Рассмотрим ситуацию, которая часто возникает у ИП на ОСНО в оптовой торговле, особенно при работе по государственным контрактам. Предприниматель закупает товар под конкретную поставку, заранее оплачивает его поставщику, затем получает товар, отгружает его покупателю, выставляет УПД, а оплату от заказчика получает через месяц или два. Вопрос возникает на стыке кассового метода, профессионального налогового вычета по НДФЛ и товарного учета: можно ли при расчете авансового платежа по НДФЛ за 1 квартал уменьшить доходы на сумму предоплаты поставщику, если товар на конец квартала еще не получен?
Короткий вывод: нет, такую предоплату не включайте в расходы при расчете аванса по НДФЛ за 1 квартал. Для ИП на ОСНО сама по себе оплата поставщику еще не означает, что расход можно включить в профессиональный налоговый вычет. Если товар не получен, не оприходован, не реализован и по нему не получен доход от покупателя, то для НДФЛ это не расход, уменьшающий налоговую базу, а выданный аванс поставщику.
Разберем подробнее, почему так происходит, какие условия должны выполниться для признания расходов, как действовать при отгрузке без оплаты и как проверить отражение операции в 1С.
Проанализируем цепочку операций по шагам. ИП на ОСНО занимается оптовой торговлей. Товар закупается под государственные контракты. Обычно схема выглядит так:
ИП оплачивает товар поставщику, иногда авансом.
Поставщик отгружает товар ИП и передает первичные документы: УПД, товарную накладную или иной документ поставки.
ИП отгружает товар заказчику по государственному контракту и выставляет УПД в момент отгрузки.
Заказчик оплачивает поставку позже: через месяц, два месяца или в иной срок по контракту.
В рассматриваемом случае на конец 1 квартала выполнено только одно действие: ИП оплатил поставщику аванс за товар. Но товар поставщиком еще не отгружен, УПД от поставщика еще нет, товар на склад ИП не поступил, покупателю он в 1 квартале не реализован и доход от покупателя по этой партии не получен.
Значит, при расчете авансового платежа по НДФЛ за 1 квартал эту сумму не включайте в профессиональный налоговый вычет. Отразите ее как аванс поставщику и перенесите налоговое признание расхода на более поздний период, когда появится связь с полученным доходом от реализации.
Посмотрим на логику НДФЛ у ИП на ОСНО. Индивидуальный предприниматель на общей системе налогообложения рассчитывает НДФЛ не как организация рассчитывает налог на прибыль, но состав профессиональных расходов определяется по правилам, близким к правилам главы 25 НК РФ. При этом для ИП важны положения статьи 221 НК РФ о профессиональном налоговом вычете и статьи 227 НК РФ об авансовых платежах.
Профессиональный налоговый вычет по НДФЛ — это не любые платежи, которые предприниматель перечислил с расчетного счета. Это фактически произведенные, документально подтвержденные и непосредственно связанные с получением предпринимательского дохода расходы.
Разберем каждое условие отдельно:
Расход должен быть фактически произведен. В рассматриваемой ситуации это условие частично выполнено: деньги поставщику перечислены.
Расход должен быть документально подтвержден. Одного платежного поручения недостаточно для подтверждения стоимости товара как расхода на приобретение реализованного товара. Платежное поручение подтверждает перечисление денег, но не подтверждает получение товара, его стоимость как принятого к учету актива и дальнейшую связь с реализацией.
Расход должен быть связан с получением дохода. Вот это ключевой момент. Если товар еще не получен и не реализован, доход от него еще не извлечен. Поэтому предоплата поставщику пока не уменьшает налоговую базу по НДФЛ.
Для товарных расходов связь с доходом особенно важна. Стоимость товаров для перепродажи обычно включается в профессиональный вычет не в момент предоплаты поставщику, а тогда, когда товар реализован и по этой реализации получен доход. Иными словами, расход должен «встретиться» с доходом, ради которого он был понесен.
Не смешивайте два разных понятия: платеж поставщику и расход для целей НДФЛ. В бухгалтерском и управленческом смысле деньги уже ушли из бизнеса. Но для расчета НДФЛ это еще не обязательно расход, уменьшающий налоговую базу.
