При ведении суммированного учета рабочего времени с длительным учетным периодом (например, полгода) часто возникает ситуация, когда сотрудник по составленному работодателем графику не вырабатывает установленную законодательством норму часов. Такая ситуация называется недоработкой. Возникает закономерный вопрос: как произвести начисления за эти часы в программе 1С:ЗУП? Разберемся в этом вопросе подробно.
Сразу отметим, что, к сожалению, в типовой конфигурации "1С:Зарплата и управление персоналом" (редакция 3.1) не предусмотрен автоматический механизм для расчета и оплаты часов недоработки. Этот факт подтверждается как опытом многих пользователей, так и официальными ответами службы поддержки 1С. Поэтому для решения задачи потребуется дополнительная настройка или доработка системы.
Прежде чем переходить к технической реализации, важно понимать правовую суть недоработки и ее отличие от простоя. Это поможет корректно настроить расчеты.
Согласно Трудовому кодексу РФ, если график работы составлен так, что сотрудник, полностью отработав все свои смены, по итогам учетного периода не выполнил норму рабочего времени, то такая недоработка возникает по вине работодателя. В этом случае неотработанные до нормы часы должны быть оплачены в размере не ниже средней заработной платы работника.
Очень важно не путать недоработку с простоем по вине работодателя. Проанализируем ключевые различия:
Простой, отстранение от работы, а оплата по умолчанию составляет 2/3 от среднего заработка.Таким образом, для оплаты недоработки нам нужен механизм, который начислит оплату по полному среднему заработку, а не 2/3, как при простое. Стандартный функционал простоев здесь не подходит.
Наиболее правильный и автоматизированный способ — это доработка существующего функционала. Как было отмечено в обсуждении, хорошей отправной точкой является документ Регистрация переработок. Рассмотрим по шагам, как можно реализовать данный метод.
Анализ и доработка документа «Регистрация переработок»
При автоматическом заполнении этот документ анализирует отработанное время и норму за учетный период. Внутри его алгоритма происходит расчет как часов переработки, так и часов недоработки. Однако в типовой конфигурации установлен фильтр, который при заполнении табличной части оставляет только строки с положительной разницей (переработками). Основная задача программиста на этом этапе — модифицировать алгоритм заполнения документа, чтобы он выводил в табличную часть и строки с отрицательной разницей (недоработками).
Создание нового вида времени
Чтобы система могла корректно "понимать" и обрабатывать часы недоработки, необходимо создать для них отдельный вид учета времени. Для этого в справочнике Виды использования рабочего времени создадим новый элемент.
Назовем его, например, "Оплачиваемая недоработка до нормы" с буквенным кодом "ОН". Этот вид времени не должен включаться в отработанные часы, а служить лишь маркером для последующего начисления.
Модификация проведения документа «Регистрация переработок»
После того как мы научили документ показывать недоработки, нужно изменить его логику проведения. При проведении документа для строк с недоработками должны формироваться движения в регистре расчета с новым видом времени "Оплачиваемая недоработка до нормы".
Создание нового вида начисления
Теперь создадим само начисление, которое будет оплачивать эти часы. Перейдем в раздел Настройка -> Начисления и создадим новый вид расчета.
Ключевые настройки начисления:
Повременная оплата труда и надбавки.Только если введен вид учета времени. Здесь мы должны указать наш новый вид времени — "Оплачиваемая недоработка до нормы". Это будет условием для запуска расчета.
СреднечасовойЗаработок * ВремяВЧасах
В качестве показателя СреднечасовойЗаработок используется предопределенный показатель для расчета среднего, а ВремяВЧасах — это количество часов, зарегистрированное нашим доработанным документом.
Итоговый процесс будет выглядеть так:
В конце учетного периода (например, раз в 6 месяцев) бухгалтер создает и автоматически заполняет доработанный документ Регистрация переработок. Документ находит всех сотрудников с суммированным учетом, у которых образовалась недоработка, и заполняет табличную часть этими данными. При проведении он регистрирует часы недоработки с видом времени "Оплачиваемая недоработка до нормы". Далее при финальном расчете зарплаты за месяц документом Начисление зарплаты и взносов система автоматически подхватывает эти зарегистрированные часы и рассчитывает по ним оплату с помощью нового начисления.
Если привлечение программиста невозможно или нецелесообразно, можно обойтись настройками на уровне пользователя, но этот способ потребует ручных расчетов и ввода данных.
Создание нового начисления
Этот шаг аналогичен пункту 4 из предыдущего метода, но с одним отличием. На вкладке "Основное" в поле "Начисление выполняется" нужно выбрать Ежемесячно. На вкладке "Расчет и показатели" нужно создать новый пользовательский показатель, например, ЧасыНедоработкиКОплате (числовой, для сотрудника, вводится единовременно документом ввода данных для расчета зарплаты).
Формула начисления будет выглядеть так:
СреднечасовойЗаработок * ЧасыНедоработкиКОплате
Ввод данных для расчета
В конце учетного периода бухгалтер должен будет вручную (например, с помощью отчета "Табель учета рабочего времени (Т-13)") определить количество часов недоработки для каждого сотрудника. Затем эти данные нужно ввести в систему с помощью документа Данные для расчета зарплаты, указав созданный нами показатель ЧасыНедоработкиКОплате и его значение для каждого работника.
Этот метод полностью функционален, но несет в себе риски ошибок из-за человеческого фактора и является более трудозатратным по сравнению с автоматизированным решением.
Таким образом, хотя в 1С:ЗУП нет "волшебной галочки" для оплаты недоработок, задача вполне решаема либо через глубокую доработку конфигурации, либо через более простые пользовательские настройки с ручным вводом данных.