← На главную

При формировании отчета или документа «Табель учета рабочего времени (Т-13)» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда рабочие дни сотрудника заполняются кодами неявок — например, «ОТ» (отпуск) или «К» (командировка) вместо стандартной явки «Я». При этом начисление зарплаты может рассчитываться корректно, а производственный календарь и графики работы заполнены. Разберем по шагам, почему возникает такое поведение системы и как восстановить корректный учет времени.

Принцип учета рабочего времени в 1С:ЗУП 3.1

В конфигурации 1С:ЗУП редакции 3.1 реализован метод учета по отклонениям. Это означает, что если по сотруднику назначен график работы и не зарегистрировано никаких документов отсутствия, программа автоматически считает все плановые дни отработанными с кодом «Я». Данные в печатные формы и отчеты попадают не напрямую из документов, а собираются по регистрам сведений и накопления.

Когда в табеле вместо плановой явки появляются буквы «ОТ» или «К», это свидетельствует о том, что в регистрах базы зафиксировано состояние отсутствия сотрудника, которое не было своевременно закрыто, либо сформированы некорректные движения.

Шаг 1. Проверка непроведенных документов и черновиков

Проанализируем первую частую причину: наличие документов-отклонений, которые были созданы, но не доведены до проведения или отменены некорректно.

1. Перейдем в раздел Кадры или Зарплата и откроем журналы документов Отпуска и Командировки.
2. Установим отбор по проблемному сотруднику и проверим документы за текущий и предшествующий месяцы.
3. Если в списке обнаружены документы в статусе черновика, непроведенные документы или ошибочно созданные дубли, программа в ряде алгоритмов может учитывать их при планировании. Ошибочные документы следует пометить на удаление и окончательно удалить через Удаление помеченных объектов.

Шаг 2. Проверка корректности возврата на работу после отклонений

Выясним, закрылись ли предшествующие периоды отсутствия. При проведении кадровых и расчетных документов отпуска или командировки в системе формируются две записи: начало периода отсутствия и плановая дата возврата на работу. Если документ был изменен, продлен или распроведен задним числом с нарушениями, запись о выходе на работу могла не зафиксироваться.

1. Откроем последний проведенный документ Отпуск или Командировка по сотруднику.
2. Проверим корректность дат окончания события.
3. Нажмем кнопку «Провести и закрыть», чтобы принудительно обновить движения документа по регистрам.
4. Если используется разделение кадрового и расчетного учета, убедимся, что расчетный документ утвержден и рассчитан.

Шаг 3. Анализ движений в регистрах учета времени

Если визуально документы заполнены верно, посмотрим непосредственно на данные, хранящиеся в системных регистрах. Откроем главное меню и выберем Функции для технического специалиста (или Все функции):

1. Перейдем в регистр сведений Состояния сотрудников. Установим отбор по проблемному сотруднику. Посмотрим хронологию записей: за периодом «В отпуске» или «В командировке» обязательно должна следовать запись о возврате сотрудника к работе.
2. Перейдем в регистр сведений Рабочее время работников (или регистр накопления Данные табельного учета рабочего времени в актуальных версиях ЗУП 3.1). Проверим, какой документ-регистратор сформировал записи с кодами «ОТ» и «К» на спорные даты.
3. Если обнаружен документ, ошибочно сформировавший движения (например, старый корректировочный документ или ошибка переноса данных), откроем его, исправим даты либо отменим проведение.

Шаг 4. Проверка и перезаполнение графиков работы на новый год

Рассмотрим ситуацию, когда ошибка проявляется с начала января нового календарного года. Заполнение производственного календаря не обновляет графики работы сотрудников автоматически.

1. Перейдем в раздел Настройка — Предприятие — Графики работы сотрудников.
2. Откроем график, по которому работает сотрудник, и выберем нужный рабочий год.
3. Нажмем кнопку «Заполнить» и сохраним изменения кнопкой «Записать и закрыть». Если график не был перезаполнен, программа не видит нормы времени на дни января и может ошибочно продлевать декабрьские состояния отсутствия.

Шаг 5. Проверка наличия документов «Табель» и «Индивидуальный график»

Важно помнить об иерархии документов учета времени. Документ Табель и документ Индивидуальный график обладают наивысшим приоритетом перед основным графиком работы:

1. Перейдем в раздел Зарплата — Учет времени — Табели.
2. Если за спорный месяц уже был создан документ Табель, отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» будет брать данные исключительно из него. Если этот документ был введен до оформления всех отклонений или содержит ручные правки, его необходимо либо перезаполнить, либо распровести.
3. Аналогично проверим журнал Индивидуальные графики на предмет наличия неактуальных записей по сотруднику.

Итог проверки

После выполнения указанных шагов сформируем отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» повторно. Вся плановая занятость без зарегистрированных неявок корректно заполнится кодом «Я» с установленным количеством рабочих часов.