Рассмотрим ситуацию, которая часто возникает при работе с авансовыми отчетами: сотрудник получил деньги под отчет, купил товары, работы или услуги для организации, приложил кассовый чек ККТ, а бухгалтер должен решить, достаточно ли просто принять чек к авансовому отчету или нужно дополнительно проверить его через сервисы ФНС.
Сразу зафиксируем главный вывод: прямой общей нормы, которая обязывает каждого бухгалтера любой организации проверять каждый чек ККТ подотчетного лица через сервис ФНС, нет. Но это не означает, что проверку можно полностью игнорировать. На практике проверка чеков через мобильное приложение ФНС или сервис проверки чеков на сайте ФНС является разумной процедурой внутреннего контроля, которая снижает налоговые риски по налогу на прибыль, УСН, НДФЛ и страховым взносам.
Разберем подробнее, почему вопрос нельзя свести только к фразе «обязан» или «не обязан». В бухгалтерии важен не только формальный перечень должностных обязанностей, но и подтверждение расходов организации. Если расход по авансовому отчету окажется неподтвержденным, фиктивным или оформленным документом с нарушениями, налоговый орган может снять расход, а сумму, выданную работнику, попытаться квалифицировать как его доход. Именно поэтому проверка чеков ККТ часто становится не отдельной юридической обязанностью бухгалтера, а частью нормального контроля первичных документов.
В обсуждении правильно упомянуто письмо ФНС России от 20.11.2020 № АБ-4-20/19148. В нем ФНС рекомендовала использовать мобильное приложение «Проверка чека ФНС России» и сервис проверки кассовых чеков для контроля чеков и бланков строгой отчетности.
Важно понимать статус такого письма. Письмо ФНС с рекомендацией не является прямой нормой закона, которая автоматически вводит для бухгалтера новую трудовую обязанность. Оно не заменяет Трудовой кодекс, должностную инструкцию, учетную политику, положение о подотчетных лицах и внутренний регламент документооборота. Но письмо показывает позицию налоговой службы: проверка чеков через сервисы ФНС рассматривается как нормальный и желательный способ убедиться, что документ соответствует требованиям законодательства о применении ККТ.
ФНС в указанном письме рекомендует проверять чеки не только подотчетным лицам при покупке, но и сотрудникам бухгалтерии или финансового отдела при приеме таких документов. Поэтому в споре с налоговым органом организации будет сложнее объяснить, почему она вообще не проверяла сомнительные чеки, если имелись признаки риска: нечитаемый QR-код, странные реквизиты, отсутствие чека в базе, несоответствие суммы, даты, ИНН продавца или перечня товаров.
Теперь проанализируем трудовую сторону вопроса. Обязанности конкретного бухгалтера определяются трудовым договором, должностной инструкцией, локальными нормативными актами организации и фактически порученной трудовой функцией. Если в должностной инструкции прямо указано, что бухгалтер проверяет достоверность первичных документов, контролирует правильность оформления авансовых отчетов, принимает подтверждающие документы от подотчетных лиц, проверяет документы на соответствие законодательству, то проверка чеков ККТ может входить в этот блок обязанностей.
Если в инструкции написано только общее «принимает и проверяет авансовые отчеты», этого уже достаточно, чтобы рассматривать проверку кассовых чеков как часть работы с первичными документами. Но при этом лучше не оставлять процедуру на уровне устных ожиданий руководителя. Рассмотрим правильный управленческий подход:
Закрепите порядок проверки чеков в положении о расчетах с подотчетными лицами.
Опишите, какие чеки проверяются обязательно, а какие выборочно.
Установите действия бухгалтера при отрицательном результате проверки.
Определите ответственность подотчетного лица за предоставление корректных документов.
Укажите, как хранить результат проверки: распечатку, скрин не используем в тексте регламента как обязательный формат, но можно хранить отметку, файл, электронное подтверждение, комментарий в карточке документа или иной внутренний след проверки.
