Рассмотрим ситуацию подробно. Организация занимается грузоперевозками, применяет ОСНО, сотрудник оплатил кофе или питание топливной картой, а поставщик топлива включил эту покупку в УПД — для таких компаний есть комплексный учет для транспортных компаний в 1С. Сумма небольшая, например около 400 рублей, но порядок учета все равно нужно определить правильно: не относите такую покупку к ГСМ, не включайте ее в расходы по налогу на прибыль как производственный расход и отдельно отразите доход сотрудника в натуральной форме, если компания не взыскивает стоимость кофе с работника.
Главный вывод: если кофе куплен сотрудником для себя, не связан с командировкой, не предусмотрен трудовым или коллективным договором и компания не требует компенсацию с работника, то стоимость кофе является личной выгодой сотрудника. В бухгалтерском учете отразите расход как прочий расход, в налоговом учете по налогу на прибыль не принимайте, а для зарплатных налогов зарегистрируйте натуральный доход сотрудника.
Разберем по шагам, что произошло с точки зрения учета. Топливная карта предназначена для оплаты топлива, мойки, сервисных услуг или иных расходов, которые организация разрешила оплачивать через договор с топливным оператором. Но сотрудник оплатил по этой карте кофе. Формально поставщик включил операцию в УПД, поэтому документ у организации есть. Однако наличие УПД не делает покупку производственной и не превращает кофе в ГСМ.
Для грузоперевозочной компании важно отделить такие расходы от нормального учета топлива. Топливо обычно отражают на счете 10.03 или другом счете учета ГСМ, затем списывают по путевым листам, нормам расхода, пробегу и маршрутам. Кофе не участвует в перевозке груза, не подтверждает расход топлива, не списывается по путевому листу и не должен попадать в аналитику ГСМ.
Поэтому рассмотрим покупку кофе как отдельную операцию. У нас есть три возможных варианта:
Компания не взыскивает стоимость кофе с сотрудника. Тогда признаем прочий расход в бухгалтерском учете, не принимаем его для налога на прибыль и начисляем сотруднику доход в натуральной форме для НДФЛ и страховых взносов.
Компания взыскивает стоимость кофе с сотрудника. Тогда экономической выгоды у работника не остается, и натуральный доход не возникает в части, которую сотрудник полностью возместил.
Питание предусмотрено законом, трудовым договором, коллективным договором или локальным нормативным актом как элемент системы оплаты труда. Тогда порядок учета будет другим: расход может попасть в расходы на оплату труда, но НДФЛ и страховые взносы чаще всего все равно нужно анализировать отдельно.
В рассматриваемом вопросе автор уточнил, что питание не входит в условия трудового договора и не связано с командировкой. Значит, используем первый вариант: компания фактически оплатила личное питание сотрудника.
Рассмотрим подробнее, как внести УПД. Если поставщик прислал один УПД, где есть топливо и отдельной строкой кофе, не объединяйте эти строки в одну номенклатуру. Разделите учет: топливо отражайте как ГСМ, а кофе — как отдельную номенклатуру или отдельную услугу/товар с непринимаемыми расходами.
В 1С используйте документ Поступление (акт, накладная, УПД), если УПД поступил от поставщика или через ЭДО. Если документ загружен через 1С-ЭДО, выполните сопоставление номенклатуры так, чтобы позиция с кофе не сопоставилась с номенклатурой топлива — для этого подойдёт автоматическое сопоставление номенклатуры при загрузке ЭДО. Создайте отдельную номенклатуру, например «Кофе, оплаченное сотрудником по топливной карте» или «Питание сотрудника, не принимаемое к НУ».
Не выбирайте для такой строки счет учета ГСМ. Не используйте счет 10.03, не относите покупку на статьи затрат по перевозкам, не включайте в документы списания топлива и не связывайте с путевыми листами. Для такой покупки логичнее использовать счет 91.02 с аналитикой прочих расходов.
