Проанализируем ситуацию по шагам. Организация сдала декларацию по НДС за 4 квартал 2025 года. В первичной декларации в книге продаж прошла реализация на сумму 4 000 000,00. Позже, уже в 1 квартале 2026 года, обнаружили, что сумма реализации должна быть 4 200 000,00, оформили корректировку реализации и сформировали дополнительный лист книги продаж за 4 квартал 2025 года. После этого была отправлена уточненная декларация №1.
В уточненной декларации №1 раздел 8 был оставлен с признаком «Актуальны», раздел 9 также был оставлен с признаком «Актуальны», а приложение 1 к разделу 9, которое в 1С часто отображается как раздел 9.1, было отправлено с признаком «Неактуальны». В это приложение попали записи дополнительного листа книги продаж: сторно старой реализации на 4 000 000,00 и новая правильная сумма 4 200 000,00.
На этом этапе логика была обычной для исправления данных книги продаж через дополнительный лист. Налоговая база складывалась так: первоначальная реализация 4 000 000,00, затем запись дополнительного листа -4 000 000,00, затем правильная запись 4 200 000,00. Итог по операции получался правильный: 4 200 000,00.
Затем обнаружили ошибку уже в разделе 8. Была отправлена уточненная декларация №2. В ней раздел 8 поставили с признаком «Неактуальны», то есть решили заменить ранее отправленные сведения по книге покупок. Раздел 9 оставили с признаком «Актуальны», а приложение 1 к разделу 9 тоже оставили с признаком «Актуальны». После этого инспектор увидел в базе три строки: 4 000 000,00, -4 000 000,00 и 4 200 000,00, и попросил отправить еще одну уточненную декларацию, чтобы в базе осталась только правильная сумма 4 200 000,00.
Разберем главное правило. В уточненной декларации по НДС признак актуальности в строке 001 работает не как обычная отметка «правильно/неправильно», а как команда для налоговой базы.
Признак «Актуальны» соответствует значению 1. Это означает: ранее представленные сведения по этому разделу или приложению верны, изменению не подлежат и повторно не передаются.
Признак «Неактуальны» соответствует значению 0. Это означает: ранее представленные сведения по этому разделу или приложению нужно заменить теми данными, которые передаются сейчас.
Рассмотрим подробнее, почему в рассматриваемой ситуации возникла путаница. Раздел 9 и приложение 1 к разделу 9 — это разные блоки декларации. Раздел 9 содержит сведения из книги продаж за сам налоговый период. Приложение 1 к разделу 9 содержит сведения из дополнительных листов книги продаж. В 1С приложение 1 к разделу 9 часто отображается как Раздел 9.1.
Когда в уточненной декларации №2 по приложению 1 к разделу 9 был указан признак «Актуальны», программа и налоговая логика восприняли это так: ранее отправленные сведения приложения 1 к разделу 9 менять не нужно. То есть записи дополнительного листа -4 000 000,00 и 4 200 000,00 остались действующими.
Если задача состоит только в том, чтобы итоговая налоговая база была правильной, то связка 4 000 000,00, -4 000 000,00 и 4 200 000,00 сама по себе не обязательно ошибочна. Это обычный след исправления через дополнительный лист. Но если инспектор просит убрать именно «лишние» строки и оставить в составе данных только правильную реализацию 4 200 000,00, тогда нужно действовать иначе: заменить сам раздел 9 и одновременно заменить ранее переданное приложение 1 к разделу 9.
Сначала рассмотрим стандартный вариант. Если исправление реализации за 4 квартал 2025 года действительно должно проходить через дополнительный лист книги продаж, то обычная схема такая:
В разделе 9 оставляем признак «Актуальны», потому что сама книга продаж, переданная в первичной декларации, повторно не заменяется.
В приложении 1 к разделу 9 ставим признак «Неактуальны», если передаем новый набор сведений дополнительного листа книги продаж.
В приложение 1 к разделу 9 включаем записи дополнительного листа: сторно ошибочной записи и правильную запись.
