Рассмотрим ситуацию: организации или ИП нужно оформить дополнительные соглашения, которые относятся к отношениям сторон с января 2020 года, но фактически подписать документы планируется только сейчас, в 2026 году. Возникает практический вопрос: можно ли подписать такие документы через ЭДО или обязательно оформлять их на бумаге?
Разберем проблему по шагам. Важно отделить две разные вещи: дату фактического подписания документа и дату, с которой стороны хотят распространить действие условий дополнительного соглашения. Это разные юридические элементы, и именно из-за их смешения часто возникает путаница.
Да, дополнительное соглашение можно подписать через ЭДО в 2026 году, даже если его условия должны применяться к отношениям сторон с января 2020 года. Но в документе нужно корректно прописать специальную оговорку: стороны договорились, что положения дополнительного соглашения применяются к отношениям, возникшим с конкретной даты в прошлом.
При этом не нужно пытаться «задним числом» имитировать электронное подписание в 2020 году. В ЭДО будет зафиксирована фактическая дата подписания электронной подписью — например, 2026 год. Это нормально, если сам текст соглашения прямо объясняет, что его условия распространяются на отношения сторон, возникшие ранее.
Ключевая формулировка для документа может быть такой:
«Стороны договорились, что условия настоящего дополнительного соглашения применяются к отношениям сторон, возникшим с 01 января 2020 года».
Именно такая оговорка позволяет законно связать документ, подписанный сейчас, с прошлыми отношениями сторон.
Рассмотрим подробнее. Электронный документооборот сам по себе не запрещает подписывать документы, относящиеся к прошлым периодам. ЭДО — это способ обмена и подписания документов, а не ограничение по дате хозяйственной операции или договоренности сторон.
Если стороны используют электронный документооборот, имеют действующие электронные подписи и согласовали обмен электронными документами, то дополнительное соглашение можно подписать в электронном виде. Такой документ будет иметь юридическую силу, если он подписан надлежащей электронной подписью.
В большинстве хозяйственных ситуаций для подписания договоров, дополнительных соглашений, актов, универсальных передаточных документов и иных юридически значимых документов применяется усиленная квалифицированная электронная подпись. Документ, подписанный такой подписью, признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью, если закон не требует исключительно бумажную форму.
Для обычного дополнительного соглашения к договору поставки, оказания услуг, аренды, подряда или иному гражданско-правовому договору, как правило, нет требования оформлять документ только на бумаге. Поэтому электронная форма допустима.
Главное правило: если бумажное дополнительное соглашение можно было бы подписать сегодня, то при наличии корректного ЭДО его можно подписать и электронно.
Теперь разберем юридическую основу. По общему правилу договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Но стороны могут предусмотреть, что условия заключенного договора или дополнительного соглашения применяются к отношениям, которые возникли до его подписания.
Именно это правило позволяет подписать дополнительное соглашение в 2026 году и указать, что его положения применяются к отношениям сторон с января 2020 года.
На практике это называют ретроактивным действием условий договора. В деловой переписке также используют выражения: «распространить действие соглашения на прошлый период», «применить условия к ранее возникшим отношениям», «установить действие условий с более ранней даты».
Рассмотрим пример. Стороны с 2020 года фактически работали по определенным условиям: применяли определенную цену, порядок расчетов, объем услуг, условия поставки или порядок обмена документами. Но дополнительное соглашение вовремя не оформили. В 2026 году стороны хотят привести документы в порядок. В такой ситуации они могут подписать соглашение сейчас и указать, что оно регулирует отношения с 01.01.2020.
Важно: такая оговорка работает, если она не нарушает закон, не противоречит существу отношений и соответствует реальной воле сторон.
Проанализируем важный практический риск. Иногда бухгалтерия или юристы хотят оформить документ так, как будто он был подписан в январе 2020 года. В бумажном документообороте это тоже рискованная практика, а в ЭДО она особенно заметна.
