Рассмотрим ситуацию подробно. Организация продает товары физическим лицам через кассу, в 1С формирует документ Отчет о розничных продажах, а затем пытается «закрыть» 62 счет документом Реализация товаров и услуг или УПД на физическое лицо. После этого в книге продаж появляется задвоение базы по НДС: одна реализация уже отражена отчетом о розничных продажах, а вторая — документом реализации. Разберем, почему так происходит и как правильно закрывать расчеты по розничным продажам.
Главный вывод: если продажа физическому лицу уже отражена документом Отчет о розничных продажах, повторно оформлять на эту же сумму документ Реализация товаров и услуг или УПД не нужно. Иначе в учете возникает дублирование выручки, себестоимости и НДС. 62 счет по рознице закрывается не УПД, а оплатой: наличными, платежной картой, через эквайринг, СБП или иным способом, который отражен в документах оплаты.
Для начала проанализируем, откуда вообще берется 62 счет в розничной торговле. В классической рознице покупатель оплачивает товар сразу, поэтому кажется, что задолженности покупателя быть не должно. Но в 1С при определенных настройках и способах оплаты может использоваться счет расчетов с розничными покупателями, например 62.Р.
Этот счет применяется как технический или вспомогательный счет расчетов с розничными покупателями. Он помогает программе отразить ситуацию, когда реализация товара и получение денег проходят разными движениями. Например, покупатель оплатил картой, выручка поступит на расчетный счет позже, а между продажей и поступлением денег участвует счет 57.03 «Продажи по платежным картам». В такой схеме 62 счет не должен закрываться реализацией. Он должен закрываться оплатой.
Рассмотрим подробнее. Документ Отчет о розничных продажах уже выполняет функцию реализации. Он отражает выручку, списывает себестоимость товара, начисляет НДС при работе на общей системе налогообложения и формирует движения по регистрам учета НДС. Поэтому если после него создать еще один документ Реализация товаров и услуг на те же товары и суммы, программа воспримет это как вторую самостоятельную продажу.
Именно поэтому в обсуждаемой ситуации база по НДС задваивается. Сначала НДС начисляется при проведении отчета о розничных продажах, а затем повторно начисляется при проведении реализации или УПД на физическое лицо.
Разберем по шагам. При продаже товаров физическим лицам через кассу организация обычно не оформляет УПД на каждую покупку. Покупателю выдается кассовый чек, а сама продажа в 1С отражается розничным документом. Для целей бухгалтерского и налогового учета используется документ Отчет о розничных продажах (для этого подойдёт загрузка чеков из ОФД в 1С), а для учета НДС формируется соответствующая запись в книге продаж.
Создавать УПД на каждую продажу через кассу физическому лицу не нужно. УПД обычно используют при продаже юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям или покупателям, которым нужны первичные документы по отгрузке и счет-фактура. В обычной рознице с физическими лицами роль расчетного документа выполняет кассовый чек.
Посмотрим на практический пример. В течение дня магазин продал физическим лицам товары на 120 000 рублей, в том числе НДС. В 1С сформирован документ Отчет о розничных продажах. Этого документа достаточно для отражения розничной выручки. Если дополнительно создать документ Реализация товаров и услуг на контрагента «Физические лица» на 120 000 рублей, программа отразит еще одну продажу. В результате выручка станет 240 000 рублей, а НДС в книге продаж тоже увеличится в два раза.
Поэтому рассмотрим правильное правило: одна фактическая продажа должна быть отражена в 1С одним документом реализации. Для розничной продажи таким документом является Отчет о розничных продажах. Документ Реализация товаров и услуг для этой же операции не нужен.
Теперь разберем главный вопрос: чем закрывать 62 счет, если при розничных продажах он возникает. Ответ зависит от способа оплаты.
Если покупатель платит наличными, расчеты обычно закрываются через кассу. В простом варианте программа может сформировать проводку по поступлению наличной выручки сразу в документе Отчет о розничных продажах либо отдельным документом Поступление наличных, если используется схема с неавтоматизированной торговой точкой.
