Рассмотрим ситуацию, когда организация закупила брендированные блокноты, ручки и другие сувениры, а затем планирует передавать их клиентам или потенциальным клиентам. По документам компания хочет оформить такие затраты как представительские расходы: издать приказ, подготовить служебную записку, составить отчет о мероприятии и подтвердить передачу материалов участникам переговоров.
Разберем по шагам, можно ли считать такие расходы представительскими, нужно ли начислять НДС при безвозмездной передаче брендированных материалов и возникает ли обязанность по НДФЛ, если комплект передается физическому лицу — представителю клиента или потенциального контрагента.
Проанализируем ситуацию не только формально, но и по экономическому смыслу операции. Организация закупила материальные ценности: блокноты, ручки и, возможно, другие предметы с логотипом или фирменным стилем. Далее эти предметы передаются представителям клиентов или потенциальных клиентов без оплаты.
С точки зрения налогового учета такая операция может рассматриваться по-разному:
как представительские расходы, если сувениры передаются в рамках официального приема, переговоров, деловой встречи или иного мероприятия, направленного на установление или поддержание сотрудничества;
как рекламные расходы, если цель передачи — продвижение организации, ее товаров, работ, услуг, бренда или деловой репутации среди неопределенного либо широкого круга лиц;
как безвозмездная передача имущества, если передача не связана с официальным мероприятием и не подтверждена документами, позволяющими обосновать представительский или рекламный характер расходов;
как подарок физическому лицу, если конкретный представитель клиента получает комплект в личное пользование и его стоимость можно определить.
Главная ошибка в такой ситуации — считать, что сам факт нанесения логотипа автоматически делает передачу рекламной, а сам факт передачи клиенту автоматически делает расходы представительскими. Для налогового учета важны цель передачи, документы, круг получателей, стоимость единицы имущества и фактические обстоятельства мероприятия.
Представительские расходы — это не любые подарки клиентам. Рассмотрим подробнее. По правилам налога на прибыль к представительским расходам относятся расходы на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, которые участвуют в переговорах для установления или поддержания взаимного сотрудничества. Также к ним относятся расходы, связанные с приемом участников заседаний органов управления самой организации.
К представительским расходам обычно относят затраты на официальный прием, буфетное обслуживание, транспортное обеспечение участников мероприятия, оплату услуг переводчиков, если переводчики не состоят в штате организации, и другие расходы, непосредственно связанные с деловой встречей.
Передача брендированных блокнотов и ручек может быть включена в представительские расходы только при осторожном подходе. Нужно показать, что эти предметы не являются самостоятельными подарками, а используются в рамках официального мероприятия: например, как раздаточные материалы для переговоров, рабочие принадлежности участников встречи, комплект материалов к презентации, конференции, совещанию или деловой встрече.
Разберем по шагам, какие документы подготовьте для подтверждения представительского характера расходов:
Приказ руководителя о проведении мероприятия. Укажите дату, место, цель мероприятия, состав участников со стороны организации и контрагентов, ответственное лицо, планируемый перечень расходов.
Программа или повестка встречи. Опишите, какие вопросы обсуждаются: заключение договора, развитие сотрудничества, презентация продукта, согласование условий поставки, обсуждение проекта.
Служебная записка. Обоснуйте необходимость закупки блокнотов, ручек и других материалов именно для деловой встречи. Укажите, что они предназначены для использования участниками мероприятия при проведении переговоров.
Смета представительских расходов. Отдельно покажите расходы на прием, обслуживание, раздаточные материалы, транспорт, переводчиков и другие позиции.
Отчет о представительском мероприятии. После встречи зафиксируйте дату, место, участников, цель, достигнутые договоренности и фактически понесенные расходы.
Первичные документы на закупку. Сохраните накладные, акты, УПД, счета, платежные документы, документы на нанесение логотипа.
Документ на списание материалов. Оформите передачу блокнотов и ручек на мероприятие внутренним документом, например требованием-накладной или актом списания.
Важно: если компания просто выдает клиентам подарочные наборы при встречах, без официального мероприятия, без программы переговоров и без отчета, налоговый орган может не согласиться с представительским характером расходов. В таком случае безопаснее анализировать операцию как рекламную раздачу или как безвозмездную передачу подарков.
Посмотрим на налог на прибыль. Представительские расходы в налоговом учете признаются не полностью, а в пределах норматива. Норматив составляет 4 процента от расходов на оплату труда за соответствующий отчетный или налоговый период.
