← На главную
Часто при внедрении системы 1С:Документооборот 3.0 (сокращенно 1С:ДО) возникает специфический запрос от руководства. Руководитель находится в командировке, использует систему как почтовый клиент и получает письма с вложениями напрямую на личную корпоративную почту, минуя службу делопроизводства. Возникает желание: открыть файл вложения прямо из письма, подписать его электронной подписью (ЭП), написать текстовое поручение в теле письма (как рукописную визу) и переслать ответственным сотрудникам без заведения официальной карточки документа.
Давайте проанализируем эту ситуацию с методологической и технической точек зрения, а также подробно разберем штатные механизмы системы, которые позволяют решить задачу грамотно и без лишних доработок (кастомизации) конфигурации.
Разберем бизнес-кейс: подписание напрямую в почте против процессного подхода
Идея подписывать документы электронной подписью прямо в почтовом клиенте и пересылать их дальше нарушает базовые принципы централизованного управления документами. Рассмотрим, почему это так:
- Отсутствие контроля и учета: Если руководитель просто пересылает письмо с вложением, этот файл не регистрируется в системе как официальный документ. Его движение невозможно отследить по стандартным отчетам, а в случае потери письма найти документ будет крайне сложно.
- Разрыв бизнес-процессов: Работа с документами должна вестись по единым правилам. Если каждый пользователь (даже генеральный директор) будет запускать поручения через пересылку писем, система превратится в хаотичный набор сообщений вместо прозрачного конвейера задач.
- Сложности с маршрутизацией: В нормально настроенной корпоративной системе должен быть утвержденный канал поступления документов.
Если пойти на поводу у таких требований, придется вносить серьезные изменения в типовой функционал встроенной почты 1С:ДО, добавляя возможность наложения криптографии на почтовые вложения и автоматической вставки штампов ЭП при пересылке. Это дорого в поддержке при последующих обновлениях.
Типовое решение: использование ввода на основании
Рассмотрим, как правильно решить описанную проблему, оставаясь в рамках типового функционала 1С:Документооборот 3.0.
Если руководитель получает важное вложение на электронную почту (используя встроенный почтовый клиент 1С:ДО), алгоритм действий должен быть следующим:
- Руководитель открывает письмо во встроенной почте.
- Вместо простой пересылки нажимает кнопку «Создать на основании» и выбирает создание карточки документа (например,
ВнутреннийДокумент или ВходящийДокумент).
- Все вложения из письма автоматически прикрепляются к новой карточке документа.
- Далее руководитель запускает документ в стандартную обработку (например, формирует задачу
Исполнение или Ознакомление сотрудникам), при необходимости подписывая карточку и сам файл усиленной электронной подписью.
Таким образом, мы избегаем доработок встроенной почты, а документ попадает в единую базу данных со всеми вытекающими плюсами: контролем сроков, историей версий и прозрачным статусом исполнения.
Развитие функционала задач «Подписание» и «Согласование»
Если вы всё же настраиваете маршруты движения документов, посмотрим на новые возможности задач подписания, которые предлагает версия 3.0:
- Гибкий выбор способа подписания: В настройках действий маршрута теперь можно строго указать, каким образом ожидается подпись. Возможны варианты: на бумаге, простая ЭП (ПЭП — связка логин/пароль) и усиленная квалифицированная ЭП (требует криптопровайдера).
- Усиленная ЭП в задачах согласования: Теперь вы можете требовать наложение усиленной подписи не только в финальной задаче «Подписание», но и на этапах «Согласование» и «Ознакомление». Для этого в настройках маршрута устанавливается специальная галочка «Подписывать усиленной ЭП». Система зафиксирует криптографическую подпись конкретной визы.
- Вытеснение участников: Полезный механизм, который экономит время руководителей. Если директор уже стоит в листе на подписание финального документа, система автоматически исключит его из предварительного этапа согласования, чтобы не дублировать задачи по одному и тому же файлу.
- Пакетное подписание: Если накопилось множество однотипных документов, руководитель может выделить сразу несколько задач и подписать их электронной подписью за одно нажатие.
Вставка штампа электронной подписи во вложения (Сервис 1С:Штамп)
Одной из главных причин, почему пользователи просили доработать почту, было желание видеть визуальную отметку о подписи (штамп) на пересылаемых файлах. В новых релизах 1С:ДО 3.0 (начиная с 3.0.14) появился отдельный мощный сервис 1С:Штамп.
Разберем подробнее его возможности:
- Кроссплатформенность: Сервис позволяет вставлять визуальные штампы ЭП, регистрационные номера и штрихкоды не только на Windows, но и в Linux-окружении, а также при работе через веб-клиент и мобильное приложение.
- Поддержка множества форматов: Штампы успешно накладываются в файлы форматов
doc, docx, pdf, odt, а также — что было долгожданным нововведением — в таблицы xls и xlsx.
- Визуализация простой ЭП: Теперь штамп можно генерировать не только для файлов, подписанных усиленной ЭП (с сертификатом КриптоПро или ViPNet), но и для простой электронной подписи (ПЭП).
- Гибкие координаты расположения: Настройки системы позволяют задавать точные координаты для вставки штампа ЭП в зависимости от вида документа. Это делается для того, чтобы отметка визуально находилась в том же месте, где обычно ставится ручная подпись на бумаге, удовлетворяя требования ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- Автоматический охват вложений: При подписании документа система умеет автоматически включать в подписываемый пакет все прикрепленные к карточке файлы-вложения.
Дополнительные технические возможности ЭП: МЧД и метки времени
Посмотрим на более глубокие криптографические функции, которые повышают юридическую значимость электронного документооборота:
- Штампы времени (Time Stamping): Данный функционал фиксирует точный момент криптографического подписания. Он подтверждает, что в момент наложения ЭП на вложение или письмо сертификат пользователя был действителен. Благодаря этому срок юридической силы документа сохраняется даже после того, как срок самого сертификата ЭП истечет.
- Машиночитаемые доверенности (МЧД): Теперь функционал МЧД полностью интегрирован в
1С:ДО. Доверенности можно генерировать, подписывать, отправлять в распределенный реестр ФНС, отзывать и проверять непосредственно из интерфейса документооборота, без перехода в сторонние сервисы.
Альтернатива доработкам: Согласование в режиме замечаний
Если руководитель категорически не хочет возиться с карточками документов, а хочет работать с текстом как в почте (добавлять «рукописные визы» и комментарии), система предлагает отличную методологическую альтернативу — Согласование в режиме замечаний.
Как это работает на практике:
- Вместо того чтобы скачивать файл из письма, писать ответ и пересылать его по почте, руководитель открывает задачу согласования.
- Прямо во встроенном редакторе он может выделить нужный фрагмент текста (в форматах Word или PDF) и добавить к нему свое замечание или резолюцию-поручение.
- Далее руководитель подписывает усиленной ЭП не сам файл напрямую, а сформированный лист согласования со своими резолюциями.
- Документ автоматически уходит дальше по маршруту исполнителю.
Этот подход полностью решает задачу добавления «рукописных виз», сохраняя при этом порядок в системе 1С:Документооборот и избавляя программистов от необходимости дорабатывать механизмы встроенного почтового клиента.