При работе в конфигурациях 1С:Управление торговлей 11.5 и 1С:ERP Управление предприятием 2.5 пользователи часто сталкиваются со специфическим поведением системы при использовании смешанного варианта взаиморасчетов «Аванс по заказам, долг по накладным». Сценарий выглядит стандартно: клиент оформляет заказ, вносит 100% предоплату, менеджер создает документ отгрузки, но в накладной процент оплаты отображается как 0%, а сам аванс автоматически не зачитывается. В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит, как работает математический алгоритм распределения оплат и что необходимо настроить в системе, чтобы зачет авансов выполнялся полностью автоматически.
Для начала проанализируем, почему этот режим называется смешанным и как его воспринимает система. Когда мы выбираем этот вариант ведения взаиморасчетов, программа разделяет финансовые обязательства на два разных уровня:
Заказ клиента. Все платежные документы (например, Поступление безналичных денежных средств или Приходный кассовый ордер) ссылаются именно на заказ — для этого подойдет обработка автозаполнения аналитики платежей при загрузке выписки.Реализация товаров и услуг. Накладная становится самостоятельным носителем долга.В силу того, что платеж «висит» на заказе, а долг возникает на накладной, системе требуется четкое указание — в какой момент и в каком объеме этот аванс должен быть перенесен на конкретную накладную. Если правила переноса не заданы, программа оставляет аванс на заказе, а накладную проводит как неоплаченную (с постоплатой), из-за чего менеджеры вынуждены делать зачет вручную через команду «Зачет оплаты» в документе отгрузки. Для автоматического устранения расхождений можно использовать обработку для автоматизации зачета авансов.
Выясним причину, почему в одних случаях аванс переносится на накладную автоматически, а в других требует ручного вмешательства. Все дело в настройке Графика оплаты в исходном документе Заказ клиента.
Автоматический перенос аванса с заказа на накладную выполняется только при соблюдении следующих условий:
Если в графике оплаты заказа указан вариант платежа типа «Кредит (после отгрузки)» или график не заполнен вовсе, система считает, что предварительная оплата для этой отгрузки не требовалась. Следовательно, автоматического переноса средств не произойдет, и всю сумму постоплаты по накладной придется зачитывать вручную.
Рассмотрим подробнее, как именно программа вычисляет сумму аванса, которую можно автоматически перенести на накладную при проведении. Программа действует не «вслепую» на всю сумму документа отгрузки, а применяет строгие пропорциональные алгоритмы.
Представим ситуацию: клиент оформил заказ на общую сумму 100 000 рублей. В графике оплаты стоит условие: «Предоплата до отгрузки 100%». Клиент успешно оплатил все 100 000 рублей. Мы оформляем частичную отгрузку по этому заказу — делаем первую накладную на сумму 30 000 рублей. Как поведет себя система?
Программа автоматически зачтет аванс пропорционально доле конкретной накладной в общем объеме заказа по формуле:
Сумма автозачета = Общая сумма аванса по заказу * (Сумма накладной / Общая сумма заказа)
В нашем примере: 100 000 * (30 000 / 100 000) = 30 000 рублей. Накладная будет полностью закрыта авансом в автоматическом режиме при проведении.
Теперь проанализируем другую ситуацию. По графику в заказе на 100 000 рублей требуется предоплата 50% (то есть 50 000 рублей). Однако клиент перечислил только 30 000 рублей. Мы, несмотря на недоплату, решаем отгрузить товар частично и создаем накладную на сумму 40 000 рублей.
Система не перенесет автоматически все 30 000 рублей аванса. Она применит плановый процент предоплаты (50%) к сумме текущей накладной:
Сумма автозачета = Сумма накладной * Плановый % предоплаты по графику
В нашем примере: 40 000 * 50% = 20 000 рублей. Таким образом, автоматически на накладную перенесется только 20 000 рублей (так как этот лимит не превышает фактический остаток оплаты в 30 000 рублей). Оставшиеся 10 000 рублей аванса продолжат числиться за заказом, а накладная окажется оплаченной лишь частично. Остаток придется дозачитывать вручную.
Часто бухгалтеры и менеджеры утверждают, что настроили графики оплаты верно, но автоматический зачет все равно не отображается сразу после проведения накладной. В этом случае необходимо проанализировать глобальные настройки администрирования системы.
В конфигурациях 1С существует два режима ведения взаиморасчетов:
Реализация товаров и услуг, Поступление безналичных ДС) — в этом поможет расширение исправления очередности зачета авансов в 1С:УТ.Если в вашей базе включен офлайн-режим, то автоматический зачет аванса физически не запишется в регистры сразу после проведения накладной. Данные появятся только после того, как запустится регламентное задание «Выполнение отложенных движений по расчетам с клиентами» или будет выполнена процедура «Закрытие месяца». Чтобы зачеты происходили мгновенно, рекомендуем проверить настройки в разделе НСИ и администрирование -> Казначейство и взаиморасчеты и при необходимости переключить режим работы на «Онлайн».
Иногда пользователям приходится прибегать к ручному зачету оплат, и здесь они сталкиваются со следующей проблемой: система выдает ошибку контроля лимитов и требует наличия у пользователя роли «Отклонение от условий оплаты». Выясним, с чем это связано.
Когда в системе включен жесткий контроль дебиторской задолженности (например, в договоре стоит запрет отгрузки при наличии просроченного долга или превышении кредитного лимита), ручной зачет оплаты напрямую влияет на эти показатели. В момент переноса оплаты с одного заказа на другой система осуществляет полный пересчет плановых и фактических остатков долга по всей цепочке документов контрагента.
Если менеджер попытается перенести оплату на «свежую» накладную, оставив при этом старую накладную непогашенной, система зафиксирует появление просроченной задолженности по старому документу. Программа заблокирует проведение этой операции ручного зачета, чтобы не допустить нарушения финансовой дисциплины. Обойти эту блокировку (переведя сообщения из статуса ошибок в статус предупреждений) могут только пользователи, обладающие специальными правами — ролью ОтклонениеОтУсловийОплаты.
Смешанный режим взаиморасчетов таит в себе еще одну важную техническую особенность, о которой нужно помнить при долгосрочном планировании продаж. Рассмотрим ситуацию, когда заказ клиента был полностью оплачен авансом, но в силу каких-то обстоятельств сделка сорвалась, отгрузка произошла лишь частично, а оставшиеся позиции в заказе были отменены (установлен флаг «Отменено» в строках).
В этом случае неиспользованный остаток денежных средств «мертво» зависает на объекте расчетов Заказ клиента. Поскольку этот заказ теперь закрыт для отгрузки, система никогда не перераспределит этот аванс автоматически на другие заказы или новые накладные данного контрагента.
Для решения этой проблемы бухгалтеру необходимо периодически проводить инвентаризацию расчетов (поможет инструмент массового создания и рассылки актов сверки) и переносить подобные зависшие суммы вручную с помощью специального документа ВзаимозачетЗадолженности с типом операции «Перенос аванса клиента», где в качестве источника будет указан закрытый заказ, а в качестве приемника — новый заказ или договор контрагента.
Подводя итоги, сформируем четкий план действий, который позволит вам полностью автоматизировать зачет авансов при схеме «Аванс по заказам, долг по накладным»:
Заказ клиента заполняйте вкладку «Правила оплаты». На ней обязательно должен присутствовать хотя бы один этап с вариантом оплаты «Аванс (до обеспечения)» или «Предоплата (до отгрузки)».Соблюдение этих правил позволит вам минимизировать ручной труд менеджеров по продажам и гарантирует корректное и своевременное отражение взаиморасчетов в вашей базе данных.