Это означает, что в бухгалтерском учете расходы можно признать полностью, если они экономически обоснованы и подтверждены документами. Но в налоговом учете для расчета налога на прибыль учитывайте только сумму в пределах норматива. Сверхнормативная часть не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль.
Разберем пример.
Допустим, за отчетный период расходы организации на оплату труда составили 2 000 000 руб. Норматив представительских расходов равен 80 000 руб. Если организация провела деловое мероприятие и документально подтвердила представительские расходы на сумму 95 000 руб., то для налога на прибыль можно учесть только 80 000 руб. Оставшиеся 15 000 руб. в налоговых расходах не учитывайте.
Поэтому перед оформлением брендированных материалов как представительских расходов проверьте не только документы, но и лимит 4 процента. Если лимит уже выбран другими мероприятиями, налогового эффекта по налогу на прибыль может не быть.
Теперь разберем ключевой вопрос по НДС. Передача права собственности на товары на безвозмездной основе для целей НДС обычно признается реализацией. Это означает, что при безвозмездной передаче имущества у организации может возникнуть объект обложения НДС.
То, что поставщик продал организации блокноты и ручки без НДС, само по себе не отменяет обязанность начислить НДС при последующей передаче, если такая передача признается объектом налогообложения. Входной НДС к вычету действительно не принимался, потому что его не было в закупке. Но исходящий НДС при безвозмездной передаче анализируйте отдельно.
Рассмотрим основные варианты.
Если брендированные блокноты, ручки и другие материалы передаются именно в рекламных целях, применяйте специальное освобождение по НДС. Передача в рекламных целях товаров, работ или услуг не облагается НДС, если расходы на приобретение или создание одной единицы не превышают 300 руб.
Здесь важно считать стоимость именно единицы, а не всего комплекта, если каждая вещь является самостоятельным товаром. Например, отдельно блокнот стоит 250 руб., ручка стоит 90 руб., календарь стоит 180 руб. Если каждый предмет передается как отдельная единица рекламной продукции и стоимость каждой единицы не превышает 300 руб., можно рассматривать освобождение от НДС по каждой единице.
Но если организация формирует единый подарочный набор, упаковывает его как комплект и передает именно комплект как один объект, налоговые риски возрастают. В этом случае налоговый орган может смотреть на стоимость комплекта как на стоимость единицы передаваемого имущества. Если комплект стоит больше 300 руб., освобождение по НДС применять рискованно.
Разберем пример.
Организация закупила ручки с логотипом по 120 руб. за штуку и передает их потенциальным клиентам на выставке. Передача носит рекламный характер, стоимость единицы не превышает 300 руб. В этом случае НДС можно не начислять при наличии документов, подтверждающих рекламную цель передачи.
Другой пример. Организация передает клиенту подарочный набор: блокнот, ручка, ежедневник, флеш-накопитель и упаковка. Стоимость набора — 1 500 руб. Набор передается конкретному представителю клиента после переговоров. В такой ситуации освобождение по рекламным товарам до 300 руб. применять небезопасно, потому что передается не массовый дешевый рекламный материал, а ценный комплект конкретному физическому лицу.
Если стоимость единицы передаваемого товара превышает 300 руб., безопасный подход — начислите НДС при безвозмездной передаче. Это касается и ситуации, когда закупка была без НДС.
Налоговая база по НДС при безвозмездной передаче обычно определяется исходя из рыночной стоимости передаваемых товаров. На практике часто ориентируются на покупную стоимость с учетом расходов на доведение товара до состояния, пригодного к передаче: нанесение логотипа, упаковка, комплектация.
Разберем пример.
Организация закупила брендированные ежедневники по 700 руб. за штуку без НДС и передала их представителям контрагентов. Стоимость единицы превышает 300 руб. Передача безвозмездная. В безопасном варианте начислите НДС с рыночной стоимости переданных ежедневников, даже если входного НДС при покупке не было.
Если организация применяет общую систему налогообложения и является плательщиком НДС, такой подход снижает риск претензий. Если организация применяет УСН и не является плательщиком НДС, вопрос решается иначе, но в исходной ситуации обсуждается именно начисление НДС организацией, которая потенциально является плательщиком НДС.
Если компания оформляет материалы как представительские расходы, это не означает автоматического освобождения от НДС. Налог на прибыль и НДС анализируются отдельно.
Для налога на прибыль мы проверяем, связаны ли расходы с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, есть ли документы и укладывается ли сумма в норматив 4 процента от расходов на оплату труда.