Если покупатель платит банковской картой, СБП или через эквайринг, расчеты закрываются через документы, связанные с безналичной оплатой. В 1С для этого используются документы и объекты учета, связанные с эквайринговыми операциями, например Операция по платежной карте, Поступление на расчетный счет, счет 57.03 и счет 62.Р.
Рассмотрим типовую логику проводок.
50, а часть — через счет 57.03. Например, Дт 50 Кт 62.Р по наличной части и Дт 57.03 Кт 62.Р по безналичной части.Таким образом, счет 62.Р закрывается не новой реализацией, а оплатой. Если на счете 62.Р остался остаток, значит нужно искать проблему в оплате, настройках отчета о розничных продажах, эквайринге, кассовой выручке или поступлении денег от банка — решить эту проблему поможет исправление ошибок на счетах 60 и 62.
В обсуждении был предложен вариант закрывать продажи одним УПД за месяц на контрагента «Физические лица». Рассмотрим этот подход аккуратно. Иногда в учетной практике действительно заводят обобщенного контрагента «Физические лица» для технического отражения розничных операций. Но это не значит, что нужно дублировать розничную выручку документом Реализация товаров и услуг.
Если организация вообще не использует документ Отчет о розничных продажах, а отражает продажи сводно другим документом, тогда можно обсуждать отдельную схему учета. Но если отчет о розничных продажах уже создан и проведен, дополнительная реализация на того же контрагента за месяц приведет к дублированию.
Правильная логика такая: либо мы отражаем розницу документом Отчет о розничных продажах, либо используем другой документ реализации в особой учетной схеме. Но нельзя одну и ту же продажу сначала отразить отчетом о розничных продажах, а затем еще раз закрыть ее УПД.
Разберем на примере. За месяц магазин продал товаров физическим лицам на 1 000 000 рублей, включая НДС. Ежедневно формировались документы Отчет о розничных продажах. В конце месяца бухгалтер делает один УПД на контрагента «Физические лица» на 1 000 000 рублей. В результате в учете возникает не закрытие 62 счета, а вторая реализация на 1 000 000 рублей. В книге продаж появляются две базы: первая из розничных отчетов, вторая из УПД.
Поэтому, если база по НДС задваивается, выясним причину: программа отражает две реализации. В такой ситуации нужно не искать документ, которым закрыть УПД, а убрать лишний документ реализации.
Теперь рассмотрим НДС. При розничной продаже физическим лицам на общей системе налогообложения НДС начисляется с реализации. Но покупателю-физическому лицу счет-фактура обычно не выставляется в обычном порядке, как юридическому лицу. Для отражения НДС по розничным продажам в книге продаж в 1С используется специальный механизм.
В 1С:Бухгалтерии для целей книги продаж применяется документ Счет-фактура выданный с видом операции Сводная справка по розничным продажам. Он предназначен для суммарной регистрации розничных продаж, облагаемых НДС, за период. Такой документ помогает корректно отразить розничную выручку в книге продаж без оформления УПД на каждого покупателя.
Разберем по шагам правильную схему по НДС:
Отчет о розничных продажах — ускорить этот процесс поможет автозагрузка чеков из ОФД.Сводная справка по розничным продажам для регистрации розничной выручки в книге продаж.Реализация товаров и услуг или УПД на те же суммы.Если после отчета о розничных продажах создать УПД, НДС задвоится. Это нормальное поведение программы, потому что для нее это две разные операции реализации. Ошибка не в книге продаж, а в самой схеме документооборота.
Посмотрим на основные объекты 1С, которые участвуют в такой операции. В зависимости от конфигурации, версии и настроек интерфейса названия команд могут немного отличаться, но логика остается одинаковой.