В электронном документообороте сохраняются технические сведения: дата отправки, дата получения, дата подписания, сведения о сертификате электронной подписи, идентификаторы электронного документа и служебные квитанции оператора. Поэтому если документ фактически подписан в 2026 году, следы ЭДО будут показывать именно 2026 год.
Поэтому не создавайте ситуацию, в которой сам документ выглядит как подписанный в 2020 году, а техническая информация ЭДО показывает 2026 год. Это может вызвать вопросы у контрагента, аудитора, налоговой инспекции или суда.
Более безопасный подход такой:
Укажите фактическую дату составления и подписания дополнительного соглашения в 2026 году.
Включите в текст отдельный пункт о применении условий к отношениям, возникшим с января 2020 года.
При необходимости поясните, какие именно условия распространяются на прошлый период.
Сохраните электронный документ, подписи и служебные файлы ЭДО в архиве.
Такой вариант выглядит логично: стороны подписали документ сейчас, но прямо согласовали, что его положения регулируют прошлые отношения.
Разберем по шагам вопрос с датой. Он самый важный в этой теме.
Есть два возможных варианта оформления.
Безопасный вариант: дата соглашения — текущая дата 2026 года. Например: «Дополнительное соглашение № 3 от 24 мая 2026 года». В тексте отдельно указываем: «Условия настоящего дополнительного соглашения применяются к отношениям сторон, возникшим с 01 января 2020 года». Этот вариант наиболее прозрачен.
Рискованный вариант: дата соглашения — январь 2020 года, а подписи ставятся через ЭДО в 2026 году. Такой подход может вызвать вопросы, потому что электронная подпись технически подтвердит подписание в 2026 году. Используйте этот вариант только после оценки юристом и только если у сторон есть реальное основание считать, что соглашение было заключено в 2020 году, а сейчас оформляется его электронный экземпляр или дубликат.
В обычной ситуации, когда документ фактически создается и подписывается сейчас, рекомендуем использовать первый вариант: датируйте дополнительное соглашение текущей датой и добавляйте пункт о распространении действия на отношения с 2020 года.
Посмотрим на пример формулировки, которую можно включить в документ:
«Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с даты его подписания Сторонами. При этом Стороны договорились, что условия настоящего дополнительного соглашения применяются к отношениям Сторон, возникшим с 01 января 2020 года, в части, не противоречащей законодательству Российской Федерации и фактическому исполнению обязательств Сторонами».
Если нужно распространить не весь документ, а только отдельные условия, формулировку лучше уточнить:
«Стороны договорились, что положения пункта 2 настоящего дополнительного соглашения о размере арендной платы применяются к отношениям Сторон, возникшим с 01 января 2020 года».
Или так:
«Стороны подтверждают, что с 01 января 2020 года фактически применяли порядок расчетов, установленный настоящим дополнительным соглашением. Настоящим дополнительным соглашением Стороны закрепляют указанный порядок в письменной форме».
Выбирайте формулировку в зависимости от фактической ситуации. Если стороны действительно уже работали по этим условиям, можно написать, что документ подтверждает фактически сложившийся порядок. Если стороны только сейчас договорились изменить правовую оценку прошлых отношений, формулировка должна быть аккуратнее.
Рассмотрим подробнее, когда ретроактивная оговорка обычно допустима.
Стороны согласны. Оба участника договора должны подписать дополнительное соглашение и согласиться на применение его условий к прошлому периоду.
Нет прямого запрета в законе. Если закон требует, чтобы изменение действовало только на будущее, распространять его на прошлый период нельзя.
Это не противоречит существу отношений. Например, нельзя задним числом создать фиктивную поставку, которой не было, или искусственно изменить документы так, чтобы скрыть реальную хозяйственную операцию.
Документ соответствует фактическим обстоятельствам. Если стороны в 2020 году действительно работали по таким условиям, ретроактивное соглашение выглядит обоснованно.
Не нарушаются права третьих лиц. Соглашение между двумя сторонами не должно ухудшать положение третьих лиц, кредиторов, работников или бюджета незаконным способом.
