Проанализируем ситуацию: ИП оказывает ООО услуги, оформляет акт выполненных работ, подписывает его, ставит печать и отправляет документ через ЭДО в формате PDF. Возникает главный вопрос: правильно ли так работать с 01.01.2026, если старый электронный формат акта выполненных работ отменен, а ФНС рекомендует переходить на УПД?
Разберем по шагам. С 1 января 2026 года не отменили сам акт выполненных работ как первичный учетный документ. Отменили старый формализованный XML-формат электронного акта, который применялся для обмена через ЭДО по приказу ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@. Это означает, что акт как документ по-прежнему можно использовать, но в формализованном электронном обмене старый XML-формат акта больше не применяется.
Поэтому правильный ответ зависит от того, какой именно документ получает ООО от ИП:
Если ИП отправляет формализованный электронный документ в XML, то с 2026 года для работ и услуг обычно используйте УПД в актуальном формате, в том числе УПД со статусом 2, если документ нужен только как первичный документ без функции счета-фактуры.
Если ИП отправляет PDF через ЭДО как неформализованный документ, то сам по себе такой вариант возможен. Но проверьте, что PDF подписан электронной подписью в системе ЭДО, а не просто загружен как картинка без юридически значимой подписи.
Если ИП просто прислал скан акта по электронной почте, это уже другая ситуация. Такой файл обычно подтверждает наличие бумажного документа, но сам по себе не равен электронному оригиналу, если он не подписан электронной подписью и не передан по правилам юридически значимого электронного документооборота.
Рассмотрим подробнее самый удобный вариант для работы через ЭДО после 01.01.2026. Если контрагент готов формировать документы в актуальном XML-формате, попросите его отправлять УПД со статусом 2.
УПД со статусом 2 — это универсальный передаточный документ, который используется только как первичный документ. Он не выполняет функцию счета-фактуры. Такой вариант подходит, например, когда ИП оказывает услуги и не выставляет счет-фактуру с НДС.
Разберем логику выбора статуса:
УПД со статусом 1 используйте, когда документ одновременно выполняет функции счета-фактуры и первичного документа.
УПД со статусом 2 используйте, когда документ нужен только как первичный документ: например, для подтверждения выполненных работ или оказанных услуг.
В рассматриваемой ситуации ИП оказывает услуги ООО. Если ИП не является плательщиком НДС или операция оформляется без счета-фактуры, чаще всего логично применять именно УПД со статусом 2. По сути, он заменяет акт в формализованном электронном документообороте.
Посмотрим, почему этот вариант удобнее при проверке. Формализованный УПД составляется в установленном XML-формате. Такой документ проще передавать по ТКС, проще обрабатывать в учетной системе, проще сопоставлять с данными учета и проще представлять по требованию ФНС. Инспекции привычнее работать с формализованными электронными документами, потому что они содержат структурированные реквизиты: данные продавца, покупателя, содержание операции, стоимость, дату, подписи, идентификаторы участников ЭДО.
В 1С для такого сценария используйте документы и разделы, связанные с электронным документооборотом:
Откройте раздел Администрирование и проверьте настройки Обмен электронными документами.
Проверьте подключение к сервису 1С-ЭДО или другому оператору ЭДО.
Для исходящих документов используйте документ Реализация (акты, накладные, УПД).
Для входящих документов используйте рабочее место Текущие дела ЭДО, Входящие электронные документы или аналогичный раздел в вашей конфигурации.
Проверьте, что вид электронного документа соответствует УПД, а статус документа установлен как 2, если счет-фактура не нужен.
Если речь идет о программе 1С:Бухгалтерия предприятия, то при отражении услуги обычно участвуют документы Поступление (акты, накладные, УПД) у покупателя и Реализация (акты, накладные, УПД) у исполнителя. При обмене через ЭДО программа связывает учетный документ с электронным документом, а пользователь подписывает или отклоняет входящий файл через интерфейс ЭДО.
Практический вывод: если хотите минимизировать споры и технические проблемы, договоритесь с ИП, чтобы с 2026 года он отправлял не старый XML-акт, а УПД со статусом 2 в актуальном формате. Для большинства операций по услугам это самый понятный и технологичный вариант.