Если ИП перечислил поставщику 1 000 000 рублей 28 марта, а товар получил только 5 апреля, то на 31 марта у ИП есть не товарный расход, а аванс поставщику. Такой аванс показывает, что у предпринимателя возникло право требовать поставку товара или возврат денег. Но пока нет самого товара, нет его реализации и нет дохода, профессиональный вычет по НДФЛ не возникает.
Поэтому при расчете авансового платежа по НДФЛ за 1 квартал не включайте в расходы сумму аванса, перечисленного поставщику за товар, который на конец квартала не получен.
Для расходов на приобретение товаров для перепродажи применяйте последовательный контроль условий. Рассмотрим его как практический алгоритм.
Проверьте оплату поставщику. Убедитесь, что товар действительно оплачен полностью или частично. Подтверждающими документами будут платежное поручение, банковская выписка, кассовые документы, акт зачета или иной документ прекращения обязательства.
Проверьте поступление товара. Должен быть документ поставщика: УПД, товарная накладная, акт, счет-фактура или иной первичный документ. Товар должен быть принят к учету как товар для перепродажи.
Проверьте реализацию товара покупателю. Должна быть отгрузка покупателю и первичный документ реализации: УПД, товарная накладная, акт приема-передачи, документ исполнения государственного контракта.
Проверьте получение дохода от покупателя. Для НДФЛ у ИП на ОСНО принципиально важно фактическое получение дохода. Если покупатель товар принял, но деньги еще не перечислил, налоговый доход по этой оплате еще не возник.
Сопоставьте расход с доходом. В профессиональный вычет включайте стоимость именно тех товаров, по которым получен доход от реализации. Если оплата от покупателя получена частично, применяйте осторожный подход и распределяйте стоимость товара пропорционально полученному доходу либо по документально обоснованной методике, закрепленной в учетном порядке предпринимателя.
Итоговый безопасный подход такой: стоимость товара включайте в профессиональный вычет не раньше периода, в котором товар получен, оплачен поставщику, реализован покупателю и по нему получена оплата от покупателя.
Посмотрим на ситуацию из вопроса. ИП оплатил товар в 1 квартале, а поставщик отгрузил его только в начале апреля. Для 1 квартала расхода по НДФЛ нет. В апреле появляется следующий этап: товар получен и документально подтвержден УПД поставщика.
Но даже после получения товара в апреле не спешите автоматически включать его стоимость в расходы для НДФЛ. Получение товара — это необходимое условие, но не всегда достаточное. Если товар лежит на складе и еще не реализован покупателю, он остается товарным остатком. Стоимость нереализованного товара не должна уменьшать НДФЛ как профессиональный вычет.
Далее возможны варианты:
Товар получен в апреле и реализован покупателю в апреле, а покупатель оплатил в мае. В апреле для НДФЛ еще нет дохода, если оплата от покупателя не поступила. Расход по стоимости товара безопаснее признать в мае, когда поступила оплата от покупателя.
Товар получен в апреле, реализован в апреле и оплачен покупателем в апреле. Тогда в расчете авансового платежа за полугодие можно учесть доход от покупателя и профессиональный вычет по стоимости реализованного товара, если есть документы и оплата поставщику.
Товар получен в апреле, но реализован только в июле. Тогда стоимость товара не уменьшает аванс за полугодие, если до 30 июня не было реализации и оплаты от покупателя по этой партии.
Товар получен и реализован, но покупатель оплатил только часть суммы. В этом случае проанализируйте частичную оплату. Безопаснее признавать расход в части, соответствующей полученному доходу, чтобы не уменьшать налоговую базу расходами, по которым доход еще не поступил.
Таким образом, мартовская предоплата поставщику может стать расходом не в 1 квартале, а позднее: когда будет выполнена вся цепочка условий. Для аванса по НДФЛ за 1 квартал эту сумму не используйте.
Отдельно разберем распространенное заблуждение. ИП отгружает товар покупателю и выставляет УПД в момент отгрузки. Кажется, что раз УПД выставлен, то реализация состоялась, а значит можно признать и доход, и расход. Для НДФЛ у ИП на ОСНО это не совсем так.