Проверяем, что итог по разделам 1 и 3 декларации соответствует правильной налоговой базе и правильной сумме НДС.
В такой модели налоговая видит историю исправления: исходная сумма 4 000 000,00, минусовая запись -4 000 000,00 и правильная запись 4 200 000,00. Итог по операции равен 4 200 000,00. Если требование инспекции связано только с пояснением расхождений, можно подготовить пояснение и указать, что две записи в дополнительном листе аннулируют ошибочную реализацию и отражают правильную сумму.
Но в описанной ситуации инспектор просит не пояснение, а новую уточненную декларацию, в которой не будет старой суммы 4 000 000,00 и сторнирующей суммы -4 000 000,00. Значит, переходим ко второму варианту.
Теперь разберем вариант, который соответствует просьбе инспектора: в налоговую должен лечь не набор из трех строк, а один правильный показатель реализации 4 200 000,00. Для этого нужно подать уточненную декларацию №3 и заменить данные раздела 9 полностью.
Ключевая идея: если хотим убрать первоначальную строку 4 000 000,00 из раздела 9, нельзя оставлять раздел 9 с признаком «Актуальны». Нужно поставить по разделу 9 признак «Неактуальны» и передать полный правильный состав книги продаж за 4 квартал 2025 года.
При этом важно не забыть про приложение 1 к разделу 9. Если в уточненной декларации №3 оставить приложение 1 к разделу 9 с признаком «Актуальны», то ранее переданные строки дополнительного листа -4 000 000,00 и 4 200 000,00 останутся в базе. Тогда получится новая ошибка: правильная строка 4 200 000,00 попадет в раздел 9, а старый дополнительный лист продолжит действовать отдельно.
Поэтому при полном переходе от исправления через дополнительный лист к замене раздела 9 действуем так:
Создаем новую уточненную декларацию по НДС за 4 квартал 2025 года с номером корректировки 3.
В разделе 9 устанавливаем признак «Неактуальны».
Заполняем раздел 9 полным корректным составом книги продаж за 4 квартал 2025 года.
Вместо ошибочной реализации 4 000 000,00 в разделе 9 должна быть правильная реализация 4 200 000,00.
В приложение 1 к разделу 9 не включаем старые записи дополнительного листа -4 000 000,00 и 4 200 000,00.
Для приложения 1 к разделу 9 устанавливаем признак «Неактуальны», если нужно заменить ранее переданные сведения приложения и убрать из базы старый дополнительный лист.
Проверяем разделы 1 и 3, чтобы налоговая база и сумма НДС соответствовали новой правильной реализации.
Именно связка раздел 9 — «Неактуальны» и приложение 1 к разделу 9 — «Неактуальны» позволяет заменить ранее переданные сведения. Раздел 9 передается заново уже с правильной суммой 4 200 000,00, а приложение 1 к разделу 9 заменяет ранее переданный набор дополнительных листов. Если по книге продаж больше не должно быть дополнительных листов, в приложении 1 к разделу 9 не должно оставаться старых строк по этой операции.
Посмотрим на рекомендуемую схему для новой уточненной декларации, если инспектор просит оставить только правильную сумму 4 200 000,00.
Раздел 8. Если ошибка раздела 8 уже исправлена уточненной декларацией №2 и данные раздела 8 в налоговой корректны, поставьте «Актуальны». Если есть сомнения, что раздел 8 принят правильно, или нужно заново заменить сведения книги покупок, поставьте «Неактуальны» и включите в раздел 8 полный правильный состав книги покупок.
Приложение 1 к разделу 8. Если дополнительных листов книги покупок нет или ранее отправленные сведения верны, оставьте «Актуальны». Если нужно заменить ранее отправленные дополнительные листы книги покупок, поставьте «Неактуальны» и передайте полный правильный состав приложения.
Раздел 9. Поставьте «Неактуальны». Это главный шаг. Так мы говорим налоговой: прежний раздел 9 больше не используйте, замените его текущим правильным разделом 9.
