Рассмотрим ситуацию: организация купила маркированный товар, получила входящий УПД в Диадоке, а в личном кабинете «Честного знака» видит, что товары поступили на ее участника оборота. В УПД указаны две товарные позиции по 300 штук, всего 600 единиц маркированного товара. Теперь этот товар нужно продать другой организации, но автоматической загрузки между Диадоком и 1С нет.
Разберем, что необходимо сделать для правильной отгрузки. Главная задача — не просто оформить обычную реализацию в 1С, а передать покупателю электронный УПД с кодами маркировки через ЭДО. После подписания такого УПД обеими сторонами оператор ЭДО передаст сведения в систему маркировки, и коды перейдут с вашей организации на покупателя в «Честном знаке».
Ключевой вывод: для оптовой продажи маркированного товара другой организации нужно сформировать формализованный электронный УПД, включить в него сведения о маркировке по отгружаемым товарам, отправить документ покупателю через ЭДО и дождаться его подписания. Если интеграции между Диадоком и 1С нет, коды придется перенести и проверить вручную либо оформить электронный УПД непосредственно в сервисе ЭДО, где можно указать коды маркировки.
Сначала проанализируем входящую операцию. Поставщик отправил вам УПД через Диадок. В этом УПД должны быть указаны товары и сведения о кодах маркировки. После того как УПД был подписан сторонами и обработан через ЭДО, сведения ушли в «Честный знак». Поэтому в личном кабинете системы маркировки вы видите 600 единиц товара.
Это означает, что по данным системы маркировки товар уже числится за вашей организацией. Но для дальнейшей продажи этого недостаточно. Нужно обеспечить, чтобы при вашей отгрузке покупателю в новом исходящем электронном УПД были указаны именно те коды маркировки, которые вы фактически передаете.
Разберем цепочку движения маркированного товара:
Поставщик оформляет электронный УПД с кодами маркировки.
Вы принимаете УПД через Диадок или другого оператора ЭДО.
После подписания УПД сведения поступают в «Честный знак».
Коды маркировки переходят на вашу организацию.
При дальнейшей продаже вы оформляете новый электронный УПД покупателю.
В этот УПД включаете коды маркировки отгружаемых товаров.
Покупатель подписывает УПД через ЭДО.
Оператор ЭДО передает сведения в «Честный знак».
Коды списываются с вашей организации и переходят покупателю.
Важно: обычная печатная накладная или обычная реализация без электронного УПД с маркировкой не обеспечит корректный переход кодов в системе маркировки. Для оборота между организациями нужен формализованный электронный документ с данными маркировки.
В УПД может быть две товарные строки, например:
Товар А — 300 штук.
Товар Б — 300 штук.
При этом в «Честном знаке» вы видите 600 единиц, потому что маркировка ведется по экземплярам товара. Если товарная группа требует поэкземплярную передачу сведений, то на каждую единицу товара приходится отдельный код маркировки. Поэтому две строки по 300 штук — это не два кода, а 600 кодов.
Разберем важный момент: коды маркировки должны соответствовать конкретным товарным позициям. Нельзя просто взять любые 600 кодов и прикрепить их к УПД. Нужно понять, какие 300 кодов относятся к первой позиции, а какие 300 кодов относятся ко второй позиции.
Обычно соответствие определяется по коду товара, GTIN, номенклатуре, данным входящего УПД и сведениям в «Честном знаке». Если в Диадоке во входящем УПД видны коды по каждой строке, используйте эту расшифровку как основу. Если коды выгружены из «Честного знака», проверьте, что они распределены по нужным товарам.
Главное правило: при отгрузке покупателю в исходящем УПД должно быть столько кодов маркировки, сколько единиц маркированного товара вы передаете, если для этой товарной группы применяется поэкземплярный учет.
Перед тем как оформлять отгрузку, обязательно проверьте коды. Наша задача — убедиться, что они действительно принадлежат вашей организации и могут быть переданы покупателю.