Если эти условия соблюдены, подписание дополнительного соглашения через ЭДО в 2026 году с распространением действия на январь 2020 года обычно возможно.
Теперь рассмотрим второй вариант: оформление на бумаге. Бумажная форма не обязательна только потому, что соглашение относится к прошлым годам. Но бывают ситуации, когда бумага удобнее или безопаснее.
Оформите бумажный документ, если:
У одной из сторон в 2026 году нет доступа к ЭДО или нужному оператору.
У сторон нет соглашения об электронном документообороте, а оператор не обеспечивает присоединение к правилам обмена в нужном порядке.
Нужно подписать документ лицом, у которого нет действующей электронной подписи.
Контрагент ликвидирован, реорганизован или изменил уполномоченных лиц, и нужно отдельно проверять полномочия подписанта.
Документ требует нотариальной формы или государственной регистрации, и конкретная процедура не допускает простой обмен через обычный ЭДО.
Есть судебный спор, и юрист рекомендует оформить отдельный бумажный комплект с оригинальными подписями.
Но если обе стороны действующие, подключены к ЭДО, имеют полномочия и согласны подписать документ электронно, то бумажный носитель не является обязательным только из-за того, что условия относятся к 2020 году.
Разберем это на простом примере.
Допустим, договор аренды был заключен в 2019 году. С января 2020 года стороны фактически изменили размер арендной платы, но дополнительное соглашение не подписали. В 2026 году бухгалтерия обнаружила, что для архива и проверки нужно оформить письменное подтверждение.
Правильно оформить документ можно так:
Название: «Дополнительное соглашение № 2 к договору аренды».
Дата документа: текущая дата подписания, например 24.05.2026.
Содержание: новый размер арендной платы или подтверждение порядка расчетов.
Отдельный пункт: «Положения настоящего дополнительного соглашения применяются к отношениям сторон, возникшим с 01.01.2020».
Подписание: через ЭДО усиленными квалифицированными электронными подписями сторон.
В этом примере дата документа — 2026 год, но дата применения условий — 2020 год. Это нормально, если стороны прямо так договорились.
Перед подписанием документов прошлых лет через ЭДО обязательно проанализируем полномочия лиц, которые подписывают документ сейчас.
Дополнительное соглашение в 2026 году подписывает не тот, кто был директором или представителем в 2020 году, а тот, кто имеет полномочия на дату фактического подписания. Это важный момент.
Проверьте:
кто является действующим руководителем организации на дату подписания;
есть ли у представителя доверенность;
действует ли машиночитаемая доверенность, если документ подписывает представитель по электронной подписи;
не ликвидирован ли контрагент;
не было ли реорганизации, из-за которой нужно подписывать документ с правопреемником;
не истек ли срок полномочий подписанта;
совпадают ли данные сертификата электронной подписи с данными подписанта.
Подписывать документ должен уполномоченный представитель на дату подписания, а не обязательно лицо, которое работало в компании в 2020 году.
Теперь посмотрим на практическую часть в 1С. В разных конфигурациях интерфейс может отличаться, но общий порядок работы похож.
Обычно используются следующие объекты и разделы 1С:
1С-ЭДО — сервис обмена электронными документами с контрагентами.
Электронные документы — рабочее место для отправки, получения и подписания документов.
Текущие дела ЭДО — список входящих и исходящих задач по электронному документообороту.
Контрагенты — справочник, в котором проверяем подключение контрагента к ЭДО.
Договоры контрагентов — справочник или карточка договора, к которому относится дополнительное соглашение.
Присоединение к ЭДО или Приглашения к обмену электронными документами — механизм настройки обмена с контрагентом.
Произвольный электронный документ — вариант отправки файла дополнительного соглашения, если в программе нет отдельного типового документа для такого соглашения.
Разберем по шагам один из распространенных вариантов.
Подготовьте текст дополнительного соглашения в формате, который согласован с контрагентом.
Проверьте, что в документе есть пункт о применении условий к отношениям с 01.01.2020.
