Рассмотрим ситуацию: налоговая инспекция прислала требование по вашему покупателю и просит представить документы по сделке, в том числе УПД с подписью и печатью покупателя. Отгрузка была в марте 2023 года, товар отправлялся через транспортную компанию, а покупатель подписанный экземпляр УПД не вернул. Возникает вопрос: что передать в ФНС, как написать пояснение и может ли инспекция из-за отсутствия подписи покупателя снять расходы или вычет по НДС? Для этой задачи есть проверка учета на ошибки и налоговые риски.
Разберем проблему по шагам. В такой ситуации важно не паниковать и правильно определить, что именно происходит. Если требование пришло «по покупателю», то чаще всего речь идет не о проверке вашей декларации, а об истребовании документов по статье 93.1 НК РФ, то есть о так называемой встречной проверке или запросе документов по конкретной сделке. В рамках такого требования налоговая собирает информацию о взаимоотношениях с контрагентом. Само по себе такое требование еще не означает, что у вас прямо сейчас снимают расходы, доначисляют НДС или признают реализацию недействительной.
Проанализируем ситуацию с самого начала. В требовании ФНС обычно указывает основание запроса: статья 93 НК РФ или статья 93.1 НК РФ. Это важное различие.
Если требование направлено в рамках проверки вашей организации, то инспекция проверяет именно ваши налоги и ваши декларации.
Если требование направлено по статье 93.1 НК РФ, то инспекция запрашивает документы о вашем контрагенте или о конкретной сделке. На практике это называют встречной проверкой.
Если в требовании указано, что документы запрашиваются по вашему покупателю, то обычно инспекция проверяет покупателя, его вычеты, расходы, реальность закупки или цепочку движения товара.
Поэтому не начинайте ответ с оправданий и не пишите, что «документов нет». Правильнее написать, что документы по сделке имеются, товар фактически отгружен, передача товара подтверждается УПД, оформленным продавцом, а также транспортными документами. Отдельно укажите, что экземпляр УПД с подписью покупателя покупателем не возвращен.
Разберем ключевой вопрос автора. Если вы являетесь продавцом и речь идет о вашей реализации, то у вас по этой операции обычно нет «вычета НДС» именно по реализации. Вычет НДС возникает у покупателя, когда он принимает к учету приобретенные товары, работы или услуги и имеет счет-фактуру или УПД со статусом, позволяющим заявить вычет.
У продавца по реализации возникает другая обязанность: начислить НДС с реализации, если продавец является плательщиком НДС, и отразить выручку. Поэтому фраза «может ли налоговая снять с нас вычет НДС» в ситуации продажи товара не совсем корректна. Инспекция может проверять корректность вашей реализации, начисление НДС, выручку, документы по отгрузке, но вычет по этой конкретной продаже относится не к продавцу, а к покупателю.
С расходами также нужно быть точными. Если речь идет о товаре, который вы продали, то у продавца могут быть расходы в виде себестоимости реализованных товаров, но требование по покупателю само по себе не означает автоматическое снятие расходов. Чтобы снять расходы или доначислить налог, налоговый орган должен проводить проверочные мероприятия в отношении вашей организации и доказать нарушение. Одного факта, что покупатель не вернул подписанный УПД, недостаточно, если реальность отгрузки подтверждается другими документами.
Главная позиция для ответа: товар был отгружен, операция отражена в учете, реализация подтверждается комплектом документов, а отсутствие у продавца экземпляра УПД с подписью покупателя объясняется тем, что покупатель не вернул подписанный экземпляр. При этом передача груза подтверждается документами транспортной компании.
Рассмотрим подробнее, что подтверждает УПД. Универсальный передаточный документ может выполнять две функции: функцию счета-фактуры и функцию первичного документа на передачу товаров, работ или услуг. Если УПД оформлен со статусом 1, он обычно используется одновременно как счет-фактура и как передаточный документ. Если УПД оформлен со статусом 2, он используется только как первичный документ.
Для продавца важно подтвердить, что товар действительно был отгружен. Если покупатель пришел за товаром сам, обычно в документах должна быть подпись покупателя, его представителя или лица, действующего по доверенности. Если товар забирал водитель, экспедитор или представитель покупателя, нужно проверить доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия на получение товара.
