Рассмотрим ситуацию подробно. Покупатель получил бумажный чек на дизельное топливо, но при сканировании QR-кода в приложении ФНС «Проверка чеков» появилось сообщение «Не кассовый чек». Дополнительно сервис указал, что QR-код не соответствует требованиям законодательства о применении ККТ, а при ручной проверке на сайте ФНС был получен отрицательный результат: «Фискальный документ не является валидным». Возникает практический вопрос: можно ли принять такой документ к учету и какие еще причины, кроме недостоверного чека, могут приводить к такой ошибке?
Сразу сформулируем основной вывод. Если чек не проходит проверку ФНС, приложение определяет его как «не кассовый чек», а при ручном вводе фискальных реквизитов появляется отрицательный результат проверки, то принимать такой документ к налоговому учету рискованно. В такой ситуации нужно считать, что подлинность кассового чека не подтверждена. До выяснения обстоятельств не включайте расходы по такому документу в налоговую базу, не принимайте НДС к вычету, если он выделен, и запросите у продавца корректный кассовый чек либо иные подтверждающие документы.
Разберем по шагам, почему появляется такая ошибка, какие реквизиты должен содержать настоящий кассовый чек, как проверить документ, как действовать бухгалтеру и как отразить ситуацию в 1С.
Начнем с самого сообщения. Когда приложение ФНС пишет «Не кассовый чек» или сообщает, что QR-код не соответствует требованиям законодательства о ККТ, это означает, что приложение не смогло распознать QR-код как корректный фискальный QR-код кассового чека.
Настоящий кассовый чек онлайн-кассы должен содержать набор фискальных реквизитов. Часть этих реквизитов печатается текстом на самом чеке, а часть кодируется в QR-коде. При сканировании приложение считывает данные QR-кода и сверяет их с фискальными данными, переданными через оператора фискальных данных в налоговые органы.
Если QR-код не содержит нужных реквизитов, содержит их в неправильной структуре, содержит неверные значения или вообще ведет не к фискальному документу, приложение может определить документ как не кассовый чек.
В рассматриваемой ситуации важно, что отрицательный результат получен не только при сканировании QR-кода, но и при ручной проверке на сайте ФНС. Это усиливает риск. Если бы проблема была только в плохой печати QR-кода, ручной ввод реквизитов мог бы подтвердить чек. Но если ручная проверка также показывает, что фискальный документ не является валидным, значит проблема, скорее всего, не только в размере или качестве QR-кода.
Рассмотрим подробнее, что должно быть в кассовом чеке. По правилам применения ККТ кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты. Для проверки особенно важны фискальные реквизиты, которые позволяют идентифицировать документ в системе ФНС.
Проверьте наличие следующих реквизитов:
Дата и время расчета. Они должны соответствовать фактической покупке.
Наименование пользователя ККТ. Это организация или ИП, которые применили кассу.
ИНН продавца. Он должен соответствовать продавцу, у которого совершена покупка.
Признак расчета. Например, приход, возврат прихода, расход или возврат расхода.
Сумма расчета. Она должна совпадать с фактической оплатой.
Фискальный накопитель. В чеке обычно указывается реквизит ФН.
Номер фискального документа. В чеке обычно указывается реквизит ФД.
Фискальный признак документа. В чеке обычно указывается реквизит ФП или ФПД.
Регистрационный номер ККТ. Он подтверждает регистрацию кассы.
QR-код. Он должен содержать данные, позволяющие проверить чек.
Система налогообложения продавца. Например, ОСН, УСН, ПСН или иная система.
Наименование товаров, работ или услуг. В рассматриваемом случае это может быть дизельное топливо, топливо или иной товар с количеством, ценой и суммой.
Форма расчета. Например, наличными или безналичными.
Если в документе нет ключевых фискальных реквизитов ФН, ФД и ФП, это уже серьезный признак того, что перед нами может быть не кассовый чек, а иной документ: товарный чек, внутренний чек терминала, квитанция, предварительный документ или вообще имитация кассового чека.
