Рассмотрим ситуацию, когда при переносе данных сотрудников в новую базу 1С:Зарплата и управление персоналом внешнему совместителю ошибочно указали вид занятости Основное место работы. Пользователь хочет исправить ошибку без кадрового перевода и без увольнения, потому что фактически сотрудник не становился основным работником, а ошибка возникла только при вводе или переносе начальных данных.
Разберем проблему подробно. В 1С ЗУП вид занятости сотрудника — это не просто текстовое поле в карточке. От него зависят кадровые документы, штатная расстановка, расчет зарплаты, табель, отчеты по сотрудникам, кадровая история и в отдельных случаях отчетность. Поэтому исправлять ошибку нужно аккуратно: сначала выясним, каким документом был создан ошибочный вид занятости, а затем выберем правильный способ исправления.
Главный вывод: если внешнему совместителю ошибочно указали основное место работы именно при переносе данных или при начальном вводе, то чаще всего исправляйте исходный документ переноса или начального ввода, а не оформляйте кадровый перевод и не делайте увольнение. Кадровый перевод нужен для реального изменения условий работы с определенной даты, а не для исправления технической ошибки, которая была с самого начала.
Сначала проанализируем смысл операции. Если сотрудник с даты приема фактически работал как внешний совместитель, трудовой договор был заключен как с внешним совместителем, ставка и график соответствуют совместительству, а в программе случайно выбран вид занятости Основное место работы, то кадрового события «перевод с основного места работы на внешнее совместительство» в реальности не было.
Если мы оформим в 1С документ Кадровый перевод с изменением вида занятости, программа зафиксирует, что до даты перевода сотрудник был основным работником, а с даты перевода стал внешним совместителем. Для реальной кадровой истории это неверно. В отчетах и кадровых данных останется период, где сотрудник числился основным работником. Если ошибка была с самого начала, нам нужно исправить первоначальные данные, а не создавать новое кадровое событие.
То же самое касается увольнения и повторного приема. Такой способ применяйте только в крайнем случае, когда программа не позволяет исправить данные иначе или когда фактически действительно было прекращение одного трудового договора и оформление другого. Если увольнения в реальности не было, не создавайте его только ради исправления реквизита.
Поэтому действуем по правилу:
Если ошибка появилась в документе Прием на работу, исправляйте документ приема или создавайте исправительный документ.
Если ошибка появилась при начальном вводе данных, исправляйте документ Начальная штатная расстановка.
Если ошибка появилась из-за переноса данных и исходный документ нельзя исправить обычным способом, корректируйте регистр сведений Виды занятости сотрудников через документ Перенос данных или с помощью специалиста 1С.
Если сотрудник действительно меняет статус с определенной даты, используйте Кадровый перевод с флажком изменения вида занятости.
Перед исправлением разберем диагностику. Нам нужно понять, каким документом в программе сформирована запись о том, что сотрудник работает по основному месту работы.
Проверьте карточку сотрудника и кадровую историю:
Откройте раздел Кадры.
Перейдите в справочник Сотрудники.
Найдите нужного сотрудника.
Откройте его карточку.
Посмотрите текущий Вид занятости.
Откройте кадровые документы по сотруднику или кадровую историю.
Найдите документ, которым сотрудник был введен в программу: Прием на работу, Начальная штатная расстановка или Перенос данных.
Далее проверьте, есть ли по сотруднику начисленная зарплата, табель, отпуск, больничные, кадровые переводы, изменение оплаты труда или сданная отчетность после даты ошибки. Чем больше документов уже создано после ошибочного приема, тем аккуратнее нужно исправлять данные.
Важно: не исправляйте только поле в карточке сотрудника, если вид занятости сформирован кадровым документом. В 1С ЗУП основная кадровая информация обычно хранится в регистрах сведений и заполняется документами. Простое изменение карточки может не изменить кадровую историю и не исправить отчеты.