Теперь разберем второй вариант: ИП оформляет акт, подписывает его, ставит печать, сканирует или сохраняет в PDF и отправляет через ЭДО. Здесь важно не сделать ошибочный вывод, что PDF автоматически становится полноценным электронным первичным документом только потому, что он прошел через оператора ЭДО.
Проанализируем ситуацию аккуратно. PDF может быть разным по юридической природе:
PDF как электронный документ, подписанный электронной подписью в ЭДО. Это неформализованный электронный документ. Он может иметь юридическую силу, если подписан электронной подписью уполномоченного лица и стороны договорились использовать ЭДО.
PDF как скан бумажного акта. Это электронный образ бумажного документа. Его юридическая сила зависит от того, существует ли бумажный оригинал, правильно ли он подписан и можно ли подтвердить его подлинность.
PDF как обычное вложение без электронной подписи. Такой файл сам по себе слабее: он может использоваться для ознакомления, но для подтверждения расходов и факта оказания услуг лучше иметь либо бумажный оригинал, либо электронный документ, подписанный ЭП.
С 2026 года неформализованные электронные документы не запрещены. То есть стороны могут продолжать обмениваться актами в PDF через ЭДО. Но такой документ должен отвечать требованиям к первичному учетному документу.
Проверим обязательные реквизиты. В акте должны быть:
наименование документа, например «Акт выполненных работ» или «Акт оказанных услуг»;
дата составления документа;
наименование исполнителя и заказчика;
содержание хозяйственной операции: какие услуги оказаны или какие работы выполнены;
натуральный или денежный измеритель операции, если это применимо;
должности лиц, ответственных за совершение операции и ее оформление;
подписи ответственных лиц или электронные подписи, позволяющие идентифицировать подписантов.
Если PDF-акт содержит все обязательные реквизиты и подписан через ЭДО квалифицированной электронной подписью или иной допустимой электронной подписью в рамках соглашения сторон, то его можно рассматривать как юридически значимый электронный первичный документ.
Но обратим внимание на важную деталь. Наличие на картинке подписи и печати не заменяет электронную подпись. Если ИП распечатал акт, подписал ручкой, поставил печать, отсканировал и отправил PDF через ЭДО, надо понять, подписал ли он сам файл в системе ЭДО. Для налоговой и суда гораздо важнее не изображение подписи в PDF, а наличие проверяемой электронной подписи и подтверждение маршрута обмена.
Разберем правильный порядок действий при приеме такого PDF:
Откройте входящий документ в ЭДО.
Проверьте карточку документа и убедитесь, что это неформализованный документ, а не старый формализованный XML-акт.
Проверьте сведения о подписанте: кто подписал документ, каким сертификатом, когда подписал.
Сохраните не только PDF, но и служебные файлы ЭДО: подписи, квитанции, протоколы, идентификаторы документооборота.
В 1С свяжите входящий электронный документ с учетным документом Поступление (акты, накладные, УПД).
Проверьте, что сумма, контрагент, договор, дата и содержание услуги совпадают с данными бухгалтерского и налогового учета.
Практический вывод: PDF-акт через ЭДО возможен, если это юридически значимый неформализованный электронный документ, подписанный электронной подписью. Но по сравнению с УПД со статусом 2 он менее удобен для автоматической обработки и может вызвать больше технических вопросов при представлении документов в ФНС.
Рассмотрим подробнее частую ошибку. Пользователи иногда говорят: «Документ пришел электронно», хотя на практике контрагент просто отправил скан акта по электронной почте или в мессенджере. Для учета и налоговой проверки это не одно и то же.
Если акт составлен на бумаге, подписан вручную и затем отсканирован, то исходным документом остается бумажный акт. PDF в этом случае — только электронный образ бумажного документа. Он может пригодиться для оперативной работы, но при споре или проверке может понадобиться подтвердить наличие бумажного оригинала.
Если же акт изначально оформлен как электронный документ и подписан электронной подписью сторон в ЭДО, то электронный файл вместе с подписями и служебными подтверждениями является оригиналом. Распечатывать такой документ для придания ему силы не нужно.
Разберем разницу на простом примере.
Пример 1. ИП выполнил услуги, распечатал акт, подписал его ручкой, поставил печать, отсканировал и отправил на электронную почту бухгалтеру ООО. В этом случае у ООО есть скан. Для надежного учета запросите бумажный оригинал или оформите документ через ЭДО с электронной подписью.
