← На главную

Часто бухгалтеры сталкиваются с ситуацией, когда начисленная за декабрь заработная плата не попадает в справку 2-НДФЛ за текущий отчетный год. Давайте разберем, с чем это связано и как правильно анализировать такие данные в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом.

Разбор причин возникновения ситуации

Основная причина, по которой доход за декабрь «исчезает» из справки за 2022 год, кроется в законодательных изменениях, вступивших в силу с 1 января 2023 года. До этого момента действовало правило, согласно которому доходом в виде оплаты труда признавался последний день месяца, за который этот доход был начислен. С 2023 года правила радикально изменились: теперь датой фактического получения дохода в виде оплаты труда считается именно дата фактической выплаты денежных средств.

Если заработная плата или вознаграждение по договору были выплачены в январе 2023 года, то для целей налогового учета НДФЛ этот доход автоматически переходит в налоговый период 2023 года. Следовательно, в справке 2-НДФЛ за 2022 год этот доход отражен не будет, так как фактически выплата произошла в другом налоговом периоде.

Как проанализировать данные в программе 1С

Чтобы убедиться, что программа 1С:Зарплата и Управление Персоналом работает корректно и данные не «потерялись», а просто перенесены, выполним следующие шаги:

1. Воспользуемся отчетом Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. Этот отчет позволяет детально увидеть, в какой момент и к какому периоду программа отнесла доход.
2. Проверим дату выплаты. В отчете обратите внимание на колонки, указывающие на период начисления и дату фактического получения дохода. Если выплата за декабрь произведена в январе, вы увидите, что в колонке «Месяц налогового периода» будет стоять январь 2023 года.
3. Изучим регистр налогового учета. Если вам необходима полная аналитика, обратитесь к отчету Регистр налогового учета (раздел «Налоги»). Просмотрев данные за 2022 и 2023 годы, вы увидите полную картину распределения доходов.

Особенности учета по договорам ГПХ и трудовым договорам

Важно понимать разницу в учете для различных категорий выплат:

Для договоров гражданско-правового характера (ГПХ) правила «дата дохода = дата выплаты» применялись и ранее. Однако с 2023 года это правило стало универсальным и для оплаты труда по трудовым договорам. Если у вас сотрудник переоформлялся или работал по разным типам договоров, важно помнить, что статус сотрудника для программы 1С является ключевым для формирования отчетности. Даже если физическое лицо одно, программа может рассматривать его как разные учетные единицы (сотрудников), но отчетность по НДФЛ всегда консолидируется по физическому лицу.

Как объясниться с сотрудником

Ситуация, когда доход «перепрыгнул» из одного года в другой, часто вызывает вопросы у работников при получении справок. Объяснение должно быть простым и опираться на текущее законодательство:

• Разъясните, что с 2023 года изменился принцип налогового учета: доход признается полученным только в момент его фактической выдачи (на карту или через кассу).
• Подчеркните, что начисленная сумма никуда не исчезла, она просто корректно отражена в налоговом учете 2023 года, согласно требованиям ФНС (письмо ФНС от 9 ноября 2022 г. N БС-4-11/15099@).
• Поясните, что программа ведет учет автоматически в строгом соответствии с законом, и ручное «запихивание» дохода в прошлый год нарушило бы требования налогового законодательства.

Заключение

Рассмотренная ситуация — это не ошибка в работе 1С:Зарплата и Управление Персоналом, а результат адаптации программы к новым правилам исчисления НДФЛ в условиях ЕНП и изменений в Налоговом кодексе РФ. Чтобы избежать путаницы в будущем, рекомендуем всегда проверять даты фактических выплат в Расчетном листке и сверять их с данными в Подробном анализе НДФЛ по сотруднику. Это поможет своевременно обнаружить, к какому налоговому периоду программа относит конкретные начисления.