Важно: сам внешний вид документа не гарантирует, что это настоящий кассовый чек. Бумага, шрифт, название АЗС, логотип, строка с названием топлива и даже наличие QR-кода не доказывают фискальность документа. Подлинность подтверждается фискальными реквизитами и успешной проверкой через ФНС.
Разберем возможные причины. QR-код на кассовом чеке должен содержать структурированные данные для проверки: дату и время расчета, сумму, номер фискального накопителя, номер фискального документа, фискальный признак и другие параметры. Если структура нарушена, приложение ФНС может не распознать QR-код как кассовый.
Причины могут быть следующими:
QR-код напечатан не в фискальном формате. Например, он может содержать произвольную ссылку, внутренний код продавца, код лояльности или другую информацию, не относящуюся к кассовому чеку.
QR-код поврежден или плохо напечатан. Если код смазан, обрезан, слишком мелкий или частично не читается, приложение может считать его некорректно.
В QR-коде отсутствуют обязательные параметры. Даже если код читается, он может не содержать нужных фискальных данных.
В QR-коде указаны реквизиты, не совпадающие с текстом чека. Например, другая сумма, дата, номер фискального документа или фискальный накопитель.
Чек сформирован не зарегистрированной ККТ. В этом случае данные не подтверждаются в системе ФНС.
ККТ используется не в фискальном режиме. Документ может выглядеть как чек, но не быть фискальным документом.
Документ напечатан не на ККТ. Иногда внешне похожий документ может быть сформирован программой, принтером или терминалом без фискализации.
Фискальный накопитель некорректен, заблокирован или не соответствует данным документа. Тогда фискальный признак не подтверждается.
Продавец сформировал документ с ошибками в реквизитах. Ошибка в дате, времени, сумме, ФН, ФД или ФП может привести к отрицательной проверке.
В исходной ситуации пользователь заметил, что QR-код немного меньше обычного — примерно 17 на 17 мм вместо привычного большего размера. Размер сам по себе не является единственным доказательством недостоверности. Но маленький, плохо читаемый или нестандартный QR-код может быть дополнительным признаком проблемы. Главный критерий все равно не размер QR-кода, а его содержимое и результат проверки через ФНС.
Рассмотрим, почему ручная проверка имеет большое значение. Если приложение не может считать QR-код, мы допускаем техническую причину: код плохо напечатан, камера не сфокусировалась, часть чека повреждена, бумага помята или загрязнена. В таком случае можно вручную ввести фискальные реквизиты.
Для ручной проверки обычно используем данные:
ФН — номер фискального накопителя;
ФД — номер фискального документа;
ФП или ФПД — фискальный признак документа;
дату и время расчета;
сумму расчета;
признак расчета.
Если при ручном вводе всех данных сервис ФНС подтверждает чек, значит проблема была только в QR-коде или его считывании. Такой чек можно дополнительно оценивать как подтверждающий документ, если остальные реквизиты корректны.
Но если при ручной проверке появляется сообщение «Получен отрицательный результат проверки. Фискальный документ не является валидным», ситуация другая. Это означает, что введенная комбинация фискальных реквизитов не подтверждает действительный фискальный документ. В таком случае бухгалтер должен считать чек неподтвержденным.
Практический вывод: если отрицательный результат появляется и при сканировании, и при ручной проверке, не принимайте такой чек к налоговому учету без получения исправленного документа от продавца.
Проанализируем возможные технические причины. Не всегда отрицательная проверка автоматически означает умышленную подделку. Но для бухгалтера важно не гадать о намерениях продавца, а оценить подтвержденность документа.
Технические причины могут быть такими:
Ошибка при ручном вводе реквизитов. Можно перепутать цифры в ФН, ФД или ФП, особенно если чек плохо напечатан.
Неверно указана дата или время. При проверке важно вводить дату, время и сумму точно так, как в чеке.
Сервис проверки временно недоступен или работает с задержкой. Иногда чек может появиться в системе не сразу, если есть задержка передачи данных через ОФД.
