Отражение предоплаты в розничной торговле — одна из самых неоднозначных задач для бухгалтера, работающего в 1С:Бухгалтерия 3.0. Стандартный документ Отчет о розничных продажах (ОРП) по своей архитектуре предназначен для фиксации факта отгрузки и оплаты, происходящих одновременно. Однако в реальной практике, особенно в таких сферах, как флористика, заказ мебели или электроники, покупатель часто вносит аванс, а товар забирает позже. Разберем детально, как правильно оформить такие операции, соблюдая требования законодательства и логику программы.
Прежде чем переходить к оформлению документов, проанализируем ситуацию с точки зрения закона. Согласно ФЗ-54, при получении предоплаты мы обязаны выбить чек (ускоряет процесс загрузка чеков из ОФД для автосоздания кассовых документов). В этом чеке признак способа расчета должен быть указан как «Предоплата» или «Аванс». Когда товар передается клиенту, пробивается второй чек с признаком «Полный расчет», где сумма оплаты закрывается ранее внесенным авансом.
В программе 1С:Бухгалтерия 3.0 документ Отчет о розничных продажах в классическом виде формирует проводки Дт 50 (или 57) Кт 90. Если мы попробуем просто вписать товар в ОРП в день получения денег, программа спишет остатки со склада, которых по факту может еще не быть (как в примере с букетом, который соберут только через неделю). Следовательно, нам нужны альтернативные методики.
Это наиболее элегантный способ отражения предоплаты от анонимного розничного покупателя, когда мы не хотим заводить на каждого клиента отдельную карточку в справочнике Контрагенты.
Шаг 1: Прием предоплаты.
Вместо ОРП для получения денег используем документ Поступление наличных или Оплата платежной картой.
Подарочный сертификат.Дт 50 (57) Кт 62.02 (или 62.ОТ), зафиксировав аванс.
Шаг 2: Реализация товара через ОРП.
Когда покупатель приходит за товаром, мы формируем документ Отчет о розничных продажах.
Дт 62.02 Кт 90.01, зачитывая ранее полученный аванс и списывая товар со склада.
Рассмотрим ситуацию, когда продажа в рознице оформляется как индивидуальный заказ. Этот метод более прозрачен для анализа выполнения отгрузки и оплат по счетам.
Проанализируем последовательность действий:
Оплата платежной картой (если платили картой) или Поступление наличных. Указываем контрагента «Розничный покупатель». В этот момент можно пробить чек на аванс прямо из документа.Отчета о розничных продажах используем документ Реализация (акт, накладная, УПД). Реализации программа автоматически увидит аванс по счету 62.02 и сделает зачет Дт 62.02 Кт 62.01. Преимущество этого метода в том, что в 1С:Бухгалтерии ОРП не всегда корректно подхватывает авансы, созданные ручными документами оплаты, а Реализация делает это безупречно.
Часто проблема возникает из-за того, что данные прилетают из 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) или когда настроен обмен данными между Бухгалтерией и Розницей. Выясним причину, по которой ОРП может не проводиться в бухгалтерии после выгрузки. Для этой задачи есть готовый инструмент для обмена данными между УНФ и БП.
В УНФ предоплата в рознице часто фиксируется в рамках «Заказа-наряда». При синхронизации в Бухгалтерию могут прийти отдельно документ оплаты и отдельно Отчет о розничных продажах. Если ОРП пытается повторно отразить оплату, которую уже зафиксировал ПКО (Приходный кассовый ордер), возникает конфликт счетов учета — здесь поможет управляемый перенос документов с фильтрацией.
Рекомендация для настройки обмена:
Проверьте, чтобы при выгрузке из УНФ розничные продажи с предоплатой трансформировались в Реализацию товаров и услуг. Если же они приходят как ОРП, необходимо в БП на вкладке «Безналичные оплаты» проверить соответствие сумм. Если сумма оплаты в ОРП будет дублировать уже загруженный ПКО, у вас задвоится выручка или не сойдется касса.
Если Отчет о розничных продажах не проводится или не видит предоплату, проверим счета учета расчетов. Рассмотрим стандартную настройку:
1С 3.0 часто используется счет 62.ОТ (Розничные продажи).62.02, а в настройках ОРП указан счет 62.ОТ, программа не увидит связи между документами.62.01/62.02, либо оба 62.ОТ).
Посмотрим на пример настройки справочника Виды оплаты для корректной работы ОРП в режиме зачета предоплаты:
62.02.Отчете о розничных продажах при выборе этого вида оплаты программа поймет, что деньги не поступают в кассу сейчас, а были получены ранее.
Если вы столкнулись с необходимостью отразить «старые» предоплаты (как в случае с цветами с начала года), выполните следующие действия:
Поступление на расчетный счет), убедитесь, что они висят на авансе (счет 62.02) по контрагенту «Розничный покупатель».Реализация товаров и услуг. Это самый надежный способ «схлопнуть» дебиторку и кредиторку в 1С:Бухгалтерии, также может помочь групповое создание корректировки долга.Таким образом, мы выяснили, что прямой механизм «предоплата внутри ОРП» в 1С:Бухгалтерия практически отсутствует, но он успешно заменяется либо механизмом сертификатов, либо использованием стандартных документов отгрузки (РТиУ). Выбор зависит от того, насколько детально вам нужно вести учет взаиморасчетов с контрагентами.