УПД подтверждает факт отгрузки, передачу товара, исполнение обязательства перед покупателем и может иметь значение для НДС и договорных отношений. Но для расчета НДФЛ предприниматель ориентируется на фактически полученные доходы. Если покупатель по государственному контракту оплатит товар только через месяц или два, то доход для НДФЛ возникнет в периоде поступления денег.
Поэтому не приравнивайте дату УПД покупателю к дате получения дохода по НДФЛ. При отгрузке в марте и оплате в мае доход для НДФЛ возникает в мае. Соответственно, расходы на приобретение этой партии товара безопасно включайте в профессиональный вычет также в мае или в расчете за период, включающий май.
Это особенно важно для оптовой торговли и государственных контрактов, где между отгрузкой и оплатой часто есть временной разрыв. Для НДС дата отгрузки может иметь самостоятельное значение, а для НДФЛ ключевым остается фактическое поступление дохода.
Посмотрим на пример с цифрами.
28 марта ИП перечислил поставщику аванс за товар — 1 000 000 рублей.
5 апреля поставщик отгрузил товар ИП и передал УПД.
10 апреля ИП отгрузил товар государственному заказчику и выставил УПД на 1 400 000 рублей.
20 мая заказчик перечислил оплату — 1 400 000 рублей.
Разберем налоговый результат по периодам.
За 1 квартал не включайте 1 000 000 рублей в профессиональный вычет по НДФЛ. На 31 марта товар еще не получен, не реализован и доход от покупателя не поступил. Перечисленная сумма является авансом поставщику.
За полугодие учтите доход 1 400 000 рублей, потому что деньги поступили в мае. Одновременно можно рассмотреть включение в профессиональный вычет стоимости товара 1 000 000 рублей, так как товар уже оплачен поставщику, получен, реализован и принес доход.
Налоговая база по этой операции для НДФЛ при упрощенном расчете составит 400 000 рублей без учета иных расходов, вычетов и особенностей ставок. Рассчитывайте НДФЛ нарастающим итогом с начала года и уменьшайте сумму к уплате на ранее исчисленные авансовые платежи.
Теперь рассмотрим ситуацию, которая характерна для работы по государственным контрактам.
Поставщик отгрузил товар ИП в феврале.
ИП оплатил товар поставщику в феврале.
ИП отгрузил товар заказчику 25 марта и выставил УПД.
Заказчик оплатил товар 15 апреля.
На первый взгляд кажется, что расход можно признать уже в 1 квартале: товар получен, поставщику оплачен, покупателю отгружен. Но для НДФЛ остается незавершенным ключевой элемент — доход от покупателя в 1 квартале не получен.
В расчете аванса по НДФЛ за 1 квартал стоимость такого товара не включайте в профессиональный вычет, если оплата от покупателя поступила только в апреле. Учитывайте доход и связанный с ним товарный расход при расчете аванса за полугодие.
Такой подход снижает риск спора с налоговым органом, потому что доход и расход отражаются в одном периоде с точки зрения фактического поступления денег от покупателя.
Разберем более сложный случай. ИП закупил товар за 1 000 000 рублей, отгрузил его покупателю за 1 500 000 рублей, но покупатель перечислил в отчетном периоде только 600 000 рублей. Остальная оплата поступит позже.
Здесь возникает вопрос: можно ли сразу учесть всю себестоимость товара 1 000 000 рублей? Осторожный подход — не включайте всю стоимость сразу, если доход получен только частично. Сопоставьте расход с фактически полученным доходом.
Например, если покупатель оплатил 40% цены контракта, то безопаснее признать в профессиональном вычете 40% стоимости соответствующей партии товара. В нашем примере это 400 000 рублей. Остальные 600 000 рублей стоимости товара признайте позднее, по мере получения оставшейся оплаты от покупателя.
Такой способ особенно полезен, если государственный заказчик платит этапами или частями. Закрепите выбранный порядок распределения расходов во внутреннем учетном регламенте ИП, чтобы расчеты были последовательными и объяснимыми.
Рассмотрим общий порядок. Авансовые платежи по НДФЛ ИП на ОСНО рассчитывает по итогам 1 квартала, полугодия и 9 месяцев. Расчет выполняйте нарастающим итогом с начала года.
Для 1 квартала используйте такую логику:
Соберите все фактически полученные доходы с 1 января по 31 марта.
