Разберем ситуацию, которая вызывает вопросы у бухгалтеров после изменений по НДФЛ. При формировании справки о доходах и суммах налога физического лица, которую по привычке многие до сих пор называют 2-НДФЛ, можно увидеть, что суммы по месяцам не совпадают с расчетной ведомостью по начислению. Например, зарплата за один месяц в бухгалтерских расчетах начислена в одном периоде, а в справке отражается уже в другом месяце — по дате фактической выплаты. На первый взгляд это выглядит как ошибка, особенно если раньше ориентировались на начисления и сверяли код дохода 2000 именно с расчетной ведомостью.
В большинстве случаев это не ошибка, а правильный порядок заполнения. С 2023 года для целей НДФЛ по заработной плате применяется иной подход к определению даты фактического получения дохода. Поэтому справка о доходах теперь может заполняться не по месяцу начисления, а по месяцу выплаты. Именно из-за этого данные в справке и в расчетной ведомости могут не совпадать помесячно, хотя общая сумма дохода и НДФЛ по итогам года при этом сходится.
Рассмотрим подробнее, почему это происходит, как это проверять на практике, в каких случаях расхождение является нормальным, а в каких уже требует проверки настроек программы или документов выплаты.
Прежде всего разделим два разных учета, которые раньше многие воспринимали как почти одинаковые:
учет начислений зарплаты — он нужен для расчета оплаты труда, страховых взносов, формирования расчетных листков, ведомостей начислений, анализа затрат;
налоговый учет по НДФЛ — он нужен для исчисления, удержания и отражения дохода в отчетности по НДФЛ, в том числе в справке о доходах.
Раньше по зарплате для НДФЛ действовал привычный подход: доход относили к месяцу начисления, то есть фактически ориентировались на последнее число месяца, за который начислена зарплата. Из-за этого у бухгалтеров закрепилась устойчивая логика: если зарплата начислена за январь, значит в справке доход за январь и должен стоять в январе.
Сейчас этот подход для зарплаты уже не применяется. Поэтому сверять современную справку о доходах только с расчетной ведомостью по начислению без учета даты выплаты нельзя.
Рассмотрим главное изменение. С 2023 года дата фактического получения дохода в виде оплаты труда для целей НДФЛ определяется по дате выплаты дохода. Это касается не только окончательного расчета за месяц, но и выплат за первую половину месяца, если они квалифицируются как доход, с которого нужно исчислить и удержать НДФЛ.
Из этого следует важный практический вывод: в справке о доходах и суммах налога физического лица зарплата отражается по тем месяцам, в которых она фактически выплачена. Именно поэтому зарплата, начисленная, например, за декабрь одного года, но выплаченная в январе следующего года, попадет в налоговый учет уже следующего года.
Это и есть основная причина, по которой бухгалтер видит расхождение между расчетной ведомостью и справкой о доходах.
Иными словами, сейчас нужно мыслить так:
для расчета зарплаты смотрим на месяц начисления;
для НДФЛ и справки о доходах смотрим на дату выплаты;
для проверки правильности справки анализируем именно налоговый учет по НДФЛ, а не только начисления.
Да, это правильно, если программа отражает доходы по правилам налогового учета НДФЛ и выплаты оформлены корректно.
Если в СБИС, Saby, 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерии справка о доходах формируется по месяцам выплаты, то в общем случае это соответствует действующим правилам. Более того, многие пользователи как раз ошибочно считают такое заполнение неправильным, потому что сравнивают справку не с регистрами НДФЛ, а с расчетным листком или начислением зарплаты.
Разберем логику на простом примере.
Посмотрим на пример.
Зарплата за январь начислена 31 января.
Аванс за январь выплачен 25 января.
Окончательный расчет за январь выплачен 10 февраля.
В расчетной системе начисление за январь будет относиться к январю, потому что это месяц труда сотрудника. Но в налоговом учете по НДФЛ доходы будут привязаны к датам фактических выплат.
Поэтому при формировании справки возможна ситуация, когда:
часть дохода отразится в январе — по выплате первой части;
оставшаяся часть отразится в феврале — по выплате окончательного расчета.
Именно это часто смущает бухгалтеров, которые привыкли видеть весь код 2000 одной суммой в месяце начисления. Но сейчас нужно ориентироваться не на старую привычку, а на действующий порядок.
Это как раз нормальная ситуация. Если общая сумма дохода за год и общая сумма исчисленного и удержанного НДФЛ совпадают, а различие есть только в разбивке по месяцам, то чаще всего проблема не в ошибке, а в изменении правила признания дохода.
