В процессе ведения управленческого учета в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) руководители и бухгалтеры часто сталкиваются с необходимостью отразить мелкие повседневные траты. Это могут быть расходы на бензин, покупку канцелярии, оплату интернета или аренды. Особую сложность вызывают ситуации, когда расходы оплачиваются лично владельцем бизнеса («из кармана директора») или когда нужно зафиксировать траты без создания официальных документов для налоговой.
В этой статье мы подробно разберем, почему стандартный документ Прочие затраты (расходы) может искажать финансовый результат, как правильно классифицировать затраты и расходы, а также рассмотрим три различных сценария отражения таких операций — от классических обходных путей в старых версиях системы до современных штатных инструментов в актуальных релизах.
Частая ошибка начинающих пользователей — попытка использовать документ Прочие затраты (расходы) для отражения любых повседневных трат. При этом в качестве счета корреспонденции (источника финансирования) ошибочно выбирается счет Прочие доходы. В результате в отчете Доходы и расходы по статьям сумма дублируется: она отражается и в доходах, и в расходах, фактически не влияя на итоговую прибыль, что в корне неверно.
Выясним причину такого поведения системы. Программа спроектирована по правилам двойной записи. Документ Прочие затраты (расходы) предназначен исключительно для неденежных корректировок. Выбирая в качестве корреспонденции (кредита) счет доходов, мы буквально сообщаем программе: «Мы взяли часть своих полученных доходов и перенаправили их на затраты». Программа честно фиксирует оборот по обоим направлениям.
Правильное назначение этого документа — распределение уже накопленных активов или обязательств на финансовый результат. Типичный пример — ежемесячное списание расходов будущих периодов (РБП), например, годовой лицензии на программное обеспечение. В этом случае в корреспонденции выбирается счет 97 (Расходы будущих периодов), а в дебете — счет текущих затрат. Для автоматизации распределения расходов за период можно использовать расширение для распределения затрат по месяцам.
Для отражения реальных ежедневных трат этот документ в его стандартном виде без дополнительных настроек использовать нельзя. Рассмотрим, какими инструментами решать эту задачу правильно.
Если индивидуальный предприниматель или директор компании тратит на нужды бизнеса собственные личные средства (покупает бензин, оплачивает интернет, мелкий ремонт), оформлять это через классическую приходную накладную неудобно — начнет расти фиктивный долг перед поставщиком, который не планируется гасить с расчетного счета организации. Списывать деньги напрямую из кассы компании тоже нельзя, так как реальный остаток в кассе не изменился.
Для решения этой проблемы в современных версиях 1С:УНФ предусмотрен специализированный документ «Расходы предпринимателя». Разберем по шагам, как настроить и использовать этот механизм, для чего можно автоматизировать регулярное обновление и обслуживание баз 1С в тихом режиме:
Управленческие расходы) и выберем статью расходов (аналитику).В чем преимущество этого способа? При проведении документа программа списывает затраты напрямую на финансовый результат, а корреспондирующим счетом выступает не касса или контрагент, а счет капитала (например, 84 «Прибыль, подлежащая распределению» или специальный управленческий счет личных средств). Баланс сходится, прибыль уменьшается корректно, долги перед поставщиками и сотрудниками не копятся.
Если расходы оплачиваются из официальных денег компании, но у нас нет необходимости заносить каждого мелкого поставщика (например, при покупке канцтоваров по чеку в розничном магазине), мы можем отразить операцию в один клик без использования промежуточных документов поступления.
Проанализируем этот процесс на примере документа Расход из кассы:
Коммерческие расходы или Управленческие расходы).Хозяйственные нужды).Этот способ позволяет избежать захламления справочника «Контрагенты» одноразовыми поставщиками и мгновенно отражает списание денег параллельно с признанием расхода в отчете о прибылях и убытках.
Если вы работаете в устаревшей версии программы, где аналитика по статьям расходов ограничена, или вам критически важно заносить весь перечень разнородных затрат за день единым сводным документом с возможностью временного зазора между оплатой и начислением, воспользуемся проверенной методикой через 76-й счет. Для перехода на современную редакцию с сохранением истории учета можно изучить подбор решений для переноса данных в 1С:УНФ.
Настроим систему один раз, чтобы в дальнейшем быстро отражать операции:
91.02 (Прочие расходы) на субконто (аналитику) по номенклатуре. Тип счета должен быть установлен как Прочие расходы (распределяемые на финансовый результат).Прочие расходы. В его карточке в разделе «Детали» активируем признак Прочие отношения, сняв галочки взаиморасчетов с покупателями и поставщиками. На вкладке «Счета учета» установим для расчетов счета 76.01 (Расчеты с разными дебиторами) и 76.02 (Расчеты с разными кредиторами).Прочие расходы. Внутри нее создадим карточки с типом Услуга под каждый вид затрат (Бензин, Связь, Аренда). В поле «Счет учета затрат» в каждой карточке укажем наш счет 91.02.Теперь рассмотрим, как выглядит ежедневная регистрация затрат по этой схеме:
Шаг 1. Начисление затрат. Создаем документ Прочие затраты (расходы). Обязательно устанавливаем флажок Учет прочих расходов (контрагенты, учредители). В поле «Корреспонденция (кредит)» выбираем счет 76.02, а в поле «Контрагент» указываем нашего виртуального контрагента Прочие расходы. В табличной части построчно перечисляем услуги из папки «Прочие расходы» с указанием сумм. Дебетовым счетом затрат будет выступать наш счет 91.02.
Шаг 2. Оплата расходов. При реальном списании денег создаем один документ Расход из кассы с типом операции Прочему контрагенту (учредителю). Указываем контрагента Прочие расходы, общую сумму затрат за день и счет корреспонденции 76.02.
В результате такого подхода мы получаем чистую оборотную ведомость по 76 счету, детальную аналитику по статьям расходов в отчетах и отсутствие дублирования доходов и расходов.
Чтобы оперативно видеть финансовый результат и анализировать, куда уходят средства, воспользуемся отчетом Доходы и расходы по статьям (по отгрузке). Чтобы сделать его максимально информативным, выполним несколько простых настроек:
Детальный анализ затрат), чтобы не настраивать его каждый раз заново.Используя предложенные методики, вы сможете построить прозрачный и точный управленческий учет в 1С:УНФ, который позволит видеть реальную прибыль компании без искажений и учетных ошибок.