Если в вашей базе 1С используется статья прочих расходов, создайте или выберите статью, например «Расходы на питание сотрудников, не учитываемые в целях налогообложения прибыли». В настройках статьи укажите, что расход не принимается для целей налогового учета по налогу на прибыль. В разных конфигурациях формулировка может отличаться: Не принимается к налоговому учету, Не учитывается в целях налогообложения, Расходы, не учитываемые для налога на прибыль.
Если в УПД есть НДС, проанализируйте учет НДС отдельно. Для разовой небольшой суммы на практике часто выбирают осторожный вариант: входной НДС по личному питанию сотрудника к вычету не заявляют и включают всю сумму с НДС в прочий расход, не принимаемый для налога на прибыль. При этом есть позиция, что при персонифицированной передаче питания сотруднику может возникать объект по НДС и право на вычет входного НДС. Для разовой покупки кофе на 400 рублей безопаснее закрепить выбранный порядок в учетной политике и действовать единообразно.
Разберем основной вариант: сотрудник купил кофе по топливной карте, компания решила не удерживать стоимость покупки с работника.
Если расчеты идут напрямую с поставщиком или топливным оператором, используйте такую логику проводок:
Отразите поступление кофе как прочий расход: Дт 91.02 Кт 60 или Кт 76. Счет кредита зависит от того, как в базе ведутся расчеты с топливным оператором: через поставщика на счете 60 или через прочие расчеты на счете 76.
Если входной НДС не принимается к вычету, включите сумму НДС в стоимость прочего расхода. Тогда вся сумма покупки, например 400 рублей, попадет на 91.02 как расход, не принимаемый для налога на прибыль.
Если ваша учетная политика предусматривает вычет входного НДС и начисление НДС с передачи питания, отразите входной НДС на 19, примите его к вычету и начислите НДС с безвозмездной передачи. Этот вариант требует более аккуратной настройки и обычно применяется при системном предоставлении питания, а не при случайной покупке кофе.
Зарегистрируйте натуральный доход сотрудника в зарплатном блоке 1С, чтобы программа рассчитала НДФЛ и страховые взносы.
Если в вашей схеме операция проходит через авансовый отчет, например сотрудник прикладывает чек и отчитывается как подотчетное лицо, проводка может быть такой: Дт 91.02 Кт 71. Именно такую проводку часто предлагают в обсуждениях: Дт 91.02 Кт 71. Но используйте ее только тогда, когда в вашей базе действительно задействован подотчетный учет и сотрудник отражается как подотчетное лицо.
Если же топливная карта привязана к договору с оператором, а сотрудник не получал деньги под отчет, проводка через 71 может быть не лучшим вариантом. В этом случае правильнее отразить расчеты с поставщиком или оператором: Дт 91.02 Кт 60 или Дт 91.02 Кт 76.
Посмотрим на налоговый учет. Для налога на прибыль расход должен быть экономически обоснован, документально подтвержден и связан с деятельностью, направленной на получение дохода. УПД подтверждает сам факт покупки, но не подтверждает производственную необходимость покупки кофе для сотрудника.
Если питание не предусмотрено законодательством, трудовым договором, коллективным договором или системой оплаты труда, расходы на бесплатное питание работников обычно не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Поэтому в 1С для такой статьи расходов укажите, что она не принимается в налоговом учете.
Рассмотрим пример. Сотрудник оплатил кофе на АЗС топливной картой на сумму 400 рублей. Поставщик включил кофе в УПД. Организация на ОСНО занимается грузоперевозками. В этом случае 400 рублей не являются расходом на топливо, не являются расходом на ремонт, не являются командировочными расходами и не являются оплатой труда по условиям договора. Поэтому в налоговом учете по прибыли эту сумму не учитывайте.
Важный момент: даже если сумма маленькая, не списывайте ее на расходы по перевозкам «для простоты». При проверке такие суммы могут показать, что топливные карты используются не только для производственных целей. Лучше сразу выделить покупку отдельно и закрыть вопрос корректным учетом.