Но в рассматриваемой ситуации товар отправлялся через транспортную компанию. Тогда логика другая. Если договором не предусмотрено иное, обязанность продавца передать товар может считаться исполненной в момент сдачи товара перевозчику для доставки покупателю. В этом случае отсутствие подписи директора покупателя или печати покупателя на УПД не означает, что отгрузки не было. Факт передачи товара подтверждается транспортными документами: транспортной накладной, экспедиторской распиской, квитанцией транспортной компании, накладной перевозчика, актом приема груза к перевозке и другими документами, которые оформлены при передаче товара транспортной компании — есть готовый инструмент для учета и печати ТТН.
Если товар передан транспортной компании, прикладывайте к требованию не только УПД, но и документы перевозчика. Именно они подтверждают, что товар выбыл от продавца и был передан для доставки покупателю.
Разберем по шагам, какой комплект документов подготовить. Не ограничивайтесь фразой «покупатель УПД не вернул». Покажите налоговой всю цепочку сделки: договор, заказ, отгрузка, передача перевозчику, оплата, отражение в учете — поможет панель просмотра всех связанных документов по сделке.
УПД, подписанный со стороны продавца. Передайте тот экземпляр, который есть у вашей организации. Если покупатель его не подписал и не вернул, укажите это в пояснении.
Транспортную накладную или накладную транспортной компании. Это основной документ, который подтверждает передачу груза перевозчику — поможет автоматическое создание транспортных накладных из реализаций.
Квитанцию, экспедиторскую расписку или акт приема груза к перевозке. Если такие документы есть, приложите их вместе с транспортной накладной.
Договор с покупателем. Особенно полезно приложить раздел о порядке поставки, моменте перехода права собственности, доставке и документообороте.
Заказ покупателя, счет на оплату, спецификацию или заявку. Эти документы показывают, что отгрузка была согласована.
Платежные документы. Если покупатель оплатил товар, приложите выписку банка, платежное поручение или карточку расчетов.
Акт сверки с покупателем. Если его нет, попробуйте запросить. Если покупатель не отвечает, укажите, что акт сверки направлен, но подписанный экземпляр не получен.
Карточку счета расчетов с покупателем. В 1С это может быть карточка счета 62.01, 62.02 или иного счета расчетов, который используется в вашей учетной базе.
Оборотно-сальдовую ведомость по покупателю. Она покажет начисление реализации, оплату и задолженность.
Документы складского учета. Если ведется складской учет, приложите документы отгрузки, перемещения, списания товара со склада или отчет по номенклатуре.
Если налоговая запросила именно «УПД с подписью и печатью покупателя», а такого документа нет, не игнорируйте эту часть требования. Передайте имеющийся УПД и напишите пояснение: «Экземпляр УПД с подписью покупателя в адрес организации не возвращен. Факт отгрузки и передачи товара перевозчику подтверждается транспортными документами».
Посмотрим на пример пояснения. Его можно использовать как основу и адаптировать под вашу ситуацию, номер требования, дату УПД, номер договора и реквизиты транспортной накладной.
«В ответ на требование № ___ от ___ сообщаем, что по взаимоотношениям с покупателем ___ организацией была осуществлена отгрузка товара по УПД № ___ от ___ на сумму ___ руб., в том числе НДС ___ руб.
УПД оформлен и подписан со стороны продавца. Экземпляр УПД с подписью покупателя в адрес нашей организации покупателем не возвращен. При этом фактическая отгрузка товара подтверждается документами транспортной компании: транспортной накладной № ___ от ___, квитанцией о приеме груза № ___ от ___, актом приема груза к перевозке № ___ от ___.
Товар был передан транспортной компании для доставки покупателю. Реализация отражена в бухгалтерском и налоговом учете организации. НДС с реализации начислен в установленном порядке. Документы, подтверждающие отгрузку товара и передачу груза перевозчику, прилагаются.
Дополнительно сообщаем, что в адрес покупателя направлен запрос о предоставлении подписанного экземпляра УПД и акта сверки расчетов. На дату направления настоящего ответа подписанный экземпляр УПД от покупателя не получен».
Если покупатель полностью оплатил товар, добавьте:
«Оплата по указанной поставке поступила на расчетный счет организации, что подтверждается банковской выпиской и карточкой расчетов с покупателем».