Практический вывод: если в организации нет внутреннего регламента, бухгалтеру сложно доказать, где заканчивается его обязанность по проверке документов. Поэтому безопаснее оформить процедуру документально, а не спорить после налоговой проверки, кто именно должен был заметить проблемный чек.
Кассовый чек к авансовому отчету нужен не сам по себе. Он подтверждает, что подотчетное лицо действительно понесло расходы в интересах организации. Для налогового учета расходы должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и связанными с деятельностью, направленной на получение дохода. Если документ вызывает сомнения, возникает риск, что расход не признают.
Рассмотрим типовую ситуацию. Работник принес авансовый отчет на канцтовары, ГСМ, хозяйственные материалы или услуги. К отчету приложен чек. Бухгалтер принимает отчет, отражает расход в учете, а при проверке выясняется, что чек в базе ФНС не найден, сумма не совпадает, дата другая, ИНН продавца некорректный или QR-код не читается. В такой ситуации налоговый орган может поставить под сомнение сам факт расхода.
Последствия могут быть следующими:
Расход могут исключить из налоговой базы. Это актуально для налога на прибыль и для УСН с объектом «доходы минус расходы».
Сумму могут признать доходом работника. Если организация не докажет, что деньги действительно потрачены на нужды работодателя, инспекция может посчитать, что работник получил экономическую выгоду.
Могут доначислить НДФЛ и страховые взносы. Такой риск возникает, если расходы работника документально не подтверждены и сумма выглядит как выплата в его пользу.
Могут возникнуть претензии к внутреннему контролю. Особенно если сомнительные чеки повторяются, поставщики выглядят фиктивными, а бухгалтерия принимает документы без какой-либо проверки.
Поэтому в обсуждении справедливо указано: вопрос не только в том, написано ли это в должностной инструкции. Для руководителя и собственника важнее результат: были ли минимизированы риски организации. Если расходы снимут и доначислят налоги, спор о том, обязан ли был бухгалтер сканировать QR-код, уже не решит проблему.
Рассмотрим подробнее, что именно нужно проверять в кассовом чеке. Закон о применении ККТ устанавливает обязательные реквизиты кассового чека. В зависимости от ситуации состав реквизитов может различаться, но для обычной проверки авансового отчета обращайте внимание на базовые элементы.
Наименование документа. Должно быть понятно, что это кассовый чек или БСО, сформированный с применением ККТ.
Дата и время расчета. Они должны соответствовать периоду, в котором работник выполнял поручение организации, был в командировке или нес расходы по заданию работодателя.
Наименование продавца и ИНН. Проверьте, кто фактически продал товар или оказал услугу.
Признак расчета. Обычно это приход, возврат прихода или иная операция в зависимости от ситуации.
Наименование товаров, работ или услуг. Для подтверждения расходов важно, чтобы из чека было понятно, что именно куплено.
Количество, цена, сумма. Сравните сумму чека с суммой, заявленной в авансовом отчете.
Форма расчета. Наличные, электронные средства платежа, зачет аванса и другие варианты должны соответствовать фактической оплате.
Система налогообложения продавца и ставка НДС. Эти данные важны, если организация анализирует входной НДС или корректность отражения расходов.
Фискальные реквизиты. Обратите внимание на номер фискального накопителя, фискальный признак документа, номер фискального документа.
QR-код. Он позволяет быстро проверить чек через приложение ФНС.
Если чек содержит QR-код и корректно находится в сервисе ФНС, это значительно повышает доверие к документу. Но не ограничивайтесь только фактом нахождения чека. Сравните сумму, дату, время, ИНН продавца и перечень покупок с тем, что указано в авансовом отчете.
Посмотрим на практический порядок действий. Его можно включить во внутреннюю инструкцию для бухгалтерии и подотчетных лиц.
Получите от работника авансовый отчет и подтверждающие документы.
Проверьте, относится ли расход к деятельности организации и соответствует ли заданию, приказу, заявке, командировочному поручению или другому внутреннему основанию.
Откройте мобильное приложение «Проверка чека ФНС России» или сервис проверки кассового чека.