Приложение 1 к разделу 9. Поставьте «Неактуальны», если нужно убрать ранее отправленные записи дополнительного листа. Не оставляйте здесь признак «Актуальны», иначе записи -4 000 000,00 и 4 200 000,00 из предыдущей уточненки сохранятся.
Разделы 1 и 3. Заполните по итоговым правильным данным. Итоговая налоговая база должна учитывать реализацию 4 200 000,00, а не комбинацию старой строки и дополнительного листа.
Важно: когда в разделе 9 стоит признак «Неактуальны», нельзя передавать только одну исправленную строку на 4 200 000,00, если в квартале были другие реализации. Нужно передать весь правильный раздел 9 за 4 квартал 2025 года. Признак «Неактуальны» заменяет раздел целиком, поэтому неполный раздел 9 может привести к тому, что из базы налоговой исчезнут остальные продажи за квартал.
Разберем по шагам порядок работы в Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0.
Перед изменениями сделайте архивную копию информационной базы. Это особенно важно, если уже было несколько уточненных деклараций и есть риск случайно изменить закрытый период.
Откройте раздел регламентированной отчетности и создайте новую декларацию по НДС за 4 квартал 2025 года.
Укажите номер корректировки 3, так как первичная декларация уже была уточнена дважды.
Заполните декларацию автоматически по данным учета.
Перейдите к разделу 9 и проверьте поле «Ранее представленные сведения». Установите значение «Неактуальны».
Проверьте строки раздела 9. В разделе 9 должен быть полный правильный состав книги продаж за 4 квартал 2025 года. По рассматриваемой операции должна остаться правильная реализация 4 200 000,00.
Перейдите к приложению 1 к разделу 9, которое в 1С может отображаться как Раздел 9.1. Установите значение «Неактуальны», если нужно заменить ранее отправленные сведения приложения.
Уберите из приложения 1 к разделу 9 старые строки дополнительного листа по операции 4 000 000,00, -4 000 000,00 и 4 200 000,00, если по договоренности с инспекцией исправление должно быть отражено не через дополнительный лист, а через полный новый раздел 9.
Проверьте раздел 8. Если по книге покупок после уточненки №2 все верно, оставьте «Актуальны». Если нужно заменить раздел 8 повторно, поставьте «Неактуальны» и убедитесь, что в раздел 8 включены все правильные счета-фактуры за квартал.
Сформируйте контрольные соотношения и устраните ошибки, если программа их покажет.
Сверьте итоговые суммы разделов 1, 3, 8, 9 и приложения 1 к разделу 9.
После проверки выгрузите и отправьте уточненную декларацию №3.
Посмотрим, какие документы и регистры в 1С влияют на такую ситуацию. В типовой конфигурации обычно нужно проверить не только сам регламентированный отчет, но и первичные документы, которые сформировали записи книги продаж и дополнительных листов.
Реализация товаров и услуг или другой документ реализации, которым была отражена первоначальная отгрузка за 4 квартал 2025 года.
Корректировка реализации, если именно этим документом менялась сумма с 4 000 000,00 на 4 200 000,00.
Счет-фактура выданный, связанный с исходной реализацией.
Корректировочный счет-фактура выданный или исправленный счет-фактура, если он был сформирован в результате корректировки реализации.
Формирование записей книги продаж, если используется регламентная операция по НДС.
Операции, введенные вручную, если часть движений по НДС корректировалась вручную.
Регистр НДС Продажи, так как именно его движения обычно попадают в книгу продаж и раздел 9 декларации.
Регистр НДС Покупки, если параллельно исправлялся раздел 8.
Регламентированный отчет Декларация по НДС, где устанавливаются признаки актуальности разделов и приложений.
Разберем важный момент. Если документ Корректировка реализации продолжает формировать записи дополнительного листа книги продаж за 4 квартал 2025 года, то 1С при автоматическом заполнении может снова подтянуть эти записи в приложение 1 к разделу 9. Поэтому перед отправкой уточненки №3 проверьте не только итоговый отчет, но и движения документа корректировки.