Если товар был отгружен с отсрочкой платежа и оплата не поступила, напишите иначе:
«По состоянию на дату ответа задолженность покупателя по указанной поставке отражена в бухгалтерском учете. Наличие задолженности подтверждается карточкой счета расчетов с покупателем».
Рассмотрим ситуацию, когда покупатель не отвечает, не подписывает УПД и не возвращает акт сверки. Это неприятно, но не означает, что вы не можете ответить на требование ФНС.
Действуйте так:
Направьте покупателю письмо с просьбой вернуть подписанный экземпляр УПД или предоставить мотивированные возражения.
Отправьте письмо способом, который можно подтвердить: через ЭДО, заказным письмом, курьерской службой, электронную почту с подтверждением отправки, личный кабинет оператора ЭДО.
Подготовьте акт сверки и также направьте его покупателю.
Сохраните подтверждение отправки: почтовую квитанцию, опись вложения, отчет оператора ЭДО, уведомление о доставке, регистрационный номер исходящего письма.
В ответе налоговой укажите, что запрос покупателю направлен, но подписанные документы на дату ответа не получены.
Разберем важный момент. Если покупатель молчит, налоговой нужно показать вашу добросовестность. Вы не просто не имеете подписанного УПД, а приняли меры для его получения. Поэтому приложите к ответу копию письма покупателю и подтверждение его отправки.
В теме указано, что у организации есть накладные от транспортной компании, которой отправляли груз. Это хороший аргумент. Рассмотрим подробнее, какие документы перевозчика помогут подтвердить реальность отгрузки.
Транспортная накладная. Показывает грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика, маршрут, сведения о грузе и дату принятия груза.
Экспедиторская расписка. Подтверждает, что экспедитор принял груз для организации перевозки.
Квитанция о приеме груза. Подтверждает, что транспортная компания приняла груз к перевозке.
Акт приема-передачи груза перевозчику. Фиксирует момент передачи товара перевозчику.
Реестр отправлений. Полезен, если отправок было несколько.
Документы об оплате транспортных услуг. Подтверждают, что доставка действительно заказывалась и оплачивалась.
Отчет транспортной компании о доставке. Если в личном кабинете перевозчика есть информация о вручении груза, сохраните ее в виде документа или выгрузки.
Если товар передан перевозчику, налоговой можно объяснить, что подпись покупателя на экземпляре УПД у продавца отсутствует по объективной причине: товар физически передавался не директору покупателя в офисе продавца, а транспортной компании для доставки.
При этом проверьте договор поставки. Если в договоре указано, что обязанность продавца считается исполненной после передачи товара перевозчику, ваша позиция становится сильнее. Если в договоре написано, что момент перехода права собственности наступает при передаче товара покупателю на складе покупателя, тогда дополнительно соберите подтверждение доставки до покупателя: отметку транспортной компании о вручении, трек-отчет, акт доставки, переписку с покупателем о получении груза.
Разберем вопрос с печатью. Многие организации по привычке требуют, чтобы на УПД, товарной накладной или акте стояла не только подпись, но и печать покупателя. Однако печать не всегда является обязательным реквизитом первичного документа. Для первичного документа важнее обязательные реквизиты: наименование документа, дата, участники операции, содержание факта хозяйственной жизни, натуральные и денежные показатели, должности и подписи ответственных лиц.
Если покупатель не поставил печать, но документ подписан уполномоченным лицом, это обычно не делает документ недействительным само по себе. Другое дело, что в вашей ситуации нет даже подписи покупателя на УПД. Поэтому делаем акцент не на печати, а на альтернативных доказательствах передачи товара: транспортная накладная, квитанция транспортной компании, акт приема груза, заказ покупателя, оплата, переписка, акт сверки.
Не пишите налоговой, что отсутствие печати не важно, если нет подписи покупателя вообще. Правильнее написать, что экземпляр УПД с подписью покупателя не возвращен, но факт отгрузки подтвержден другими документами.
Рассмотрим другой возможный вариант, который пригодится для аналогичных ситуаций. Если товар не отправлялся транспортной компанией, а его забирал представитель покупателя, то вместо транспортных документов нужно подтвердить полномочия лица, которое получило товар.
В этом случае подготовьте:
УПД или товарную накладную с подписью лица, получившего товар.
Доверенность на получение товара, если товар получал представитель покупателя.