Откройте в 1С рабочее место Электронные документы или раздел 1С-ЭДО.
Выберите контрагента, с которым нужно подписать соглашение.
Проверьте, что с контрагентом настроен обмен электронными документами.
Создайте исходящий электронный документ. Если отдельного вида для дополнительного соглашения нет, используйте Произвольный электронный документ.
Приложите файл дополнительного соглашения.
Укажите связанный договор в карточке или комментарии, если программа позволяет это сделать.
Подпишите документ электронной подписью уполномоченного лица.
Отправьте документ контрагенту через оператора ЭДО.
Дождитесь подписания со стороны контрагента.
Проверьте статус документа: он должен быть подписан обеими сторонами.
Сохраните электронный документ, подписи и служебные квитанции в архиве 1С и у оператора ЭДО.
Если документ подписывается не руководителем, а представителем, дополнительно проверьте настройки доверенности и полномочий подписанта. В современных процессах ЭДО для представителей часто используется машиночитаемая доверенность. В 1С это может быть связано с настройками сертификата, организации, ответственных лиц и доверенностей.
В некоторых конфигурациях 1С нет отдельного документа для отправки дополнительного соглашения как структурированного электронного документа. Это не проблема. Рассмотрим рабочий вариант.
Используйте отправку произвольного документа через ЭДО. В этом случае дополнительное соглашение прикладывается как файл, а подписание происходит электронной подписью через сервис ЭДО.
Порядок действий:
Создайте файл дополнительного соглашения.
Проверьте реквизиты сторон, номер и дату основного договора.
Вставьте ретроактивную оговорку о применении условий с января 2020 года.
Откройте 1С-ЭДО.
Создайте Произвольный электронный документ.
Прикрепите файл соглашения.
В описании укажите, к какому договору относится документ.
Отправьте документ на подпись контрагенту.
После подписания проверьте, что документ имеет статус подписанного обеими сторонами.
Такой документ будет полноценным электронным документом, если он подписан корректной электронной подписью и стороны используют согласованный порядок ЭДО.
Рассмотрим частый вопрос: если дополнительное соглашение подписано через ЭДО, нужно ли распечатывать его и хранить бумажную копию?
В общем случае электронный документ, подписанный электронной подписью, можно хранить в электронном виде. Распечатка сама по себе не является оригиналом электронного документа. Оригиналом будет электронный файл вместе с электронной подписью и служебной информацией, которая подтверждает подписание и обмен.
Поэтому храните:
сам электронный документ;
файлы электронных подписей;
служебные квитанции оператора ЭДО;
подтверждение отправки и получения;
информацию о сертификатах подписантов;
связь документа с основным договором и контрагентом в учетной системе.
Распечатку можно сделать для внутреннего удобства, но не заменяйте ею электронный оригинал. Если потребуется подтвердить документ перед налоговой, аудитором или судом, важнее будет электронный комплект.
Разберем структуру дополнительного соглашения, чтобы документ не выглядел формальным и не вызывал лишних вопросов.
Преамбула. Укажите стороны, реквизиты основного договора, представителей и основания их полномочий.
Предмет изменения. Опишите, какие условия договора меняются или подтверждаются.
Дата применения условий. Добавьте пункт о том, что условия применяются к отношениям сторон с 01.01.2020 или другой нужной даты.
Подтверждение фактического исполнения. Если стороны уже действовали по этим условиям, зафиксируйте это.
Остальные условия договора. Укажите, что остальные положения основного договора остаются без изменений.
Электронная форма. При необходимости добавьте, что соглашение подписывается электронными подписями через ЭДО и имеет силу документа на бумажном носителе.
Реквизиты сторон. Проверьте актуальные реквизиты на дату подписания.
Пример комплексной формулировки:
«Стороны подтверждают, что с 01 января 2020 года фактически применяли порядок расчетов, предусмотренный пунктом 1 настоящего дополнительного соглашения. Стороны договорились, что условия настоящего дополнительного соглашения применяются к отношениям Сторон, возникшим с 01 января 2020 года. Настоящее дополнительное соглашение подписывается Сторонами в электронной форме с использованием электронных подписей через систему электронного документооборота и имеет юридическую силу документа, подписанного собственноручными подписями Сторон».
