При суммированном учете рабочего времени нередко возникает ситуация, когда по итогам учетного периода (месяца, квартала или года) сотрудник не отрабатывает установленную норму часов. Если это происходит по вине работодателя — например, из-за некорректно составленного графика сменности — организация обязана оплатить недоработанные часы в соответствии со статьей 155 ТК РФ. Оплата в этом случае должна производиться в размере не ниже средней заработной платы сотрудника.
В типовых конфигурациях 1С (ЗКБУ, ЗУП) автоматизирован расчет сверхурочных (переработок), однако специального механизма для автоматического выявления и оплаты недоработок не предусмотрено. Рассмотрим подробно, как технически реализовать такую выплату в программе.
Стандартный документ Оплата по среднему заработку в 1С предназначен для оплаты конкретных периодов отсутствия сотрудника (командировки, выполнение государственных обязанностей и т.д.). Основная проблема заключается в том, что этот документ жестко привязан к календарным датам и часам внутри конкретной смены. В случае с недоработкой по итогам года у нас есть лишь «абстрактное» количество часов (например, 31 час за год), которые не привязаны к конкретному дню в табеле. Пытаясь ввести их через стандартный документ, мы столкнемся с конфликтом графиков и невозможностью корректно заполнить табель.
Поскольку автоматического начисления не существует, нам необходимо создать его вручную. Перейдем в план видов расчета Дополнительные начисления (или Начисления в новых редакциях) и создадим новый элемент. Проанализируем настройки, которые необходимо установить:
Разовое начисление).В поле редактирования формулы нам необходимо указать алгоритм расчета. Нам потребуется показатель среднего заработка и количество часов недоработки. Формула будет выглядеть следующим образом:
СреднийЗаработокОбщий * ВремяВЧасах
Здесь СреднийЗаработокОбщий — это предопределенный показатель, который программа рассчитывает по правилам Постановления №922, а ВремяВЧасах — это показатель, который мы будем вводить вручную при регистрации факта недоработки.
Разберем важные настройки на вкладках начисления, чтобы избежать ошибок в отчетности:
Так как 1С не фиксирует недоработку автоматически, нам нужно самостоятельно определить объем часов для оплаты. Для этого проанализируем отчет Анализ суммированного учета рабочего времени или сформируем сводные данные по сотруднику за год. Выясним причину отклонения: из нормы по производственному календарю необходимо вычесть часы, когда сотрудник отсутствовал по уважительным причинам (отпуск, больничный). Если после этих вычетов фактический налет часов в табеле все равно меньше нормы — это и есть искомая недоработка по вине работодателя.
После того как расчеты произведены и начисление настроено, выполним следующие действия:
Разовое начисление (в старых редакциях — Регистрация разовых начислений).Показатели введем рассчитанное количество часов недоработки.СреднийЗаработокОбщий на основании данных за предыдущие 12 месяцев и рассчитает итоговую сумму.Некоторые специалисты предпочитают использовать документ Простой сотрудников с видом По вине работодателя. Юридически недоработка из-за неправильного графика близка к простою. Однако стоит помнить, что по умолчанию простой по вине работодателя оплачивается в размере 2/3 среднего заработка. Чтобы выполнить требования статьи 155 ТК РФ (оплата 100% среднего), в документе Простой придется вручную корректировать процент оплаты или формулу расчета. Рассмотрим этот вариант только в том случае, если в вашей организации принято фиксировать недоработку именно как простой в табеле (код «РП»).
Подводя итог, отметим, что наиболее корректным техническим решением в 1С является создание пользовательского начисления. Это позволяет сохранить прозрачность расчетов, правильно отразить налоги и исключить суммы из базы для будущего среднего заработка. Помните, что контроль нормы времени при суммированном учете — это обязанность кадровой службы, и программа 1С здесь выступает лишь инструментом для фиксации уже выявленных отклонений.