Рассмотрим первый и самый понятный вариант. Если сотрудник был принят документом Прием на работу, и именно в этом документе в поле Вид занятости указано Основное место работы вместо Внешнее совместительство, исправляйте исходный прием.
Разберем по шагам:
Откройте раздел Кадры.
Перейдите в журнал Приемы, переводы, увольнения или Все кадровые документы.
Найдите документ Прием на работу по нужному сотруднику.
Откройте документ.
Проверьте поле Вид занятости.
Если в документе доступна кнопка Исправить, нажмите ее.
Создайте исправительный документ.
В исправительном документе укажите Внешнее совместительство.
Проверьте дату приема, подразделение, должность, график, количество ставок и начисления.
Проведите исправительный документ.
Пересчитайте зарплату, если по сотруднику уже были начисления.
Проверьте карточку сотрудника и отчеты по кадровой истории.
Если документ Прием на работу еще не закрыт для редактирования и после него нет зависимых расчетов, иногда можно просто открыть исходный документ, изменить вид занятости на Внешнее совместительство и перепровести документ. Но такой способ используйте только тогда, когда точно понимаете последствия. Если зарплата уже начислялась, отчетность формировалась или документы связаны между собой, безопаснее использовать механизм исправления.
Обратите внимание на связанные реквизиты. Для внешнего совместителя обычно нужно проверить не только вид занятости, но и:
Количество ставок — часто внешнего совместителя принимают на неполную ставку, например 0,5 или 0,25.
График работы — он должен соответствовать фактическому режиму работы совместителя.
Начисления — оклад или тариф должны быть настроены с учетом ставки, графика и способа расчета.
Подразделение и должность — проверьте, что сотрудник находится на правильной позиции.
Трудовой договор — в кадровых документах и печатных формах должно быть понятно, что работа выполняется по совместительству.
После исправления сформируйте отчет по сотрудникам с полем Вид занятости и убедитесь, что сотрудник отображается как внешний совместитель с правильной даты.
Теперь рассмотрим ситуацию из обсуждения: данные переносили в дополнительно приобретенную программу 1С ЗУП. В таких случаях сотрудников часто вводят через раздел начальной эксплуатации, а кадровые данные попадают в документ Начальная штатная расстановка. Если ошибка возникла именно там, исправлять нужно этот документ.
Документ Начальная штатная расстановка используется для ввода кадрового состояния сотрудников на дату начала работы в новой базе. В нем указываются сотрудник, дата приема, вид занятости, подразделение, должность, ставка, график и плановые начисления. Если в этом документе внешнему совместителю ошибочно выбрали основное место работы, программа будет считать его основным сотрудником с даты начальной расстановки.
Разберем по шагам:
Откройте раздел Главное, Настройка или Начальная страница, в зависимости от интерфейса вашей базы.
Найдите блок Данные на начало эксплуатации.
Откройте документ Начальная штатная расстановка.
Найдите строку с нужным сотрудником.
Проверьте колонку Вид занятости.
Измените значение Основное место работы на Внешнее совместительство.
Проверьте количество ставок, график работы, должность, подразделение и начисления.
Проведите документ.
Сформируйте кадровые отчеты и проверьте, что сотрудник стал внешним совместителем.
Если документ уже проведен и программа не дает его изменить, сначала выясните причину. Часто мешают закрытый период, начисления зарплаты, последующие кадровые документы или права пользователя. В этом случае не удаляйте документы хаотично. Сначала сделайте копию базы, затем проверьте зависимые документы.
Если по сотруднику уже начислялась зарплата, после исправления начальной штатной расстановки выполните контроль:
Пересчитайте начисления за затронутые месяцы, если вид занятости влияет на расчет.
Проверьте документ Начисление зарплаты и взносов.
Проверьте табель или данные учета времени.
Проверьте отчеты по штатной расстановке.
Проверьте кадровые отчеты по совместителям.
Проверьте, не сформированы ли лишние кадровые мероприятия.