Отчет о розничных продажах — основной документ для отражения розничной реализации товаров физическим лицам.Поступление наличных — документ для отражения поступления наличной розничной выручки, если она не отражается непосредственно отчетом о розничных продажах или если используется отдельная схема учета кассы — для автоматизации этого процесса есть загрузка кассовых смен из Такском-кассы.Операция по платежной карте — документ для отражения оплаты банковской картой или эквайринговой операции, если такая операция не формируется автоматически из отчета.Поступление на расчетный счет — документ для отражения фактического поступления денег от банка-эквайера на расчетный счет организации.Счет-фактура выданный с видом операции Сводная справка по розничным продажам — документ для регистрации розничных продаж в книге продаж по НДС.Книга продаж — отчет, в котором проверяем, что база по НДС не задвоена.Оборотно-сальдовая ведомость по счету — отчет для проверки остатков по счетам 62.Р, 57.03, 50, 51, 90 и 68.02.Экспресс-проверка ведения учета — сервисная проверка, которая помогает найти ошибки в настройках учета, взаиморасчетах, НДС и закрытии периода.Если говорить языком объектов конфигурации, в типовой базе могут использоваться объекты вроде Документ.ОтчетОРозничныхПродажах, Документ.РеализацияТоваровУслуг, Документ.СчетФактураВыданный, Документ.ПоступлениеНаРасчетныйСчет, Документ.ПоступлениеНаличных. Но в обычной бухгалтерской работе нам важнее не внутреннее имя объекта, а правильная последовательность документов.
Рассмотрим подробнее вариант, когда физическое лицо оплачивает покупку наличными через кассу организации.
Отчет о розничных продажах за день или смену.50 или закрывает расчеты по счету 62.Р, если программа использует этот счет.Сводная справка по розничным продажам для книги продаж.При такой схеме документ Реализация товаров и услуг не используется. УПД покупателю-физическому лицу не нужен, если речь идет об обычной розничной продаже через кассу.
Если после проведения отчета о розничных продажах на 62 счете остался остаток, не создавайте реализацию. Сначала откройте отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62 и проанализируйте аналитику: контрагента, договор, документ расчетов, сумму и дату. Затем проверьте, каким документом должна была пройти оплата.
Теперь рассмотрим продажу физическому лицу по банковской карте. Здесь чаще всего и появляется счет 62.Р, потому что деньги от покупателя фактически еще не поступили на расчетный счет организации: сначала они проходят через банк-эквайер.
Разберем по шагам:
Отчет о розничных продажах.90.01 и расчет с розничным покупателем по счету 62.Р.57.03, который показывает деньги в пути от банка-эквайера.Поступление на расчетный счет.62.Р должен закрыться, а остаток может остаться только на 57.03 до момента поступления денег от банка.Посмотрим на пример. Магазин продал товар на 10 000 рублей, покупатель оплатил картой. Возможная логика учета такая: Дт 62.Р Кт 90.01 — отражена выручка, Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС, Дт 57.03 Кт 62.Р — отражена оплата картой. Когда банк перечислил деньги, например 9 800 рублей после удержания комиссии 200 рублей, отражаем поступление: Дт 51 Кт 57.03 — поступили деньги на расчетный счет, Дт 91.02 Кт 57.03 — отражена комиссия банка, если учет настроен через счет прочих расходов.
В этой схеме 62 счет закрывается проводкой на 57.03. Если его закрывать УПД, получится не оплата, а повторная продажа.
Если после проведения документов на счете 62.Р висит задолженность, разберем проблему по шагам. Не начинайте с создания УПД. Сначала выясним причину остатка.
62.01, на 62.02 или на специальном розничном субсчете 62.Р.Отчет о розничных продажах и посмотрите, какие виды оплаты указаны. Если продажа оплачена картой, должна быть отражена эквайринговая оплата. Если наличными — кассовая оплата.Поступление на расчетный счет должен корректно закрывать сумму на 57.03, а не создавать новую задолженность.Экспресс-проверка ведения учета. Этот инструмент помогает найти очевидные ошибки в настройках и движениях документов — для этого подойдёт расширенная экспресс-проверка ведения учета для 1С.Если 62 счет не закрыт, это не означает, что нужна реализация. Это означает, что нужно найти документ оплаты или исправить аналитику расчетов.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда организация уже создала документы Реализация товаров и услуг или УПД на розничные продажи, а база по НДС задваивается. Здесь нужно аккуратно исправить учет.
