Почему в Разделе 2 расчета 6-НДФЛ появляются пустые строки 110, 120 и 140 и как это исправить

При формировании регламентированного отчета 6-НДФЛ бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда во втором разделе отчета формируются некорректные блоки строк: дата фактического получения дохода (строка 100) и сумма фактически полученного дохода (строка 130) заполняются, а дата удержания налога (строка 110), срок перечисления налога (строка 120) и сумма удержанного налога (строка 140) остаются пустыми.

Разберем подробнее механизм формирования этих строк в программах на платформе 1С (в частности, в конфигурациях с классической подсистемой зарплатного учета, таких как Управление производственным предприятием редакции 1.3 и Зарплата и управление персоналом редакции 2.5), выясним причину возникновения разрыва и рассмотрим пошаговые способы исправления ошибки.

Причина расхождения данных в Разделе 2

Алгоритм автоматического заполнения Раздела 2 сопоставляет записи двух ключевых регистров накопления:

1. Регистр НДФЛ сведения о доходах — отвечает за строки 100 и 130 (фиксация факта получения дохода физлицом).
2. Регистр НДФЛ расчеты с бюджетом — отвечает за строки 110, 120 и 140 (фиксация факта удержания налога и крайнего срока его перечисления).

Если в настройках параметров учета или учетной политики включен упрощенный режим учета — опция Принимать исчисленный налог к учету как удержанный, то обе записи формируются непосредственно документом начисления (например, Начисление отпуска сотрудникам организаций или Начисление по больничному листу).

Разрыв цепочки происходит тогда, когда в реквизитах документа возникает рассинхронизация: например, в качестве даты выплаты отпускных указана одна дата, а дата фактического получения дохода для целей НДФЛ или дата самого документа установлена другой датой. В результате в регистр НДФЛ сведения о доходах попадает одна дата, а в регистр НДФЛ расчеты с бюджетом — другая. Программа не может связать эти два события в один блок и разделяет их: доход выводится с пустыми полями удержания, а удержание — в отдельном блоке или в другом отчетном периоде.

Пошаговое исправление ошибки в документе начисления

Рассмотрим порядок устранения проблемы на примере документа межрасчетной выплаты (начисление отпуска):

1. Откроем документ Начисление отпуска сотрудникам организаций, по которому образовалась пустая строка.
2. Проверим дату документа в шапке, дату фактической выплаты дохода и реквизит даты получения дохода на закладке расчета НДФЛ.
3. Установим единую фактическую дату выплаты отпускных во всех связанных полях документа (дата получения дохода для отпускных и больничных всегда должна совпадать с днем реальной выплаты денег сотруднику).
4. Пересчитаем НДФЛ и заново проведем документ.
5. Проанализируем движения документа по кнопке Перейти — Движения документа по регистрам. Убедимся, что в регистрах НДФЛ сведения о доходах и НДФЛ расчеты с бюджетом даты операции строго совпадают.
6. Вернемся в отчет 6-НДФЛ и выполним повторное автоматическое заполнение. Строки 100, 110, 120, 130 и 140 объединятся в корректный единый блок.

Дополнительные факторы, вызывающие появление пустых строк

Если даты в документе выверены, но строки 110, 120 и 140 по-прежнему остаются пустыми, проанализируем другие возможные причины:

1. Применение налоговых вычетов в размере полного дохода. Если сотруднику предоставлены стандартные, социальные или имущественные налоговые вычеты, которые полностью перекрыли сумму начисленного дохода, исчисленный налог равен нулю. В этом случае налог не удерживается физически, и программа правомерно оставляет строки удержания пустыми, отражая только факт дохода в строках 100 и 130.
2. Доходы в натуральной форме и материальная выгода. При начислении неденежных доходов налог не может быть удержан в момент их фиксации. Удержание произойдет только при ближайшей денежной выплате (например, при выплате зарплаты), поэтому до момента выплаты налог остается неудержанным.
3. Несовпадение аналитики регистрации в ИФНС. Если организация имеет обособленные подразделения, важно проверить, чтобы в начислении и в регистрах совпадали коды ОКТМО и КПП налогового органа. При несовпадении аналитики программа воспринимает доход и удержание как относящиеся к разным налоговым инспекциям.

Методы диагностики и контроля учета НДФЛ

Чтобы оперативно выявлять подобные расхождения до момента формирования регламентированной отчетности, выполним диагностику с помощью встроенных отчетов:

1. Сформируем отчет Анализ начисленных налогов и взносов (вариант по НДФЛ) с детализацией по физическим лицам и документам-основаниям. Этот отчет покажет расхождения между суммами исчисленного и фактически удержанного налога.
2. Сформируем Регистр налогового учета по НДФЛ по проблемному сотруднику. В нем наглядно видно, к какой конкретно дате программа привязала дату получения дохода и дату удержания налога.
3. После любых ручных правок дат в межрасчетных документах всегда последовательно перепроводим цепочку последующих документов: итоговый документ Начисление зарплаты сотрудникам организаций за текущий месяц и документы фактической выплаты.