Пример 2. ИП сформировал акт в PDF, отправил его через оператора ЭДО и подписал файл электронной подписью. ООО получило документ в ЭДО и также подписало его электронной подписью. В этом случае у сторон есть электронный документ, подтвержденный ЭДО.
Пример 3. ИП сформировал УПД со статусом 2 в XML, отправил его через ЭДО, ООО подписало документ. Это наиболее технологичный вариант: документ является формализованным, его проще хранить, загружать в 1С и представлять по требованию налоговой.
Посмотрим, что делать бухгалтеру. Если документ пришел только в виде скана, не называйте его автоматически электронным первичным документом. Зафиксируйте, что это электронный образ бумажного акта. Если хотите полностью перейти на электронный юридически значимый документооборот, настройте обмен через оператора ЭДО и подпишите документы электронной подписью.
Теперь разберем главный практический риск из вопроса: не будет ли проблем, если ФНС запросит эти документы при проверке?
С точки зрения содержания первичного документа проблема обычно не в самом названии «акт». Акт выполненных работ или оказанных услуг может оставаться первичным документом. Проблема может возникнуть на техническом уровне: как именно представить документ в налоговую по ТКС или через личный кабинет, если это PDF, а не формализованный XML.
По общему правилу документы, составленные в электронной форме по установленным ФНС форматам, представляются в электронном виде по ТКС или через личный кабинет. Бумажные документы могут представляться в виде электронных образов, если соблюдены установленные требования к таким образам. Неформализованные электронные документы также могут передаваться через оператора, если такая возможность поддерживается технически и соответствует формату ответа на требование.
Поэтому рассмотрим, как действовать при разных вариантах хранения.
Если у вас УПД в XML. Представьте его в ФНС как формализованный электронный документ. Это самый простой сценарий.
Если у вас электронный PDF, подписанный в ЭДО. Сохраните PDF, файл электронной подписи, служебные квитанции, подтверждение отправки, подтверждение получения и сведения о подписантах. При ответе на требование используйте функционал оператора ЭДО или сервиса отчетности для отправки неформализованных документов.
Если у вас бумажный акт и его скан. Храните бумажный оригинал. При требовании ФНС подготовьте электронный образ документа или представьте бумажную копию в порядке, указанном в требовании.
Разберем важный нюанс. Инспектору действительно неудобно получать большой объем бумаги, но это не означает, что любой PDF автоматически будет принят без вопросов. Налоговая оценивает не только формат файла, но и доказательственную силу документа: кто подписал, когда подписал, можно ли проверить подпись, соответствует ли документ операции, отражена ли операция в учете, есть ли договор, счет, платежные документы, переписка, отчет или иной результат услуги.
Поэтому для безопасной позиции храните комплект документов:
договор с ИП или оферту;
акт, УПД или иной первичный документ;
счет или спецификацию, если они используются;
платежное поручение или иной документ об оплате;
переписку или задание, если по услуге важно подтвердить содержание работ;
результат оказанных услуг: отчет, файл, консультационное заключение, доступ к сервису, выполненное задание;
подтверждения ЭДО: подписи, квитанции, протоколы, идентификаторы документооборота.
Практический вывод: проблемы с ФНС наиболее вероятны не из-за самого PDF, а из-за слабого подтверждения юридической значимости документа или факта оказания услуг. Если PDF подписан в ЭДО и сохранены все подтверждения, позиция значительно сильнее. Если хотите снизить технические риски, переходите на УПД со статусом 2.
Разберем еще один обязательный элемент. Чтобы электронные документы между ИП и ООО не вызывали вопросов, проверьте соглашение об электронном документообороте. Часто оно заключается через присоединение к регламенту оператора ЭДО. Но для внутреннего контроля полезно понимать, какие правила действуют между сторонами.
В соглашении или регламенте должны быть определены:
оператор ЭДО или порядок роуминга между операторами;
виды документов, которыми стороны обмениваются;
виды электронной подписи;
порядок подписания и отказа от подписания;
момент получения документа;
порядок хранения электронных документов;
порядок выгрузки документов и подтверждений при проверке.
Если стороны используют квалифицированную электронную подпись, юридическая позиция обычно наиболее надежная. Если используется неквалифицированная или простая электронная подпись, внимательно проверьте, есть ли соглашение сторон, которое признает такую подпись и позволяет идентифицировать подписанта.
