Рассмотрим ситуацию подробно. В программе 1С:Предприятие для учета общепита после выполнения регламентной операции закрытия месяца в отчете Анализ продаж и списаний появляются готовые блюда в статье «Прочие списания». При этом по таким строкам нет количественного учета, а отражается только себестоимость. Пользователь видит, что в оборотно-сальдовой ведомости суммы проходят по счету 25, а аналитика может называться «утилизация». Возникает вопрос: откуда программа берет эти блюда, почему распределение идет не на все выпущенные и реализованные блюда, по каким критериям 1С выбирает позиции и правильно ли это.
Сразу выделим главный вывод. В большинстве случаев такие строки появляются не из-за фактического списания готовых блюд со склада, а из-за распределения косвенных производственных расходов при закрытии месяца. Программа распределяет затраты со счета 25 или других производственных счетов на себестоимость выпуска, продаж или списаний по правилам, которые заданы в настройках учета и учетной политике. Поэтому в отчете может появляться сумма без количества: количество не списывается, а распределяется только денежная часть себестоимости.
Однако ситуацию нужно обязательно проверить. Иногда такое поведение корректно, а иногда оно показывает ошибку настроек: неверно выбрана база распределения, неправильно указана статья затрат, не заполнена номенклатурная группа, блюда выпущены без технологических карт, есть расхождение между выпуском и реализацией, либо затраты ошибочно отнесены на счет 25 со статьей «утилизация».
Начнем с отчета. В конфигурациях для общепита отчет Анализ продаж и списаний предназначен для анализа проданных и списанных товаров, блюд, полуфабрикатов и другой номенклатуры. Он может показывать не только физическое движение по количеству, но и финансовые показатели: себестоимость, сумму продаж, списания, отклонения, рентабельность.
Поэтому важно понимать: если в отчете появляется строка по готовому блюду без количества, но с суммой себестоимости, это не всегда означает, что программа «списала блюдо» как товарную единицу. Чаще это означает, что программа добавила к блюду часть распределенной себестоимости.
Разберем на простом примере. За месяц ресторан выпустил и продал блюда: борщ, салат и пасту. В течение месяца на счете 25 накопились расходы кухни: зарплата поваров, амортизация оборудования, коммунальные расходы производственного цеха, услуги по обслуживанию оборудования. При закрытии месяца программа должна распределить эти расходы на себестоимость выпущенной продукции. Если распределение выполнено по проданным или выпущенным блюдам, в отчете могут появиться строки, где по блюдам видна дополнительная себестоимость, но не видно количества.
Количество в таких строках отсутствует потому, что закрытие месяца не создает новый физический выпуск или новое складское списание блюда. Оно только дораспределяет сумму затрат. Поэтому программа показывает сумму, но не показывает количество.
Теперь проанализируем, почему такие суммы попадают именно в статью «Прочие списания». В отчете статья может определяться по виду операции, статье затрат, счету учета, настройке отчета, хозяйственной операции или внутреннему виду движения, который программа использует при закрытии месяца.
Если сумма пришла после закрытия месяца, нужно проверить не сами документы продаж, а регламентные операции. Чаще всего источник находится в операции Закрытие месяца, а внутри нее — в регламентных действиях по закрытию производственных счетов и расчету себестоимости.
В типовой логике 1С косвенные производственные расходы, отраженные на счете 25, не остаются на этом счете на конец месяца. Они распределяются на счет 20, на выпуск продукции, на себестоимость продаж или на другой счет в зависимости от настроек. Если программа не может корректно сопоставить затраты с обычной реализацией или выпуском, либо если настройка отчета относит такие движения к списаниям, пользователь видит их в блоке «Прочие списания».
Это не обязательно ошибка, но это сигнал для проверки. Нужно выяснить, что именно распределилось: нормальные общепроизводственные расходы кухни или ошибочно заведенные расходы с аналитикой «утилизация».
Счет 25 используется для учета общепроизводственных расходов. В общепите на нем могут накапливаться расходы, связанные с производственным подразделением: кухней, цехом заготовок, кондитерским производством, пекарней, производственной линией.
Рассмотрим типичные расходы, которые могут попадать на счет 25:
При закрытии месяца счет 25 должен закрываться. Обычно он распределяется на счет 20 по выбранной базе распределения. Затем себестоимость продукции попадает в себестоимость реализованных блюд или остается в остатках готовой продукции, если блюда выпущены, но не реализованы.
Если в ОСВ суммы видны на счете 25 с аналитикой «утилизация», нужно выяснить, почему статья затрат называется именно так. Возможно, это действительно расходы на утилизацию пищевых отходов. Тогда они могут быть общепроизводственными расходами и распределяться на продукцию. Но если статья «утилизация» случайно используется для списания готовых блюд или материалов, нужно проверить корректность аналитики.
