← На главную

При ведении кадрового учета и начисления заработной платы в конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 нередко возникает ситуация, когда сотрудника увольняют из одного обособленного подразделения, а затем принимают на основное место работы в другое подразделение и оформляют внутренним совместителем на прежнее место. При формировании отчета Расчетный листок по обособленному подразделению совместителя в шапку отчета выводится старое подразделение и прежняя должность, занимаемые до увольнения, либо данные основного места работы. Проанализируем, почему типовой отчет ведет себя подобным образом и как получить корректные данные.

Выясним причину некорректного вывода данных

Для понимания истоков проблемы разберем механизм хранения данных и логику работы отчетов в программе:

1. Разделение сущностей сотрудника и физического лица: В программе расчет зарплаты, НДФЛ и формирование расчетных листков исторически завязаны на справочник ФизическиеЛица. Справочник СотрудникиОрганизаций хранит трудовые договоры, однако отчет Расчетный листок по умолчанию группирует начисления именно по физическому лицу.
2. Алгоритм СКД отчета «Расчетный листок»: В схеме компоновки данных кадровый срез (подразделение и должность) соединяется с расчетными данными физлица с приоритетом основного места работы (ВидЗанятости = ОсновноеМестоРаботы). Если пользователь устанавливает отбор по конкретному обособленному подразделению, запрос отсекает актуальное основное место (так как оно находится в другой структуре) и выбирает последнюю доступную запись по этому подразделению с признаком основного места работы — то есть архивные данные уволенного сотрудника.
3. Ограничения конфигурации при работе с филиалами: Если обособленные подразделения заведены как отдельные элементы справочника Организации с признаком обособленного подразделения, оформление внутреннего совместительства является методологической ошибкой. Внутреннее совместительство в типовой архитектуре возможно только в рамках одного юридического лица (одного элемента справочника организаций). Если головная организация и филиал разделены, такое совмещение должно оформляться как внешнее совместительство.

Способ 1. Изменение группировки отчета в пользовательском режиме

Рассмотрим, как настроить типовой отчет без внесения изменений в конфигурацию. Нам необходимо принудительно заставить отчет детализировать данные по конкретному трудовому договору, а не по физическому лицу в целом.

1. Откроем отчет Расчетный листок и нажмем кнопку Настройка.
2. Перейдем на вкладку Структура (или переключимся в режим расширенной настройки структуры СКД).
3. Найдем группировку строк, в которой указано поле Физическое лицо.
4. Добавим внутрь этой группировки (или заменим ее) поле Сотрудник.
5. Сформируем отчет заново. Теперь компоновщик выведет отдельные расчетные листки под каждый элемент справочника СотрудникиОрганизаций, взяв актуальные кадровые данные именно по выбранному договору совместительства.

Способ 2. Исправление вида занятости при приеме на работу

Если обособленные подразделения в базе данных выделены на отдельный баланс и заведены через справочник Организации, выполним следующие шаги:

1. Отменим проведение документа Прием на работу в организацию, которым оформлен совместитель.
2. В карточке сотрудника и в табличной части документа приема изменим реквизит Вид занятости со значения Внутреннее совместительство на Внешнее совместительство.
3. Проведем документ и перезаполним начисление заработной платы за расчетный месяц.
4. После этого алгоритмы отчета перестанут искать фиктивную связь с основным местом внутри обособленной организации, и данные выстроятся корректно.

Способ 3. Проверка кадровых регистров и документов начисления

Разберем по шагам, какие данные необходимо проверить в регистрах, чтобы исключить зависшие остатки кадровой истории:

1. Откроем регистр сведений РаботникиОрганизаций с отбором по первому (уволенному) сотруднику. Убедимся, что последняя запись по нему имеет событие Увольнение с нулевым количеством занимаемых ставок. Если увольнение распроводилось или вносилось с ошибкой в датах, срез последних по физлицу может возвращать статус работающего сотрудника.
2. Откроем документ Начисление зарплаты работникам организаций за текущий период и проверим табличные части начислений. Важно убедиться, что строка расчета сформирована строго на нового сотрудника-совместителя, а не на старый архивный элемент справочника.

Способ 4. Использование альтернативных отчетов

Если специфика учета требует строгого разделения начислений по подразделениям без доработки СКД, проанализируем использование стандартных зарплатных отчетов:

1. Расчетная ведомость (форма Т-51): Данный отчет берет фактические данные из регистров расчета (Основные начисления работников организаций), где реквизит ПодразделениеОрганизации зафиксирован непосредственно в момент проведения расчета. В Т-51 суммы совместителя не смешиваются со старыми кадровыми движениями.
2. Свод начисленной зарплаты: Позволяет настроить детальную группировку по подразделениям и статьям затрат строго по фактическим начислениям месяца.

Если типовые настройки расчетного листка не удовлетворяют требованиям регламента компании, рекомендуется подключить внешний отчет (внешнюю печатную форму расчетного листка), где в запросе СКД получение подразделения для шапки будет производиться напрямую из реквизитов регистра расчета по измерению Сотрудник, минуя агрегацию по физическому лицу.