Рассмотрим подробнее.
Расчетная ведомость показывает, за какой месяц сотруднику начислен доход. Справка о доходах показывает, в каком месяце этот доход считается полученным для НДФЛ. Это разные задачи, поэтому и месячная разбивка может отличаться.
Если бухгалтер видит, что:
месячные суммы не совпадают с начислениями;
но итоговая сумма дохода за год верная;
итоговая сумма налога исчислена и удержана правильно;
даты выплат оформлены верно;
то, как правило, справка заполнена корректно.
Выясним причину этой путаницы. Многие бухгалтеры много лет работали по старому правилу и запомнили, что код дохода 2000, то есть заработная плата, попадал в справку по месяцу начисления. Это было привычно, логично и совпадало с расчетной ведомостью.
Но с изменением порядка определения даты фактического получения дохода эта логика перестала работать для целей НДФЛ. Поэтому фраза «раньше писали начислено за месяц код 2000» верна только применительно к прежнему порядку.
Сейчас ориентироваться на старую модель уже нельзя. Если продолжать мысленно сверять справку по старым правилам, будет возникать ощущение, что программа «сдвигает» доходы по месяцам, хотя на самом деле она может заполнять их правильно.
Разберем по шагам, как нужно проверять современную справку о доходах, чтобы не принять корректное заполнение за ошибку.
Сначала проверьте даты фактических выплат. Смотрите не только документы начисления, но и документы выплаты зарплаты, аванса, отпускных, больничных и иных доходов.
Затем сравните справку не с расчетной ведомостью, а с данными налогового учета по НДФЛ. То есть нужно анализировать, в какой момент доход признан для НДФЛ.
Проверьте, корректно ли проведены ведомости и платежные документы. Если выплата оформлена неверной датой или не проведена, программа может некорректно распределить доход по месяцам.
Сопоставьте общую сумму дохода и налога по итогам года. Даже если месяцы отличаются, итог должен быть правильным.
Отдельно проверьте переходящие выплаты. Это зарплата за декабрь, выплаченная в январе, а также любые доходы, дата выплаты по которым относится уже к другому месяцу или году.
Проанализируем ситуацию по основным видам выплат, потому что именно смешение разных правил чаще всего и приводит к ошибочным выводам.
1. Зарплата.
С 2023 года для НДФЛ ориентируемся на дату выплаты. Поэтому доход по коду 2000 может отражаться не там, где стоит начисление в расчетной ведомости.
2. Аванс.
После изменения правил НДФЛ удерживается и с выплат за первую половину месяца. Значит, такая выплата влияет на налоговый учет и на отражение доходов по месяцам.
3. Зарплата за декабрь.
Это один из самых частых источников вопросов. Если зарплата за декабрь выплачена в январе, в справку за предыдущий год она не попадет как доход предыдущего года. Она относится уже к новому налоговому периоду.
4. Отпускные и больничные.
По таким выплатам всегда нужно внимательно смотреть дату фактической выплаты и удержания НДФЛ. Их отражение в справке также зависит от даты получения дохода для целей налога.
5. Премии и разовые выплаты.
Здесь тоже важно не просто начисление, а момент, когда доход считается полученным по правилам НДФЛ.
Не любое расхождение безопасно. Посмотрим, когда нужно не успокаиваться фразой «теперь все по выплате», а действительно искать ошибку.
Проверка нужна, если:
итоговая сумма дохода за год не сходится;
итоговая сумма удержанного НДФЛ не совпадает с налоговым учетом;
в справке отражен доход в месяце, в котором фактической выплаты не было;
выплата есть, а в справке доход не отражен вовсе;
данные в справке меняются после перепроведения ведомостей или документов выплаты;
есть ручные корректировки НДФЛ, которые не были проанализированы;
по сотруднику были межрасчетные выплаты, возвраты, сторно, перерасчеты, увольнение, и они могли повлиять на налоговую базу.
В таких случаях нужно уже разбираться не только с нормативной логикой, но и с конкретными документами в учетной системе.
Хотя в исходном вопросе упоминается СБИС, на практике аналогичные вопросы часто возникают и в 1С. Поэтому рассмотрим, на что обратить внимание в 1С:ЗУП и в 1С:Бухгалтерии, если справка выглядит непривычно.
Прежде всего не стоит проверять справку только по документу НачислениеЗарплаты или по печатной расчетной ведомости. Для НДФЛ важны документы и регистры, в которых фиксируются дата получения дохода, исчисление и удержание налога.