Теперь разберем самый важный вопрос автора: почему программа выбирает не все блюда, которые были выпущены и реализованы, а только часть позиций.
1С не выбирает блюда «случайно». Она распределяет суммы по правилам. В выборку попадают только те позиции, которые участвуют в базе распределения. Если блюдо не попало в базу распределения, на него не распределится сумма счета 25.
Рассмотрим основные критерии, по которым программа может распределять косвенные расходы:
Поэтому, если распределение идет не на все блюда, нужно искать не список блюд вручную, а базу распределения. Именно база распределения определяет, на какие блюда программа отнесет сумму.
Посмотрим на пример. За месяц были проданы три блюда: «Пицца Маргарита», «Салат Цезарь» и «Куриный суп». На счете 25 накопились расходы кухни на сумму 30 000 рублей. В учетной политике указано, что косвенные расходы распределяются по плановой себестоимости выпуска.
Если в документах выпуска плановая себестоимость заполнена только по пицце и салату, а по супу она не заполнена или выпуск отражен другой номенклатурной группой, программа распределит расходы только на пиццу и салат. В отчете пользователь увидит суммы по этим блюдам, но не увидит распределения по супу.
Это не значит, что программа решила «не учитывать суп». Это значит, что по супу не сформировалась база распределения.
Другой пример. Расходы на счете 25 указаны по подразделению «Горячий цех», а часть блюд выпущена по подразделению «Бар» или «Кондитерский цех». Тогда затраты горячего цеха распределятся только на блюда горячего цеха. Блюда другого подразделения в распределение не попадут.
В большинстве случаев да, это может быть правильно. Если строка появилась после закрытия месяца и отражает только распределение себестоимости, количество действительно может не заполняться.
Разберем разницу:
Отсутствие количества не является ошибкой само по себе. Но нужно проверить, почему сумма попала именно в «Прочие списания» и почему аналитика счета 25 называется «утилизация».
Рассмотрим ситуации, когда такое отражение можно считать нормальным.
25 накоплены реальные общепроизводственные расходы кухни.Анализ продаж и списаний включены счета или операции, которые показывают распределение себестоимости.25 закрывается корректно.Если все эти условия выполняются, то появление готовых блюд в «Прочих списаниях» может быть особенностью отчета, а не ошибкой учета.
В таком случае объяснение простое: отчет показывает не физическое списание блюд, а финансовое распределение расходов, которое увеличивает себестоимость отдельных блюд.
Теперь рассмотрим ситуации, когда нужно искать ошибку.
25 после закрытия месяца не закрывается или закрывается не полностью.Если в ОСВ суммы на счете 25 отображаются как «утилизация», это нужно проверить в первую очередь. Возможно, утилизация заведена как статья затрат и распределяется на блюда. Если это реальные расходы на утилизацию отходов кухни, это допустимо. Если же по этой статье ошибочно списываются готовые блюда, нужно исправлять документы и настройки.
Разберем по шагам, где искать причину. Начнем с учетной политики и настроек распределения расходов.
В типовой логике 1С настройки распределения затрат определяют, как закрываются счета 20, 23, 25 и 26. В зависимости от конфигурации путь может отличаться, но обычно нужно проверить разделы, связанные с организацией, учетной политикой, производством и закрытием месяца.
Проверьте следующие параметры:
25;Если база распределения выбрана как «объем выпуска», программа будет искать количество выпущенной продукции. Если база — «плановая себестоимость», программа будет искать плановые суммы выпуска. Если база — «материальные затраты», программа будет искать прямые материальные расходы. Если база — «выручка», программа будет ориентироваться на продажи. Поэтому результат распределения будет разным.
Главный вопрос проверки: есть ли по всем блюдам показатель, который выбран как база распределения. Если по части блюд базы нет, программа не распределит на них косвенные расходы.
Далее проанализируем справочник Статьи затрат. В нем может быть статья «утилизация» или похожая статья. Нужно понять, как она настроена и где используется.
Проверьте по статье затрат:
Если статья «утилизация» используется для расходов на вывоз пищевых отходов, она может быть вполне корректной общепроизводственной статьей. Тогда программа распределяет ее сумму на блюда как часть затрат кухни.
Но если этой статьей оформляли списание испорченных блюд, технологические потери или внутренние списания, нужно проверить, не попали ли такие операции на счет 25 ошибочно. Фактическое списание готовых блюд обычно должно иметь количество. Если количество отсутствует, значит, скорее всего, речь не о фактическом списании блюда, а о распределении суммы.
