← На главную

Часто при внедрении программы 1С:Документооборот возникает типовая архитектурная задача: имеется центральный офис и несколько филиалов. База одна, центральный офис уже ведет регистрацию входящих и исходящих документов. Возникает потребность перевести регистрацию документов филиалов также в эту систему. Главный вопрос: есть ли смысл заводить филиалы как отдельные элементы справочника Организации или лучше использовать Подразделения? Проанализируем эту ситуацию и разберем оптимальные способы решения.

Необходимость перевода филиалов в единую систему часто связана с потребностью обеспечить для них независимую нумерацию документов, разделить зоны видимости (чтобы сотрудники не видели чужую документацию) и использовать специфические реквизиты. Сложности выбора структуры возникают из-за того, что филиалы могут иметь разные КПП, быть выделены на отдельный баланс или работать с собственными печатями.

Вариант 1: Использование справочника «Организации»

Рассмотрим подробнее подход, при котором для каждого филиала заводится отдельная организация. Для этого в базе должна быть включена настройка «Учет по организациям».

Этот вариант является приоритетным, если:

1. Планируется типовая синхронизация или бесшовная интеграция с другими конфигурациями (например, 1С:ERP или 1С:Бухгалтерия КОРП). Если на стороне учетной системы филиалы выделены на отдельный баланс и заведены как отдельные организации, то и в 1С:Документооборот их необходимо заводить аналогично.
2. Филиалы являются иными юридическими лицами или обособленными подразделениями с разными КПП и высокой степенью финансовой самостоятельности.

Преимущества данного метода:

• Строгое разграничение прав доступа. Каждая организация ведет свой независимый документопоток, и пользователи видят только свои документы.
• Независимая нумерация документов настраивается автоматически (счетчики полностью изолированы по каждой организации).
• Отсутствие конфликтов при обмене данными с другими учетными системами.

Вариант 2: Использование справочника «Подразделения»

Разберем ситуацию, когда филиалы работают строго в рамках одного юридического лица и не выделены на отдельный баланс. В этом случае создавать новые организации не нужно — достаточно использовать справочник Подразделения.

Преимущества и настройки:

• Формируется единое информационное пространство, что очень удобно для сквозных бизнес-процессов (например, согласование документа головным офисом и филиалом).
• Разделение нумерации решается через справочник Нумераторы. Платформа позволяет гибко настроить формулу регистрационного номера. Мы можем включить в формат номера специальный индекс, используя переменную [ИндексПодр].
• Счетчик номеров можно настроить так, чтобы он работал независимо в разрезе каждого подразделения. Тогда нумерация для каждого филиала будет идти параллельно и автономно.

Ограничения платформы и альтернативные решения

Проанализируем технические ограничения. Версия КОРП спроектирована так, что все юридические лица и филиалы функционируют внутри одной информационной базы. При очень большом объеме документов и сложной матрице доступов (особенно если права делятся на уровне подразделений, а не организаций) это потребует мощных серверных ресурсов, так как настройка политик доступа в разрезе подразделений сложнее в администрировании.

В качестве альтернативы для очень крупных компаний с высокой автономностью филиалов можно рассмотреть внедрение конфигурации «1С:Документооборот Холдинга». В отличие от версии КОРП, она поддерживает работу распределенных информационных баз (РИБ). При такой архитектуре создается центральный узел для головного офиса и подчиненные периферийные базы для филиалов. Каждый филиал работает только с релевантными для него данными в автономном режиме, что физически разделяет потоки документов и снижает нагрузку на центральный сервер.