Касса временно работала без связи с ОФД. Онлайн-касса может накапливать фискальные данные и передать их позже, но документ все равно должен быть корректным.
Чек напечатан с дефектами. Если часть цифр не читается, ручной ввод может быть ошибочным.
QR-код поврежден физически. Например, чек был смят, залит, загрязнен или термобумага выцвела.
Однако в исходной ситуации есть несколько тревожных факторов одновременно: приложение пишет «Не кассовый чек», QR-код не соответствует требованиям 54-ФЗ, ручная проверка дает отрицательный результат, а фискальный документ признается невалидным. При таком наборе признаков техническую причину нельзя исключить полностью, но для учета документ следует считать ненадежным.
Главное правило: даже если продавец является действующим ИП и имеет подходящий ОКВЭД, это не подтверждает корректность конкретного кассового чека. Проверять нужно не только продавца, но и сам фискальный документ.
Рассмотрим важный аргумент. В исходной ситуации продавец указан как действующий ИП, а основной ОКВЭД связан с розничной торговлей моторным топливом. Это может создать ощущение, что документ должен быть правильным. Но для налогового учета этого недостаточно.
Действующий статус ИП означает только то, что физическое лицо зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя. ОКВЭД показывает заявленный вид деятельности. Но эти сведения не подтверждают, что:
конкретная ККТ зарегистрирована в налоговой инспекции;
конкретный чек сформирован зарегистрированной онлайн-кассой;
фискальный накопитель действителен;
фискальные данные переданы оператору фискальных данных;
чек соответствует требованиям 54-ФЗ;
продавец действительно выдал фискальный документ, а не похожую бумагу.
Поэтому даже если продавец существует, чек может быть недействительным. Возможны разные варианты: продавец использует незарегистрированную кассу, касса работает не в фискальном режиме, применяется не тот аппарат, чек формируется сторонней программой, QR-код не содержит фискальных данных или документ вообще не является кассовым чеком.
Разберем признаки, которые должны насторожить бухгалтера или подотчетное лицо. Один признак сам по себе не всегда доказывает нарушение, но совокупность признаков повышает риск.
Приложение ФНС пишет «не кассовый чек». Это главный сигнал, что QR-код не распознан как фискальный.
Ручная проверка дает отрицательный результат. Это более серьезный признак, чем ошибка сканирования.
Фискальный документ не является валидным. Значит, фискальные реквизиты не подтверждаются.
На чеке отсутствуют ФН, ФД или ФП. Без этих реквизитов проверить чек невозможно.
QR-код нестандартный, слишком мелкий, обрезан или плохо читается. Это может быть техническим дефектом или признаком некорректного документа.
Данные в QR-коде не совпадают с текстом чека. Например, сумма или дата отличаются.
В чеке нет регистрационного номера ККТ. Это повышает риск, что документ не фискальный.
В чеке указано громкое коммерческое обозначение, но продавец другой. Например, вверху указана известная сеть, а продавцом является неизвестный ИП. Это не всегда нарушение, но требует проверки.
Чек выглядит как кассовый, но не содержит обязательных фискальных данных. Внешнее сходство не имеет решающего значения.
В рассматриваемом случае правильная бухгалтерская реакция — не принимать чек к учету до получения подтверждения или корректного кассового чека.
Теперь рассмотрим ключевой практический вопрос. Для признания расходов в бухгалтерском и налоговом учете документ должен подтверждать факт хозяйственной операции и соответствовать требованиям к первичным документам. Для розничной покупки через подотчетное лицо кассовый чек часто является главным подтверждающим документом.
Если чек не проходит проверку ФНС и фискальный документ невалиден, возникает риск, что расходы документально не подтверждены. Особенно это важно для налогового учета, где расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.
Действуйте осторожно:
Не включайте расход в налоговую базу сразу. До подтверждения чека лучше не признавать расход для целей налога на прибыль, УСН или иного налогового режима.
Не принимайте НДС к вычету по такому документу. Если речь идет о НДС, одного сомнительного чека недостаточно для безопасного вычета.