Для НДС мы проверяем другое: была ли передача права собственности, является ли операция реализацией, есть ли специальное освобождение, какова стоимость единицы товара и в каких целях передается имущество.
Поэтому даже если расходы оформлены как представительские, НДС при передаче ценных сувениров клиентам безопаснее начислить. Исключение возможно, если фактически нет передачи права собственности на отдельные подарки, а материалы используются в процессе мероприятия как рабочие принадлежности, либо если применимо освобождение для рекламных товаров стоимостью не более 300 руб. за единицу.
Разберем практический критерий. Если ручки и блокноты раздаются большому количеству лиц на выставке, презентации или маркетинговом мероприятии, содержат логотип, контактные данные, слоган, сведения о компании и имеют небольшую стоимость, их проще обосновать как рекламные материалы.
Если же комплект передается конкретному представителю клиента, стоимость комплекта превышает 4 000 руб., передача фиксируется индивидуально, а предметы имеют потребительскую ценность сами по себе, налоговый орган может рассматривать такую передачу как подарок физическому лицу или безвозмездную передачу имущества.
Чем выше стоимость комплекта и чем более персональный характер передачи, тем слабее позиция о простой рекламной раздаче. В такой ситуации безопаснее начислить НДС и отдельно проанализировать НДФЛ.
Теперь рассмотрим НДФЛ. Если организация передает физическому лицу подарок, у физического лица возникает доход в натуральной форме. Для подарков от организаций действует необлагаемый лимит: не облагается НДФЛ стоимость подарков, не превышающая 4 000 руб. за налоговый период.
Лимит 4 000 руб. применяется не к каждой передаче отдельно, а к общей стоимости подарков от этой организации физическому лицу за календарный год. Если в течение года физическое лицо получило от организации несколько подарков, их стоимость нужно суммировать.
Разберем пример.
В марте представитель клиента получил от организации брендированный набор стоимостью 3 200 руб. В сентябре он получил еще один комплект стоимостью 2 500 руб. Общая стоимость подарков за год составила 5 700 руб. Не облагается НДФЛ 4 000 руб., а сумма превышения 1 700 руб. является облагаемым доходом физического лица.
Если же один комплект сразу стоит более 4 000 руб., например 4 800 руб., то облагаемая база по НДФЛ составит 800 руб.
Организация, передающая подарок физическому лицу, выступает налоговым агентом по НДФЛ. Но при передаче подарка в натуральной форме часто возникает практическая проблема: организация не выплачивает физическому лицу деньги, поэтому удержать налог фактически не из чего.
В такой ситуации разберем порядок действий:
Определите стоимость подарка или комплекта, переданного физическому лицу.
Проверьте, получал ли этот человек другие подарки от организации в этом же календарном году.
Определите сумму превышения над лимитом 4 000 руб.
Исчислите НДФЛ с суммы превышения.
Если удержать налог невозможно, отразите доход и сумму неудержанного налога в отчетности по НДФЛ и сообщите о невозможности удержания налога в установленном порядке.
На практике безопасный подход — идентифицировать получателя подарка, фиксировать его Ф. И. О. и при необходимости получать данные, достаточные для корректного отражения дохода. Но именно здесь возникает организационный риск: при передаче подарков представителям клиентов компания не всегда может собрать персональные данные физического лица. Если компания не готова вести такой учет, лучше не передавать физическим лицам комплекты дороже 4 000 руб. или изменить формат передачи.
Если комплект брендированных материалов стоит более 4 000 руб. и передается конкретному физическому лицу, рассмотрим безопасный вариант учета.
Признайте, что у физического лица возникает доход в натуральной форме. Доходом будет стоимость подарка, но НДФЛ облагается только часть сверх 4 000 руб. за календарный год.
Исчислите НДФЛ с суммы превышения. Для налогового резидента обычно применяется ставка 13 процентов в пределах основной налоговой базы, с учетом действующих правил прогрессивного налогообложения, если они применимы к конкретному налогоплательщику.
Проверьте возможность удержания налога. Если физическому лицу не выплачиваются денежные доходы, удержать налог невозможно.
Отразите невозможность удержания. Передайте сведения в налоговый орган в составе отчетности по НДФЛ в порядке, действующем для налоговых агентов.
Разберем пример.