Документ, подтверждающий должность или полномочия лица, если товар получал руководитель.
Заявку покупателя на отгрузку.
Пропуск, журнал выдачи товара, складской ордер или иной внутренний документ, если он ведется.
Если товар получал водитель транспортной компании, которую направил покупатель, проверьте, есть ли документы, подтверждающие, что перевозчик действовал по поручению покупателя. Это может быть заявка, письмо покупателя, доверенность, транспортная накладная или договорные условия.
Теперь посмотрим, что проверить в 1С перед ответом налоговой. Даже если налоговая просит только УПД, полезно подготовить учетные регистры, чтобы при необходимости быстро подтвердить операцию.
Откройте документ Реализация товаров и услуг или Реализация товаров: Накладная, УПД за март 2023 года.
Проверьте контрагента, договор, склад, номенклатуру, количество, цену, ставку НДС и сумму НДС.
Проверьте, проведен ли документ и сформированы ли проводки по реализации.
Сформируйте печатную форму Универсальный передаточный документ.
Проверьте, отражена ли реализация в книге продаж. Для этого используйте отчет Книга продаж за соответствующий квартал.
Проверьте проводки по счетам 62.01, 90.01.1, 90.03, 41.01, 90.02.1, если применяется типовой учет товаров.
Сформируйте Карточка счета по счету 62.01 с отбором по покупателю и договору.
Сформируйте Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62 с детализацией по контрагенту и договору.
Если товар списан со склада, проверьте движения по счету 41.01 и отчет по номенклатуре.
Если доставка отражалась в 1С отдельными документами, проверьте документы по транспортным услугам и расходы на доставку.
В типовой 1С по реализации товаров чаще всего формируются проводки:
Дт 62.01 Кт 90.01.1 — отражена выручка от реализации товаров.
Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС с реализации.
Дт 90.02.1 Кт 41.01 — списана себестоимость реализованных товаров.
Если покупатель оплатил товар:
Дт 51 Кт 62.01 — поступила оплата от покупателя.
Если была предоплата:
Дт 51 Кт 62.02 — получена предоплата от покупателя.
Дт 62.02 Кт 62.01 — зачтена предоплата при реализации.
Эти регистры не всегда нужно прикладывать сразу, если налоговая запросила только первичные документы. Но подготовить их полезно, потому что они подтверждают, что реализация была отражена в учете, а НДС начислен.
Рассмотрим практическое решение. Если подписанного покупателем УПД нет, отправьте в ФНС тот экземпляр, который есть, то есть УПД с подписью продавца. К нему приложите транспортные документы и пояснение.
В описи или сопроводительном письме можно указать:
«УПД № ___ от ___ представлен в имеющемся у организации виде, подписан со стороны продавца. Экземпляр УПД с подписью покупателя покупателем не возвращен. Факт передачи товара перевозчику подтверждается транспортной накладной № ___ от ___ и квитанцией транспортной компании № ___ от ___».
Если требование направлено через ТКС, в электронном ответе можно приложить сканы документов и пояснение отдельным файлом. Названия файлов сделайте понятными: «УПД_номер_дата», «Транспортная_накладная_номер_дата», «Пояснение_по_УПД», «Письмо_покупателю_о_возврате_УПД».
Разберем отдельный вариант. Если УПД был направлен через электронный документооборот, проверьте статус документа у оператора ЭДО.
Если покупатель подписал электронный УПД, выгрузите подписанный файл и подтверждение оператора ЭДО.
Если покупатель получил УПД, но не подписал, выгрузите подтверждение отправки и доставки документа.
Если покупатель отклонил УПД, проанализируйте причину отказа и приложите пояснение только после проверки содержания отказа.
Если документ завис без ответа, направьте покупателю повторный запрос и приложите подтверждение направления.
В пояснении можно написать:
«УПД № ___ от ___ был направлен покупателю через оператора электронного документооборота ___. На дату ответа документ покупателем не подписан. Подтверждение направления документа через ЭДО прилагается. Факт отгрузки дополнительно подтверждается транспортными документами».
Если электронный УПД подписан продавцом и отправлен покупателю, это не заменяет факт приемки покупателем, но помогает подтвердить, что продавец оформил документ и передал его контрагенту.