Запросите у продавца корректный чек. Попросите предоставить кассовый чек, который проходит проверку ФНС.
Попросите подотчетное лицо получить пояснение у продавца. Особенно если покупка была совершена недавно.
Сохраните результат отрицательной проверки. Это поможет объяснить, почему чек не принят к учету.
Оцените возможность подтверждения расхода другими документами. Например, путевым листом, авансовым отчетом, внутренним распоряжением, документами по автомобилю, выпиской по корпоративной карте. Но без корректного кассового чека налоговый риск сохраняется.
Вывод: если чек не валиден в системе ФНС, не рассматривайте его как надежный кассовый чек. Принимать его к учету можно только после дополнительной проверки и получения достаточных подтверждений, но для налогового учета безопаснее запросить правильный чек.
Разберем алгоритм действий. Он подойдет для ситуации с топливом, командировочными, хозяйственными расходами и любыми покупками через подотчетных лиц.
Проверьте QR-код через приложение ФНС. Если появляется сообщение «не кассовый чек», переходите к ручной проверке.
Введите реквизиты вручную. Используйте ФН, ФД, ФП, дату, время, сумму и признак расчета.
Сравните результат проверки. Если чек найден и данные совпали, можно продолжать обычную обработку документа. Если результат отрицательный, переходите к следующему шагу.
Проверьте читаемость реквизитов. Убедитесь, что не перепутаны цифры, дата, время или сумма.
Повторите проверку позднее. Если покупка была совсем недавно, допустите задержку передачи данных. Но при сообщении о невалидном документе не полагайтесь только на ожидание.
Запросите корректный чек у продавца. Попросите продавца выдать дубликат или направить электронный чек.
Сообщите подотчетному лицу о проблеме. Объясните, что документ не подтвержден ФНС и не может быть принят без исправления.
Зафиксируйте результат проверки. Сохраните сведения об отрицательном результате во внутреннем файле или приложите к авансовому отчету как основание отказа.
Не отражайте расход в налоговом учете до подтверждения. В бухгалтерском учете можно временно отразить задолженность подотчетного лица или спорный документ, но налоговое признание отложите.
При необходимости направьте жалобу через сервис ФНС. Если продавец не выдает корректный чек, покупатель вправе сообщить о нарушении.
Рассмотрим этот вариант. Если продавец выдал документ, который выглядит как кассовый чек, но не проходит проверку, покупатель может направить жалобу через приложение ФНС или электронные сервисы. Это особенно актуально, если продавец отказывается выдать корректный чек.
В жалобе укажите:
дату и время покупки;
адрес торговой точки или АЗС;
наименование продавца, если оно указано в документе;
ИНН продавца;
сумму покупки;
описание проблемы: QR-код не распознается как кассовый чек, фискальный документ невалиден;
реквизиты чека, если они указаны;
контактные данные заявителя, если сервис их запрашивает.
Жалоба не заменяет корректный первичный документ для учета, но помогает зафиксировать нарушение. Если ФНС подтвердит, что продавец не применил ККТ или применил ее с нарушением, это может быть основанием для разбирательства с продавцом. Для бухгалтера же главный вопрос остается прежним: пока нет достоверного документа, расход в налоговом учете признавать небезопасно.
Разберем внутренний учет. Если сотрудник или руководитель принес такой чек в авансовом отчете, не нужно автоматически списывать сумму на расходы. Сначала нужно выяснить, действительно ли покупка была совершена и можно ли получить корректный документ.
Возможны несколько вариантов действий:
Вернуть документ на дооформление. Попросите подотчетное лицо обратиться к продавцу за корректным кассовым чеком.
Принять к авансовому отчету только после подтверждения. Если продавец направит электронный чек, который пройдет проверку, расход можно рассмотреть повторно.
Отразить сумму как задолженность подотчетного лица. Если подтверждающих документов нет, сумма может остаться за подотчетным лицом до предоставления корректных документов или возврата денег.