Разберем, что нужно проверить:
Коды есть в «Честном знаке» на вашей организации.
Коды относятся к той товарной группе, которую вы продаете.
Коды не выведены из оборота.
Коды не числятся за другим участником оборота.
Коды не были ранее проданы другому покупателю.
Коды соответствуют товарным строкам УПД.
Количество кодов совпадает с количеством отгружаемых единиц.
Если продаем весь товар из входящего УПД, то для двух строк по 300 штук нужно подготовить все 600 кодов. Если продаем часть товара, например 100 штук из первой позиции и 50 штук из второй, то в исходящий УПД включаем только 150 кодов, соответствующих фактически отгруженным единицам.
Не отгружайте товар, если не уверены в кодах. Ошибка может привести к тому, что покупатель не сможет принять товар в «Честном знаке», УПД зависнет с ошибкой, а коды не перейдут к покупателю.
Теперь разберем варианты, как оформить продажу, если автоматической загрузки между Диадоком и 1С нет. Возможны несколько рабочих сценариев.
Оформить реализацию в 1С, вручную заполнить коды маркировки и отправить электронный УПД через подключенный ЭДО из 1С.
Оформить бухгалтерскую реализацию в 1С без автоматической передачи кодов, а электронный УПД с кодами создать и отправить в Диадоке вручную.
Использовать ЭДО Лайт в «Честном знаке», если этот вариант подходит по товарной группе и условиям работы с покупателем.
Настроить интеграцию 1С с ЭДО и ИС МП, чтобы в дальнейшем коды подтягивались автоматически.
В конкретной ситуации, когда УПД пришел в Диадок, коды есть в «Честном знаке», но автозагрузки в 1С нет, самым практичным вариантом будет такой: в 1С оформите реализацию для бухгалтерского и налогового учета, а в Диадоке сформируйте исходящий электронный УПД с кодами маркировки и отправьте его покупателю.
Но если в вашей 1С уже включен учет маркированных товаров и есть возможность вручную внести или загрузить коды, лучше вести весь процесс в 1С: поступление, проверку кодов, реализацию, подбор кодов и отправку УПД через ЭДО. Это снижает риск расхождений между бухгалтерским учетом, складом, Диадоком и «Честным знаком».
Рассмотрим первый вариант. Он подходит, если ваша конфигурация 1С поддерживает работу с маркировкой и ЭДО, но автоматической загрузки из Диадока нет или она не настроена.
В 1С проверьте основные объекты и настройки:
Номенклатура — товар должен быть настроен как маркируемый.
Виды номенклатуры — должен быть указан признак учета маркировки, если он используется в вашей конфигурации.
Поступление товаров или Поступление товаров и услуг — должен отражать приход товара.
Реализация товаров и услуг или Реализация товаров: Накладная, УПД — документ продажи покупателю.
Коды маркировки — сведения о конкретных кодах, которые будут переданы.
Обмен с ИС МП — настройки взаимодействия с системой маркировки.
ЭДО — настройки обмена электронными документами с покупателем.
Разберем порядок действий по шагам:
Создайте или проверьте документ поступления товара в 1С на основании входящего УПД.
Убедитесь, что номенклатура в 1С соответствует позициям из УПД.
Внесите сведения о кодах маркировки вручную или загрузите их файлом, если такая возможность есть.
Сформируйте документ Реализация товаров и услуг на покупателя.
Укажите две товарные строки по 300 штук или фактическое количество, которое отгружается.
Откройте форму подбора и проверки кодов маркировки.
Подберите коды по первой товарной строке — 300 кодов.
Подберите коды по второй товарной строке — 300 кодов.
Выполните проверку кодов маркировки.
Сформируйте электронный УПД.
Отправьте УПД покупателю через ЭДО.
Проконтролируйте, что покупатель подписал УПД.
Проверьте в «Честном знаке», что коды перешли покупателю.
При таком варианте 1С становится основной учетной системой, а ЭДО используется как канал передачи электронного УПД. Это наиболее правильная схема, если компания регулярно работает с маркированным товаром.