Разберем налоги с работника. Если компания оплатила за сотрудника питание, кофе, отдых, обучение или другие товары и услуги в интересах самого сотрудника, у него возникает доход в натуральной форме. Доход получен не деньгами, но работник получил экономическую выгоду: он выпил кофе, а заплатила за него организация.
По НДФЛ такой доход включается в налоговую базу. Стоимость дохода определяйте по стоимости покупки, обычно с учетом НДС, потому что именно эта сумма отражает стоимость оплаченного за сотрудника товара или услуги. Если кофе стоил 400 рублей, то натуральный доход сотрудника также составит 400 рублей.
Страховые взносы начисляйте на эту же сумму, если выплата связана с трудовыми отношениями и не относится к необлагаемым выплатам. В рассматриваемой ситуации кофе оплачен работнику как физическому лицу, освобождения нет, поэтому включите 400 рублей в базу по страховым взносам.
Не перечисляйте НДФЛ и страховые взносы отдельным платежом именно «за кофе». Разберем это особенно внимательно. В программе нужно зарегистрировать натуральный доход сотрудника за соответствующий месяц. После этого НДФЛ и взносы будут рассчитаны вместе с остальными зарплатными начислениями сотрудника за месяц.
НДФЛ с натурального дохода нельзя удержать из самого кофе, потому что работник не получает деньги. Поэтому удержите налог при ближайшей денежной выплате сотруднику: из зарплаты, аванса, отпускных или иной выплаты. В 1С это обычно происходит автоматически, если натуральный доход зарегистрирован корректно.
Страховые взносы не удерживаются из дохода сотрудника, а начисляются за счет работодателя. Поэтому программа включит натуральный доход в базу по взносам и рассчитает взносы в общем порядке за месяц.
Теперь рассмотрим спорный момент из обсуждения: можно ли выбрать код дохода 2520. В старых консультациях и обсуждениях действительно можно встретить рекомендацию использовать 2520 для натурального дохода в виде оплаты товаров, работ или услуг в интересах налогоплательщика. Однако в действующей логике кодов НДФЛ нужно различать несколько ситуаций.
Для оплаты кофе на АЗС за сотрудника более точным обычно будет код 2510. Этот код применяется, когда организация или ИП оплачивает за налогоплательщика товары, работы, услуги или имущественные права, в том числе питание, отдых, обучение. В нашей ситуации сотрудник получил товар от третьего лица — АЗС или поставщика питания, а организация фактически оплатила этот товар через топливную карту.
Код 2520 применяют для дохода в натуральной форме в виде стоимости товаров, работ или услуг, полученных физическим лицом от налогового агента безвозмездно или с частичной оплатой. То есть этот код больше подходит для ситуации, когда сама организация передает сотруднику собственные товары, работы или услуги.
Разберем на простом примере:
Сотрудник купил кофе на АЗС, а организация оплатила покупку топливной картой. Это оплата товара за физическое лицо третьему лицу. Используйте код 2510.
Организация сама закупила продукты, организовала выдачу питания сотрудникам и передала питание конкретному сотруднику. Здесь возможен код 2520, если по настройкам вашей программы и классификатору это соответствует безвозмездно переданным товарам или услугам от налогового агента.
Организация выдает часть зарплаты товарами как оплату труда в натуральной форме. Тогда анализируйте код 2530, потому что это уже оплата труда в натуральной форме, а не случайная оплата кофе.
Поэтому в рассматриваемом случае не ограничивайтесь формулировкой «натуральный доход». Посмотрите, кто предоставил товар сотруднику. Если товар предоставила АЗС, кафе или магазин, а компания только оплатила его за работника, выбирайте 2510. Если в вашей 1С в конкретной версии доступна только прежняя формулировка или в справочнике уже настроен код 2520, проверьте актуальность релиза и классификатора Виды доходов НДФЛ.