Принять решение руководителя о компенсации без налогового признания. Организация может компенсировать сотруднику расход, если внутренне признает покупку реальной, но для налогового учета такой расход может остаться непризнанным.
Если речь идет о топливе, дополнительно проверьте путевой лист, маршрут, нормы расхода топлива, данные автомобиля и служебную необходимость поездки. Эти документы подтверждают экономическую обоснованность, но не исправляют проблему недействительного кассового чека.
Теперь посмотрим, как действовать в 1С. Конкретный порядок зависит от конфигурации, но общий подход одинаковый: не отражайте сомнительный чек как подтвержденный расход, пока он не прошел проверку или не заменен корректным документом.
Если подотчетное лицо предоставило чек на топливо, обычно используются документы Авансовый отчет, Поступление товаров и услуг, Списание с расчетного счета, Операция, введенная вручную или специализированные документы учета ГСМ, если они есть в конфигурации.
Разберем безопасный порядок:
откройте документ Авансовый отчет;
не включайте спорный чек в расходы, если он не подтвержден;
отразите сумму как не подтвержденную документами, если такая возможность есть в вашей конфигурации;
не указывайте сумму в налоговых расходах;
если используется учет топлива, не формируйте окончательное списание ГСМ по неподтвержденному чеку;
добавьте комментарий к документу с указанием причины: чек не прошел проверку ФНС, фискальный документ невалиден;
после получения корректного чека внесите документ повторно или скорректируйте авансовый отчет;
сформируйте отчет по налоговым расходам и проверьте, что неподтвержденная сумма туда не попала.
Для комментария в 1С можно использовать такую формулировку:
«Чек на приобретение дизельного топлива не принят к налоговому учету: при проверке ФНС QR-код определен как не кассовый чек, фискальный документ не является валидным. До получения корректного кассового чека расход не признается.»
Код 1С для решения этой задачи обычно не требуется. Это не программная ошибка, а вопрос документального подтверждения расхода. Поэтому работаем типовыми документами и настройками отражения в налоговом учете.
Рассмотрим подробнее, какие объекты 1С могут участвовать в обработке такого документа.
Авансовый отчет — основной документ для отражения расходов подотчетного лица.
Физические лица или Сотрудники — используем для проверки подотчетного лица.
Контрагенты — если продавец заносится в базу как поставщик.
Номенклатура — для отражения дизельного топлива или ГСМ.
Статьи затрат — для классификации расходов на топливо.
Способы отражения расходов — если конфигурация использует такие настройки.
Поступление товаров и услуг — если покупка оформляется как поступление материалов или ГСМ.
Требование-накладная или документы списания материалов — если топливо затем списывается на эксплуатацию транспорта.
Путевые листы — если учет ГСМ связан с путевыми листами в вашей конфигурации.
Операция, введенная вручную — используйте только при необходимости ручной корректировки, но не подменяйте ею отсутствующий достоверный чек.
При проверке документа в 1С обращайте внимание на флажки и реквизиты, влияющие на налоговый учет: Принимается к налоговому учету, Расходы НУ, Счет учета затрат, Статья затрат, Отражение в налоговом учете. Названия могут отличаться в зависимости от конфигурации, но смысл один: спорная сумма не должна попасть в налоговые расходы.
Чтобы решение бухгалтера было понятным при последующей проверке, оформите краткую внутреннюю отметку или бухгалтерскую справку. В ней укажите, почему чек не принят к учету.
В справке можно отразить:
дату получения чека от подотчетного лица;
дату и сумму покупки;
наименование продавца и ИНН, если они указаны;
описание товара — дизельное топливо;
результат проверки через приложение ФНС;
результат ручной проверки через сервис ФНС;
вывод о том, что фискальный документ не подтвержден;
решение не принимать документ к налоговому учету до получения корректного чека;
поручение подотчетному лицу запросить корректный документ у продавца.
Такая справка не делает чек действительным, но показывает, что бухгалтер проявил должную осмотрительность и не включил сомнительный документ в расходы.