Отсканируйте QR-код чека. Если QR-код не считывается, введите реквизиты вручную.
Сравните результат проверки с представленным документом: дату, сумму, ИНН продавца, фискальные реквизиты.
Если чек найден и данные совпадают, примите документ к дальнейшей бухгалтерской обработке при условии, что расход экономически обоснован.
Если чек не найден или данные не совпадают, запросите пояснения у подотчетного лица и дополнительные документы.
При необходимости попросите работника обратиться к продавцу за корректным электронным чеком, копией чека, товарным чеком, актом, накладной или другим подтверждением операции.
Зафиксируйте результат проверки в порядке, установленном в организации.
Рассмотрим подробнее важный момент: отрицательный результат проверки не всегда автоматически означает, что чек фиктивный. Возможны технические причины: данные еще не переданы оператором фискальных данных, произошел сбой, у продавца временно отсутствовала связь, чек сформирован автономной ККТ в местности, где допускается особый режим передачи данных. Но отрицательный результат — это сигнал для более детальной проверки.
Разберем по шагам безопасный порядок действий, если сервис ФНС не находит чек или показывает расхождения.
Не отклоняйте авансовый отчет автоматически. Сначала выясним причину. Сам по себе технический сбой не всегда доказывает фиктивность расхода.
Сравните реквизиты вручную. Проверьте, правильно ли введены дата, время, сумма, фискальный накопитель, фискальный документ и фискальный признак.
Запросите у подотчетного лица пояснение. Пусть работник объяснит, где, когда и при каких обстоятельствах был получен чек.
Попросите дополнительные документы. Это может быть товарный чек, накладная, акт, счет, договор, маршрутный лист, командировочные документы, служебная записка, подтверждение оплаты банковской картой.
Проверьте поставщика. Посмотрите, соответствует ли продавец характеру покупки. Например, если в чеке на строительные материалы указан продавец, который явно не связан с такой деятельностью, это дополнительный риск.
Примите управленческое решение. Если совокупность документов подтверждает расход, организация может принять его с обоснованием. Если документов недостаточно, потребуйте возврата подотчетной суммы или оформите задолженность работника.
Зафиксируйте решение. Внутренний след проверки поможет объяснить позицию организации при последующем контроле.
Если чек содержит грубые нарушения, не найден в сервисе, а работник не может подтвердить расход другими документами, безопаснее не включать сумму в налоговые расходы до устранения проблемы. Рассмотрим пример: сотрудник принес чек на крупную сумму за материалы, но в чеке не указана номенклатура, QR-код не читается, продавец неизвестен, а подтверждения фактического получения материалов нет. В такой ситуации принятие расхода без дополнительных доказательств создает существенный риск.
Правильное решение проблемы — не перекладывать всю проверку на бухгалтера. Разберем оптимальную модель контроля. Подотчетное лицо должно понимать, что оно обязано получить корректные документы в момент покупки. Бухгалтерия не присутствует при расчете и не может задним числом исправить ошибки продавца.
В положении о подотчетных лицах закрепите, что работник обязан:
Получать кассовый чек ККТ или иной документ, подтверждающий расход.
Проверять наличие QR-кода и читаемых реквизитов.
Следить, чтобы в чеке были понятны наименование товара, количество, цена и сумма.
Не принимать «обманки», нефискальные квитанции, предварительные чеки и документы без обязательных реквизитов вместо кассового чека.
Своевременно передавать документы в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.
Предоставлять пояснения и дополнительные документы, если бухгалтерия выявила проблему.
Для бухгалтерии закрепите другой блок:
Проверять комплектность авансового отчета.
Проверять экономическую обоснованность расхода.
Контролировать соответствие первичных документов требованиям законодательства.
Проверять чеки ККТ через сервис ФНС в случаях, установленных внутренним регламентом.
Фиксировать выявленные расхождения и направлять документы на уточнение.
Такой подход снимает конфликт внутри организации. Бухгалтер не становится единственным ответственным за все ошибки в чеках, а подотчетник заранее понимает, какие документы нужно получать.