В общепите ключевым документом является выпуск блюда. В разных конфигурациях он может называться Выпуск блюд, Производство, Отчет производства за смену, Выпуск продукции или иначе. Смысл один: программа фиксирует, что из ингредиентов произведено готовое блюдо или полуфабрикат.
Рассмотрим, что нужно проверить в документах выпуска:
Если часть блюд выпущена без плановой себестоимости, а база распределения — плановая себестоимость, на такие блюда расходы могут не распределиться. Если часть блюд выпущена в другом подразделении, на них не попадут расходы текущего подразделения. Если часть блюд вообще не имеет документа выпуска, а реализация проведена напрямую, программа может распределять себестоимость иначе.
После выпуска блюда могут быть реализованы, списаны, переданы между подразделениями, использованы в составе других блюд или остаться на остатке. Поэтому нужно проверить не только выпуск, но и дальнейшее движение.
Посмотрите документы:
Реализация товаров и услуг;Отчет о розничных продажах;Списание товаров;Перемещение товаров;Комплектация номенклатуры;Выпуск блюд;Инвентаризация товаров;Оприходование товаров;Требование-накладная или аналогичные документы списания ингредиентов.Если блюдо реализовано, но не было корректно выпущено, программа может видеть продажу, но не иметь правильной производственной базы для распределения. Если блюдо выпущено, но не реализовано, часть затрат может остаться в остатках готовой продукции. Если блюдо списано как порча или утилизация, оно может попасть в отчет как списание.
Отдельно сравните количество выпущенных, реализованных и списанных блюд. Если в отчете «Прочие списания» суммы без количества, а в документах есть реальные списания с количеством, это разные движения, их нельзя смешивать.
Теперь перейдем к регламентной операции Закрытие месяца. Именно после нее появляются спорные строки, поэтому нужно открыть расшифровки закрытия.
Проверьте операции:
Расчет себестоимости;Закрытие счетов 20, 23, 25, 26;Корректировка стоимости номенклатуры;Списание расходов будущих периодов, если применимо;Закрытие счета 44, если торговые расходы участвуют в учете;Закрытие счетов 90, 91.В расшифровке регламентной операции посмотрите, какие суммы со счета 25 закрываются, на какие счета они попадают и по какой аналитике распределяются. Если конфигурация позволяет сформировать справку-расчет, используйте ее. Особенно полезны отчеты и расшифровки по себестоимости выпущенной продукции, распределению косвенных расходов и калькуляции себестоимости.
Если сумма в «Прочих списаниях» равна или близка к сумме распределения счета 25, причина найдена: отчет показывает распределение общепроизводственных расходов, а не новое списание готовых блюд.
Если в оборотно-сальдовой ведомости по счету 25 видна аналитика «утилизация», нужно понять, что именно является аналитикой: статья затрат, номенклатурная группа, подразделение, способ отражения или хозяйственная операция.
Рассмотрим возможные варианты:
25 и распределяются на блюда.Анализ продаж и списаний как прочее списание.Если утилизация — это реальная услуга сторонней организации по вывозу отходов, ее логично учитывать как расход кухни. Но если утилизацией называют списание испорченных готовых блюд, то такие операции должны иметь количество и оформляться отдельными документами списания.
Проверьте карточку статьи «утилизация» и документы, где она используется. Часто причина находится именно там: статья затрат настроена как производственная и распределяется на выпуск, хотя пользователь ожидал увидеть ее как отдельный расход периода.
Разберем практический способ диагностики. Чтобы понять критерии выбора блюд, нужно восстановить базу распределения.
Сделайте такую проверку:
25.25 с детализацией по подразделениям, статьям затрат и номенклатурным группам.20 по тем же аналитикам.Если списки совпадают, значит программа распределяет расходы именно по выбранной базе. Если не совпадают, нужно искать дополнительные ограничения: разные подразделения, разные склады, разные счета учета, разные номенклатурные группы, документы после закрытия месяца или ошибки последовательности проведения.
Иногда проблема не в учете, а в настройке самого отчета. Отчет Анализ продаж и списаний может иметь дополнительные настройки: отборы, группировки, показатели, счета анализа, виды операций.
Проверьте:
Если отчет настроен так, что показывает движения по счетам затрат и корректировки себестоимости, то распределение счета 25 может попасть в «Прочие списания». Если убрать из настроек соответствующие счета или показатели, отчет может стать ближе к анализу физической реализации и списаний.
Не делайте вывод только по одному отчету. Всегда сверяйте его с ОСВ, анализом счета и расшифровкой закрытия месяца.