Рассмотрим спорный вопрос. Иногда фактическая покупка действительно была, автомобиль заправлен, топливо использовано в деятельности, но кассовый чек оказался проблемным. Можно ли подтвердить расход другими документами?
Теоретически организация может собрать дополнительные доказательства реальности расхода:
авансовый отчет подотчетного лица;
пояснительную записку сотрудника;
путевой лист;
маршрутный лист;
приказ или служебное задание;
данные о пробеге автомобиля;
нормы расхода топлива;
выписку по корпоративной или личной банковской карте;
переписку с продавцом;
дубликат или электронный чек, если его удастся получить.
Но нужно понимать риск. Для розничной покупки у продавца, который обязан применять ККТ, кассовый чек является ключевым документом. Если чек не подтверждается ФНС, налоговая инспекция может снять расход как документально не подтвержденный. Дополнительные документы помогают доказать реальность поездки или использования топлива, но не всегда компенсируют отсутствие корректного кассового чека.
Безопасная позиция: до получения валидного кассового чека не признавайте расход в налоговом учете. Если руководство принимает решение компенсировать сотруднику сумму по внутренним основаниям, отдельно оцените налоговые последствия.
Разберем ситуацию, когда продавец настаивает, что документ корректный. В этом случае попросите продавца предоставить подтверждение.
Запросите у продавца:
электронный кассовый чек;
дубликат кассового чека;
корректный фискальный чек с читаемым QR-кодом;
пояснение по причине отрицательной проверки;
информацию о ККТ и фискальном накопителе, если это необходимо для сверки;
подтверждение передачи данных оператору фискальных данных.
Если продавец выдает новый или электронный чек, снова проверьте его через сервис ФНС. Принимать к учету следует не обещание продавца, а документ, который содержит обязательные реквизиты и проходит проверку.
Если продавец отказывается исправлять ситуацию, сохраните переписку и рассмотрите направление жалобы. Для учета же сохраняйте осторожную позицию: неподтвержденный чек не признавайте надежным документом.
Рассмотрим еще одну возможную причину. Иногда чек может не находиться в системе сразу после покупки, потому что касса передает данные оператору фискальных данных с задержкой. Например, временно отсутствовала связь, были технические проблемы у ОФД или касса работала в автономном режиме в пределах допустимых правил.
Но здесь важно отличать сообщение «чек не найден» от сообщения «не кассовый чек» или «фискальный документ не является валидным».
Если чек просто не найден, можно:
проверить правильность ввода реквизитов;
повторить проверку позже;
запросить электронный чек у продавца;
уточнить, переданы ли данные через ОФД.
Если же QR-код не соответствует требованиям, а фискальный документ невалиден, это более серьезная проблема. В такой ситуации ожидание может не помочь, потому что проблема может быть не в передаче данных, а в самом документе.
Посмотрим на исходный пример. Подотчетное лицо принесло чек на дизельное топливо. Приложение ФНС при сканировании указало «Не кассовый чек». При ручной проверке по реквизитам получен отрицательный результат: фискальный документ не является валидным. Продавец указан как действующий ИП, вид деятельности связан с торговлей моторным топливом.
Разберем решение:
статус ИП и ОКВЭД не подтверждают конкретный чек;
внешнее сходство документа с кассовым чеком не является доказательством;
QR-код не распознается как корректный фискальный QR-код;
ручная проверка также не подтверждает документ;
расход по такому чеку документально не подтвержден надлежащим образом;
принимать чек к налоговому учету не следует;
нужно запросить у продавца корректный кассовый чек;
если продавец не исправляет ситуацию, можно направить жалобу через сервис ФНС.
Вывод по примеру: решение не принимать такой чек к учету является обоснованным и осторожным. Иных надежных причин, которые позволяли бы без дополнительного подтверждения признать такой документ корректным кассовым чеком, в данной ситуации не видно.
Рассмотрим типичные документы, которые можно перепутать с кассовым чеком.
Слип банковского терминала. Он подтверждает оплату картой, но не заменяет кассовый чек. В нем может быть сумма, дата и название торговой точки, но нет фискальных реквизитов ККТ.