Для бухгалтерии ООО лучше закрепить в учетной политике или внутреннем регламенте, какие электронные документы принимаются к учету. Например, можно указать, что организация принимает к учету формализованные УПД, электронные акты в допустимых форматах, а также неформализованные PDF-документы, подписанные электронной подписью через оператора ЭДО.
Посмотрим на формулировку, которую можно использовать во внутреннем регламенте:
«Первичные учетные документы, полученные от контрагентов через оператора электронного документооборота, принимаются к учету при наличии обязательных реквизитов, предусмотренных законодательством о бухгалтерском учете, и при условии подписания электронной подписью уполномоченного лица. Неформализованные документы в формате PDF принимаются к учету при наличии подтверждений оператора ЭДО о подписании и доставке документа».
Такая формулировка не заменяет юридическую экспертизу, но помогает бухгалтерии действовать единообразно.
Теперь посмотрим на задачу с точки зрения 1С. В типовых конфигурациях 1С обычно важно не только получить файл, но и правильно связать его с хозяйственной операцией.
Если входящий электронный документ пришел от ИП, выполните следующие действия:
Откройте рабочее место ЭДО, например Текущие дела ЭДО или Входящие электронные документы.
Найдите документ от контрагента.
Проверьте вид документа: УПД, акт, неформализованный документ, произвольный документ.
Проверьте контрагента, договор, сумму, дату и содержание операции.
Создайте на основании входящего документа учетный документ Поступление (акты, накладные, УПД) или свяжите входящий электронный документ с уже созданным поступлением.
Подпишите документ электронной подписью, если он требует двустороннего подписания.
Проверьте состояние ЭДО: документ должен быть подписан, завершен или иметь иной корректный конечный статус.
Если документ пришел в формате УПД, 1С обычно обрабатывает его более структурно. Программа может заполнить реквизиты поступления автоматически или почти автоматически. Если пришел PDF как неформализованный документ, автоматическое заполнение может быть ограничено. Тогда бухгалтеру придется вручную проверить реквизиты и связать файл с документом учета.
В 1С обратите внимание на следующие объекты и разделы:
Реализация (акты, накладные, УПД) — используется исполнителем или продавцом для формирования первичного документа.
Поступление (акты, накладные, УПД) — используется заказчиком или покупателем для отражения входящего акта, УПД или услуги.
Счета-фактуры выданные и Счета-фактуры полученные — используются, если операция связана с НДС.
Обмен электронными документами — настройки ЭДО, сертификатов, операторов и способов обмена.
Текущие дела ЭДО — рабочее место для обработки входящих и исходящих электронных документов.
Архив ЭДО или журнал электронных документов — место, где удобно проверять статус, подписи и историю обмена.
Если в вашей базе 1С документы от контрагента приходят как PDF без автоматического создания поступления, не оставляйте их только в архиве ЭДО. Обязательно создайте бухгалтерский документ поступления и прикрепите или свяжите с ним электронный документ. Иначе при сверке учета будет сложно доказать, что конкретный файл подтверждает конкретную хозяйственную операцию.
Практический вывод: в 1С безопаснее работать с УПД, потому что это формализованный документ. Но PDF-акт также можно использовать, если правильно связать его с учетным документом и сохранить подтверждения ЭДО.
Разберем по шагам, что лучше написать или согласовать с ИП, чтобы с 2026 года не возникало разногласий.
Определите, какие документы ИП будет отправлять: УПД со статусом 2 или акт в PDF.
Если выбираете УПД, проверьте, что оператор ЭДО и учетная программа ИП поддерживают актуальный формат УПД.
Если выбираете PDF, зафиксируйте, что документ направляется через ЭДО и подписывается электронной подписью.
Укажите, что документы должны содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа.
Установите сроки направления и подписания документов.
Определите порядок исправления ошибок: корректировочный документ, новый акт, аннулирование, отказ от подписи.
Посмотрим на пример формулировки для договора или дополнительного соглашения:
«Стороны признают юридическую силу документов, направленных через оператора электронного документооборота и подписанных электронной подписью уполномоченных представителей сторон. Для подтверждения факта оказания услуг стороны вправе использовать универсальный передаточный документ со статусом 2 в установленном электронном формате либо неформализованный электронный акт в формате PDF, содержащий обязательные реквизиты первичного учетного документа».
