска уже в текущем месяце до ввода итогового больничного, воспользуемся штатным механизмом сторнирования через исправление документа:

1. Откроем первичный расчетный документ Отпуск, которым были начислены отпускные.
2. В левом нижнем углу формы нажмем гиперссылку Исправить. Программа создаст новый документ-исправление текущим периодом.
3. В документе-исправлении изменим дату окончания отпуска (например, перенесем с 30 на 29 мая).
4. Программа автоматически выполнит перерасчет и уменьшит начисленную сумму отпускных на 1 день. Проведем документ-исправление.
5. После освобождения даты оформим документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) с 30 мая.
6. Перезаполним документ Табель. Теперь день начала болезни корректно отобразится нужным кодом неявки.

Способ 3. Проведение итогового расчетного документа «Больничный лист»

Когда сотрудник закрывает листок нетрудоспособности и предоставляет его в бухгалтерию, выполняем расчет без предварительных ручных корректировок отпуска:

1. Создадим документ Больничный лист с реальной датой начала болезни.
2. При проведении система обнаружит пересечение периода временной нетрудоспособности с ранее начисленным отпуском. В отличие от простых неявок, документ Больничный лист наделен механизмом автоматического сторнирования.
3. На закладке Перерасчет прошлого периода программа автоматически отсторнирует сумму оплаты отпуска за пересекающиеся дни.
4. В табеле учета рабочего времени день пересечения и последующие дни болезни окончательно зафиксируются кодом нетрудоспособности («Б»). Неиспользованные дни отпуска сотрудник сможет продлить или перенести на другой период в соответствии с трудовым законодательством.