Рассмотрим два возможных решения. Первое — проверять каждый чек. Второе — применять риск-ориентированный подход.
Проверка каждого чека подходит для небольших организаций, где авансовых отчетов немного. Если в месяц поступает 10–30 чеков, бухгалтер может проверять их без существенной нагрузки. Такой вариант наиболее безопасен, потому что снижает вероятность пропустить фиктивный или некорректный документ.
Выборочная проверка подходит для организаций с большим потоком авансовых отчетов. В этом случае установите критерии обязательной проверки. Например, проверяйте чеки:
на сумму выше установленного лимита;
от новых или неизвестных поставщиков;
с нечитаемыми или поврежденными реквизитами;
с отсутствующим или плохо считываемым QR-кодом;
по расходам, которые имеют повышенный налоговый риск;
по командировочным расходам, проживанию, ГСМ, представительским расходам;
по чекам, представленным с опозданием;
по расходам сотрудников, у которых ранее были ошибки в документах.
Риск-ориентированный подход лучше закрепить во внутреннем регламенте. Тогда при проверке можно показать, что организация не игнорировала контроль, а применяла разумную процедуру с учетом объема документов и уровня риска.
Разберем структуру локального документа. Это может быть отдельное положение о проверке кассовых чеков или раздел в положении о расчетах с подотчетными лицами.
Цель проверки. Укажите, что проверка проводится для подтверждения достоверности документов, соблюдения законодательства о ККТ и снижения налоговых рисков.
Ответственные лица. Определите, кто проверяет чеки: бухгалтер по авансовым отчетам, старший бухгалтер, финансовый контролер или сам подотчетник на первом этапе.
Перечень документов. Укажите, какие документы принимаются к авансовому отчету: кассовые чеки, электронные чеки, БСО, товарные чеки, накладные, акты, счета, документы об оплате.
Порядок проверки. Опишите использование мобильного приложения ФНС или сервиса проверки чеков.
Критерии обязательной проверки. Зафиксируйте, проверяются ли все чеки или только чеки из группы риска.
Порядок действий при расхождениях. Установите, что бухгалтер запрашивает пояснения и дополнительные документы, а окончательное решение принимает уполномоченное лицо.
Хранение результата проверки. Определите, где фиксируется отметка о проверке: в авансовом отчете, реестре, электронном архиве, карточке документа в учетной системе.
Ответственность подотчетного лица. Укажите, что работник обязан вернуть неподтвержденные суммы, если не представит надлежащие документы.
Пример формулировки для внутреннего регламента можно использовать такой:
«Кассовые чеки, приложенные к авансовым отчетам, проверяются бухгалтерией на наличие обязательных реквизитов и соответствие данным авансового отчета. Чеки на сумму свыше установленного лимита, чеки с признаками ошибок, а также чеки по расходам повышенного риска проверяются через сервисы ФНС России. При выявлении расхождений бухгалтерия запрашивает у подотчетного лица пояснения и дополнительные подтверждающие документы».
Если организация хочет максимально снизить риски, формулировку можно усилить:
«Все кассовые чеки ККТ и БСО, представленные подотчетными лицами, подлежат проверке через мобильное приложение или сервис проверки чеков ФНС России. Результат проверки фиксируется в учетной системе или реестре проверки авансовых отчетов».
Теперь посмотрим, как эту процедуру удобно встроить в учетную систему. В типовых конфигурациях 1С работа с подотчетными суммами обычно ведется через документ Авансовый отчет или аналогичный документ, связанный с расчетами с подотчетными лицами. Конкретное название и интерфейс зависят от конфигурации: 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Зарплата и управление персоналом при кадрово-зарплатных процессах и других решений.
Код 1С для самой проверки чеков в данной задаче обычно не нужен, потому что проверка выполняется через внешний сервис ФНС или мобильное приложение. Но в 1С можно организовать контрольный процесс. Рассмотрим полезные объекты и механизмы:
Авансовый отчет — основной документ, в котором отражаются расходы подотчетного лица.