Рассмотрим порядок для 1С:Зарплата и управление персоналом. Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от релиза, но общая логика такая: сначала настройте вид начисления, затем зарегистрируйте документом натуральный доход, после чего рассчитайте зарплату.
Откройте раздел Настройка и перейдите в справочник Начисления.
Создайте новое начисление, например «Оплата питания сотрудника за счет организации» или «Кофе по топливной карте».
В назначении начисления выберите вариант, связанный с натуральным доходом. В типовых настройках это может быть Доход в натуральной форме.
Укажите, что начисление выполняется по отдельному документу, если в вашей базе используется документ Доход в натуральной форме.
В блоке НДФЛ установите, что доход облагается НДФЛ, и выберите код дохода 2510 для оплаты питания за сотрудника третьему лицу.
В блоке страховых взносов укажите, что доход облагается страховыми взносами полностью.
Проверьте способ отражения в бухгалтерском учете. Если сам расход уже отражается в бухгалтерии по УПД на счете 91.02, не создавайте повторное начисление расхода в зарплатных проводках. Натуральный доход нужен прежде всего для НДФЛ и страховых взносов.
Создайте документ Доход в натуральной форме. Укажите организацию, сотрудника, месяц, дату получения дохода и сумму 400 рублей.
Рассчитайте зарплату за месяц документом Начисление зарплаты и взносов. Проверьте, что НДФЛ исчислен с учетом натурального дохода, а страховые взносы включают эту сумму в базу.
При ближайшей выплате зарплаты или аванса проверьте документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу. НДФЛ с натурального дохода должен удержаться из денежной выплаты сотруднику.
Если в настройках учетной политики 1С есть параметр удержания НДФЛ с натурального дохода при ближайшей выплате, проверьте его. В типовом порядке налог с натурального дохода удерживается при следующей денежной выплате. Это правильная логика: организация сначала исчисляет НДФЛ с кофе, а удерживает его тогда, когда выплачивает сотруднику деньги.
Теперь разберем вариант, когда зарплата ведется в 1С:Бухгалтерия предприятия. Здесь важно разделить две части учета: поступление по УПД и зарплатные налоги.
Сначала отразите УПД от поставщика. Используйте документ Поступление (акт, накладная, УПД). Если в УПД есть топливо и кофе, внесите их разными строками. По строке топлива используйте обычные счета учета ГСМ. По строке кофе используйте счет 91.02 и статью прочих расходов, не принимаемую для налога на прибыль.
Далее зарегистрируйте доход сотрудника. В зависимости от настроек базы это можно сделать через зарплатное начисление или через специальные документы учета НДФЛ и страховых взносов. Если в базе доступен справочник Начисления, создайте начисление с признаком натурального дохода, кодом НДФЛ 2510 и обложением страховыми взносами. Затем включите сумму в расчет зарплаты за месяц.
Если зарплата рассчитывается во внешней программе, а в 1С:Бухгалтерия только отражаются итоги, зарегистрируйте натуральный доход в той программе, где ведется расчет НДФЛ и взносов. Не дублируйте доход в двух базах. Если учет зарплаты ведется в ЗУП, именно ЗУП должна рассчитать НДФЛ, страховые взносы и передать результат в бухгалтерию через документ Отражение зарплаты в бухучете.
Если в 1С нет удобного документа для натурального дохода, используйте ручную корректировку только как крайний вариант. Для НДФЛ применяют объекты учета НДФЛ, для взносов — объекты учета страховых взносов. Важно, чтобы сумма попала не только в проводки, но и в регистры налогового учета, из которых формируются 6-НДФЛ, справки о доходах и РСВ — в этом поможет автоматическое исправление ошибок в отчете 6-НДФЛ.
Разберем сам процесс оплаты НДФЛ, потому что именно он часто вызывает путаницу. Отдельно платежку «НДФЛ с кофе» не создавайте. Натуральный доход включается в общую налоговую базу сотрудника, программа исчисляет налог вместе с остальными доходами, а удержание происходит при ближайшей денежной выплате.