Если нужно только изменить срок действия договора, пример может быть таким:
«Стороны договорились продлить срок действия Договора до 31 декабря 2020 года. Положения настоящего дополнительного соглашения применяются к отношениям Сторон, возникшим с 01 января 2020 года».
Если нужно изменить цену с прошлого периода:
«Стороны договорились установить стоимость услуг по Договору в размере 100 000 рублей в месяц. Указанное условие применяется к отношениям Сторон, возникшим с 01 января 2020 года».
Если нужно подтвердить порядок документооборота:
«Стороны подтверждают, что с 01 января 2020 года обмен документами по Договору осуществлялся с использованием системы электронного документооборота. Стороны признают документы, подписанные электронными подписями в указанной системе, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручными подписями уполномоченных представителей Сторон».
Теперь рассмотрим формулировку из вопроса: «необходимо подписать дополнительные соглашения от января 2020 года».
Если речь о том, что соглашения фактически были согласованы и подписаны в январе 2020 года на бумаге, а теперь нужно только перевести их в электронный архив, ситуация одна. Тогда можно оформить электронную копию, скан или дубликат в порядке, который согласован сторонами, но нужно аккуратно описать, что именно подписывается сейчас.
Если же соглашения в 2020 году не подписывались, а стороны только сейчас хотят их оформить, безопаснее не писать, что они «подписаны в январе 2020 года». Правильнее написать, что они подписаны сейчас, но действуют в отношении периода с января 2020 года.
Разберем разницу:
Неправильно: в 2026 году создать электронный документ с датой 10.01.2020 и без пояснений подписать его через ЭДО, хотя фактически соглашения в 2020 году не было.
Правильно: в 2026 году подписать дополнительное соглашение текущей датой и указать, что его положения применяются к отношениям сторон с 10.01.2020.
Так мы не создаем противоречия между текстом документа и технической датой электронной подписи.
Перед отправкой дополнительного соглашения за прошлый период через ЭДО разберем контрольный список.
Проверьте основной договор. Убедитесь, что он действительно был заключен и действовал в январе 2020 года.
Проверьте предмет дополнительного соглашения. Убедитесь, что оно не противоречит уже оформленным актам, накладным, счетам-фактурам, платежам и переписке.
Проверьте полномочия подписантов. Документ подписывают лица, уполномоченные в 2026 году.
Проверьте контрагента. Если контрагент реорганизован, возможно, подписывать должен правопреемник.
Проверьте ЭДО-соглашение. Убедитесь, что стороны признают электронные документы юридически значимыми.
Проверьте сертификаты электронной подписи. Они должны быть действующими на момент подписания.
Проверьте ретроактивную оговорку. В тексте должна быть конкретная дата, например 01.01.2020.
Проверьте налоговые последствия. Если соглашение меняет цену, объем, НДС, аренду, скидки или бонусы за прошлые периоды, может потребоваться корректировка учета и налоговой отчетности.
Проверьте архив ЭДО. После подписания сохраните весь комплект электронных подтверждений.
Отдельно проанализируем бухгалтерский аспект. Само подписание дополнительного соглашения в 2026 году с применением условий к 2020 году не всегда означает, что нужно автоматически корректировать учет и сдавать уточненные декларации. Все зависит от содержания документа.
Если дополнительное соглашение только формально подтверждает то, что стороны фактически делали с 2020 года, и учет уже был отражен правильно, возможно, корректировки не потребуются.
Например, стороны фактически с 2020 года применяли цену 100 000 рублей в месяц, акты выставлялись на эту сумму, оплата проходила на эту сумму, налоговый учет велся исходя из этой суммы. В 2026 году стороны просто оформляют дополнительное соглашение, чтобы закрыть пробел в договорной базе. В такой ситуации документ подтверждает уже отраженные операции.