Исключите суммы, которые не являются доходом для НДФЛ, если такие есть.
Определите профессиональные налоговые вычеты, которые можно признать в этом же периоде.
Не включайте в профессиональные вычеты авансы поставщикам за товар, который не получен, не реализован или не оплачен покупателем.
Учтите стандартные налоговые вычеты, если предприниматель имеет на них право.
Рассчитайте налоговую базу.
Примените действующую ставку НДФЛ с учетом прогрессивной шкалы.
Подайте уведомление об исчисленном авансовом платеже и перечислите сумму в составе единого налогового платежа в установленные сроки.
Схематично расчет можно описать так:
Авансовый платеж за 1 квартал = налог с базы за январь — март.
База за 1 квартал = фактически полученные доходы за январь — март минус профессиональные вычеты, которые можно признать за январь — март, минус применимые стандартные вычеты.
Если в 1 квартале ИП не получил оплату от покупателей по конкретной партии товара, но перечислил поставщику аванс за эту партию, не уменьшайте базу на этот аванс. Если доходы в 1 квартале были по другим партиям, учитывайте расходы только по тем товарам и затратам, которые связаны именно с полученными доходами и отвечают условиям признания.
Проанализируем еще один важный момент. В оптовой торговле расходы на товар часто не ограничиваются ценой поставщика. Возникают транспортные расходы, погрузка, разгрузка, хранение, экспедирование, страхование груза, комиссии площадок, банковские комиссии по гарантиям и иные затраты.
Если расход непосредственно связан с приобретением и реализацией конкретной партии товара, применяйте тот же принцип сопоставления с доходом. Например, если транспортная компания доставила товар, который закуплен под конкретный государственный контракт, то стоимость доставки логически связана с реализацией этой партии. Такой расход безопаснее включать в профессиональный вычет не раньше признания дохода по этой поставке.
Если же расход является общехозяйственным и не привязан к конкретной партии товара, анализируйте его отдельно. Например, банковская комиссия за ведение расчетного счета, аренда офиса, услуги связи, бухгалтерское обслуживание, зарплата административного персонала могут признаваться по другим правилам, если они оплачены, документально подтверждены, экономически обоснованы и связаны с предпринимательской деятельностью. Но даже по таким расходам сохраняйте документы и не включайте личные расходы предпринимателя в профессиональный вычет.
Главное правило: товарные расходы и расходы, прямо связанные с реализацией конкретного товара, не признавайте раньше дохода от этого товара.
Теперь посмотрим, как практически контролировать такую операцию в 1С. Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и версии программы, но логика учета остается одинаковой.
Для предоплаты поставщику используйте документ Списание с расчетного счета с видом операции оплаты поставщику. В учете такая операция должна отражать аванс выданный, а не списание стоимости товара в расходы по НДФЛ. Проверяйте договор, контрагента, ставку НДС, назначение платежа и корректность зачета аванса.
Когда поставщик отгрузит товар, введите документ Поступление (акты, накладные, УПД). В нем отразите номенклатуру, количество, цену, счет учета товаров, ставку НДС и реквизиты первичного документа. После проведения поступления товар появляется в учете, но это еще не означает автоматическое право на профессиональный вычет по НДФЛ, если товар еще не реализован и не оплачен покупателем.
Когда ИП отгружает товар заказчику, оформите документ Реализация (акты, накладные, УПД). Этот документ подтверждает передачу товара покупателю и формирует реализацию. Но для НДФЛ дополнительно проверяйте документ оплаты от покупателя.
Когда заказчик перечисляет деньги, отразите документ Поступление на расчетный счет. Именно поступление оплаты является ключевым событием для дохода по НДФЛ у ИП на ОСНО.
После этого сформируйте и проверьте отчет Книга учета доходов и расходов ИП. В нем проанализируйте, какие доходы и расходы попали в расчет налоговой базы. Если в 1 квартале программа включила в расходы предоплату поставщику за товар, который еще не получен, разберитесь с настройками учета и документами. Такая сумма не должна уменьшать авансовый платеж по НДФЛ за 1 квартал.