Например, сотрудник получил зарплату за месяц и в этом же месяце у него отражен натуральный доход 400 рублей. Программа рассчитает НДФЛ с зарплаты плюс НДФЛ с 400 рублей. Если ставка 13%, налог с 400 рублей составит 52 рубля, но программа рассчитает итоговый налог по всей базе сотрудника, с учетом вычетов, статуса налогового резидента и прогрессивной шкалы. Поэтому вручную выделять 52 рубля отдельной операцией обычно не нужно.
Порядок действий такой:
Зарегистрируйте натуральный доход сотрудника в месяце, к которому относится покупка.
Рассчитайте зарплату документом Начисление зарплаты и взносов или аналогичным документом в вашей конфигурации.
Проверьте исчисленный НДФЛ по сотруднику.
При выплате аванса, зарплаты или другой денежной выплаты удержите НДФЛ. В 1С удержание должно попасть в ведомость автоматически.
Включите удержанный НДФЛ в уведомление об исчисленных суммах налогов, если оно требуется по вашему периоду.
Перечислите НДФЛ через ЕНП в общий срок для удержанного налога.
Для НДФЛ важна дата удержания — для этого есть обработка поиска и исправления расхождений по НДФЛ. Если налог удержан с 1-го по 22-е число месяца, перечислите его не позднее 28-го числа этого месяца. Если налог удержан с 23-го числа по последнее число месяца, перечислите его не позднее 5-го числа следующего месяца. Для декабря действует особый срок по налогу, удержанному с 23 по 31 декабря: его перечисляют не позднее последнего рабочего дня года.
Ключевая мысль: НДФЛ возникает из-за натурального дохода, но уплачивается только после удержания из денежной выплаты. Если сотруднику в текущем месяце не выплачиваются деньги, удержать налог может быть невозможно. Тогда программа должна перенести удержание на ближайшую денежную выплату. Если до конца года удержать НДФЛ невозможно, нужно отразить неудержанный налог в отчетности по правилам НДФЛ.
Страховые взносы по этой операции также не платите отдельной платежкой «за кофе». Включите стоимость натурального дохода в базу по страховым взносам за месяц. Программа рассчитает взносы вместе с зарплатой и другими облагаемыми выплатами.
Порядок действий такой:
Укажите в начислении, что натуральный доход облагается страховыми взносами.
Рассчитайте зарплату и взносы за месяц.
Проверьте базу по страховым взносам по сотруднику. Сумма кофе должна увеличить облагаемую базу.
Сформируйте уведомление по страховым взносам, если оно требуется по вашему порядку работы с ЕНС.
Перечислите страховые взносы в составе ЕНП в общий срок — не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем начисления.
Если организация уплачивает взносы на травматизм, проверьте настройки начисления отдельно. Взносы на травматизм администрируются отдельно от налоговых страховых взносов, и срок их уплаты обычно отличается: не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления. В 1С для этого может быть отдельный флаг обложения взносами от несчастных случаев.
Рассмотрим второй вариант. Компания может решить, что сотрудник нарушил правила использования топливной карты, и потребовать возместить стоимость кофе. Тогда натуральный доход можно не признавать в той части, которую сотрудник фактически вернул организации.
Например, сотрудник оплатил кофе на 400 рублей и в том же месяце внес 400 рублей в кассу или согласился на удержание из зарплаты. В этом случае у сотрудника нет экономической выгоды, потому что он оплатил покупку сам через последующее возмещение работодателю.
В учете можно использовать счет 73 для расчетов с персоналом по прочим операциям. Логика может быть такой:
Отразите задолженность сотрудника перед организацией: Дт 73 Кт 60 или Кт 76, если оплата прошла через поставщика или топливного оператора.
Если сотрудник возместил сумму в кассу: Дт 50 Кт 73.