В обсуждении был задан правильный вопрос: есть ли подписанный акт сверки с покупателем? Акт сверки не заменяет УПД и транспортные документы, но является полезным дополнительным доказательством. Если покупатель подписал акт сверки, где отражена задолженность или оплата по спорной реализации, это подтверждает, что покупатель признавал расчеты по сделке.
Если акта сверки нет, сделайте так:
Сформируйте акт сверки в 1С через документ или отчет Акт сверки расчетов с контрагентом.
Укажите период, включающий дату отгрузки и оплаты.
Проверьте, чтобы в акт попал УПД за март 2023 года.
Направьте акт покупателю на подписание.
Сохраните подтверждение отправки.
Если покупатель подпишет акт, направьте его в ФНС дополнительно, если срок ответа еще позволяет, или храните для дальнейших запросов.
В пояснении можно указать:
«Акт сверки расчетов направлен покупателю для подписания. На дату ответа подписанный экземпляр акта сверки от покупателя не получен».
Посмотрим, какие еще документы можно собрать. Чем старше период, тем важнее собрать не один документ, а совокупность доказательств. Для отгрузки марта 2023 года подготовьте все, что подтверждает реальность операции.
Договор поставки. Проверьте условия о доставке, моменте исполнения обязанности продавца, переходе права собственности и документообороте.
Счет на оплату. Подтверждает, что покупатель заказал товар и был согласован предмет сделки.
Заказ или заявка покупателя. Особенно важны, если договор рамочный.
Спецификация. Подтверждает ассортимент, количество и цену.
УПД продавца. Показывает, какой товар был отгружен и на какую сумму.
Транспортная накладная. Подтверждает передачу груза перевозчику.
Квитанция ТК. Подтверждает прием груза транспортной компанией.
Документы об оплате доставки. Показывают фактическую организацию перевозки.
Переписка с покупателем. Подтверждает согласование поставки, адрес доставки, претензии или отсутствие претензий.
Банковская выписка. Подтверждает оплату товара, если она была.
Карточка счета расчетов. Показывает отражение операции в учете.
Книга продаж. Подтверждает начисление НДС с реализации.
Если покупатель не возвращает документы, но оплатил товар и не предъявлял претензий по количеству и качеству, это также усиливает позицию продавца. Если покупатель принимал товар через транспортную компанию и не заявлял о недостаче, повреждении или неполучении, у налоговой меньше оснований утверждать, что отгрузки не было.
Разберем ошибки, которые лучше не допускать.
Не пишите только «УПД нет». Такая формулировка создает впечатление, что сделка не подтверждена. Пишите: «УПД с подписью покупателя не возвращен, факт отгрузки подтверждается транспортными документами».
Не игнорируйте требование. Даже если у вас нет подписанного УПД, нужно ответить и представить имеющиеся документы.
Не отправляйте пустой ответ без пояснений. Налоговой нужно объяснить, почему нет подписи покупателя и какие документы подтверждают отгрузку.
Не подделывайте подписи и печати. Если покупатель не вернул УПД, нельзя самостоятельно «доделывать» документ. Это создает гораздо больший риск, чем отсутствие подписи.
Не заявляйте, что печать обязательна всегда. Лучше сосредоточьтесь на полномочиях подписанта и доказательствах передачи товара.
Не прикладывайте лишние документы без отбора. Передавайте документы, относящиеся к конкретной сделке и конкретному требованию.
Рассмотрим более полный вариант ответа. Его можно использовать как шаблон.
«В ответ на требование о представлении документов № ___ от ___ по взаимоотношениям с ___ сообщаем следующее.
В марте 2023 года нашей организацией была осуществлена отгрузка товара в адрес покупателя ___ по договору № ___ от ___. Отгрузка оформлена УПД № ___ от ___ на сумму ___ руб., в том числе НДС ___ руб.
Указанный УПД оформлен и подписан со стороны продавца. Экземпляр УПД с подписью покупателя в адрес нашей организации покупателем не возвращен. В адрес покупателя направлен запрос о предоставлении подписанного экземпляра УПД и акта сверки расчетов. На дату направления ответа подписанные документы от покупателя не получены.
Фактическая передача товара подтверждается документами транспортной компании, поскольку товар был передан перевозчику для доставки покупателю. К ответу прилагаются транспортная накладная № ___ от ___, квитанция о приеме груза № ___ от ___, а также иные документы, подтверждающие передачу товара к перевозке.