Теперь рассмотрим вариант, который часто используют, если интеграции между Диадоком и 1С нет. В этом случае 1С остается для бухгалтерского учета, а электронный УПД с маркировкой оформляется в Диадоке.
Разберем по шагам:
В 1С создайте документ реализации на покупателя.
Проверьте номенклатуру, количество, цену, ставку НДС, договор и реквизиты покупателя.
В Диадоке создайте исходящий формализованный УПД на этого же покупателя.
Заполните товарные строки так, чтобы они соответствовали реализации в 1С.
Укажите признак документа, подходящий для передачи товара и счет-фактуры, если УПД используется как первичный документ и счет-фактура.
Добавьте сведения о кодах маркировки по каждой товарной строке.
Проверьте, что по первой строке указано 300 кодов, а по второй строке указано 300 кодов.
Подпишите УПД электронной подписью.
Отправьте УПД покупателю через Диадок.
Дождитесь подписания УПД покупателем.
Проверьте статус обработки документа и переход кодов в «Честном знаке».
Важно: при таком способе нужно особенно внимательно сверять данные 1С и Диадока. Сумма, количество, ставка НДС, реквизиты покупателя и номенклатура должны совпадать. Иначе в бухгалтерском учете будет одна реализация, а в ЭДО — другой документ.
Если товарных кодов много, например 600 штук, удобнее не вводить их вручную по одному, а использовать загрузку списком, если такая функция доступна в сервисе. Коды можно получить из входящего УПД, из выгрузки Диадока, из «Честного знака» или из учетной системы, где они были зафиксированы при приемке.
Рассмотрим еще один вариант — оформление УПД через ЭДО Лайт в личном кабинете «Честного знака». Этот способ может подойти, если у организации нет полноценной интеграции ЭДО с 1С и нужно передать сведения о маркированном товаре через доступный сервис.
Общий порядок такой:
Зайдите в личный кабинет «Честного знака» с электронной подписью.
Перейдите в нужную товарную группу.
Откройте раздел, связанный с ЭДО Лайт или созданием исходящего документа.
Создайте исходящий УПД на покупателя.
Заполните реквизиты продавца и покупателя.
Укажите товарные позиции и количество.
Добавьте коды маркировки, которые передаются покупателю.
Подпишите документ электронной подписью.
Передайте документ покупателю через ЭДО Лайт.
Дождитесь подписания документа покупателем и обработки в системе маркировки.
Этот вариант удобен как временное решение, но для постоянной работы лучше настроить полноценную связку 1С, ЭДО и «Честный знак». Иначе при большом количестве операций будет сложно вручную контролировать коды, документы и остатки.
Отдельно разберем важный нюанс. Для некоторых товарных групп в определенные периоды может применяться объемно-сортовой учет. В таком случае в электронном УПД передаются сведения не по каждому экземпляру, а по коду товара, например GTIN, и количеству. Но это зависит от конкретной товарной группы и действующего этапа обязательной маркировки.
Поэтому действуйте так:
Определите товарную группу: обувь, одежда, табак, парфюмерия, БАДы, медицинские изделия, антисептики, вода, молочная продукция, шины, электроника или другая группа.
Проверьте, какой режим передачи сведений действует для этой группы при оптовой реализации.
Если требуется поэкземплярная передача, включите в УПД все коды маркировки по каждой единице.
Если разрешен объемно-сортовой учет, укажите GTIN и количество по правилам этой товарной группы.
Если сомневаетесь, используйте поэкземплярную передачу кодов, если система и товарная группа это позволяют.
В рассматриваемой ситуации автор пишет, что в «Честном знаке» видно все 600 штук. Это похоже на поэкземплярный учет. Поэтому в общем безопасном алгоритме исходим из того, что при продаже нужно передать покупателю сведения по всем отгружаемым кодам маркировки.
Если в УПД две позиции по 300 штук, не смешивайте коды между строками. Разберем порядок распределения.
