← На главную

При работе с крупными поставщиками менеджеры по закупкам часто сталкиваются с ситуацией, когда одно юридическое лицо (один ИНН) ведет отгрузку с разных складов или филиалов. При этом у каждого подразделения свой ассортимент, отдельные контактные лица для приема заказов, разные расчетные счета и договоры. Если вести учет стандартно по одному контрагенту, менеджерам сложно вручную определять, на какой email отправлять заказ и какой расчетный счет указывать в платежных документах. Попытка создать фиктивных контрагентов с выдуманными КПП приводит к проблемам с актами сверки и сдачей регламентированной отчетности.

Разберем типовой и наиболее правильный способ решения этой задачи в 1С:Управление торговлей 11 без внесения изменений в конфигурацию, а также рассмотрим альтернативные варианты настройки.

Типовое решение: разделение партнеров и контрагентов

В типовой конфигурации 1С:УТ 11 заложена двухуровневая архитектура для работы с деловыми контактами:

1. Партнеры — управленческая сущность (холдинг, филиал, отдельный склад или магазин). Именно к партнеру привязывается управленческая аналитика, контактные лица для заказов, соглашения и номенклатура поставщика.
2. Контрагенты — регламентированная юридическая сущность (ИНН, КПП, юридический адрес, официальные договоры и банковские счета).

Проанализируем по шагам, как настроить эту схему для поставщика с несколькими подразделениями:

1. Включение функциональной опции: перейдем в раздел НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — CRM и маркетинг — Настройки CRM и установим флаг Раздельно вести партнеров и контрагентов.
2. Создание головного партнера и филиалов: создадим партнера — головную организацию поставщика, а затем создадим подчиненных партнеров (например, «Поставщик (Склад Север)», «Поставщик (Цех Юг)»). В поле Головное предприятие укажем основного партнера.
3. Привязка юридического лица: для всех созданных партнеров-филиалов привяжем одного и того же Контрагента с реальным ИНН и КПП. Это позволит избежать дублирования юрлиц в базе и исключит проблемы при формировании сверок взаиморасчетов и обмене с 1С:Бухгалтерия предприятия.

Привязка номенклатуры и индивидуальных соглашений

В 1С:УТ 11 справочник Номенклатура поставщика подчинен именно объекту Партнеры, а не контрагентам. Это ключевая особенность, решающая проблему распределения ассортимента.

1. Регистрация номенклатуры поставщика: для каждого партнера-подразделения заполним собственный список позиций номенклатуры поставщика, сопоставив их с номенклатурой предприятия.
2. Настройка индивидуальных соглашений: для каждого партнера создадим Индивидуальное соглашение об условиях закупок. В соглашении укажем соответствующего контрагента, нужный договор, банковский счет для оплаты и склад получения.
3. Настройка контактных лиц для отправки заказов: в карточке каждого партнера создадим контактное лицо с указанием email и роли (например, «Для заказов»). При отправке документа Заказ поставщику по электронной почте система автоматически подставит почтовый адрес ответственного менеджера конкретного подразделения.

При оформлении документа Заказ поставщику менеджеру достаточно выбрать партнера (подразделение). Система автоматически подтянет правильное соглашение, договор, расчетный счет поставщика и ограничит подбор только той номенклатурой, которая поставляется данным подразделением.

Автоматическое разделение заказов через схемы обеспечения

Если закупки формируются автоматически с помощью обработки Формирование заказов по потребностям, распределение позиций по подразделениям можно полностью автоматизировать:

1. Перейдем в раздел Склад и доставка — Настройки и справочники — Способы обеспечения потребностей.
2. Создадим способы обеспечения с типом Покупка под каждое подразделение поставщика (например, «Закупка у Поставщика (Север)» и «Закупка у Поставщика (Юг)»). В настройках способа зафиксируем соответствующего партнера и соглашение.
3. Создадим Схемы обеспечения и назначим их нужным позициям номенклатуры.

При расчете потребностей программа автоматически сформирует отдельные документы Заказ поставщику на каждое подразделение с заполненными реквизитами.

Альтернативные способы разделения номенклатуры

Если раздельный учет партнеров и контрагентов по каким-либо причинам не используется, рассмотрим варианты классификации внутри справочника Номенклатура:

1. Использование аналитических групп и сегментов:

   В карточке номенклатуры заполняется Группа аналитического учета. Затем создается динамический Сегмент номенклатуры с отбором по аналитической группе. При подборе позиций в заказ менеджер включает фильтр по нужному сегменту.

2. Дополнительные реквизиты (свойства):

   Для вида номенклатуры добавляется дополнительный реквизит Подразделение поставщика. В форме подбора номенклатуры менеджеры могут фильтровать список по значению этого реквизита.

3. Иерархия папок:

   Разделение позиций по группам справочника Номенклатура. Данный способ является самым простым, однако он не решает задачу автоматической подстановки договоров, банковских счетов и адресов электронной почты при формировании заказов.