Этот вариант является наиболее логичным, если ошибка появилась именно на этапе переноса и начального ввода данных. В такой ситуации кадровый перевод не нужен, потому что мы исправляем первоначальную ошибку.
Рассмотрим более технический вариант. Если ошибка возникла при переносе данных, а исходный документ приема или начальной штатной расстановки исправить нельзя, можно скорректировать регистр сведений Виды занятости сотрудников. В обсуждении предложено использовать документ Перенос данных для корректировки этого регистра.
Регистр Виды занятости сотрудников хранит сведения о том, каким является сотрудник для организации: основным работником, внешним совместителем, внутренним совместителем и так далее. Если в этом регистре есть неверная запись, отчеты и кадровые данные могут показывать неправильный статус, даже если в карточке сотрудника визуально что-то исправлено.
Разберем общий порядок:
Сделайте резервную копию базы.
Откройте раздел Администрирование или Начальная настройка программы, если документ переноса доступен оттуда.
Найдите журнал Переносы данных.
Создайте новый документ Перенос данных.
Выберите регистр сведений Виды занятости сотрудников.
Добавьте строку по нужному сотруднику.
Укажите организацию, сотрудника, физическое лицо, дату действия записи и правильный вид занятости Внешнее совместительство.
Проведите документ.
Проверьте результат через карточку сотрудника и кадровые отчеты.
Но здесь есть важный нюанс. Если в регистре уже есть ошибочная запись на ту же дату с видом занятости Основное место работы, простое добавление новой записи может не заменить старую запись, а создать конфликт или не дать ожидаемого результата. В некоторых случаях запись нужно именно заменить, а не добавить. Поэтому при работе с регистром сначала проанализируйте существующие записи.
Для проверки используйте Универсальный отчет:
Откройте Универсальный отчет.
Выберите объект Регистр сведений.
Выберите регистр Виды занятости сотрудников.
Установите отбор по сотруднику или физическому лицу.
Проверьте дату записи, организацию и вид занятости.
Определите, какая именно запись является ошибочной.
Если у вас нет опыта работы с регистрами, не начинайте с этого способа. Сначала попробуйте исправить Прием на работу или Начальная штатная расстановка. Корректировка регистра — это технический способ, который лучше выполнять после копии базы и проверки специалистом.
Теперь разберем случай, когда Кадровый перевод действительно нужен. Если сотрудник раньше фактически работал по основному месту работы, а с определенной даты стал внешним совместителем, то это уже не исправление ошибки переноса, а реальное изменение кадрового состояния. Тогда оформляйте кадровый перевод.
В 1С ЗУП изменение вида занятости работающего сотрудника можно оформить документом Кадровый перевод или Кадровый перевод списком, если такая возможность включена в вашей версии и настройках программы. В документе устанавливайте флажок Изменить вид занятости и выбирайте новый вид занятости.
Разберем порядок:
Откройте раздел Кадры.
Перейдите в Все кадровые документы.
Создайте документ Кадровый перевод.
Выберите сотрудника.
Укажите дату, с которой меняется вид занятости.
Установите флажок Изменить вид занятости.
Выберите Внешнее совместительство.
Проверьте график работы, ставку и начисления.
Проведите документ.
Проверьте кадровую историю сотрудника.
Но в исходной задаче кадровый перевод обычно не подходит. Автор вопроса спрашивает именно об ошибке при переносе данных. Сотрудник изначально был внешним совместителем. Значит, если сделать перевод, программа сохранит неверный период работы как основного сотрудника. Поэтому используйте перевод только тогда, когда он отражает реальное кадровое событие.
Иногда пользователи пытаются исправить вид занятости через увольнение и новый прием. Разберем, почему этот способ нежелателен при технической ошибке.
Документы Увольнение и Прием на работу создают реальные кадровые события. Если в действительности сотрудник не увольнялся, такой способ искажает кадровую историю. Кроме того, могут появиться лишние записи в отчетности, измениться стаж, расчеты компенсаций, средний заработок, табельные данные и аналитика по сотруднику.
