При подготовке отчетности по форме 6-НДФЛ в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются со следующей проблемой: во втором разделе отчета суммы по межрасчетным выплатам (чаще всего это отпускные или больничные листы) начинают «раздваиваться» или отображаться некорректно. В одной группе строк заполняются только дата получения дохода и сумма (строки 100 и 130), а даты удержания, уплаты и сумма налога (строки 110, 120, 140) остаются пустыми. Ниже формируется еще одна группа строк, где ситуация обратная: строки 100, 110, 120, 140 заполнены, но строка 130 пуста.
В этой статье мы подробно проанализируем ситуацию, выясним причину возникновения такой коллизии, разберем влияние перехода с версии ЗУП 2.5 на 3.1 и рассмотрим пошаговые инструкции, как исправить учетные регистры без тотального перепроведения документов в закрытых периодах.
Для того чтобы понять, почему программа разделяет одну операцию выплаты на несколько блоков, нам необходимо заглянуть во внутреннюю архитектуру учета НДФЛ в 1С. Заполнение Раздела 2 формы 6-НДФЛ напрямую базируется на записях двух ключевых регистров накопления:
Учет доходов для исчисления НДФЛ — здесь фиксируется дата фактического получения дохода для строки 100 и сумма для строки 130.Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ — этот регистр отвечает за учет исчисленного и удержанного налога (строки 110, 140) и фиксирует крайний срок перечисления налога в бюджет (строка 120).Проанализируем ситуацию, которая запускает механизм ошибки. Допустим, в документе начисления (например, Отпуск) бухгалтер указывает плановую дату выплаты — 05.04.2018. Программа рассчитывает налог, ориентируясь на эту дату. Однако фактическая выплата по документу Ведомость в банк (или Ведомость в кассу) происходит в другой день — например, 06.04.2018.
В этот момент новые алгоритмы проведения документов в ветке ЗУП 3.1 (начиная с релиза 3.1.7) пытаются автоматически скорректировать несоответствие дат. В регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ формируются корректирующие записи вида «Приход» и «Расход» на одну и ту же сумму, но с разными датами получения дохода. Из-за этого программа разделяет данные на два блока:
Посмотрим на пример, который наглядно описывает такое поведение системы в отчете:
Блок 1:
Строка 100 — 05.04.2018
Строка 130 — 3119.70
Строка 110 — пусто
Строка 120 — пусто
Строка 140 — пусто
Блок 2:
Строка 100 — 05.04.2018
Строка 130 — пусто
Строка 110 — 05.04.2018
Строка 120 — 06.04.2018
Строка 140 — 406
Если в вашей информационной базе был выполнен переход с устаревшей версии 1С:ЗУП 2.5 на 1С:ЗУП 3.1 с использованием схемы «рекомендованного переноса» (при котором переносятся только кадровые данные и сальдовые остатки на определенную дату, например, на 01.06.2018), риск возникновения этой ошибки возрастает в разы.
При таком переносе исторические данные по НДФЛ за предыдущие месяцы (апрель, май) не переносятся в виде полноценных документов начислений и выплат. Вместо этого программа формирует технические документы Перенос данных с соответствующими движениями по регистрам НДФЛ. Если выплаты по отпускам, начисленным в прошлых периодах, осуществляются уже в новой базе после даты переноса, ведомости на выплату не могут корректно сопоставить фактические суммы удержаний с накопленным исчисленным налогом из документов переноса данных. Любое минимальное расхождение в датах получения дохода приводит к «рассинхронизации» регистров и пустоте в строках 110, 120 и 140.
Еще один скрытый нюанс кроется в неверном заполнении реквизита Месяц в шапке документов начисления (таких как Отпуск или Больничный лист). Методология учета в 1С:ЗУП 3.1 строго требует, чтобы поле Месяц соответствовало периоду, в котором сотруднику фактически начисляется доход и рассчитывается средний заработок.
Если сам отпуск начинается, к примеру, в мае, а его расчет и выплата производятся в апреле, то в поле Месяц обязательно должен быть указан «Апрель». Если бухгалтер по ошибке выбирает «Май», программа зафиксирует исчисление налога в одном налоговом периоде (мае), а удержание в ведомости — в другом (апреле). Результатом станут пустые показатели удержанного налога во втором разделе 6-НДФЛ за отчетный период.
Рассмотрим подробнее три основных метода устранения расхождений в зависимости от того, закрыт ли отчетный период для редактирования.
Если период еще не закрыт и вы можете вносить изменения в документы начислений и выплат без риска исказить прошлую отчетность, разберем по шагам правильный алгоритм перепроведения:
Отпуск).Ведомость в банк).Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость через раздатчика).Если период редактирования документов закрыт (установлена дата запрета изменения данных), прямое перепроведение документов невозможно. В этом случае мы можем скорректировать данные регистров вручную с помощью специального сервисного документа.
Разберем этот процесс по шагам:
В ситуациях, когда расхождения вызваны остатками, перенесенными при переходе из программы 1С:ЗУП 2.5, корректировать документы начислений бессмысленно, так как их физически нет в новой базе. Посмотрим, как исправить эту проблему:
ЗП_СЭД или аналогичным за май-июнь 2018 года).Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.Чтобы минимизировать появление «пустых» строк в последующих отчетных периодах, рекомендуем придерживаться простого регламента работы:
Отпуск), отредактируйте поле Планируемая дата выплаты, обновите расчет НДФЛ и только после этого проводите платежную ведомость.Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ для выявления нулевых суммовых показателей по датам.