← На главную

При ведении кадрового учета и начислении заработной платы в программах 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда программа в каждом новом месяце выполняет сторнирование и перерасчет ранее выплаченного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет. Особенно часто эта проблема проявляется в случаях, когда сотрудница неоднократно прерывает отпуск по уходу (например, для сдачи сессии и нахождения в оплачиваемом учебном отпуске) и затем снова уходит в отпуск по уходу.

Разберем детально механизм возникновения таких перерасчетов, проанализируем ошибки учета и рассмотрим пошаговый порядок их устранения.

Причины циклического перерасчета и сторнирования пособий

Проанализируем ключевые факторы, из-за которых программа регистрирует необходимость перерасчетов за прошлые расчетные периоды:

1. Накопление записей в служебном регистре «Перерасчеты»: в конфигурации действует автоматический механизм отслеживания изменений. Если кадровый документ или документ-отклонение вводится задним числом либо меняются условия оплаты, система фиксирует необходимость пересчета в специальном регистре сведений Перерасчеты (или Перерасчет зарплаты). Если в документе Начисление зарплаты и взносов строки перерасчета просто очищаются вручную или возникает циклическое вытеснение, неснятая служебная запись заставляет программу снова и снова предлагать перерасчет в каждом следующем месяце.
2. Ввод вытесняющих и отменяющих документов одной датой: учет состояний сотрудников и плановых начислений в 1С ведется с точностью до дня. Если документы Возврат из отпуска по уходу, Отпуск (учебный) или новый Отпуск по уходу за ребенком создаются с наложением дат или одной датой начала/окончания, возникает коллизия в периодическом регистре сведений Состояния сотрудников.
3. Несоответствие месяца начисления дате начала события: создание документов будущим или прошлым расчетным месяцем без использования штатного механизма исправлений создает путаницу в периодах регистрации и периодах действия начислений, что приводит к автоматическому сторнированию.

Пошаговый алгоритм исправления постоянных перерасчетов

Разберем последовательность действий, которая позволяет полностью очистить некорректную очередь перерасчетов и выстроить правильную цепочку документов.

1. Очистка зарегистрированных перерасчетов в штатном сервисе:

   Перейдем в раздел Зарплата — Сервис — Перерасчеты. В открывшейся форме отображается список сотрудников, по которым система зарегистрировала необходимость перерасчета, с указанием документа-основания и расчетного периода. Найдем нужного сотрудника, выделим все ошибочные строки перерасчетов и нажмем кнопку «Отменить» (или «Отменить перерасчет»). Это безопасно удалит застрявшие задачи перерасчета из служебного регистра, не нарушая ссылочной целостности базы.

2. Проверка и выстраивание хронологии документов:

   Каждое изменение статуса сотрудника должно иметь четкие и непресекающиеся границы дат:

   1. Оформляем документ Возврат из отпуска по уходу (или Возврат на работу) датой, предшествующей началу учебного отпуска. Этот документ прекращает плановое начисление пособия и возвращает плановые начисления по оплате труда.
   2. Оформляем документ Отпуск с видом начисления Оплата учебного отпуска на установленный период сессии (по справке-вызову).
   3. Оформляем новый документ Отпуск по уходу за ребенком со следующего календарного дня после окончания учебного отпуска.
3. Контроль расчетного периода для нового отпуска по уходу:

   Обратим внимание на важную особенность: при создании нового документа Отпуск по уходу за ребенком программа открывает новый страховой случай и по умолчанию берет два предшествующих календарных года для расчета среднего заработка. Если необходимо сохранить прежний размер пособия, в новом документе следует использовать право на замену расчетных лет (по заявлению сотрудницы).

Правила работы для предотвращения повторения ошибки

Чтобы в дальнейшем избежать появления нежелательных перерасчетов за прошлые периоды, рекомендуем придерживаться следующих правил:

1. Не вводить кадровые и расчетные документы задним числом: если расчетный период закрыт и выплаты произведены, любые корректировки необходимо делать через гиперссылку Исправить в нижней части исходного документа в текущем открытом месяце.
2. Устанавливать дату запрета изменения данных: перейдем в раздел Администрирование — Настройки пользователей и прав — Даты запрета изменения данных. Установка даты запрета редактирования для зарплатного учета надежно блокирует случайный ввод документов задним числом и не позволяет программе регистрировать сторно за сданные отчетные периоды.
3. Проверять журнал перерасчетов перед каждым начислением зарплаты: перед формированием итогового документа Начисление зарплаты и взносов полезно заглядывать в сервис Перерасчеты и анализировать, какие события система намерена пересчитать в текущем месяце.