Используйте увольнение и новый прием только в случаях:
действительно прекращен один трудовой договор и заключен другой;
ошибка не может быть исправлена документом приема, начальной штатной расстановкой или технической корректировкой;
последствия такого исправления заранее проанализированы;
кадровая служба подтверждает, что такой порядок соответствует реальным документам.
Для обычной ошибки переноса данных увольнение и прием не используйте. Исправляйте исходные записи.
При переносе данных в новую базу ЗУП часто возникает еще одна проблема: программа может создать несколько элементов справочника Сотрудники или Физические лица по одному человеку. Например, один элемент создан как основной работник, другой — как совместитель. Тогда исправление одного поля может не решить проблему, потому что расчеты и документы могут быть привязаны к разным элементам.
Разберем проверку:
Откройте справочник Физические лица.
Найдите человека по ФИО, ИНН, СНИЛС или дате рождения.
Проверьте, нет ли дублей физического лица.
Откройте справочник Сотрудники.
Проверьте, сколько сотрудников создано по этому физическому лицу.
Убедитесь, что начисления, кадровые документы и табели относятся к правильному элементу сотрудника.
Если обнаружены дубли, сначала разберитесь, какой элемент является рабочим. Не удаляйте элементы сразу. Проверьте, к каким документам они привязаны. В сложных случаях используйте обработку поиска и объединения дублей, если она доступна в вашей базе, либо привлеките специалиста 1С.
Внешнее совместительство влияет не только на название статуса. Обычно у внешнего совместителя другой график, неполная ставка и особые условия труда по сравнению с основным работником. Поэтому после изменения вида занятости обязательно проверьте расчетные данные.
Посмотрим, что нужно проверить:
Количество ставок. Если сотрудник работает на 0,5 ставки, в кадровом документе должно быть указано 0,5, а не 1.
График работы. График должен соответствовать режиму работы внешнего совместителя.
Плановые начисления. Оклад, тариф, надбавки и другие начисления должны рассчитываться корректно с учетом ставки и графика.
Способ отражения зарплаты. Проверьте подразделение, статью финансирования, способ отражения в бухучете, если эти аналитики используются.
Табельный номер. Убедитесь, что у сотрудника не создан лишний табельный номер из-за переноса.
Печатные формы. Проверьте приказ о приеме, трудовой договор или дополнительное соглашение, если они формируются из 1С.
После исправления сформируйте расчетный листок или пробное начисление зарплаты. Если сумма изменилась, выясните причину: возможно, раньше программа считала сотрудника на полной ставке как основного работника.
После исправления вида занятости обязательно проверьте отчеты. Ошибка в виде занятости может влиять на списки сотрудников, штатную расстановку и кадровые регистры.
Сформируйте несколько контрольных отчетов:
Штатная расстановка — проверьте, как сотрудник отображается в структуре организации.
Кадровая история сотрудников — проверьте дату и вид занятости.
Список сотрудников — добавьте поле Вид занятости.
Личные данные сотрудников — проверьте привязку к физическому лицу.
Отчет по совместителям — если в базе есть типовой или настроенный вариант отчета.
Расчетные отчеты по начислениям — проверьте, что зарплата считается корректно.
Если в отчете Список сотрудников поле Вид занятости не видно, измените вариант отчета и добавьте это поле. Также можно установить отбор по виду занятости Внешнее совместительство, чтобы убедиться, что сотрудник попадает в список совместителей.
Рассмотрим сложный случай. Ошибка обнаружена не сразу, а после начисления зарплаты за несколько месяцев. В этом случае исправление кадрового документа может повлиять на расчеты. Действуйте осторожно.
Разберем порядок:
Сделайте резервную копию базы.
Определите дату, с которой сотрудник должен быть внешним совместителем.
Найдите документ, который создал ошибочный статус.
Проверьте, есть ли начисления зарплаты после этой даты.
