При ведении кадрового и зарплатного учета в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом бухгалтеры и расчетчики часто сталкиваются с нестандартными ситуациями. Наиболее распространенные из них — начисление премии по результатам работы за месяц сотруднику, трудовой договор с которым уже расторгнут, и корректная оплата переходящей смены, выпавшей на стык обычного и праздничного дня. Разберем обе эти задачи по шагам с точки зрения методологии и настроек программы.
Проанализируем типовую ситуацию: сотрудник уволен в начале месяца (например, 3-го числа), при увольнении ему начислен оклад за отработанные дни, а процент ежемесячной премии становится известен только в конце месяца при подведении итогов работы всей организации. Автоматическое заполнение документа Начисление зарплаты и взносов в конце месяца не включает такого сотрудника, так как на дату документа он уже уволен.
Разберем, почему нельзя использовать документ Выплаты бывшим сотрудникам. Этот механизм предназначен строго для социальных и компенсационных выплат лицам, не состоящим в трудовых отношениях (материальная помощь пенсионерам, оплата медикаментов). Такие доходы отражаются по счету 76 и имеют специфическое налогообложение. Производственная премия за фактически отработанное время является оплатой труда, поэтому она должна начисляться по счету 70, облагаться всеми страховыми взносами в полном объеме и попадать в отчетность по персонифицированному учету (РСВ и ЕФС-1).
Рассмотрим два штатных способа корректного начисления такой премии:
В плане видов начислений для вида расчета укажем назначение начисления Премия и способ выполнения По отдельному документу. В конце месяца создадим документ Премия, укажем период, по итогам работы за который начисляется сумма. В табличную часть подберем уволенного сотрудника. Если программа не отображает его в списке подбора, снимем флаг Скрывать сотрудников, по которым не выполняются операции. При расчете премии процентом от заработка программа автоматически определит расчетную базу за отработанные дни месяца до даты увольнения.
Если в программе зарегистрировано изменение планового показателя или расчетной базы, запись о необходимости расчета фиксируется в журнале Перерасчеты. Откроем исходный документ Увольнение и нажмем кнопку Исправить в нижней части формы. В новом документе-исправлении рассчитаем премию с учетом утвержденного процента. Программа автоматически доначислит сумму, исчислит НДФЛ и страховые взносы с учетом ранее выплаченных при увольнении сумм.
Обратим внимание на нюанс: если сотруднику начисляются районный коэффициент или северная надбавка, при использовании документа Премия следует проконтролировать их расчет. При необходимости доначисление коэффициентов выполняется через исправление документа Увольнение или отдельной строкой.
Выясним причину сложностей при расчете ночных и праздничных смен: смена начинается накануне праздника (например, в 20:00 3 ноября) и заканчивается утром праздничного дня (в 08:00 4 ноября). Согласно статье 153 ТК РФ, праздничный день длится строго с 00:00 до 24:00 календарных суток. Следовательно, оплате в повышенном размере подлежат исключительно те часы смены, которые фактически приходятся на нерабочий праздничный день (в нашем примере — с 00:00 до 08:00 4 ноября).
Архитектура 1С:ЗУП ведет учет рабочего времени строго по календарным суткам. Нельзя занести одну неделимую смену на два дня сразу. Правильная автоматизация требует разбивки смены в графике работы сотрудника.
Разберем по шагам правильную настройку сменного графика:
В настройке графика работы разделим часы переходящей смены на два календарных дня. Для смены с 20:00 до 08:00 укажем:
— В первый день (день заступления): часы явки до 22:00 (2 дневных/вечерних часа) и ночные часы с 22:00 до 00:00 (2 ночных часа).
— Во второй день (день окончания): ночные часы с 00:00 до 06:00 (6 ночных часов, либо с учетом перерыва — 5 часов) и утренние часы с 06:00 до 08:00 (2 дневных часа явки).
Если второй день по производственному календарю является нерабочим праздничным, программа в документе Начисление зарплаты и взносов автоматически определит пересечение рабочего времени с праздником. Начисление Доплата за работу в праздничные дни (дневное время) рассчитается за утренние часы, а Доплата за работу в праздничные дни (ночное время) — за ночные часы.
Не следует вводить документ Работа в выходные и праздники для сменщиков, работающих по своему плановому графику. Этот документ предназначен только для работы сверх графика. По графику сменности праздничные часы входят в норму и обозначаются в табеле кодами Я и Н, а доплата формируется автоматически сверх одинарной оплаты по окладу или часовому тарифу.
Развеем распространенное заблуждение относительно отпусков: разделение смены на два календарных дня в графике работы никак не влияет на учет дней отпуска. В соответствии с трудовым законодательством ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется и рассчитывается в календарных днях по общему производственному календарю, независимо от количества рабочих дней или смен по графику сотрудника.
Если специфика учета на предприятии временно не позволяет перевести графики на раздельный ввод часов, можно воспользоваться расчетным способом через разовое начисление. Для этого создается начисление с формулой вида ТарифнаяСтавкаЧасовая * ЧасыВПраздники * (100 + ПроцентДоплатыЗаРаботуВНочноеВремя) / 100, где ЧасыВПраздники вводятся вручную через документ Разовое начисление. Однако типовым и наиболее надежным вариантом остается правильное разбиение часов в графике работы и индивидуальных графиках.