Как вести суммовой учет в 1С:Бухгалтерии при обмене с 1С:Управление торговлей

← На главную

При автоматизации торговых предприятий, особенно в сфере дистрибуции и фармации, часто возникает дилемма: стоит ли дублировать весь детальный номенклатурный учет из оперативной базы 1С:Управление торговлей (УТ) в регламентированную базу 1С:Бухгалтерия предприятия (БП)? Бухгалтеры часто сталкиваются с проблемой расхождения остатков из-за ручных корректировок или ошибок при выгрузке огромного массива номенклатурных позиций. Логичным решением кажется переход на суммовой (свернутый) учет в бухгалтерии. Рассмотрим подробнее, как это реализовать на практике, с какими ограничениями платформы придется столкнуться и как правильно организовать сверку данных.

Ограничения платформы 1С:Предприятие 8 по ведению чисто суммового учета

Разберем технические особенности плана счетов в 1С:Бухгалтерии 8. В отличие от старых версий (например, 1С 7.7), в БП 3.0 полностью отключить количественный учет на оптовых складах без изменения конфигурации невозможно. На счетах 41.01 («Товары на складах») и 41.02 («Товары по покупной стоимости») субконто Номенклатура является предопределенным и жестко требует ведения количественно-суммового учета.

Единственный счет, где штатно поддерживается чистый суммовой учет без аналитики по номенклатуре — это счет 41.12 («Товары в розничной торговле в НТТ по продажной стоимости»). Однако этот вариант требует ведения учета по продажным ценам с использованием счета 42 («Торговая наценка»), что категорически не подходит для оптовых компаний и дистрибьюторов.

Для реализации суммового оптового учета в БП применяется методика свернутого учета по обобщенным позициям.

Решение: Сворачивание номенклатуры по ставкам НДС

Проанализируем самый жизнеспособный вариант настройки обмена. Чтобы не перегружать БП тысячами карточек товаров, но при этом корректно начислять НДС и налог на прибыль, мы можем создать в справочнике Номенклатура в БП всего несколько виртуальных позиций:

«Товар 10%»
«Товар 20%»
«Товар без НДС»

При выгрузке документов поступления (Приобретение товаров и услуг) и реализации из УТ в БП детальные табличные части сворачиваются по ставкам НДС до этих нескольких позиций. Выясним, как при этом рассчитывается себестоимость и списываются партии.

Поскольку БП требует заполнения количественных показателей для проведения документов по счету 41, применяется следующий технический прием:

При выгрузке количество товара в БП искусственно приравнивается к сумме его себестоимости (или сумме продажи), а цена за единицу условно принимается равной 1.
Себестоимость списания при реализации фиксируется непосредственно в самом документе (заполняется колонка себестоимости в документе реализации в БП на основании данных из УТ), без необходимости ее динамического расчета в бухгалтерии.
Для упрощения последующих сверок крайне рекомендуется включить в БП партионный учет. Это позволит минимизировать риски зависания отрицательных суммовых остатков.

Особые риски для фармацевтической отрасли

Если рассматриваемое предприятие работает в сфере фармации, ведение свернутого учета в БП несет в себе критические риски, которые необходимо учитывать еще на этапе проектирования системы:

Маркировка и МДЛП (Честный Знак): Фармкомпании обязаны передавать данные о движении лекарственных препаратов по сериям и SGTIN. При свернутом учете в БП весь контур работы с маркировкой должен быть полностью изолирован и настроен исключительно в УТ. В БП никакие операции с кодами маркировки отражаться не будут.
Контроль цен ЖНВЛП: Цены на жизненно необходимые и важнейшие лекарственные препараты жестко регулируются. Проверить наценку средствами бухгалтерии при свернутом учете будет невозможно — эту функцию придется целиком делегировать операторам УТ.
Налоговые риски: При проверках ФНС имеет право потребовать детальный регистр учета стоимости списанных товаров (ст. 320 НК РФ). Отсутствие детализации до конкретных партий закупки в БП может вызвать вопросы у инспекторов, поэтому у вас всегда должна быть наготове оперативная база УТ для расшифровки любой свернутой проводки в БП.

Автоматизация сверки остатков между УТ и БП

Одна из главных болей бухгалтера при обмене базами — это сверка остатков. Ручная выгрузка материальной ведомости в Excel и сопоставление таблиц отнимают колоссальное количество времени. Рассмотрим более технологичные методы решения этой задачи.

Для быстрой сверки можно написать внешнюю обработку, которая будет подключаться из БП к базе УТ через COM-соединение, собирать остатки и сравнивать их в разрезе документов или обобщенных групп. Посмотрим на пример реализации кода для такого подключения:


// Пример создания COM-соединения для сверки данных между БП и УТ
Функция ПодключитьсяКБазеУТ(ИмяСервера, ИмяБазы, Логин, Пароль) Экспорт
    Connector = Новый COMОбъект("V83.COMConnector");
    ПараметрыПодключения = "Srvr=""" + ИмяСервера + """;Ref=""" + ИмяБазы + """;Usr=""" + Логин + """;Pwd=""" + Пароль + """;";
    
    Попытка
        БазаУТ = Connector.Connect(ПараметрыПодключения);
        Возврат БазаУТ;
    Исключение
        ЗаписьЖурналаРегистрации("Связь баз", УровеньЖурналаРегистрации.Ошибка,,, "Не удалось подключиться: " + ОписаниеОшибки());
        ВызватьИсключение "Ошибка COM-подключения к УТ!";
    КонецПопытки;
КонецФункции

С помощью полученного объекта БазаУТ мы можем выполнять запросы напрямую к базе УТ, получать остатки по регистрам накопления (например, "Товары на складах" или "Выручка и себестоимость продаж") и сопоставлять их с данными бухгалтерских счетов 41 и 90 в БП по уникальным идентификаторам (GUID) документов.

Если разработка собственной обработки не входит в ваши планы, рекомендуется использовать встроенный функционал синхронизации: перед отправкой данных запустить режим "Интерактивная отправка данных". Этот инструмент позволяет сопоставить ключевые объекты до момента их записи в базу-приемник и сразу выявить расхождения в суммах или ставках НДС.