Откройте входящий УПД в Диадоке.
Найдите раздел со сведениями о маркировке.
Определите, какие коды относятся к первой товарной позиции.
Определите, какие коды относятся ко второй товарной позиции.
Сохраните или выгрузите список кодов по каждой позиции отдельно.
При создании исходящего УПД перенесите коды первой позиции в первую строку.
Коды второй позиции перенесите во вторую строку.
Проверьте количество кодов в каждой строке.
Если в Диадоке коды отображаются общим списком без удобного разделения, используйте GTIN или другую информацию о товаре, чтобы сопоставить коды с номенклатурой. Важно, чтобы код маркировки соответствовал именно той продукции, которая указана в строке УПД.
Ошибка в распределении кодов может привести к тому, что покупатель получит УПД, где количество совпадает, но коды относятся не к тем товарным позициям. Такой документ может не пройти обработку или вызовет расхождения при приемке.
Теперь посмотрим на учет в 1С. Если между Диадоком и 1С нет автозагрузки, то в 1С может быть только обычный документ поступления без кодов маркировки. Для бухгалтерского учета этого может быть достаточно, но для полноценного учета маркированного товара лучше внести коды в информационную базу.
Разберем, какие действия выполните в 1С:
Проверьте, включена ли функциональность учета маркированных товаров.
Проверьте настройки обмена с ИС МП в разделе администрирования.
Проверьте карточки номенклатуры и признак маркируемого товара.
Создайте документ поступления на основании входящего УПД.
Если есть возможность, загрузите или внесите коды маркировки в документ поступления.
Проверьте коды через механизм проверки кодов маркировки.
Создайте реализацию покупателю.
В документе реализации подберите коды маркировки из остатков.
Сформируйте электронный УПД и отправьте через ЭДО.
В типовых конфигурациях могут использоваться разные названия документов и рабочих мест. Чаще всего встречаются объекты Реализация товаров и услуг, Реализация товаров: Накладная, УПД, Поступление товаров, Поступление товаров и услуг, Обмен с ИС МП, Текущие дела ЭДО, Коды маркировки, Проверка кодов маркировки.
Если в вашей базе нет возможности вести коды маркировки, не пытайтесь заменить передачу кодов обычным текстовым комментарием в документе. Для «Честного знака» важен формализованный электронный документ со структурированными сведениями о маркировке.
Разберем практический выбор. Если продажа маркированного товара разовая, можно оформить электронный УПД с кодами в Диадоке вручную, а в 1С отразить обычную реализацию. Главное — чтобы первичный документ в ЭДО и документ в 1С совпадали по реквизитам.
Если маркированный товар продается регулярно, лучше настроить полноценный процесс в 1С. Тогда коды будут проходить всю цепочку:
поступление от поставщика;
приемка по ЭДО;
проверка кодов;
хранение на остатках;
подбор кодов при реализации;
передача кодов в исходящем УПД;
контроль статуса обработки в «Честном знаке».
Рекомендуемый вариант для регулярной работы: подключите 1С-ЭДО или настройте обмен с вашим оператором ЭДО, включите учет маркировки, настройте обмен с ИС МП и обучите сотрудников сканировать или загружать коды при приемке и отгрузке.
Перед отгрузкой проверьте не только свои коды, но и покупателя. Если покупатель не готов принимать маркированный товар через ЭДО, документ может зависнуть, а переход кодов не завершится.
Разберем, что нужно уточнить у покупателя:
Зарегистрирован ли покупатель в «Честном знаке».
Открыта ли у него нужная товарная группа.
Может ли он принимать формализованные УПД с кодами маркировки.
Подключен ли он к оператору ЭДО.
Настроен ли роуминг между вашим оператором ЭДО и оператором покупателя, если операторы разные.
Кто со стороны покупателя подписывает входящие УПД.
Готов ли покупатель принять именно электронный УПД, а не бумажный документ.
Если покупатель не подпишет УПД, переход кодов в «Честном знаке» может не завершиться. Поэтому в оптовой продаже маркированного товара контроль подписи покупателя — обязательная часть процесса.