Но если дополнительное соглашение меняет прошлые условия так, что ранее оформленные документы становятся неправильными, нужно отдельно оценить последствия.
Например:
изменяется цена за прошлый период;
увеличивается или уменьшается стоимость услуг;
меняется ставка НДС или порядок включения НДС в цену;
появляется скидка за прошлые периоды;
изменяется объем поставки или оказанных услуг;
продлевается договор, по которому ранее были спорные операции;
меняются условия аренды или коммунальных компенсаций.
В таких случаях разберем последствия отдельно: возможно, понадобятся корректировочные документы, исправительные акты, корректировочные счета-фактуры, уточненные декларации или бухгалтерские исправления текущего периода.
Не ограничивайтесь только подписанием дополнительного соглашения, если оно меняет суммы прошлого периода. Сначала проверьте, как это влияет на бухгалтерский и налоговый учет.
Рассмотрим отдельную ситуацию. Дополнительное соглашение подписывается в 2026 году и меняет цену услуг, которые были оказаны в 2020 году. Что делать с первичными документами?
Здесь возможны разные варианты:
Если первичные документы уже соответствуют фактическим условиям. Дополнительное соглашение просто подтверждает существующий порядок. Тогда дополнительные корректировки могут не понадобиться.
Если первичные документы не соответствуют новым условиям. Нужно оформить корректировочные или исправительные документы в зависимости от причины изменения.
Если ошибка была в учете. Исправляйте учет по правилам исправления ошибок прошлых лет.
Если меняется налоговая база. Оцените необходимость уточненных деклараций и доплаты налогов или отражения корректировки в текущем периоде.
Не путайте дополнительное соглашение и первичный документ. Дополнительное соглашение меняет или подтверждает условия договора, но само по себе не всегда заменяет акт, накладную, УПД или счет-фактуру.
Да, можно. Закрытие бухгалтерского периода не запрещает подписывать договорные документы, относящиеся к этому периоду. Но закрытый период требует аккуратности.
Разберем логику:
ЭДО фиксирует факт подписания документа сейчас.
Гражданско-правовая оговорка позволяет сторонам распространить условия на прошлые отношения.
Бухгалтерский учет оценивает, меняет ли этот документ показатели прошлых периодов.
Налоговый учет проверяет, влияет ли документ на налоговую базу и отчетность.
Таким образом, подписать документ можно, но после подписания нужно понять, является ли он просто подтверждающим документом или документом, который требует учетных корректировок.
Если организация активно использует ЭДО, желательно закрепить порядок работы с электронными договорными документами во внутренних правилах.
Рассмотрим, что можно предусмотреть:
какие виды документов подписываются через ЭДО;
какие электронные подписи используются;
кто имеет право подписывать договоры и дополнительные соглашения;
как проверяются полномочия подписантов;
как хранятся электронные документы;
кто отвечает за выгрузку документов из сервиса ЭДО;
как документы связываются с карточками договоров в 1С;
как поступать с документами, которые относятся к прошлым периодам.
В 1С желательно прикрепить подписанный электронный документ к карточке договора или к внутреннему архиву документов контрагента. Это поможет быстро найти его при проверке.
Разберем частые ошибки, которых лучше избежать.
Подписывают документ текущей датой, но забывают указать дату применения условий. В результате соглашение действует только с момента подписания, а прошлый период остается неурегулированным.
Ставят дату 2020 года, хотя документ фактически подписан в 2026 году. В ЭДО это видно по техническим данным, поэтому возникает противоречие.
Не проверяют полномочия подписанта. Документ подписывает сотрудник, у которого нет права заключать дополнительные соглашения.
Не проверяют статус контрагента. За несколько лет контрагент мог сменить наименование, руководителя, адрес, пройти реорганизацию или ликвидацию.
Не оценивают налоговые последствия. Соглашение меняет цену за прошлый период, но бухгалтерия не проверяет, нужны ли корректировки.
