При интеграции торговых систем, таких как 1С:Управление торговлей (УТ) или 1С:Розница, с 1С:Бухгалтерия предприятия (БП), часто возникает потребность передавать только финансовые результаты операций. В розничных магазинах справочник номенклатуры может насчитывать сотни тысяч позиций. Если переносить все эти данные в бухгалтерскую базу, она быстро разрастется, а справочники будут перегружены избыточной для бухгалтера информацией.
Выясним причину, почему это не работает «из коробки». Основные счета учета ТМЦ в 1С:Бухгалтерии (например, счет 41.01) жестко привязаны к субконто «Номенклатура» с обязательным количественным учетом. Если передать документ с пустыми строками, система не позволит его провести. Рассмотрим подробнее рабочие способы реализации суммового обмена без засорения справочника.
Разберем классический подход, применяемый как в старых конфигурациях (УТ 10.3 - БП 2.0), так и в современных с использованием формата EnterpriseData. Суть метода заключается в том, что в базу-приемник все позиции приходят как один служебный элемент (или несколько обобщенных, разделенных по ставкам НДС).
ПриЗагрузке для справочника номенклатуры. Алгоритм ищет созданную служебную позицию по коду, и какая бы номенклатура ни пришла из УТ, в результат подставляется ссылка на этот единственный «Товар».Преимущества: В БП формируются полноценные типовые первичные документы, делающие корректные движения по регистрам.
Рассмотрим вариант без снятия конфигурации с поддержки, который отлично подходит для современных версий (УТ 11 и БП 3.0).
На стороне УТ устанавливается расширение. Его задача — перехватить подготовку данных в момент перед их выгрузкой в файл обмена. Вместо построчной выгрузки документов реализаций и поступлений, расширение группирует строки табличных частей по ключевым бухгалтерским разрезам:
В результате, вместо 500 строк реальных товаров в XML-файл попадает 2-3 строки (например: «Товары со ставкой 20%», «Товары без НДС»). Бухгалтерия загружает эти данные штатно, не подозревая, что произошла свертка.
Проанализируем ситуацию, когда типовые документы поступления и реализации в БП вообще не требуются, а нужны только проводки. В этом случае мы отказываемся от стандартного маппинга документов.
Из УТ вытягиваем агрегированные суммы документов за день. На стороне БП (через прямое OLE/COM-соединение, HTTP-сервисы или сильно модифицированные правила) создается документ ОперацияБух («Операция, введенная вручную»). В этом документе алгоритм сразу прописывает нужные бухгалтерские счета, например:
Этот метод полностью избавляет от необходимости заполнять аналитику по номенклатуре, если настройки используемого бухгалтерского счета этого не требуют.
Если специфика бизнеса позволяет, переведем учет в Бухгалтерии на розничные счета. В плане счетов 1С:Бухгалтерии существуют счета 41.11 и 41.12, предназначенные для учета товаров в рознице по продажной стоимости в связке со счетом 42 «Торговая наценка».
При такой схеме требования системы к количественно-суммовой аналитике снижаются. Розничные продажи из УТ можно выгружать в БП в виде одного сводного документа «Отчет о розничных продажах». Документ закрывает общую выручку по торговой точке (магазину) одной суммой, не детализируя её до конкретного проданного шнурка или батарейки.
Итог: Выбор метода зависит от поколения ваших конфигураций (УТ 10.3/11, БП 2.0/3.0) и требований главного бухгалтера к наличию первичных документов. Для современных баз наиболее оптимальным и безопасным будет перехват и свертка данных с помощью расширения на стороне УТ.