Если нужно выполнить именно требование инспектора и отказаться от варианта с дополнительным листом, добейтесь, чтобы правильная сумма 4 200 000,00 попала в сам раздел 9, а старые записи дополнительного листа по этой операции не попали в приложение 1 к разделу 9. В противном случае программа снова сформирует связку 4 000 000,00, -4 000 000,00 и 4 200 000,00.
Проанализируем самый частый ошибочный вариант. Бухгалтер видит, что в уточненке №2 меняется только раздел 8, и логично ставит по разделу 9 и приложению 1 к разделу 9 признак «Актуальны». Кажется, что это правильно: ведь по продажам уже все сдавали раньше. Но именно здесь и возникает проблема.
Признак «Актуальны» по приложению 1 к разделу 9 означает: ранее отправленные дополнительные листы книги продаж актуальны и не меняются. Поэтому налоговая продолжает хранить и учитывать ранее переданные строки приложения 1 к разделу 9. Если там уже были -4 000 000,00 и 4 200 000,00, они никуда не исчезают.
Если инспектор просит убрать эти строки, ставить «Актуальны» в приложении 1 к разделу 9 нельзя. Нужно заменить ранее отправленное приложение. Для этого используется признак «Неактуальны».
Рассмотрим подробнее еще одну опасную ошибку. Бухгалтер может решить: раз инспектор просит оставить только 4 200 000,00, значит в разделе 9 нужно поставить «Неактуальны» и передать только одну строку с этой реализацией. Так делать нельзя, если в 4 квартале 2025 года были и другие продажи.
Признак «Неактуальны» по разделу 9 означает полную замену ранее представленных сведений раздела 9. Налоговая не добавляет новую строку к старому разделу 9, а заменяет весь раздел. Поэтому в уточненной декларации №3 раздел 9 должен содержать весь правильный состав книги продаж за 4 квартал 2025 года.
Посмотрим на пример. Допустим, в 4 квартале были такие реализации:
Реализация покупателю А — 1 000 000,00.
Реализация покупателю Б — 4 000 000,00, которую нужно заменить на 4 200 000,00.
Реализация покупателю В — 2 500 000,00.
В уточненной декларации №3 при признаке «Неактуальны» в разделе 9 должны остаться все правильные продажи:
Реализация покупателю А — 1 000 000,00.
Реализация покупателю Б — 4 200 000,00.
Реализация покупателю В — 2 500 000,00.
Если передать только строку 4 200 000,00, налоговая может заменить весь раздел 9 на одну строку, и остальные продажи выпадут из сведений книги продаж. Это приведет к новым расхождениям и новым требованиям.
Перед отправкой уточненной декларации №3 выполните контрольную проверку. Разберем ее как чек-лист.
Сформируйте книгу продаж за 4 квартал 2025 года и проверьте, что по спорной операции в итоговом варианте отражена правильная сумма 4 200 000,00.
Сформируйте дополнительные листы книги продаж за 4 квартал 2025 года. Если по требованию инспектора старый дополнительный лист больше не должен участвовать, убедитесь, что в приложение 1 к разделу 9 не попадают строки -4 000 000,00 и 4 200 000,00.
Откройте раздел 9 декларации и проверьте, что там есть полный состав книги продаж, а не только одна исправленная строка.
Откройте приложение 1 к разделу 9 и проверьте, что ранее переданные строки дополнительного листа не остаются с признаком «Актуальны».
Проверьте раздел 3. Налоговая база и НДС должны соответствовать правильной сумме реализации.
Проверьте раздел 1. Сумма налога к уплате или уменьшению должна соответствовать исправленному разделу 3.
Сформируйте протокол проверки контрольных соотношений в 1С.
Если используется оператор электронного документооборота, проверьте предварительный просмотр XML-файла или печатную форму выгрузки, чтобы увидеть, какие разделы реально уходят в налоговую.
Главный контрольный признак: после исправления в данных, которые уходят в ИФНС, не должно быть одновременно старой строки 4 000 000,00 в разделе 9 и старой пары строк -4 000 000,00 / 4 200 000,00 в приложении 1 к разделу 9, если задача — оставить только одну правильную реализацию 4 200 000,00.
