Владельцы небольших розничных магазинов с широким ассортиментом (овощи, фрукты, развесные товары, гастрономия) часто сталкиваются с проблемой: полноценный товарный учет вести некогда, а контролировать долги поставщикам, проверять накладные и формировать акты сверки жизненно необходимо. Заводить вручную сотни наименований при небольшом штате сотрудников отнимает слишком много времени. Разберем, как выстроить простой и прозрачный учет поступлений и денег, какие программы для этого подходят и с какими ограничениями придется столкнуться.
Если главная цель — избавиться от ошибок в расчетах с контрагентами и быстро формировать сверки, оптимальным решением является именно бухгалтерская конфигурация. В отличие от специализированных торговых программ, ориентированных на количественный учет, здесь исторически заложен механизм суммового учета в неавтоматизированных торговых точках (НТТ).
Рассмотрим по шагам порядок работы по этой схеме:
41.12 («Товары в розничной торговле (в НТТ по продажной стоимости)») и счета торговой наценки 42.Поступление (акты, накладные, УПД). Вместо перечисления десятков позиций выбираем обобщенную номенклатуру (например, «Товар») одной строкой, указываем общую сумму по накладной поставщика и ставку НДС. Это сразу отражает кредиторскую задолженность перед поставщиком на счете 60.Акт сверки расчетов с контрагентом. Программа автоматически выбирает все документы поступления, оплаты и выводит итоговое сальдо за выбранный период. Больше не придется пересчитывать накладные вручную на калькуляторе.Отчет о розничных продажах или приходуем наличные через Приходный кассовый ордер (счет 50) с видом операции «Розничная выручка».На практике пользователи часто пытаются вести упрощенный суммовой учет в оперативных торговых конфигурациях (1С:Розница, 1С:Управление торговлей, 1С:Управление нашей фирмой). Проанализируем, как это реализуется технически:
Номенклатура создается одна виртуальная позиция с наименованием «Товар» (тип — «Товар»).Приобретение товаров и услуг (или Поступление товаров), где указывается количество 1 и сумма по документу поставщика.Отчет о розничных продажах, куда также одной строкой вносится общая сумма полученной за день выручки.Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер. Выемка денег для инкассации или передачи поставщику фиксируется соответствующими кассовыми операциями.Обратите внимание на технические риски: архитектура торговых конфигураций изначально рассчитана на строгий количественно-суммовой и партионный учет. Оприходование и списание разной стоимости по одной и той же виртуальной позиции неизбежно вызовет искажение регистра себестоимости, появление отрицательных остатков и ошибки при расчете финансового результата. Если вы выбираете торговую конфигурацию, используйте ее преимущественно для фиксации расчетов с поставщиками и кассы, не полагаясь на отчеты по расчету чистой прибыли.
Если приобретение и настройка программного обеспечения откладываются, самым простым и не требующим затрат способом упорядочить работу с поставщиками является табличный учет. Для этого создается рабочий файл, в котором под каждого ключевого контрагента выделяется отдельный лист.
Разберем структуру таблицы для контроля взаиморасчетов:
Такой подход полностью снимает проблему с потерянными накладными при сверках, однако требует исключительной финансовой дисциплины и не автоматизирует работу с кассой.
При выборе упрощенной схемы «учета по суммам» необходимо учитывать требования законодательства РФ и возможности современных учетных систем:
1С-ЭДО позволяет загружать электронные накладные от поставщиков в базу за несколько секунд с полным списком номенклатуры и ценами. При работе с бумажными документами встроенные сервисы распознавания документов по скану или фото берут сопоставление номенклатуры и перенос сумм на себя, полностью исключая необходимость ручной печати.