Если сумма удерживается из зарплаты с согласия сотрудника: Дт 70 Кт 73.
При удержании из зарплаты обязательно соблюдайте трудовые ограничения. Нельзя произвольно удержать сумму из зарплаты только потому, что бухгалтерия так решила. Получите заявление сотрудника или иной документ, подтверждающий согласие на удержание, либо оформите удержание по правилам трудового законодательства.
Если сотрудник возмещает стоимость частично, натуральный доход возникает только на невозмещенную часть. Например, кофе стоил 400 рублей, сотрудник возместил 150 рублей. Тогда натуральный доход составит 250 рублей. Именно с 250 рублей начислите НДФЛ и страховые взносы.
Посмотрим на частую ошибку. УПД от топливного оператора загрузили в 1С автоматически, и вся сумма попала на топливо. В результате кофе оказался на счете 10.03, а затем мог попасть в списание ГСМ. Так делать не нужно.
Разберем исправление по шагам:
Откройте документ поступления по УПД и проверьте строки номенклатуры.
Выделите кофе отдельной строкой. Если документ уже проведен и период открыт, исправьте счет учета по этой строке на 91.02.
Укажите статью прочих расходов, не принимаемую для налога на прибыль.
Проверьте, что количество и сумма кофе не попали в остатки ГСМ.
Если кофе уже списан документом списания топлива, скорректируйте списание и уберите эту позицию из расхода ГСМ.
После исправления зарегистрируйте натуральный доход сотрудника в зарплатном учете.
Если период уже закрыт, используйте стандартный механизм исправления ошибок прошлых периодов в вашей конфигурации. Не исправляйте закрытый период без оценки последствий для декларации по НДС, налога на прибыль, РСВ и 6-НДФЛ.
Рассмотрим документооборот. Для небольшой суммы в 400 рублей не нужно создавать сложный пакет документов, но минимальное обоснование лучше оформить. Это поможет объяснить, почему покупка не попала в ГСМ и почему по сотруднику появился натуральный доход.
Подготовьте служебную записку или бухгалтерскую справку. В ней укажите, что по УПД от поставщика выявлена покупка кофе, оплаченная топливной картой сотрудника. Отметьте, что покупка не связана с производственной деятельностью, не относится к ГСМ, не предусмотрена трудовым договором и не возмещена сотрудником. На основании этого стоимость признается прочим расходом в бухгалтерском учете, не принимается в налоговом учете по прибыли и отражается как доход сотрудника в натуральной форме.
Если компания хочет избежать подобных ситуаций в будущем, закрепите правила использования топливных карт. В положении или приказе укажите, какие товары и услуги разрешено оплачивать картой: топливо, AdBlue, автомойка, платные дороги, сервисные услуги и другие разрешенные расходы. Отдельно пропишите, что питание, кофе, личные товары, сигареты, сладости и иные личные покупки оплачивать топливной картой запрещено, а при нарушении сотрудник возмещает стоимость покупки.
Такой внутренний порядок поможет не только бухгалтерии, но и руководителям подразделений. Если сотрудник заранее знает, что личные покупки по топливной карте будут удержаны или оформлены как натуральный доход, подобных операций станет меньше.
После отражения операции проверьте несколько участков учета. Сначала сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03. Убедитесь, что кофе не числится в составе ГСМ. Затем сформируйте обороты по счету 91.02 и проверьте, что сумма попала на статью прочих расходов, не принимаемую в налоговом учете.
Далее проверьте зарплатные отчеты. В ЗУП удобно использовать расчетный листок сотрудника, анализ НДФЛ по месяцам и отчет по базе страховых взносов. Натуральный доход должен быть виден как отдельная сумма, но не должен увеличивать сумму к выплате сотруднику. Это важная особенность: доход есть для налогов, но денег сотруднику по этому начислению организация не перечисляет.