На практике полезно проверить следующие объекты и участки учета:
ВедомостьВБанк или ВедомостьВКассу — именно они фиксируют факт выплаты и дату;
НачислениеЗарплаты — помогает понять месяц начисления, но не всегда определяет месяц отражения дохода в справке;
НачислениеЗаПервуюПоловинуМесяца — важно для анализа аванса и его налоговых последствий;
ОперацииУчетаНДФЛ или аналогичные корректировочные документы — если были ручные исправления;
отчеты по НДФЛ, которые показывают дату получения дохода, дату удержания и период отражения;
настройки сроков выплаты зарплаты, потому что они могут влиять на первоначальное заполнение дат в документах.
Рассмотрим подробнее, что именно полезно проверить в 1С.
Это основной шаг. Если в документе выплаты стоит дата февраля, то для НДФЛ доход вполне может попасть в февраль, даже если начисление было январским.
Нужно последовательно проверить:
когда выплачен аванс;
когда выплачен окончательный расчет;
не переносилась ли дата выплаты вручную;
не были ли документы перепроведены другой датой;
есть ли связка ведомости с реальным платежным документом, если она требуется в используемой конфигурации.
Если дата выплаты указана неверно, то программа вполне закономерно отнесет доход не в тот месяц, который ожидает бухгалтер.
В 1С большое значение имеют настройки, из которых программа подставляет плановые даты выплаты зарплаты и аванса. Если в настройках стоит одна дата, а фактическая выплата идет другой датой, программа может сначала зарегистрировать одну логику, а после перепроведения документов — другую.
Поэтому полезно проверить настройки зарплаты, где задаются сроки выплаты. В разных конфигурациях это могут быть разделы настроек учета зарплаты и кадров. На практике именно из-за некорректных или устаревших настроек бухгалтер иногда получает неожиданное распределение доходов по месяцам.
Это самый правильный способ проверки. Не ограничивайтесь печатной формой справки. Сначала посмотрите, как доход зарегистрирован в налоговом учете.
Полезно использовать внутренние отчеты по НДФЛ, в которых видно:
дату получения дохода;
код дохода;
сумму дохода;
дату удержания налога;
сумму налога;
документ-основание.
Если такие данные в регистре совпадают со справкой, а с расчетной ведомостью — нет, значит справка, скорее всего, заполнена верно, а расхождение объясняется различием между налоговым учетом и учетом начислений.
Этот шаг особенно важен при подготовке годовой отчетности. Самая частая ситуация — зарплата за декабрь, выплаченная в январе. Бухгалтер ожидает увидеть ее в справке за декабрьский год, но программа переносит ее на следующий год. Это не сбой, а следствие действующих правил по дате получения дохода.
Здесь нужно посмотреть:
какой датой произведена выплата;
когда удержан НДФЛ;
в какой налоговый период попала выплата;
не было ли досрочной выплаты в конце декабря;
не оформлялся ли отдельный документ на межрасчетную выплату.
Если в базе были ручные исправления НДФЛ, корректировки регистров, переносы доходов, сторно документов, перерасчеты прошлых периодов, то сначала нужно восстановить цепочку событий. Иначе можно ошибочно решить, что программа «неправильно» формирует справку, хотя фактически на нее влияет более ранняя корректировка.
Особенно внимательно нужно смотреть документы, связанные с перерасчетом НДФЛ, возвратом налога или исправлением дохода сотрудника.
Теперь разберем вопрос именно в логике СБИС или Saby, поскольку в исходной ситуации справка просматривалась именно там.
Если в СБИС справка формируется по месяцам выплаты, то это соответствует действующему подходу. В сервисной логике прямо используется принцип отражения доходов по месяцам выплаты независимо от месяца начисления. Поэтому сам по себе факт, что в справке доход стоит «не как в расчетной ведомости», еще не является признаком ошибки.
Чтобы корректно проверить данные, полезно сделать следующее:
посмотреть расчетный листок сотрудника и отделить начисления от выплат;
открыть раздел по НДФЛ и проверить, как сервис зарегистрировал доходы по датам;
проверить, проведены ли ведомости на выплату;
убедиться, что платежные документы связаны с ведомостями, если такой порядок используется;
проверить периоды закрытия зарплаты и отсутствие непроведенных изменений.
Если сервис показывает доходы по месяцам выплаты, а итоговые суммы дохода и НДФЛ верные, значит в большинстве случаев справка заполнена правильно.
Когда бухгалтер выдает справку сотруднику, тот иногда тоже задает вопрос: «Почему зарплата за декабрь стоит в январе?» или «Почему месяцы не совпадают с расчетным листком?».