Разберем по шагам безопасный порядок:
90 и книгу продаж. Убедитесь, какие суммы задвоились.Реализация товаров и услуг, созданные на контрагента «Физические лица» за те же даты и суммы, которые уже есть в Отчет о розничных продажах.Сводная справка по розничным продажам.Если период уже закрыт и отчетность сдана, не исправляйте документы механически без анализа последствий. Рассмотрим влияние на НДС, налог на прибыль, бухгалтерскую отчетность и складские остатки. Лишняя реализация могла задвоить не только НДС, но и выручку, себестоимость, списание товаров и финансовый результат.
Посмотрим на практическую проверку. Нам нужно убедиться, что каждая розничная продажа попала в книгу продаж один раз.
Книга продаж за месяц или квартал.Сводная справка по розничным продажам.Реализация товаров и услуг на те же суммы.90.01 и сравните выручку с управленческими отчетами кассы.68.02, чтобы сумма начисленного НДС соответствовала налоговой базе.Если в книге продаж есть и сводная справка по рознице, и УПД на физическое лицо на те же суммы, значит база задвоена. Уберите дублирующий способ регистрации. Для розничных продаж оставьте механизм розничного отчета и сводной справки.
Рассмотрим вопрос контрагента. В 1С часто создают обобщенного контрагента с названием «Физические лица», «Розничный покупатель» или «Покупатели розничные». Это допустимый технический прием, если он используется для аналитики розничных расчетов. Но сам по себе такой контрагент не означает, что нужно создавать УПД.
Если контрагент «Физические лица» используется в настройках розничной точки, проверьте следующее:
62.Р или другой счет, предусмотренный настройками;Иначе возникает типичная ошибка: отчет о розничных продажах делает одну реализацию, а документ на контрагента «Физические лица» делает вторую. Контрагент в таком случае не закрывает долг, а создает новый оборот.
Разберем разницу между двумя документами. Документ Отчет о розничных продажах предназначен для отражения продаж в розницу. Он используется, когда покупатели — физические лица, расчеты идут через кассу, банковские карты или розничную точку, а детальные документы на каждого покупателя обычно не оформляются.
Документ Реализация товаров и услуг предназначен для обычной оптовой или документальной продажи конкретному покупателю. По нему можно сформировать УПД, счет-фактуру, товарную накладную, акт. Он нужен, когда покупателю требуется первичный документ, когда есть договор поставки, отгрузка, взаиморасчеты с конкретным контрагентом, отсрочка платежа или обычная B2B-продажа.
Посмотрим на различия:
Отчет о розничных продажах.Реализация товаров и услуг.Поэтому не рассматривайте УПД как инструмент закрытия 62 счета по рознице. УПД — это документ реализации. А закрытие 62 счета выполняет оплата.
Иногда физическое лицо может попросить не только кассовый чек, но и товарный чек, накладную или иной документ. Рассмотрим такую ситуацию отдельно. Если продажа уже прошла как розничная, обычно покупателю достаточно кассового чека. При необходимости можно выдать товарный чек или иной документ, подтверждающий состав покупки, но не нужно создавать вторую реализацию.
Если же покупатель фактически выступает как представитель организации или ИП и просит УПД с реквизитами, такую продажу лучше изначально оформлять не как обычную розницу на обезличенного покупателя, а как реализацию конкретному контрагенту. Тогда используйте документ Реализация товаров и услуг, укажите контрагента, договор, ставку НДС, сформируйте УПД или счет-фактуру. Но в этом случае не нужно дополнительно включать эту же продажу в обезличенный Отчет о розничных продажах.