Теперь посмотрим, что должно быть в исходящем УПД. Документ должен быть формализованным и содержать сведения, которые позволяют оператору ЭДО передать информацию в систему маркировки.
Проверьте в УПД:
ИНН и КПП продавца.
ИНН и КПП покупателя.
Номер и дату документа.
Договор или основание поставки, если используется.
Наименование товара.
Количество товара.
Цену и сумму.
Ставку и сумму НДС, если продавец работает с НДС.
Код товара или GTIN, если он требуется для маркировки.
Коды маркировки или сведения объемно-сортового учета, если для товарной группы применяется ОСУ.
Признак документа, связанный с маркированными товарами, если он используется в формате.
Корректный формат электронного документа.
Особенно внимательно проверьте количество кодов. Если в строке указано 300 штук, а кодов приложено 299 или 301, документ может не пройти корректную обработку. Если код относится к другому товару, также возникнет ошибка.
После того как вы отправите УПД через ЭДО, процесс еще не завершен. Разберем дальнейшие этапы.
Покупатель получает электронный УПД.
Покупатель проверяет товарные строки, количество, цены и коды маркировки.
Покупатель подписывает УПД электронной подписью.
Оператор ЭДО передает подписанный документ в «Честный знак».
«Честный знак» обрабатывает документ.
Коды маркировки переходят от продавца к покупателю.
Вы проверяете статус документа и движение кодов.
Если покупатель отклонит УПД или не подпишет его, коды могут остаться за вашей организацией. Поэтому после отправки обязательно контролируйте статус документа в Диадоке, 1С-ЭДО или личном кабинете оператора ЭДО.
Если документ обработан с ошибкой, выясните причину. Частые причины: неверный код, код не принадлежит продавцу, код уже выбыл, код относится к другой товарной группе, количество не совпадает, покупатель не зарегистрирован в нужной товарной группе, документ имеет неправильный формат.
Рассмотрим ситуацию, когда УПД уже отправлен или даже подписан, но потом обнаружили ошибку в кодах. Например, указали не те коды, перепутали коды между позициями или отгрузили не ту партию.
Порядок исправления зависит от характера ошибки:
Если количество и стоимость товара не меняются, но нужно исправить коды маркировки, обычно используется исправленный УПД.
Если меняется количество или стоимость, может потребоваться корректировочный документ.
Если покупатель еще не подписал УПД, иногда проще отозвать или аннулировать документ и отправить новый корректный УПД.
Если документ уже обработан «Честным знаком», исправление нужно выполнять через предусмотренный механизм оператора ЭДО или личного кабинета системы маркировки.
Не исправляйте такую ошибку только внутренней бухгалтерской справкой. Для маркировки важно, какие сведения ушли в систему. Если в «Честный знак» переданы неверные коды, исправлять нужно именно электронный документ или сведения оборота.
Проанализируем типичные ошибки, чтобы избежать их в вашей ситуации.
Оформили обычную реализацию без кодов. В бухгалтерии продажа есть, а в «Честном знаке» коды остались на продавце.
Передали УПД без формализованных сведений о маркировке. Документ может быть подписан, но система маркировки не получит нужные коды.
Указали не все коды. В строке 300 штук, а кодов меньше.
Перепутали коды между строками. Коды одной номенклатуры прикрепили к другой товарной позиции.
Отправили коды, которые не принадлежат организации. Такие коды не смогут корректно перейти покупателю.
Покупатель не подписал УПД. Переход кодов не завершился.
В 1С и Диадоке разные данные. В учете одна сумма или количество, а в электронном документе другая.
Не проверили статус обработки в «Честном знаке». Документ отправлен, но коды фактически не перешли.
Чтобы избежать этих ошибок, перед отправкой УПД сделайте сверку по трем источникам: 1С, Диадок и «Честный знак».
Перед тем как подписывать и отправлять исходящий УПД, выполните контрольную проверку.
