При переходе на программу 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) многие пользователи сталкиваются с неприятной ситуацией. После переноса данных из старых систем (например, ЗУП 2.5) все кадровые документы, включая приемы на работу, выглядят корректно, а поля должностей заполнены. Однако стоит только включить ведение штатного расписания в настройках программы, как в уже проведенных документах приема на работу поле «Должность» внезапно становится пустым. На первый взгляд это кажется серьезной ошибкой программы или потерей данных.
В этой статье мы подробно разберем технические причины такого поведения системы 1С:ЗУП 3.1, выясним, почему «пропадают» должности, и рассмотрим пошаговые алгоритмы восстановления корректного отображения данных без необходимости повторного переноса или ручного перебивания сотен документов.
Для того чтобы понять логику программы, проанализируем, как меняется структура данных формы кадровых документов в зависимости от настроек системы. В 1С:ЗУП 3.1 поведение реквизитов на формах документов динамически перестраивается:
Должности. Информация хранится в базе в виде прямой ссылки на этот справочник.ШтатноеРасписание. Каждая позиция в этом справочнике представляет собой уникальную связку конкретного подразделения, должности, графика работы, разряда и условий оплаты труда.Когда вы включаете флаг ведения штатного расписания, система переключает отображение поля на форме. Теперь документ ожидает увидеть там ссылку на элемент справочника ШтатноеРасписание. Поскольку перенос данных осуществлялся при отключенном штатном расписании (что является стандартной практикой для «рекомендованного» переноса), в документах приема записаны ссылки на обычные Должности, а поле позиции штатного расписания остается незаполненным. Визуально для пользователя это выглядит так, будто должность просто исчезла из документа.
В чистой базе при вводе документов вручную и последующем включении штатного расписания программа пытается автоматически сгенерировать позиции штатного расписания «на лету» и подставить их в документы. Однако после переноса данных из-за специфики дат, наличия исторических документов («Начальная штатная расстановка») и дублирования информации этот автоматический механизм сопоставления зачастую дает сбой.
---
Если вы только планируете включить штатное расписание и хотите избежать очистки полей в документах приема, рекомендуем выполнить переход по строго определенной методике. Мы разберем этот процесс по шагам.
Шаг 1. Отключение ведения истории изменений на этапе настройки
Перейдем в раздел Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания. Нам необходимо установить флаг «Ведется штатное расписание», но при этом обязательно убедиться, что флаг «Ведется история изменений штатного расписания» временно снят. Работа в «упрощенном» режиме без истории позволит программе автоматически создать позиции в справочнике штатного расписания на основании уже имеющихся в базе кадровых данных сотрудников, не создавая при этом лишних документов утверждения и изменения.
Шаг 2. Анализ и приведение в порядок справочника позиций
После включения «упрощенного» штатного расписания перейдем в раздел Кадры — Штатное расписание. Мы увидим сформированный список позиций. Нам необходимо детально проанализировать его:
Поскольку история изменений отключена, любые корректировки в карточках позиций можно вносить напрямую, и они сразу же вступят в силу.
Шаг 3. Включение истории изменений штатного расписания
Когда справочник полностью выверен и соответствует реальной структуре организации, вернемся в Настройки штатного расписания и установим флаг «Ведется история изменений штатного расписания». Программа предложит создать первый документ УтверждениеШтатногоРасписания. Рекомендуется установить дату этого документа равной дате начала ведения учета в новой информационной базе (или дате самого раннего приема на работу перенесенных сотрудников), чтобы избежать конфликтов при расчете заработной платы в прошлых периодах.
---
Рассмотрим ситуацию, когда штатное расписание уже было включено некорректно, история изменений активна, а в документах приема на работу поля должностей оказались пустыми. Есть три основных пути решения этой проблемы.
Если в процессе включения штатного расписания программа все же создала нужные позиции в справочнике, но связь в документах приема не установилась, мы можем попробовать запустить групповой пересчет данных. Для этого выполним следующие действия:
Если документов приема в базе относительно немного (до 50-100 штук), наиболее надежным и контролируемым решением будет ручное восстановление связей. Мы можем пойти по следующему пути:
Если база данных большая, ручной ввод неэффективен. Мы можем использовать обработку ГрупповоеИзменениеРеквизитов для принудительной подстановки позиций. Нам потребуется сопоставить реквизит ПозицияШтатногоРасписания в документах приема на работу на основании значений подразделений и должностей, которые были в системе до момента включения штатного расписания (их можно временно посмотреть, отключив штатное расписание обратно в настройках, выгрузив список приемов в Excel и затем используя эти данные для сопоставления).
---
После того как мы восстановили должности в кадровых документах (любым из вышеперечисленных способов), мы можем столкнуться с тем, что отчеты по штатному расписанию (например, «Анализ штатного расписания») показывают недостоверную информацию. Ставки могут отображаться как свободные или, наоборот, как избыточно занятые. Это происходит из-за рассинхронизации данных в специализированных регистрах сведений.
Для окончательного исправления ситуации нам необходимо обновить интервальные регистры. Выполним следующие действия:
Эти действия заставят систему полностью пересчитать все кадровые интервалы на основе обновленных документов приема на работу, после чего отчетность начнет формироваться абсолютно корректно.