Правило остается тем же: одна продажа — один способ отражения. Либо розничный отчет, либо реализация конкретному контрагенту. Не используйте оба варианта одновременно для одной операции.
Проанализируем типовую схему для организации, которая продает физическим лицам через кассу.
Отчет о розничных продажах за смену, день или иной учетный период.50, безналичная оплата проходит через 57.03 и затем через 51.Сводная справка по розничным продажам для книги продаж.62.Р и 57.03 сверяются с оплатами и поступлениями от банка.В этой схеме нет этапа «создать УПД на каждую продажу». Также нет этапа «создать один УПД за месяц для закрытия розницы», если отчет о розничных продажах уже используется как документ реализации.
В обсуждении прозвучал вопрос: начисляется ли НДС с отчета о розничных продажах. Это важная проверка. Если организация работает на ОСНО и продает товары с НДС, документ Отчет о розничных продажах должен корректно отражать НДС. Если НДС не начисляется, нужно проверить настройки.
Разберем по шагам:
20%, 10%, Без НДС или другая применимая ставка.Экспресс-проверка ведения учета. Она поможет найти типовые ошибки настройки учета НДС.Если отчет о розничных продажах не начисляет НДС, не исправляйте это созданием УПД. Создание УПД не исправляет розничный документ, а добавляет вторую реализацию. Нужно настроить саму розничную схему так, чтобы НДС начислялся корректно в исходном документе.
Посмотрим, что именно нужно проверить в движениях документа. После проведения документа Отчет о розничных продажах откройте его движения и проанализируйте бухгалтерские проводки.
В типовой ситуации нас интересуют следующие блоки:
90.01. По дебету может быть 50, 62.Р или другой счет расчетов в зависимости от оплаты.57.03; при оплате наличными — со счетом 50.Если выручка, НДС и себестоимость уже отражены, документ Реализация товаров и услуг на ту же операцию не нужен. Он не закрывает старую реализацию, а создает новую.
Разберем отдельно счет 57.03, потому что его часто путают со счетом 62. При оплате картой деньги от покупателя не сразу попадают на расчетный счет организации. Сначала они проходят через банк-эквайер. Поэтому в учете появляется счет денежных средств в пути.
Схема выглядит так:
57.03;57.03 закрыт.Если после всех операций остаток висит на 57.03, проверяйте не 62 счет, а банковскую выписку, эквайринговый отчет и сумму комиссии. Часто остаток возникает из-за того, что банк перечислил сумму за вычетом комиссии, а комиссия не отражена отдельной строкой. В результате часть суммы остается незакрытой.
Посмотрим на пример. Продажи по картам за день — 50 000 рублей. Банк удержал комиссию 1 000 рублей и перечислил 49 000 рублей. Если в 1С отразить только поступление Дт 51 Кт 57.03 на 49 000 рублей, на 57.03 останется 1 000 рублей. Чтобы закрыть счет, нужно отразить комиссию банка, например Дт 91.02 Кт 57.03 или по другому счету расходов согласно учетной политике.
Иногда бухгалтер ожидает, что процедура Закрытие месяца автоматически закроет 62 счет или исправит задвоение НДС. Рассмотрим этот момент. Закрытие месяца выполняет регламентные операции: закрытие счетов затрат, расчет себестоимости, закрытие счетов 90 и 91, расчет налога на прибыль и другие операции. Но оно не должно превращать дублирующую реализацию в оплату.
Если вы создали лишний УПД, закрытие месяца не поймет, что это дубль. Для программы это полноценный документ продажи. Он останется в выручке, НДС и книге продаж. Поэтому дубли нужно исправлять на уровне первичных документов, а не ожидать, что регламентная операция их уберет.
Если 62 счет не закрыт из-за отсутствия оплаты, закрытие месяца также не создаст оплату автоматически. Нужно оформить или исправить документ оплаты: Поступление наличных, Операция по платежной карте, Поступление на расчетный счет или связанный документ эквайринга.