Эта формулировка помогает снять спор о том, можно ли использовать PDF. Но с практической точки зрения для массового документооборота лучше постепенно переводить контрагентов на УПД со статусом 2.
Теперь сведем варианты в понятную практическую схему.
Если цель — максимальная автоматизация и минимум вопросов при проверке, используйте УПД со статусом 2. Это оптимальный вариант для ЭДО в 2026 году, если документ подтверждает оказание услуг или выполнение работ и не нужен счет-фактура.
Если цель — сохранить привычную форму акта, используйте PDF через ЭДО как неформализованный документ. Но обязательно подписывайте его электронной подписью и храните подтверждения оператора ЭДО.
Если контрагент пока может отправлять только сканы, запросите бумажные оригиналы или переведите его на полноценный ЭДО. Не полагайтесь только на скан, отправленный по электронной почте, если документ существенный для расходов и налоговой базы.
Если ФНС запросит документы, готовьте не только сам акт или УПД, но и подтверждения: электронные подписи, квитанции, протоколы ЭДО, договор, платежные документы и доказательства реальности услуги.
Сформулируем итоговый ответ.
Да, ИП может оказывать ООО услуги и направлять акт выполненных работ через ЭДО. С 01.01.2026 акт как первичный документ не отменен. Отменен старый формализованный XML-формат электронного акта выполненных работ. Поэтому если речь идет именно о формализованном обмене через ЭДО, вместо старого XML-акта лучше использовать УПД со статусом 2.
Если ИП отправляет акт в PDF через ЭДО, такой вариант также возможен как неформализованный электронный документ. Но проверьте, что документ подписан электронной подписью в ЭДО, содержит обязательные реквизиты первичного документа и может быть выгружен вместе с подтверждениями подписания и доставки.
Документ, который просто отсканирован и отправлен в PDF, не всегда равен полноценному электронному оригиналу. Если скан отправлен без ЭДО и без электронной подписи, это скорее электронная копия или образ бумажного документа. Для надежности храните бумажный оригинал или оформляйте документ через юридически значимый ЭДО.
При проверке ФНС безопаснее иметь формализованный УПД в XML. Но если у вас есть PDF-акт, подписанный через ЭДО, с подтверждениями оператора и обязательными реквизитами, такой документ также может подтверждать хозяйственную операцию. Основной риск будет не в названии «акт», а в том, сможете ли вы подтвердить юридическую силу файла, полномочия подписанта, факт оказания услуг и корректность передачи документа налоговой.
Попросите ИП с 2026 года отправлять УПД со статусом 2, если его программа и оператор ЭДО это поддерживают.
Если ИП продолжает отправлять PDF-акт, принимайте его только через ЭДО с электронной подписью.
Не считайте обычный скан по электронной почте полноценной заменой электронного документа, если нет электронной подписи и подтверждений ЭДО.
Проверьте, что в акте есть все обязательные реквизиты первичного учетного документа.
В 1С связывайте входящий электронный документ с документом Поступление (акты, накладные, УПД).
Храните PDF, электронные подписи, квитанции, протоколы обмена и идентификаторы документооборота.
Закрепите в договоре или дополнительном соглашении, что стороны признают документы, подписанные через ЭДО.
Для крупных или регулярных услуг переходите на УПД со статусом 2, чтобы снизить риск технических проблем при ответе на требования ФНС.
Выясним причину путаницы: многие воспринимают отмену XML-формата акта как отмену самого акта. Это неверно. Акт выполненных работ как первичный документ продолжает существовать. Но старый формализованный электронный формат акта с 2026 года больше не используется. Поэтому в ЭДО есть два рабочих пути: перейти на УПД со статусом 2 или продолжать обмениваться актами в PDF как неформализованными электронными документами.
Для бухгалтерии и налоговой проверки наиболее надежный путь — УПД со статусом 2 в актуальном формате. Для гибкости допустим PDF-акт через ЭДО, но только при наличии электронной подписи, обязательных реквизитов и сохраненных подтверждений оператора. Обычный скан без ЭП используйте осторожно и не подменяйте им юридически значимый электронный документ.
Информация носит справочный характер