Реализация отражена в бухгалтерском и налоговом учете организации. НДС с реализации начислен в установленном порядке и отражен в книге продаж за ___ квартал 2023 года. Расчеты с покупателем отражены по счету 62, что подтверждается карточкой счета и оборотно-сальдовой ведомостью по контрагенту.
Таким образом, отсутствие у организации экземпляра УПД с подписью покупателя связано с тем, что покупатель не вернул подписанный экземпляр документа. При этом факт отгрузки товара и передачи груза перевозчику подтверждается имеющимися первичными и транспортными документами.
Приложения: УПД № ___ от ___; транспортная накладная № ___ от ___; квитанция транспортной компании № ___ от ___; договор № ___ от ___; счет/заказ/спецификация № ___ от ___; банковская выписка/платежное поручение при наличии оплаты; карточка счета 62; ОСВ по расчетам с покупателем; копия запроса покупателю о возврате подписанного УПД».
Посмотрим, как отдельно ответить на такую формулировку требования. Иногда инспекция пишет в требовании слишком жестко: «представить УПД с подписью и печатью покупателя». Но если у вас такого экземпляра нет, вы не можете представить документ, которого фактически нет. Поэтому нужно представить имеющийся документ и пояснить невозможность представления подписанного экземпляра.
Формулировка может быть такой:
«Представить УПД № ___ от ___ с подписью и печатью покупателя не представляется возможным, поскольку подписанный экземпляр УПД покупателем в адрес нашей организации не возвращен. При этом УПД, подписанный со стороны продавца, а также документы транспортной компании, подтверждающие передачу товара перевозчику для доставки покупателю, представлены в составе настоящего ответа».
Если хотите усилить ответ, добавьте:
«Отсутствие у продавца экземпляра УПД с подписью покупателя не свидетельствует об отсутствии отгрузки, поскольку товар был передан транспортной компании, что подтверждается транспортными документами».
Рассмотрим дальнейшее развитие ситуации. После ответа налоговая может запросить дополнительные документы или пояснения. Подготовьте заранее следующие материалы:
договор с транспортной компанией или заявку на перевозку;
документы по оплате транспортных услуг;
подтверждение доставки груза покупателю;
переписку с покупателем по заказу и доставке;
отчет из личного кабинета транспортной компании;
письмо покупателю о возврате УПД;
повторно направленный акт сверки;
книгу продаж за квартал отгрузки;
декларацию по НДС за соответствующий период, если потребуется подтвердить начисление налога;
учетные регистры по счетам 62, 90, 68.02, 41.
Если покупатель позже пришлет подписанный УПД, сохраните его в архиве и при необходимости направьте в ФНС дополнительно. Если покупатель откажется подписывать УПД, запросите письменную причину отказа. Если он ссылается на неполучение товара, поднимайте документы транспортной компании и начинайте претензионную работу.
Разберем полезный внутренний документ. Служебная записка не обязательна для налоговой, но помогает зафиксировать ситуацию внутри организации и подготовить доказательства.
В служебной записке укажите:
номер и дату УПД;
наименование покупателя;
дату отгрузки;
способ доставки;
реквизиты транспортной накладной;
факт отсутствия возвращенного экземпляра УПД;
перечень действий по получению подписанного документа;
перечень документов, подтверждающих отгрузку.
Пример формулировки:
«По УПД № ___ от ___ товар был передан транспортной компании ___ для доставки покупателю ___. Передача груза перевозчику подтверждается транспортной накладной № ___ от ___ и квитанцией № ___ от ___. Экземпляр УПД с подписью покупателя в организацию не возвращен. Покупателю направлен запрос о возврате подписанного УПД и подписании акта сверки. Реализация отражена в бухгалтерском и налоговом учете».
Посмотрим, как организовать документооборот, чтобы такая ситуация не повторялась. Невозврат подписанных УПД — распространенная проблема, особенно при доставке через транспортные компании. Поэтому лучше заранее настроить контроль.
В договоре с покупателем пропишите порядок обмена первичными документами.
Укажите срок возврата подписанного УПД или мотивированного отказа.
Пропишите, что при отсутствии мотивированных возражений в установленный срок товар считается принятым, если это соответствует вашей договорной модели.
Используйте ЭДО, если покупатель готов работать через оператора электронного документооборота.