Проверьте, были ли выплаты, отпуска, больничные, командировки, премии или удержания.
Исправьте исходный документ или регистр.
Пересчитайте начисления, если программа показывает необходимость перерасчета.
Сравните суммы до и после исправления.
Проверьте страховые взносы и НДФЛ, если изменились начисления.
Проверьте отчетность, если она уже была сдана.
Если исправление вида занятости не меняет сумму зарплаты и взносов, последствия могут быть минимальными. Но если из-за ошибки сотруднику начислялась зарплата как основному работнику на полной ставке, нужно пересчитать начисления и проверить переплаты или недоплаты.
Не исправляйте закрытые месяцы без анализа. Сначала определите, что именно изменится: кадровая история, начисления, табель, отчетность или только статус сотрудника в справочнике.
Соберем решение в удобную схему. Выберите способ по тому, где именно возникла ошибка.
Ошибка в документе Прием на работу. Откройте документ приема и используйте кнопку Исправить. В исправительном документе укажите Внешнее совместительство. Если документ еще можно безопасно редактировать напрямую, исправьте исходный прием и перепроведите его.
Ошибка в документе Начальная штатная расстановка. Откройте Данные на начало эксплуатации, найдите Начальная штатная расстановка, исправьте вид занятости в строке сотрудника и проведите документ.
Ошибка попала через перенос, а исходный документ исправить нельзя. Используйте Перенос данных для корректировки регистра сведений Виды занятости сотрудников, предварительно проверив записи через Универсальный отчет.
Сотрудник реально меняет статус с определенной даты. Оформите Кадровый перевод с флажком Изменить вид занятости.
Нужно полностью переоформить трудовые отношения. Используйте увольнение и новый прием только если это соответствует реальным кадровым документам.
Для исходной ситуации, где ошибка возникла при переносе данных во вновь приобретенную программу ЗУП, сначала проверьте именно Начальная штатная расстановка. Это самый вероятный и самый правильный источник исправления.
Теперь разберем пошаговый алгоритм максимально подробно, как для пользователя, который только начинает работать в 1С ЗУП.
Сделайте копию базы. Перед кадровыми исправлениями обязательно создайте резервную копию. Если что-то пойдет не так, вы сможете вернуться к исходному состоянию.
Откройте карточку сотрудника. Перейдите в Кадры — Сотрудники, найдите нужного человека и проверьте, что сейчас указан вид занятости Основное место работы.
Найдите документ-основание. В карточке сотрудника откройте кадровые документы или историю. Посмотрите, есть ли документ Прием на работу или сотрудник введен через Начальная штатная расстановка.
Если есть документ Прием на работу, откройте его. Проверьте поле Вид занятости. Если доступна кнопка Исправить, создайте исправление и укажите Внешнее совместительство.
Если сотрудник введен через начальные данные, откройте Начальная штатная расстановка. Найдите строку сотрудника и исправьте вид занятости на Внешнее совместительство.
Проверьте ставку и график. У внешнего совместителя часто должна быть неполная ставка и специальный график. Не оставляйте автоматически полную ставку, если фактически он работает меньше.
Проведите исправленный документ. После проведения проверьте, нет ли сообщений программы об ошибках.
Сформируйте отчет по сотрудникам. Добавьте в отчет поле Вид занятости и убедитесь, что сотрудник стал внешним совместителем.
Проверьте начисления. Если зарплата уже начислялась, откройте документы Начисление зарплаты и взносов и убедитесь, что суммы рассчитаны правильно.
Проверьте отчетность. Если отчетность уже сдавалась, оцените, нужно ли корректировать ее из-за изменения кадровых данных.
Такой порядок позволит исправить ошибку без лишнего кадрового перевода и без фиктивного увольнения.
Для понимания механики перечислим основные объекты 1С, которые могут участвовать в решении проблемы.
Сотрудники — справочник, в котором хранится сотрудник как объект кадрового учета организации.