В обсуждении справедливо рекомендовали выполнить Экспресс-проверка ведения учета. Рассмотрим, как использовать этот инструмент. Он не заменяет анализ документов, но помогает быстро увидеть типовые ошибки.
Проверку стоит выполнить после того, как вы:
После проверки обратите внимание на ошибки по НДС, счетам учета, отрицательным остаткам товаров, незакрытым авансам, несоответствиям книги продаж и проводок. Если программа показывает ошибку по регистрам НДС, исправляйте первичный документ или регламентную операцию НДС, а не создавайте новую реализацию.
Рассмотрим два варианта исправления, если ошибка уже есть.
Первый вариант — период еще не закрыт и отчетность не сдана. В этом случае обычно проще снять проведение с лишних документов Реализация товаров и услуг или удалить их, если это допустимо по внутреннему регламенту. Затем перепроведите правильные документы и проверьте книгу продаж.
Второй вариант — период закрыт и отчетность уже сдана. Здесь нужно действовать осторожнее. Если задвоение попало в декларацию по НДС, может потребоваться исправление учета и подача уточненной декларации. Перед исправлением сформируйте оборотно-сальдовые ведомости, книгу продаж, анализ счета 68.02, анализ счета 90 и сохраните расшифровки. Затем определите, каким способом корректно исправить ошибку в вашей учетной политике и отчетном периоде.
Если ошибка существенная, затрагивает НДС и бухгалтерскую отчетность, лучше не ограничиваться техническим удалением документов. Разберем последствия для налоговой отчетности и при необходимости согласуйте порядок исправления с ответственным бухгалтером, аудитором или консультантом по 1С.
Иногда бухгалтеру нужен не УПД, а внутренний сводный документ за месяц, чтобы приложить к отчету или подтвердить розничную выручку. В этом случае не создавайте документ реализации, который формирует проводки по выручке и НДС второй раз.
Рассмотрим альтернативы:
Отчет о розничных продажах;90.01 за месяц;Книга продаж и Сводная справка по розничным продажам для НДС;Не используйте УПД как внутреннюю справку. УПД в 1С обычно связан с документом реализации и формирует налоговые последствия. Если нужен только сводный подтверждающий документ, используйте отчет или бухгалтерскую справку без повторного отражения продажи.
Соберем решение в практический алгоритм.
Реализация товаров и услуг за проблемный период.Отчет о розничных продажах.Отчет о розничных продажах: выручку, НДС, себестоимость, оплату.62.Р оплатой: наличными, картой, эквайрингом или поступлением на расчетный счет.Сводная справка по розничным продажам.Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62 и проверьте, что нет необоснованного остатка.Экспресс-проверка ведения учета и исправьте найденные ошибки.Подведем итог. При продаже товаров через кассу физическим лицам документ Отчет о розничных продажах уже является документом, который отражает розничную реализацию в 1С. Он должен формировать выручку, списание себестоимости и начисление НДС, если организация работает с НДС. Поэтому закрывать его документом Реализация товаров и услуг или УПД не нужно.
Если на счете 62.Р остается задолженность, ищите не отсутствующий УПД, а отсутствующую или неправильно отраженную оплату. При наличных расчетах проверяйте кассу и счет 50. При оплате картой проверяйте 57.03, эквайринговые операции, поступление на расчетный счет и комиссию банка. При расхождении аналитики проверяйте контрагента, договор и документ расчетов.
Для отражения НДС по розничным продажам используйте механизм Сводная справка по розничным продажам, а не УПД на физическое лицо. Если после отчета о розничных продажах вы создаете реализацию на ту же сумму, программа правомерно задваивает базу по НДС, потому что видит две разные продажи.
Правильная схема выглядит так: кассовый чек покупателю, затем Отчет о розничных продажах в 1С, затем отражение оплаты наличными или через эквайринг, затем Сводная справка по розничным продажам для книги продаж. Документ Реализация товаров и услуг используйте только для отдельной продажи конкретному контрагенту, а не для закрытия розничного отчета.
Информация носит справочный характер