Ведите реестр невозвращенных УПД.
Регулярно направляйте покупателям акты сверки.
Храните транспортные документы вместе с УПД, а не отдельно.
Назначьте ответственного за контроль возврата документов.
В 1С можно использовать внутренние статусы или дополнительные реквизиты, если они настроены в вашей базе. Например, для документа Реализация товаров и услуг можно вести признак «УПД возвращен», «УПД направлен покупателю», «УПД не возвращен», «Запрос направлен». В типовой конфигурации такие признаки могут отсутствовать, но их можно организовать через дополнительные сведения, комментарии, задачи или внешний реестр.
Рассмотрим профилактическое решение. Чтобы в будущем позиция была сильнее, закрепите порядок оформления отгрузки в договоре и учетной политике документооборота.
В договоре с покупателем можно предусмотреть:
какой документ используется для передачи товара: УПД, товарная накладная, акт или иной документ;
когда обязанность продавца по передаче товара считается исполненной;
кто организует доставку;
какой документ подтверждает передачу товара перевозчику;
когда переходит право собственности и риск случайной гибели товара;
в какой срок покупатель возвращает подписанный УПД;
что происходит, если покупатель не возвращает подписанный документ и не направляет мотивированный отказ;
допускается ли обмен документами через ЭДО.
Например, можно использовать такую договорную формулировку:
«При доставке товара транспортной компанией обязанность поставщика по передаче товара считается исполненной с момента передачи товара перевозчику, если иное не указано в спецификации. Передача товара перевозчику подтверждается транспортной накладной, экспедиторской распиской, квитанцией транспортной компании или иным документом перевозчика. Покупатель обязан подписать и вернуть поставщику экземпляр УПД либо направить мотивированные возражения в течение ___ рабочих дней с даты получения товара».
Такая формулировка не отменяет необходимость реального подтверждения поставки, но помогает избежать споров о том, почему у продавца нет УПД с печатью покупателя.
Соберем решение в понятный порядок. Если покупатель не вернул подписанный УПД, а налоговая требует документ, действуйте так:
Проверьте основание требования: скорее всего, это запрос по статье 93.1 НК РФ по вашему покупателю.
Откройте реализацию за март 2023 года в 1С и убедитесь, что документ проведен корректно.
Сформируйте УПД, который есть у вашей организации, даже если он подписан только со стороны продавца.
Подготовьте транспортные документы, подтверждающие передачу груза транспортной компании.
Подготовьте договор, счет, заказ, спецификацию, оплату и учетные регистры, если они относятся к требованию.
Направьте покупателю запрос о возврате подписанного УПД и акта сверки.
Сохраните подтверждение направления запроса покупателю.
В ответе ФНС напишите, что подписанный покупателем экземпляр УПД не возвращен, но факт отгрузки подтверждается транспортными документами.
Приложите к ответу УПД продавца, транспортные накладные и сопутствующие документы.
Не признавайте отсутствие отгрузки и не пишите, что документ «утерян», если он фактически не был возвращен покупателем.
Проанализируем итог. Если налоговая требует УПД с подписью и печатью покупателя, а покупатель не вернул подписанный экземпляр, представьте тот УПД, который есть у вашей организации, и обязательно приложите документы транспортной компании. В пояснении прямо укажите, что подписанный экземпляр покупателем не возвращен, но товар был передан перевозчику, а отгрузка подтверждается транспортной накладной, квитанцией или иными документами перевозчика.
Если вы продавец, то по этой реализации у вас не возникает вычет НДС, который можно «снять» именно по продаже. У продавца важно подтвердить реальность реализации, начисление НДС и отражение операции в учете. В рамках встречного требования налоговая обычно собирает документы по покупателю, а не автоматически доначисляет налоги продавцу. Однако отсутствие подписанного покупателем УПД может вызвать вопросы, поэтому подготовьте полный комплект доказательств: УПД продавца, транспортные документы, договор, заказ, оплату, карточку счета 62, ОСВ и переписку с покупателем.
Главное правило: не оставляйте требование без ответа и не ограничивайтесь фразой «УПД покупатель не вернул». Покажите налоговой реальность отгрузки через совокупность документов. Если товар отправлен транспортной компанией, именно документы перевозчика становятся ключевым подтверждением передачи товара.
Информация носит справочный характер