Разберем признаки, которые помогут быстро отличить одно от другого.
Если это косвенные расходы:
25;Если это реальное списание блюд:
В рассматриваемой теме указано, что количества нет, а появляется только себестоимость после закрытия месяца. Это больше похоже на распределение косвенных расходов или корректировку себестоимости, а не на фактическое списание готовых блюд.
Рассмотрим вариант, когда организация считает, что расходы на утилизацию не должны увеличивать себестоимость конкретных блюд, а должны списываться как расходы периода. Тогда нужно изменить порядок учета таких расходов.
Возможные решения:
26 или 44, если по учетной политике он должен быть общехозяйственным или коммерческим расходом.Не меняйте счет только ради красивого отчета. Сначала определите экономический смысл расхода. Если расход связан с производством блюд, он может обоснованно включаться в себестоимость. Если расход связан с продажами или управлением, его нужно учитывать иначе.
Теперь рассмотрим обратную ситуацию. Расходы действительно должны распределяться на все выпущенные и реализованные блюда, но программа распределяет только на часть.
Тогда действуйте так:
Если после проверки выяснится, что часть блюд не имеет базы распределения, исправьте документы или измените базу распределения на более подходящую. Например, если плановая себестоимость ведется не по всем блюдам, распределение по плановой себестоимости будет давать перекосы. В таком случае можно рассмотреть распределение по материальным затратам, объему выпуска или другой базе, которая стабильно заполняется.
Рассмотрим подробнее базы распределения. Универсального варианта для всех предприятий общепита нет. Выбор зависит от учетной политики, структуры производства и качества заполнения документов.
Объем выпуска удобен, если все блюда измеряются сопоставимо и количество выпуска корректно отражается. Но для общепита этот вариант может быть неточным: одна порция дорогого блюда и одна порция напитка не равнозначны по производственным затратам.
Плановая себестоимость часто удобнее, если по всем блюдам ведутся технологические карты и плановая себестоимость актуальна. Тогда дорогие и ресурсоемкие блюда получают большую долю косвенных расходов.
Материальные затраты подходят, если ингредиенты корректно списываются по технологическим картам. Чем выше стоимость ингредиентов, тем больше доля косвенных расходов.
Выручка может использоваться, если организация хочет распределять расходы пропорционально продажам. Но выручка зависит от наценки и маркетинговых решений, поэтому она не всегда отражает реальную производственную нагрузку.
Оплата труда подходит, если производственная сложность блюд хорошо связана с трудозатратами, но в общепите такую базу сложно точно вести по каждому блюду.
Для многих предприятий общепита практичным вариантом является распределение по плановой себестоимости или по материальным затратам, но только при условии, что технологические карты и выпуск блюд ведутся аккуратно.
В общепите технологические карты напрямую влияют на себестоимость. Если блюдо выпущено без корректной технологической карты или с неполным составом ингредиентов, программа может неправильно сформировать прямые затраты, а значит и база распределения будет неверной.
Проверьте:
Если по части блюд технологические карты заполнены корректно, а по части нет, распределение расходов также может выглядеть неравномерным.
Еще одна частая причина странных сумм — документы, введенные задним числом после закрытия месяца. Например, месяц закрыли, потом добавили выпуск блюд, списание ингредиентов или реализацию. После повторного закрытия программа пересчитала себестоимость, и отчет изменился.
Разберем проверку:
В производственном учете последовательность документов критична. Если сначала реализовали блюдо, потом задним числом оформили выпуск или списание ингредиентов, себестоимость может пересчитываться неожиданно.
Чтобы быстро найти причину, используйте такой алгоритм.
20, 23, 25, 26.Если выясним, что расходы ошибочно отнесены на статью «утилизация», исправим документы-источники. Не рекомендуется править только результат закрытия месяца ручной операцией, потому что при следующем закрытии программа снова пересчитает суммы.
Разберем порядок исправления:
25 со статьей «утилизация».Закрытие месяца.Анализ продаж и списаний повторно.Если расходы на утилизацию должны оставаться на счете 25, но не должны распределяться на определенные блюда, проверьте аналитику подразделения и номенклатурной группы. Возможно, нужно разделить затраты по разным производственным направлениям.
Номенклатурные группы часто становятся причиной выборочного распределения. Если затраты отнесены к одной номенклатурной группе, а часть блюд выпущена по другой, программа не распределит расходы на все блюда.
Разберем действия:
Номенклатура.Важно: просто изменить карточку номенклатуры недостаточно, если в уже проведенных документах сохранилась старая аналитика. Нужно проверить сами документы и их движения.
