← На главную

При работе в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда после внесения изменений в штатное расписание — например, переименования должностей или реорганизации структуры — в карточках подразделений внезапно исчезают руководители. В отчетах по штатной расстановке позиции могут выглядеть вакантными, хотя сотрудники фактически продолжают работать. Разберем подробно, почему так происходит, и как исправить ситуацию массово.

Выясняем причину возникновения проблемы

Проанализируем техническую сторону вопроса. В системе 1С связь между конкретным подразделением и должностью его начальника фиксируется в специальном регистре сведений Позиции руководителей подразделений. Проблема «слета» данных чаще всего возникает из-за использования следующего алгоритма действий:

1. В документе «Изменение штатного расписания» старая руководящая позиция закрывается.
2. В этом же документе (или новом) создается новая позиция с аналогичным или измененным названием.

С точки зрения программы, закрытая позиция и созданная новая — это два абсолютно разных объекта с разными внутренними идентификаторами (GUID). Когда мы закрываем старую позицию, связь в справочнике Подразделения разрывается. Программа не может автоматически догадаться, что новая созданная позиция должна занять место старой в иерархии руководства. В результате в карточке подразделения остается ссылка на «битый» или закрытый объект, а поле руководителя становится пустым.

Решение 1: Ручная корректировка регистра сведений

Если подразделений немного, проанализируем самый быстрый способ восстановления связи — прямую правку регистра. Рассмотрим пошагово, как это сделать:

Перейдем в раздел Настройка — Подразделения. Откроем карточку проблемного подразделения. Скорее всего, в поле, отвечающем за позицию руководителя, вы увидите пустоту или ссылку на закрытую позицию. Чтобы исправить это массово или точечно, воспользуемся регистром Позиции руководителей подразделений.

Для доступа к регистру (если он не выведен в интерфейс) нажмем «Сервис и настройки» (три точки или стрелка в правом верхнем углу) — «Функции для технического специалиста». В поиске введем название регистра. В открывшемся списке выберем нужные подразделения и вручную укажем актуальные (новые) позиции штатного расписания. Это позволит восстановить логическую связь в системе, и поле «Руководитель» в справочнике снова станет заполненным.

Решение 2: Проведение кадрового перевода

Важно понимать, что изменение штатного расписания — это только «подготовка полок в шкафу». Представим штатное расписание как библиотеку. Позиции — это полки, а сотрудники — книги. Если вы убрали старую полку и поставили новую, книги (сотрудники) сами на нее не прыгнут, они метафорически «падают на пол». Чтобы сотрудники числились на новых позициях, необходимо оформить кадровые документы.

Разберем, как правильно переместить сотрудников на новые позиции:

1. Создадим документ Кадровый перевод (или Кадровый перевод списком, если руководителей много).
2. В документе выберем сотрудников, чьи позиции были закрыты.
3. В колонке «Позиция» укажем новые, только что созданные позиции штатного расписания.
4. Установим дату перевода, соответствующую дате изменения штатного расписания.

Внимание: Без этого шага сотрудники будут числиться «вне штата» или на закрытых позициях, что приведет к критическим ошибкам в регламентированной отчетности (например, в ЕФС-1 или при заполнении справок о доходах).

Решение 3: Групповое изменение реквизитов

Если в базе данных сотни подразделений и ручная правка регистра нецелесообразна, проанализируем возможность автоматизации процесса через обработку Групповое изменение реквизитов. Этот метод требует осторожности.

Рассмотрим алгоритм работы с обработкой:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных.
2. Выберем объект Подразделения.
3. Настроим отбор по тем подразделениям, где позиции руководителей некорректны.
4. В списке реквизитов найдем поле Позиция руководителя (наименование может незначительно отличаться в зависимости от версии релиза).
5. Установим новое значение. Однако помните: этот способ эффективен только в том случае, если все подразделения можно привести к одной позиции, что в реальности бывает редко. Чаще этот метод используется для очистки ошибочных связей.

Профилактика: Как правильно изменять штатное расписание

Чтобы в будущем не сталкиваться с проблемой «слетевших» руководителей, проанализируем рекомендованную методику внесения изменений в штатное расписание. Методисты 1С советуют избегать схемы «закрыть-открыть» для простого переименования.

Выясним, как сделать правильно:

1. В документе Изменение штатного расписания вместо кнопки «Закрыть позицию» используйте кнопку Изменить позицию.
2. В открывшемся окне редактирования внесите изменения (название, оклад, надбавки).
3. При таком подходе идентификатор (GUID) позиции сохраняется. Все связи с сотрудниками и справочником подразделений остаются активными. Программа автоматически обновит данные во всех связанных регистрах без дополнительных манипуляций.

Если же позиция действительно ликвидируется и создается принципиально новая, всегда соблюдайте хронологическую последовательность: сначала утвердите новые позиции, затем оформите кадровые переводы сотрудников, и только после этого закрывайте старые позиции в штатном расписании.

Проверка корректности после исправлений

После того как вы восстановили связи в регистре Позиции руководителей подразделений и провели кадровые документы, обязательно проверим результат. Сформируем отчет Штатная расстановка (раздел Кадры — Кадровые отчеты). Проконтролируем, чтобы в колонке «Сотрудник» напротив руководящих должностей стояли фамилии, а сами позиции не подсвечивались красным как «сверхштатные» или незанятые. Если отчет формируется корректно и поле «Руководитель» в печатных формах приказов заполняется автоматически — значит, проблема успешно решена.