Здесь удобно использовать простое объяснение:
Для зарплатных расчетов доход относится к месяцу, за который человек работал. Для НДФЛ доход относится к дате, когда деньги были выплачены. Поэтому в справке о доходах месяцы могут отличаться от расчетной ведомости.
Такое объяснение обычно снимает основную часть вопросов.
В общем случае нет, вручную исправлять ничего не нужно. Наоборот, ручные правки ради того, чтобы «подогнать» справку под расчетную ведомость по начислению, могут привести к ошибке в налоговой отчетности.
Исправлять данные нужно только тогда, когда обнаружена реальная ошибка:
неверная дата выплаты;
непроведенный документ;
ошибка в настройках сроков выплаты;
неверная квалификация дохода;
ошибка после переноса данных или обновления базы;
ручная корректировка, которая исказила налоговый учет.
Если же справка просто отражает доходы по выплатам, а бухгалтер ожидает старую логику по начислениям, то исправлять ничего не требуется.
Разберем по шагам рабочий алгоритм.
Сначала не сравнивайте справку только с расчетной ведомостью. Это главный источник ложных тревог.
Проверьте документы выплат. Убедитесь, что даты и суммы в них верны.
Сверьте данные с учетом НДФЛ. Посмотрите, в каком месяце доход зарегистрирован именно для налога.
Проверьте переходящие выплаты. Особенно внимательно анализируйте декабрь-январь.
Посмотрите, не было ли ручных корректировок. Иногда именно они ломают привычную картину.
Только после этого делайте вывод об ошибке. Во многих случаях выяснится, что программа заполнила справку правильно.
Рассмотрим подробнее несколько частых вопросов.
Вопрос 1. Почему в справке нет зарплаты за декабрь, хотя она начислена в декабре?
Потому что для НДФЛ важна дата выплаты. Если выплата была уже в январе, то и доход попал в следующий налоговый период.
Вопрос 2. Почему доход по коду 2000 разбит между двумя месяцами?
Потому что выплаты происходили в разные даты, например аванс — в одном месяце, окончательный расчет — в другом.
Вопрос 3. Можно ли сверять справку по строкам с расчетной ведомостью?
Только частично. Для итоговых сумм — да, но для помесячной разбивки после 2023 года этого недостаточно. Нужно обязательно учитывать налоговый учет по датам выплат.
Вопрос 4. Что считать правильным источником проверки?
Правильный источник — данные налогового учета по НДФЛ, а не только начисления зарплаты.
Вопрос 5. Нужно ли запоминать старую логику по последнему числу месяца?
Для современной проверки справки по зарплате — нет. Это уже не тот порядок, на который нужно ориентироваться при анализе текущих отчетов.
При подготовке годовой отчетности полезно придерживаться нескольких правил.
Разделяйте зарплатный и налоговый учет. Не смешивайте начисление и дату получения дохода для НДФЛ.
Всегда анализируйте стык месяцев и года. Именно там чаще всего возникают вопросы по отражению доходов.
Не исправляйте вручную то, что выглядит непривычно, но соответствует правилам.
Проверяйте документы выплат не менее внимательно, чем документы начисления.
При спорной ситуации сверяйте итоговые суммы дохода, исчисленного и удержанного налога.
Подведем итог и сформулируем ответ на вопрос максимально четко.
Если справка о доходах и суммах налога физического лица показывает зарплату по месяцам выплаты, а не по месяцам начисления, то после изменений с 2023 года это, как правило, правильно.
Не нужно ожидать, что современная справка будет помесячно совпадать с расчетной ведомостью по начислению так, как это было раньше. Сейчас для целей НДФЛ по зарплате ориентируемся на дату фактической выплаты дохода. Поэтому доход по коду 2000 и другие связанные суммы могут смещаться между месяцами относительно начисления.
Если при этом:
общая сумма дохода верна;
общая сумма НДФЛ сходится;
даты выплат оформлены корректно;
налоговый учет по НДФЛ подтверждает такую разбивку;
то справка сформирована верно.
Если же есть расхождения в итогах, отсутствуют выплаты, неверно отражены переходящие суммы или обнаружены ошибки в датах документов, тогда уже нужно детально проверять настройки программы, документы выплат и регистры НДФЛ.
Таким образом, в подобной ситуации не нужно ориентироваться на старое правило «код 2000 равен начислению за месяц из расчетной ведомости». Для текущего порядка это уже не универсальный критерий проверки. Правильнее смотреть на налоговый учет дохода по дате выплаты и именно через него анализировать справку.
Информация носит справочный характер