Если документы заполнены корректно, но распределение все равно выглядит нелогично, возможно, выбрана неподходящая база распределения. Например, программа распределяет расходы по объему выпуска, а в общепите блюда слишком разные по себестоимости и трудоемкости.
Рассмотрим порядок изменения:
Не меняйте базу распределения только для одного месяца без анализа последствий. Это элемент учетной политики, и его нужно применять последовательно.
Для диагностики используйте не один отчет, а несколько взаимосвязанных отчетов.
Полезные отчеты и объекты 1С:
Анализ продаж и списаний — показывает продажи, списания и себестоимость.Оборотно-сальдовая ведомость — помогает увидеть обороты и остатки по счетам.Оборотно-сальдовая ведомость по счету — нужна для детализации счета 25 и счета 20.Анализ счета — показывает корреспонденции счетов.Карточка счета — позволяет дойти до конкретного документа.Закрытие месяца — показывает регламентные операции.Справка-расчет себестоимости — помогает понять расчет себестоимости продукции.Справка-расчет распределения косвенных расходов — показывает базу и суммы распределения.Выпуск блюд — основной документ производства в общепите.Технологические карты — источник норм списания ингредиентов.Сначала сформируйте Карточка счета по счету 25. Найдите документы, которые сформировали расходы по статье «утилизация». Затем сформируйте расшифровку закрытия месяца и посмотрите, куда эти расходы закрылись. После этого сравните список блюд с базой распределения.
Иногда возникает желание исправить ситуацию ручной операцией: убрать суммы из «Прочих списаний» или перенести их на другой счет. Такой подход опасен.
Рассмотрим почему:
Исправляйте первичные документы и настройки, а не только результат. Ручные операции используйте только после анализа и только если они действительно предусмотрены методикой учета.
Так как учет общепита находится на стыке бухгалтерии и производства, разберем вопросы, которые помогут найти причину быстрее.
25?25 указана в учетной политике?25 закрывается полностью или остается сальдо?Ответы на эти вопросы обычно позволяют быстро понять, это корректное распределение себестоимости или ошибка учета.
Теперь сформулируем решение для рассматриваемого случая. Если после закрытия месяца в Анализ продаж и списаний в статье «Прочие списания» появляются готовые блюда без количества, но с себестоимостью, сначала рассматриваем это как результат распределения косвенных расходов или корректировки себестоимости. Программа не обязательно списывает блюда физически. Она может распределять сумму со счета 25 на себестоимость блюд.
То, что распределение идет не на все блюда, объясняется базой распределения. В распределение попадают только те блюда, по которым есть нужная аналитика и показатель базы: подразделение, номенклатурная группа, выпуск, плановая себестоимость, материальные затраты, выручка или другой выбранный показатель. Если по части блюд база отсутствует или отличается аналитика, расходы на них не распределятся.
Если в ОСВ суммы отражены на счете 25 как «утилизация», обязательно проверьте, что означает эта аналитика. Если это реальные производственные расходы на утилизацию отходов, они могут корректно распределяться на себестоимость блюд. Если же это ошибочная статья для списания готовых блюд или неправильная настройка затрат, исправьте документы и настройки.
Действуйте по шагам: сформируйте ОСВ по счету 25, откройте карточку счета, найдите документы-источники, проверьте статью затрат «утилизация», изучите настройки учетной политики и базу распределения, проверьте документы Выпуск блюд, технологические карты, реализации и списания. Затем повторно выполните Закрытие месяца и сравните результат.
Правильным поведение программы будет в том случае, если суммы без количества являются распределением косвенных расходов, счет 25 закрывается корректно, база распределения понятна, а суммы подтверждаются справкой-расчетом. Ошибкой это будет тогда, когда расходы попали на неправильную статью, распределяются не по той аналитике, часть блюд не участвует из-за незаполненных документов или в программе смешаны реальные списания готовых блюд и финансовые корректировки себестоимости.
Анализ продаж и списаний до закрытия месяца и после закрытия месяца.Оборотно-сальдовая ведомость по счету 25 с детализацией по статьям затрат, подразделениям и номенклатурным группам.Карточка счета 25 и найдите документы, которые дали сумму по статье «утилизация».Закрытие счетов 20, 23, 25, 26.Выпуск блюд за месяц: подразделение, номенклатурную группу, количество, плановую себестоимость и технологические карты.Закрытие месяца.После такой проверки станет понятно, почему программа выбрала именно эти блюда и является ли отражение в «Прочих списаниях» корректным. В большинстве случаев причина находится в настройке распределения счета 25, статье затрат «утилизация», номенклатурных группах или неполном заполнении документов выпуска.
Информация носит справочный характер