Иногда 1С при автоматическом заполнении декларации снова подтягивает приложение 1 к разделу 9, потому что в учетных регистрах есть движения дополнительного листа. В этом случае рассмотрим два подхода.
Первый подход — оставить учетную логику 1С без ручных вмешательств и согласовать с инспектором, что исправление через дополнительный лист корректно, а итоговая сумма равна 4 200 000,00. Этот вариант безопаснее с точки зрения учетного следа, если корректировка действительно оформлена после закрытия квартала и должна идти через дополнительный лист.
Второй подход — привести учетные данные к требованию инспектора. Тогда нужно проверить, почему программа формирует дополнительный лист. Обычно причина находится в документе Корректировка реализации, виде операции исправления, дате исправления, корректируемом периоде или движениях регистра НДС Продажи. Если исправление должно быть не дополнительным листом, а заменой данных раздела 9, нужно скорректировать учетные движения так, чтобы итоговая книга продаж за 4 квартал 2025 года содержала правильную сумму сразу в разделе 9.
Работайте осторожно. Не удаляйте документы и движения без анализа. Сначала сформируйте копию базы, проверьте результат в копии, затем повторите действия в рабочей базе. Для закрытых периодов особенно важно сохранить объяснимую историю исправлений.
Разберем выбор решения. Если исходить только из механики декларации, исправление через дополнительный лист с тремя строками 4 000 000,00, -4 000 000,00 и 4 200 000,00 может быть нормальным. Оно показывает историю: была ошибка, ошибочная запись аннулирована, правильная запись добавлена. Итоговая сумма правильная.
Но если инспектор прямо просит, чтобы в базе осталась только правильная сумма 4 200 000,00, значит нужно сформировать уточненную декларацию по принципу полной замены сведений раздела 9. В этом случае:
Раздел 9 ставим «Неактуальны».
Передаем полный правильный раздел 9 за 4 квартал 2025 года.
Приложение 1 к разделу 9 ставим «Неактуальны», чтобы заменить ранее переданный дополнительный лист.
Не оставляем старые строки дополнительного листа по операции 4 000 000,00 / -4 000 000,00 / 4 200 000,00.
Раздел 8 оставляем «Актуальны», если после уточненки №2 он уже корректен, либо снова ставим «Неактуальны» и передаем полный правильный раздел 8, если нужно заменить сведения книги покупок.
Именно такой порядок позволит не сохранить старые сведения, а заменить их новым правильным набором данных.
В рассматриваемой ситуации для уточненной декларации №3 используйте следующий практический вариант:
Создайте уточненную декларацию по НДС за 4 квартал 2025 года с номером корректировки 3.
В разделе 9 установите «Ранее представленные сведения — Неактуальны».
Заполните раздел 9 полностью, включая все правильные продажи за 4 квартал 2025 года.
По спорной реализации укажите правильную сумму 4 200 000,00 вместо ошибочной 4 000 000,00.
В приложении 1 к разделу 9 установите «Ранее представленные сведения — Неактуальны», если нужно убрать ранее переданные строки дополнительного листа.
Не включайте в приложение 1 к разделу 9 старые строки -4 000 000,00 и 4 200 000,00, если по требованию инспектора они должны быть удалены из действующего набора сведений.
Раздел 8 оставьте «Актуальны», если он уже исправлен и принят по уточненке №2. Если раздел 8 нужно заменить повторно, поставьте «Неактуальны» и передайте полный правильный раздел 8.
Проверьте разделы 1 и 3, чтобы итоговая сумма НДС соответствовала правильной реализации.
Перед отправкой проверьте печатную форму и выгрузку декларации: в действующих сведениях не должно оставаться лишней комбинации 4 000 000,00 и -4 000 000,00.
Главное правило для запоминания: если ставим «Актуальны», налоговая оставляет ранее переданные сведения как есть. Если ставим «Неактуальны», налоговая заменяет ранее переданные сведения теми, которые отправлены сейчас. Поэтому для удаления старых строк приложения 1 к разделу 9 нельзя оставлять это приложение актуальным.
Информация носит справочный характер