Присоединенные файлы — механизм для хранения электронных чеков, копий документов, файлов подтверждения и иных материалов по авансовому отчету.
Дополнительные реквизиты — механизм, через который можно добавить признак «Чек проверен ФНС», «Результат проверки», «Дата проверки», «Ответственный за проверку».
Дополнительные сведения — можно использовать для хранения служебной информации о проверке без изменения основной структуры документа.
Задачи — механизм для постановки задания бухгалтеру или подотчетному лицу, если чек не прошел проверку и нужны пояснения.
Бизнес-процессы — подходят для организаций, где авансовые отчеты проходят согласование, проверку, утверждение и оплату по маршруту.
Состояния документов или статусы согласования — помогают отделить отчеты «На проверке», «Возвращен на уточнение», «Проверен», «Утвержден».
Рассмотрим практический вариант настройки без доработки конфигурации. Добавьте к документу Авансовый отчет дополнительные реквизиты:
ЧекПроверенФНС — тип «Булево», значение «Да» или «Нет».
ДатаПроверкиЧека — тип «Дата».
РезультатПроверкиЧека — тип «Строка» или перечисление со значениями «Чек найден», «Чек не найден», «Есть расхождения», «Проверка не требуется».
КомментарийПоПроверке — тип «Строка» для пояснений бухгалтера.
Такой вариант не проверяет чек автоматически, но создает управляемый след контроля. При большом потоке документов это уже помогает: можно сформировать список авансовых отчетов, по которым чеки не проверены или есть расхождения.
Если в организации используется электронный документооборот и внутреннее согласование, добавьте этап «Проверка чеков ККТ» перед утверждением авансового отчета. Тогда документ не будет утверждаться до тех пор, пока ответственный сотрудник не заполнит результат проверки или не укажет причину, почему проверка не требуется.
В обсуждении справедливо предложили сделать простую памятку для сотрудников. Это действительно рабочее решение. Рассмотрим, что включить в такую памятку.
Покупайте товары и услуги только у продавцов, которые выдают кассовый чек ККТ или корректный электронный чек.
Проверяйте, что в чеке есть QR-код.
Смотрите, чтобы в чеке было указано наименование товаров или услуг, а не только общая сумма.
Не принимайте документы с надписями «не является фискальным документом», «предварительный чек», «заказ», «квитанция» вместо кассового чека, если продавец обязан применять ККТ.
Если покупка дорогая или нестандартная, сразу проверяйте чек через приложение ФНС.
Если чек не найден или данные не совпадают, попросите продавца выдать корректный чек.
Передавайте документы в бухгалтерию в установленный срок.
Прикладывайте к авансовому отчету дополнительные документы, если из кассового чека неясно, что именно куплено и для каких целей.
Такая памятка снижает количество ошибок еще до того, как документы попадут в бухгалтерию. Работник начинает понимать, что «бумажка из кассы» и полноценный фискальный документ — не всегда одно и то же.
Рассмотрим отдельный частый вопрос. Работник может получить не бумажный, а электронный чек: на электронную почту, на номер телефона, через QR-код или иной электронный способ. Такой чек может подтверждать расход, если содержит необходимые сведения и позволяет идентифицировать расчет.
Для бухгалтерии важно обеспечить хранение такого документа. Электронный чек можно приложить к авансовому отчету в электронном архиве, сохранить в присоединенных файлах в 1С или распечатать, если внутренний порядок пока ориентирован на бумажный документооборот. Главное — чтобы при проверке можно было найти документ, прочитать его реквизиты и подтвердить связь с конкретным авансовым отчетом.
Если организация хранит электронные чеки в 1С, используйте механизм Присоединенные файлы. К документу Авансовый отчет можно прикреплять файлы чеков, подтверждения оплаты, пояснения работника и внутренние документы. Это удобнее, чем хранить файлы в общей папке без связи с документом учета.
Разберем важную практическую проблему. Даже корректный кассовый чек не всегда полностью подтверждает расход для целей налогового учета. Чек подтверждает расчет, но не всегда раскрывает хозяйственный смысл операции.