Товарный чек. Он может подтверждать перечень товаров, но при обязанности применять ККТ не заменяет фискальный кассовый чек.
Предварительный чек. Он может формироваться до оплаты или для внутреннего учета продавца и не является фискальным документом.
Заказ-наряд или квитанция. Они могут подтверждать заказ, но не всегда подтверждают расчет через ККТ.
Внутренний чек АЗС. Он может содержать данные о топливе, колонке, литрах и цене, но без фискальных реквизитов не является полноценным кассовым чеком.
Документ, имитирующий кассовый чек. Внешне он похож на чек, но не содержит валидных фискальных данных.
Настоящий кассовый чек должен не просто выглядеть как чек, а содержать фискальные реквизиты и проходить проверку. Поэтому всегда ориентируйтесь на ФН, ФД, ФП, дату, сумму и результат проверки ФНС.
Проанализируем налоговые риски. Если организация примет к учету чек, который не подтверждается ФНС, при проверке могут возникнуть претензии.
Основные риски:
Снятие расходов. Налоговая может признать расходы документально неподтвержденными.
Доначисление налога. Если расход уменьшил налоговую базу, возможен перерасчет налога.
Пени и штрафы. При занижении налога возможны финансовые санкции.
Отказ в вычете НДС. Если НДС был заявлен к вычету на основании сомнительного документа, вычет могут снять.
Вопросы к подотчетным суммам. Если расход не подтвержден, сумма может рассматриваться как задолженность подотчетного лица или как выплата в его пользу с отдельными налоговыми последствиями.
Риск претензий к внутреннему контролю. Массовое принятие таких чеков говорит о слабой проверке первичных документов.
Поэтому бухгалтерская осторожность здесь оправдана. Лучше потратить время на запрос корректного чека, чем затем доказывать реальность расхода по невалидному документу.
Чтобы такие ситуации решались одинаково, рассмотрим внутренний регламент. Его можно применять для всех подотчетных документов.
Все кассовые чеки по подотчетным расходам проверяйте через приложение или сервис ФНС.
Если QR-код не считывается, выполняйте ручную проверку по реквизитам.
Если чек не найден, повторяйте проверку позднее и запрашивайте электронный чек у продавца.
Если чек определен как не кассовый или фискальный документ невалиден, не принимайте его к налоговому учету.
По спорным чекам запрашивайте пояснение у подотчетного лица.
Требуйте корректный чек у продавца.
Фиксируйте результат отрицательной проверки.
Отдельно контролируйте чеки на ГСМ, командировки, представительские и хозяйственные расходы.
Не признавайте расходы в налоговом учете до подтверждения документа.
При систематических нарушениях направляйте информацию руководству и рассматривайте жалобу в ФНС.
Такой регламент защищает организацию и делает работу бухгалтера последовательной. Если подотчетное лицо заранее знает, что чеки проверяются, риск получения сомнительных документов снижается.
Сформулируем итог. Если при проверке чека приложение ФНС показывает «Не кассовый чек», QR-код не соответствует требованиям 54-ФЗ, а ручная проверка дает результат «Фискальный документ не является валидным», то такой документ не следует принимать к налоговому учету как подтвержденный кассовый чек.
Возможные причины могут быть разными: поврежденный QR-код, ошибка в реквизитах, задержка передачи данных, некорректная работа ККТ, использование незарегистрированной кассы, работа не в фискальном режиме или печать документа вообще не на ККТ. Но если отрицательный результат подтверждается и при сканировании, и при ручной проверке, безопасная позиция одна: расход по такому чеку не признавайте до получения корректного фискального документа.
Действуйте так: повторно проверьте реквизиты, запросите у продавца корректный чек, зафиксируйте отрицательный результат проверки, не включайте сумму в налоговые расходы и при необходимости направьте жалобу через сервис ФНС. В 1С отразите документ как неподтвержденный или не принимаемый к налоговому учету, а после получения корректного чека внесите исправления.
Информация носит справочный характер