Проверьте ведомость на выплату зарплаты. НДФЛ с натурального дохода должен удержаться из ближайшей денежной выплаты. Если сумма к выплате уменьшилась на налог, это нормально. Если налог исчислен, но не удержан, выясните причину: возможно, не было денежной выплаты, не настроено удержание НДФЛ с натуральных доходов или начисление создано некорректно.
Также проверьте отчетность. В 6-НДФЛ натуральный доход должен попасть в доходы физического лица с правильным кодом дохода (поможет проверка учета НДФЛ и заполнения 6-НДФЛ). В РСВ сумма должна увеличить базу по страховым взносам. Если учет ведется в ЗУП с последующей выгрузкой в бухгалтерию, проверьте документ Отражение зарплаты в бухучете и синхронизацию данных.
Посмотрим на пример. Водитель оплатил кофе топливной картой на АЗС. Сумма по УПД — 400 рублей. Командировки нет, питание трудовым договором не предусмотрено, сотрудник стоимость не возмещает. Организация применяет ОСНО.
В УПД выделите кофе отдельной строкой.
В 1С по строке кофе укажите счет 91.02.
Выберите статью прочих расходов «Питание сотрудников, не принимаемое для налога на прибыль».
Не отражайте кофе на счете 10.03 и не включайте его в списание ГСМ.
В зарплатной программе создайте или используйте начисление «Оплата питания за сотрудника».
Укажите код дохода НДФЛ 2510, если организация оплатила кофе за сотрудника третьему лицу.
Установите обложение НДФЛ и страховыми взносами.
Зарегистрируйте натуральный доход сотрудника на 400 рублей.
Рассчитайте зарплату за месяц. Программа исчислит НДФЛ и взносы с учетом этих 400 рублей.
Удержите НДФЛ при ближайшей денежной выплате сотруднику.
Перечислите НДФЛ и страховые взносы в общих сроках вместе с остальными зарплатными налогами.
В результате бухгалтерский учет будет аккуратным: покупка не искажает учет топлива, налог на прибыль не занижается, НДФЛ и страховые взносы рассчитаны корректно, а сумма не выплачивается сотруднику повторно.
Разберем типовые ошибки, чтобы избежать их в своей базе.
Относят кофе на ГСМ. Это неправильно, потому что кофе не является топливом и не списывается по путевым листам.
Принимают расход по налогу на прибыль. Если питание не предусмотрено трудовым или коллективным договором и не связано с обязанностью работодателя, расход не учитывайте в налоговом учете.
Не начисляют НДФЛ. Если сотрудник получил личную выгоду и не возместил стоимость, возникает натуральный доход.
Не начисляют страховые взносы. Натуральный доход по трудовым отношениям обычно включается в базу по взносам, если нет специального освобождения.
Пытаются оплатить НДФЛ отдельной суммой без удержания. НДФЛ с натурального дохода сначала исчисляется, а удерживается при ближайшей денежной выплате.
Выбирают код дохода без анализа ситуации. Для оплаты кофе за сотрудника третьему лицу обычно используйте 2510, а не автоматически 2520.
Дублируют расход. Если УПД уже отражен на 91.02, не нужно вторым документом начислять тот же расход как зарплату. Зарплатный документ нужен для НДФЛ и взносов, а не для повторного признания стоимости кофе.
Подведем итог. Если сотрудник оплатил кофе топливной картой, а покупка не связана с командировкой, не предусмотрена трудовым договором и не возмещена сотрудником, действуйте так: внесите УПД отдельной строкой, не относите кофе на ГСМ, отразите сумму на счете 91.02 как прочий расход, не принимаемый для налога на прибыль, и зарегистрируйте натуральный доход сотрудника.
Для НДФЛ используйте код 2510, если организация оплатила за сотрудника товар или услугу третьему лицу. НДФЛ удержите при ближайшей денежной выплате. Страховые взносы начислите в общем расчете за месяц и уплатите вместе с остальными взносами. Если сотрудник полностью возместит стоимость кофе, натурального дохода в этой части не будет.
Информация носит справочный характер