Например, работник принес чек на товары с общим наименованием «товар» или «услуга». Формально чек есть, но из него неясно, что именно приобретено. В таком случае запросите дополнительные документы: товарный чек, накладную, акт, счет, служебную записку, объяснение назначения покупки. Особенно это важно для материалов, оборудования, представительских расходов, ремонта, командировочных расходов и покупок с существенной суммой.
Рассмотрим пример. Сотрудник купил хозяйственные материалы для офиса. В чеке указано: «товар», сумма 18 000 рублей. Чек найден в сервисе ФНС, но номенклатура не раскрыта. В такой ситуации проверка через ФНС подтверждает факт расчета, но не подтверждает состав расходов. Попросите товарный чек или иной документ с расшифровкой. Только после этого отражайте расход по соответствующим статьям учета.
Другой пример: сотрудник оплатил проживание в гостинице. К авансовому отчету приложен электронный чек. Для подтверждения командировочных расходов дополнительно могут потребоваться документы, подтверждающие проживание и связь расходов с командировкой. Поэтому смотрите не только на чек, но и на полный комплект документов.
Проанализируем ситуацию, когда чек неидеальный, но расход реальный. Здесь важно действовать не механически, а оценивать совокупность доказательств.
Примите во внимание:
есть ли служебное задание или иное основание для расхода;
соответствует ли покупка деятельности организации;
есть ли корректный кассовый чек или электронный чек;
найден ли чек через сервис ФНС;
совпадают ли дата, сумма и продавец;
есть ли дополнительные документы;
получены ли товары, работы или услуги организацией;
нет ли признаков личного расхода работника;
нет ли повторяющихся проблем по одному и тому же сотруднику или поставщику.
Если все остальные доказательства подтверждают реальность расхода, а проблема с проверкой чека выглядит технической, организация может принять расход, но лучше оформить пояснение. Если же чек не найден, поставщик сомнительный, номенклатура отсутствует, а работник не может объяснить покупку, принимать такой расход рискованно.
Сформулируем практический ответ. Бухгалтер не обязан проверять каждый чек ККТ через сервисы ФНС только на основании самого факта существования авансового отчета, если такая обязанность нигде не закреплена. Но бухгалтер обязан проверять первичные документы, подтверждающие расходы, в пределах своей трудовой функции и внутренних правил организации. Проверка через сервис ФНС — один из самых доступных и убедительных способов такой проверки.
Поэтому оптимальное решение следующее:
Не спорьте только о том, написано ли слово «ФНС» в должностной инструкции бухгалтера.
Закрепите порядок проверки чеков во внутреннем положении о подотчетных лицах.
Обяжите подотчетных лиц получать корректные чеки и первично проверять их при покупке.
Установите, что бухгалтерия проверяет все чеки или чеки из группы риска через сервис ФНС.
Добавьте в 1С признаки проверки для документа Авансовый отчет: ЧекПроверенФНС, ДатаПроверкиЧека, РезультатПроверкиЧека, КомментарийПоПроверке.
Используйте Присоединенные файлы для хранения электронных чеков и подтверждающих документов.
При расхождениях не принимайте решение автоматически, а собирайте дополнительные доказательства и фиксируйте результат проверки.
Таким образом, правильный подход состоит не в том, чтобы переложить всю ответственность на бухгалтера, а в том, чтобы выстроить понятную процедуру внутреннего контроля. Подотчетник получает корректный чек, бухгалтер проверяет документы и рисковые чеки, руководитель утверждает правила, а организация получает доказательную базу для налогового учета.
Вывод: проверка чеков ККТ через сервисы ФНС — не просто формальность, а полезный инструмент защиты расходов. Сделайте ее частью внутреннего регламента, настройте контроль в 1С, обучите сотрудников и фиксируйте результаты проверки. Тогда авансовые отчеты будут не только правильно оформлены, но и значительно устойчивее при налоговой проверке.
Информация носит справочный характер