Дополнительно проверьте обороты по расчетам с поставщиком. Предоплата до поступления товара обычно отражается как аванс выданный. После поступления товара программа должна выполнить зачет аванса. Но сам зачет аванса не равен признанию профессионального расхода для НДФЛ. Расход должен быть связан с реализованным товаром и полученным доходом.
Рассмотрим практический набор объектов и отчетов 1С, которые обычно помогают найти ошибку.
Списание с расчетного счета — проверьте оплату поставщику и убедитесь, что это именно аванс, если товара на дату оплаты еще нет.
Поступление (акты, накладные, УПД) — проверьте дату фактического поступления товара и первичные документы поставщика.
Реализация (акты, накладные, УПД) — проверьте дату отгрузки товара покупателю и состав реализованной номенклатуры.
Поступление на расчетный счет — проверьте дату получения оплаты от заказчика и договор, по которому она поступила.
Книга учета доходов и расходов ИП — проверьте, какие суммы попали в доходы и расходы для НДФЛ.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету — используйте для проверки расчетов с поставщиками, покупателями и остатков товаров.
Карточка счета — откройте детализацию по конкретному поставщику, покупателю, договору или партии товара.
Анализ субконто — применяйте для сверки расчетов по контрагентам, договорам и номенклатуре.
Если учет ведется в типовой конфигурации, не исправляйте налоговый результат ручными операциями без анализа причины. Сначала проверьте даты документов, договоры, аналитику расчетов, настройку системы налогообложения, заполнение номенклатуры и корректность зачета авансов. Часто ошибка возникает не из-за налоговой нормы, а из-за того, что документы оформлены не в той последовательности или оплата ошибочно зачтена не по тому договору.
Перед расчетом авансового платежа за 1 квартал используйте контрольный список. Он поможет отделить реальные профессиональные вычеты от авансов, товарных остатков и будущих расходов.
Сформируйте список оплат поставщикам за 1 квартал.
Отдельно выделите платежи, по которым товар на 31 марта еще не поступил.
Не включайте такие платежи в профессиональный вычет по НДФЛ за 1 квартал.
По товарам, которые поступили до 31 марта, проверьте, были ли они реализованы покупателю.
По реализованным товарам проверьте, поступила ли оплата от покупателя до 31 марта.
Если покупатель не оплатил товар до 31 марта, не включайте стоимость этой партии в расходы за 1 квартал.
Если покупатель оплатил товар частично, рассчитайте расход, связанный с оплаченной частью реализации.
Проверьте наличие первичных документов: договоров, счетов, УПД, накладных, платежных документов, актов сверки.
Сверьте расчет с данными Книга учета доходов и расходов ИП.
Отдельно проверьте НДС, потому что правила НДС и НДФЛ по датам признания отличаются.
Такой контроль особенно важен в конце квартала, когда есть крупные предоплаты поставщикам под будущие государственные контракты. Денежный поток может быть отрицательным, но налоговая база по НДФЛ не всегда уменьшается синхронно с платежами поставщикам.
Проанализируем экономическую сторону. С точки зрения предпринимателя ситуация выглядит невыгодно: деньги поставщику уже перечислены, товар закупается под конкретный контракт, а уменьшить аванс по НДФЛ пока нельзя. Возникает кассовый разрыв: денег в бизнесе стало меньше, а налоговый расход еще не признается.
Но налоговый учет по НДФЛ не всегда совпадает с движением денег по расчетному счету. Для профессионального вычета важна не только оплата, но и связь с доходом. Пока доход от покупателя не получен, налоговый орган может считать, что расход еще не уменьшает налоговую базу.
Особенно осторожно действуйте с крупными суммами предоплат. Если включить аванс поставщику в расходы за 1 квартал, а товар будет получен и реализован только во 2 квартале, налоговая инспекция при проверке может исключить сумму из профессионального вычета. Тогда возникнут недоимка по авансовому платежу, пени и риск спора.
Поэтому для безопасного налогового учета не признавайте расход раньше, чем появится полученный доход от реализации соответствующего товара.
Рассмотрим еще одну практическую ситуацию. В 1 квартале ИП получил оплату от заказчиков, но эта оплата относится к товарам, отгруженным ранее. Одновременно в марте ИП перечислил аванс поставщику за новую партию, которая поступит только в апреле.