Физические лица — справочник с личными данными человека. Один человек может иметь несколько сотрудников, если есть разные трудовые отношения.
Прием на работу — кадровый документ, которым оформляют прием сотрудника и указывают вид занятости.
Начальная штатная расстановка — документ начального ввода кадровых данных при запуске ЗУП.
Кадровый перевод — документ для реального изменения кадровых условий, включая вид занятости, если такая настройка доступна.
Кадровый перевод списком — групповой вариант кадрового перевода для нескольких сотрудников.
Перенос данных — технический документ для ввода и корректировки данных при переходе на ЗУП.
Виды занятости сотрудников — регистр сведений, где хранится история видов занятости сотрудников.
Универсальный отчет — инструмент для проверки записей регистров и диагностики проблемы.
Начисление зарплаты и взносов — документ, который нужно проверить после исправления, если зарплата уже рассчитывалась.
Если вы новичок, начните с документов Прием на работу и Начальная штатная расстановка. К регистру Виды занятости сотрудников переходите только тогда, когда обычное исправление недоступно.
После исправления не ограничивайтесь тем, что поле в карточке сотрудника изменилось. Проведите контроль по нескольким направлениям.
Откройте карточку сотрудника и проверьте текущий вид занятости.
Сформируйте отчет Список сотрудников с полем Вид занятости.
Сформируйте Штатная расстановка и проверьте должность, ставку и график.
Проверьте кадровую историю сотрудника.
Проверьте документы начисления зарплаты.
Проверьте табель, если учет времени ведется в ЗУП.
Проверьте печатную форму приказа о приеме, если она нужна.
Проверьте, не появилось ли лишнее кадровое событие из-за неверного способа исправления.
Проверьте отчетность, если данные уже передавались во внешние органы.
Если все отчеты показывают сотрудника как внешнего совместителя с правильной даты, исправление выполнено корректно.
Разберем типичные ошибки, которые лучше не допускать.
Оформляют кадровый перевод вместо исправления начальных данных. В результате в истории остается неверный период работы по основному месту.
Делают увольнение и новый прием без реального увольнения. Это искажает кадровую историю и может повлиять на отчетность.
Исправляют только карточку сотрудника. Если данные сформированы документом или регистром, этого недостаточно.
Не проверяют начальную штатную расстановку. При переносе данных именно она часто является источником ошибки.
Не проверяют ставку и график. Внешний совместитель может остаться с полной ставкой, если исправить только вид занятости.
Не пересчитывают зарплату. Если ошибка влияла на расчет, после исправления могут потребоваться перерасчеты.
Корректируют регистр без копии базы. Технические правки нужно делать осторожно.
Не проверяют дубли сотрудников. При переносе один человек может быть создан в базе несколько раз.
Если при переносе данных в 1С ЗУП внешнему совместителю ошибочно выбрали Основное место работы, исправляйте ошибку по источнику ее возникновения. Сначала откройте кадровую историю сотрудника и определите, каким документом создан неверный вид занятости.
Если ошибка находится в документе Прием на работу, используйте кнопку Исправить в исходном документе приема и в исправительном документе укажите Внешнее совместительство. Если ошибка находится в документе Начальная штатная расстановка, откройте Данные на начало эксплуатации, найдите начальную штатную расстановку и исправьте вид занятости в строке сотрудника. Если исходные документы исправить нельзя, используйте Перенос данных для корректировки регистра сведений Виды занятости сотрудников, предварительно проверив записи через Универсальный отчет.
Кадровый перевод используйте только при реальном изменении статуса сотрудника с определенной даты. Для исправления ошибки переноса он обычно не нужен. Увольнение и повторный прием применяйте только в крайнем случае, когда это соответствует реальным кадровым документам или когда другие способы исправления невозможны.
После исправления обязательно проверьте вид занятости, ставку, график работы, начисления, штатную расстановку и кадровые отчеты. Так мы исправим ошибку корректно и не создадим лишних кадровых событий.
Информация носит справочный характер