Распечатывают электронный документ и считают бумагу оригиналом. Для ЭДО оригиналом является электронный файл с электронной подписью.
Не сохраняют служебные подтверждения ЭДО. При споре нужны не только файл соглашения, но и доказательства подписания и обмена.
Используют неподходящий вид электронного документа. Если нет специального вида для дополнительного соглашения, нужно использовать произвольный электронный документ и корректно описать содержание.
Иногда контрагент не возражает против содержания соглашения, но просит оформить его на бумаге. В такой ситуации можно выбрать один из вариантов.
Подписать только через ЭДО. Это возможно, если обе стороны признают электронный документооборот и документ подписывается надлежащей электронной подписью.
Подписать только на бумаге. Это тоже допустимо, если сторонам так удобнее.
Подписать через ЭДО и дополнительно обменяться бумажными экземплярами. Такой вариант возможен, но нужно определить, какой экземпляр считается оригиналом, чтобы не создать дубли и противоречия.
Если стороны подписывают и электронный, и бумажный вариант, добавьте в текст условие о равной юридической силе или о приоритете одного варианта. Например:
«В случае подписания настоящего дополнительного соглашения в электронной форме и на бумажном носителе оба экземпляра имеют равную юридическую силу при условии совпадения их текста».
Но на практике лучше не плодить лишние версии без необходимости. Если ЭДО настроен корректно, электронного документа обычно достаточно.
Посмотрим на пример делового ответа контрагенту, если нужно согласовать подписание через ЭДО:
«Предлагаем подписать дополнительное соглашение через систему электронного документооборота. Датой подписания будет дата подписания документа электронными подписями сторон. При этом в текст соглашения будет включено условие о том, что его положения применяются к отношениям сторон, возникшим с 01.01.2020. Такой порядок позволяет оформить документ в электронной форме без обмена бумажными экземплярами».
Если контрагент сомневается из-за прошлой даты, можно дополнить:
«Мы не предлагаем подписывать документ задним числом. Документ будет подписан текущей датой, а применение его условий к отношениям с 2020 года будет прямо предусмотрено отдельным пунктом соглашения».
Соберем итоговый порядок действий в один алгоритм.
Определите, что именно нужно оформить: новое условие, подтверждение старого порядка, изменение цены, продление договора или исправление пробела в документах.
Проверьте основной договор и фактические отношения сторон с января 2020 года.
Решите, влияет ли дополнительное соглашение на бухгалтерский и налоговый учет прошлых периодов.
Подготовьте текст дополнительного соглашения текущей датой.
Добавьте пункт о применении условий к отношениям сторон, возникшим с 01.01.2020.
Проверьте полномочия подписантов на текущую дату.
Проверьте, что с контрагентом настроен ЭДО.
Отправьте документ через 1С-ЭДО или другой сервис оператора ЭДО.
Подпишите документ электронной подписью уполномоченного лица.
Получите подпись контрагента.
Проверьте статус электронного документа.
Сохраните электронный оригинал, подписи и квитанции.
При необходимости отразите последствия в бухгалтерском и налоговом учете.
Дополнительные соглашения, которые должны применяться к отношениям сторон с января 2020 года, можно подписать через ЭДО в 2026 году. Бумажный носитель не обязателен только из-за того, что документ относится к прошлым периодам.
Но оформляйте документ правильно: не создавайте видимость, что электронная подпись была поставлена в 2020 году. Подписывайте соглашение текущей датой и включайте в текст условие о том, что его положения применяются к отношениям сторон, возникшим с января 2020 года.
Оптимальный вариант: подписать дополнительное соглашение через ЭДО текущей датой, указать ретроактивную оговорку по прошлому периоду, проверить полномочия подписантов и сохранить полный электронный комплект документа.
Если соглашение только подтверждает фактически сложившиеся отношения, дополнительных учетных действий может не потребоваться. Если оно меняет цену, объем, НДС, порядок расчетов или другие существенные показатели прошлого периода, дополнительно проанализируйте бухгалтерские и налоговые последствия.
Информация носит справочный характер