В таком случае не смешивайте разные партии товаров. Доходы 1 квартала можно уменьшать профессиональными вычетами по тем товарам и затратам, которые связаны именно с этими полученными доходами. Аванс за новую партию, которая еще не поступила и не принесла доход, не должен уменьшать налоговую базу по уже полученным оплатам от других покупателей.
Организуйте учет так, чтобы можно было проследить связь:
какой товар закуплен;
у какого поставщика;
по какому договору;
когда товар поступил;
какому покупателю он отгружен;
когда поступила оплата от покупателя;
какая часть закупочной стоимости относится к полученному доходу.
Для оптовой торговли под госконтракты желательно вести аналитику по контрактам, спецификациям, партиям или заказам. Даже если программа не требует такой детализации формально, она помогает доказать связь расходов с доходами.
Отдельно посмотрим на НДС, потому что его часто путают с НДФЛ. ИП на ОСНО, как правило, является плательщиком НДС. При перечислении аванса поставщику у покупателя может возникать право на вычет НДС с аванса при выполнении условий: есть счет-фактура на аванс от поставщика, есть платежные документы, договор предусматривает аванс, а товары приобретаются для операций, облагаемых НДС.
Но это правило относится к НДС, а не к профессиональному вычету по НДФЛ. НДС с аванса и расход по НДФЛ — разные налоговые механизмы.
Не делайте вывод, что если НДС с аванса можно принять к вычету, то и сумму аванса можно включить в расходы по НДФЛ. Для НДФЛ аванс поставщику за неполученный товар не является расходом, уменьшающим налоговую базу.
Когда товар поступит, НДС с аванса обычно восстанавливают, а НДС по поступившему товару принимают к вычету на основании счета-фактуры или УПД поставщика при выполнении условий для вычета. Но стоимость товара для НДФЛ все равно анализируйте через реализацию и получение дохода от покупателя.
Рассмотрим альтернативу, которую иногда вспоминают ИП на ОСНО. Если предприниматель не может документально подтвердить расходы, статья 221 НК РФ допускает профессиональный вычет в размере 20% от общей суммы доходов от предпринимательской деятельности. Но этот вариант не является способом временно признать аванс поставщику.
Во-первых, 20% считаются от дохода. Если в 1 квартале по спорной поставке доход от покупателя не получен, база для такого вычета по этой поставке не возникает.
Во-вторых, фактические документально подтвержденные расходы и нормативный вычет 20% нельзя применять одновременно к одной и той же налоговой базе как способ выбрать «что выгоднее» по отдельным операциям. Подход должен быть последовательным и обоснованным.
В-третьих, в ситуации из вопроса расходы в принципе документально подтверждаемы: будет договор, платеж, УПД поставщика, документы реализации. Проблема не в отсутствии документов, а в моменте признания расхода. Поэтому нормативный вычет 20% не решает вопрос с мартовской предоплатой за товар, полученный в апреле.
Используйте 20% только как отдельный налоговый вариант, когда фактические расходы невозможно подтвердить документально. Для оптовой торговли с крупными закупками такой вариант часто экономически невыгоден, потому что реальная себестоимость товаров обычно существенно выше 20% от выручки.
Разберем, как укрепить позицию предпринимателя документально. Хотя ИП не обязан вести бухгалтерский учет в том же объеме, что организация, для налогового учета ему важно иметь понятный порядок отражения доходов и расходов.
Закрепите для себя внутренние правила:
Доходы по НДФЛ признавайте по дате фактического поступления денег от покупателей или иному способу погашения задолженности.
Предоплаты поставщикам отражайте отдельно как авансы, а не как расходы для НДФЛ.
Стоимость товаров включайте в профессиональный вычет после выполнения условий: оплата поставщику, поступление товара, реализация покупателю, получение дохода от покупателя.
При частичной оплате от покупателя распределяйте себестоимость пропорционально полученной оплате или по иной экономически обоснованной методике.
Расходы, прямо связанные с конкретной поставкой, признавайте вместе с доходом по этой поставке.
Общехозяйственные расходы анализируйте отдельно и признавайте при наличии оплаты, документов и связи с предпринимательской деятельностью.