В 1С проверьте документ реализации: покупатель, договор, номенклатура, количество, цена, сумма.
В Диадоке проверьте электронный УПД: реквизиты, строки, количество, НДС, коды маркировки.
В «Честном знаке» проверьте, что коды находятся на вашей организации.
Сравните количество кодов с количеством товара.
Проверьте, что по каждой товарной строке коды относятся именно к этой позиции.
Убедитесь, что покупатель готов принять УПД через ЭДО.
После отправки проверьте статус подписания покупателем.
После подписания проверьте переход кодов в «Честном знаке».
Эта сверка особенно важна, когда нет автоматической загрузки между системами. В таком случае вся ответственность за правильное сопоставление кодов, товарных строк и документов ложится на пользователя.
Если компания регулярно покупает и продает маркированные товары, работа без интеграции быстро становится рискованной. Рассмотрим, как лучше организовать процесс.
Настройте в 1С учет маркированной номенклатуры.
Подключите обмен с оператором ЭДО, например через 1С-ЭДО или другой поддерживаемый механизм.
Настройте обмен с ИС МП, если он предусмотрен вашей конфигурацией и товарной группой.
При приемке загружайте входящий УПД с кодами в 1С.
Проверяйте коды при поступлении.
Храните коды на остатках в учетной системе.
При реализации подбирайте коды из остатков, а не из отдельной таблицы вручную.
Отправляйте исходящий УПД через ЭДО прямо из учетной системы.
Контролируйте статусы ЭДО и обработки в системе маркировки.
Преимущество интеграции в том, что пользователь меньше переносит данные вручную. Это снижает риск пропустить код, перепутать товарную строку или отправить покупателю не тот набор кодов.
Теперь сформируем конкретный алгоритм для ситуации из вопроса.
Откройте входящий УПД в Диадоке и убедитесь, что он подписан и принят.
Проверьте в «Честном знаке», что все 600 кодов числятся за вашей организацией.
Разделите коды по двум позициям: 300 кодов по первой позиции и 300 кодов по второй позиции.
В 1С оформите поступление, если оно еще не отражено.
В 1С оформите реализацию покупателю на две позиции по 300 штук или на фактическое количество отгрузки.
Если 1С позволяет работать с маркировкой, внесите или загрузите коды в 1С и подберите их в документе реализации.
Если 1С не связана с Диадоком и не передает коды, создайте исходящий электронный УПД в Диадоке вручную.
В исходящий УПД добавьте сведения о маркировке по каждой строке.
Проверьте, что количество кодов равно количеству товара.
Подпишите УПД и отправьте покупателю через ЭДО.
Дождитесь подписи покупателя.
Проверьте, что в «Честном знаке» коды списались с вашей организации и перешли покупателю.
Если покупатель сообщает, что коды не перешли, проверьте статус документа в Диадоке и статус обработки в «Честном знаке». Не ориентируйтесь только на то, что УПД «отправлен». Для завершения операции важно, чтобы документ был подписан покупателем и обработан системой маркировки.
Чтобы оформить продажу маркированного товара другой организации, подготовьте электронный УПД с кодами маркировки и передайте его покупателю через ЭДО. Если во входящем УПД было две позиции по 300 штук, а всего в «Честном знаке» видно 600 единиц, это нормально: коды нужно распределить по товарным строкам и передать покупателю в составе исходящего УПД.
Если автоматической загрузки между Диадоком и 1С нет, действуйте вручную: в 1С оформите бухгалтерскую реализацию, а в Диадоке сформируйте формализованный исходящий УПД с кодами маркировки. Либо внесите коды в 1С вручную и отправьте УПД через ЭДО из 1С, если конфигурация это поддерживает.
Главное условие правильной отгрузки: покупатель должен получить электронный УПД с кодами маркировки, подписать его через ЭДО, а оператор ЭДО должен передать сведения в «Честный знак». Только после обработки документа коды перейдут с вашей организации на покупателя.
Информация носит справочный характер