По каждому крупному государственному контракту храните комплект документов: контракт, спецификацию, документы закупки, документы поставщика, документы отгрузки заказчику, платежные документы, акты сверки.
Такой порядок поможет не только правильно рассчитать авансовые платежи, но и быстро объяснить налоговой инспекции, почему конкретная сумма попала или не попала в профессиональный вычет.
Посмотрим на типичные ошибки, которые приводят к завышению расходов по НДФЛ.
Включают в расходы все оплаты поставщикам. Это неверно для товаров, которые еще не получены, не реализованы или не оплачены покупателями.
Ориентируются только на дату УПД покупателю. Для НДФЛ важна дата фактического получения дохода, а не только дата отгрузки.
Не разделяют НДС и НДФЛ. Вычет НДС с аванса поставщику не означает признание расхода по НДФЛ.
Не ведут аналитику по партиям и контрактам. Без аналитики сложно доказать, какой расход связан с каким доходом.
Признают всю себестоимость при частичной оплате покупателя. При частичной оплате безопаснее признавать расход пропорционально полученному доходу.
Исправляют данные в 1С ручными операциями без понимания причины. Это может привести к расхождениям между регистрами, отчетами и первичными документами.
Считают кассовый метод слишком буквально. Кассовый метод означает, что важна оплата, но для товарных расходов одной оплаты поставщику недостаточно: нужна связь с реализованным товаром и полученным доходом.
Если обнаружили одну из этих ошибок, пересчитайте авансовый платеж, уточните налоговый учет и проверьте, не нужно ли подать корректное уведомление или доплатить сумму налога и пени.
Теперь сформулируем решение для исходной ситуации максимально прикладно.
ИП на ОСНО оплатил товар поставщику в 1 квартале, но поставщик отгрузил товар только в начале апреля. При расчете авансового платежа по НДФЛ за 1 квартал действуйте так:
Не включайте сумму предоплаты поставщику в профессиональный вычет за 1 квартал. На конец квартала товар еще не получен, поэтому это аванс, а не расход на реализованный товар.
Отразите оплату поставщику как аванс выданный. В 1С проверьте документ Списание с расчетного счета и аналитику расчетов с поставщиком.
После поступления товара в апреле оформите документ поступления. Используйте Поступление (акты, накладные, УПД) и проверьте зачет аванса.
После отгрузки заказчику оформите реализацию. Используйте Реализация (акты, накладные, УПД), но не признавайте доход по НДФЛ только на основании отгрузки, если оплаты еще нет.
После поступления оплаты от заказчика признайте доход для НДФЛ. Отразите Поступление на расчетный счет.
Включите стоимость товара в профессиональный вычет в том периоде, когда по этой поставке получен доход. Для рассматриваемой ситуации это будет уже не 1 квартал, а полугодие или 9 месяцев, в зависимости от даты оплаты заказчиком.
Проверьте отчет Книга учета доходов и расходов ИП. Убедитесь, что расход не попал в 1 квартал преждевременно.
Если в 1 квартале были другие доходы от покупателей, рассчитывайте аванс по ним отдельно. Не уменьшайте эти доходы на предоплату поставщику по товару, который поступит и будет реализован только во 2 квартале.
Сформулируем итог. При расчете авансового платежа по НДФЛ за 1 квартал ИП на ОСНО не должен учитывать в расходах сумму, фактически перечисленную поставщику авансом, если товар на конец 1 квартала еще не отгружен поставщиком предпринимателю. Такая сумма пока не является профессиональным налоговым вычетом, потому что нет полученного товара, нет реализации этой партии и нет дохода от покупателя.
Даже если товар будет получен в начале апреля, сам факт поступления товара еще не всегда дает право сразу уменьшить НДФЛ. Для товарных расходов безопасно дождаться реализации и фактического получения оплаты от покупателя. Только после этого стоимость товара, оплаченного поставщику и подтвержденного первичными документами, можно включать в профессиональный вычет в расчете авансового платежа за соответствующий отчетный период.
Практическое правило для ИП на ОСНО в оптовой торговле: аванс поставщику — не расход по НДФЛ; товар на складе — еще не расход по НДФЛ; отгрузка без оплаты — еще не доход по НДФЛ; расход по товару признавайте вместе с полученным доходом от его реализации.
Информация носит справочный характер