Компания передала представителю потенциального клиента брендированный набор стоимостью 5 200 руб. Других подарков этому человеку в течение года не было. Необлагаемая часть — 4 000 руб. Облагаемый доход — 1 200 руб. НДФЛ по ставке 13 процентов составит 156 руб. Если денежных выплат этому физическому лицу нет, организация не удерживает налог фактически, но должна отразить доход и неудержанный налог в отчетности.
Если компания не хочет входить в НДФЛ-администрирование по представителям клиентов, установите внутренний лимит стоимости подарков физическим лицам не более 4 000 руб. в год на одного получателя. Еще более осторожный подход — держать стоимость единицы рекламного материала не выше 300 руб., если цель передачи именно рекламная.
Посмотрим на гражданско-правовую сторону. Передача подарка физическому лицу может рассматриваться как дарение. Для обычных недорогих подарков письменный договор часто не оформляют, но для целей налогового учета организации нужны документы, подтверждающие факт, стоимость и основание передачи.
Если речь идет о ценных комплектах, особенно стоимостью выше 4 000 руб., подготовьте акт передачи или ведомость выдачи. В документе укажите:
дату передачи;
наименование передаваемых предметов;
стоимость комплекта;
Ф. И. О. получателя;
организацию, которую представляет получатель;
основание передачи: участие в переговорах, официальном мероприятии, презентации;
подпись получателя, если это практически возможно.
Однако помните: чем подробнее вы фиксируете персональную передачу дорогого комплекта физическому лицу, тем очевиднее становится вопрос НДФЛ. Поэтому заранее выберите модель: либо это массовые рекламные материалы небольшой стоимости, либо это представительское мероприятие с рабочими материалами, либо это подарки с контролем НДФЛ и НДС.
Теперь посмотрим, как подойти к отражению операции в 1С. Конкретный набор документов зависит от конфигурации и версии программы, но в типовой логике 1С:Бухгалтерии обычно используйте документы закупки, складского учета, списания и, при необходимости, начисления НДС.
При поступлении блокнотов, ручек и других брендированных материалов используйте документ Поступление (акт, накладная, УПД). Если поставщик работает без НДС, проверьте, что ставка НДС в табличной части указана корректно, например Без НДС. Номенклатуру заведите отдельно: Блокнот брендированный, Ручка брендированная, Подарочный комплект, если комплект формируется как отдельная единица.
Если материалы сначала приходуются на склад, используйте счет учета материалов или товаров в зависимости от учетной политики. Например, для сувенирной продукции и раздаточных материалов часто применяют учет через материалы, а затем списывают на расходы.
Для передачи материалов на мероприятие используйте документ Требование-накладная или иной документ списания материалов, доступный в вашей конфигурации. В статье затрат укажите подходящую аналитику, например Представительские расходы или Рекламные расходы, в зависимости от выбранного варианта учета.
Если расходы оформляются как представительские, настройте статью затрат так, чтобы она корректно отражалась в налоговом учете с учетом нормирования. В 1С для таких расходов обычно важны вид расхода в налоговом учете и способ отражения в декларации по налогу на прибыль. Проверьте настройки статьи затрат в справочнике Статьи затрат.
Если нужно начислить НДС при безвозмездной передаче, в 1С может использоваться документ реализации или ручная операция в зависимости от методики учета. Часто применяют документ Реализация товаров и услуг с видом операции, подходящим для передачи, либо документ Операция, введенная вручную для отражения начисленного НДС, если типовой документ не закрывает задачу. Также проверьте формирование записи в книге продаж.
Для контроля НДС используйте объекты и отчеты 1С:
Книга продаж — проверьте, попала ли операция начисления НДС в нужный налоговый период;
Помощник по учету НДС — проанализируйте последовательность операций по НДС;
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 68.02 — проверьте начисление НДС;
Анализ счета 91.02 или счета затрат — проверьте списание стоимости переданных материалов;
Статьи затрат — проверьте вид расхода для налогового учета.
Для НДФЛ по подаркам физическим лицам в типовом учете может потребоваться отражение дохода физического лица как дохода в натуральной форме. Если физическое лицо не является сотрудником, порядок отражения зависит от используемой конфигурации и подключенных блоков учета зарплаты. В 1С:ЗУП для подобных операций анализируйте возможность отражения через документы учета натуральных доходов и отчетность по НДФЛ. В 1С:Бухгалтерии может потребоваться ручное отражение данных для отчетности или передача информации в зарплатную систему.
Перед отражением НДФЛ в 1С определите, есть ли у вас все данные физического лица. Для корректной отчетности обычно нужны Ф. И. О., ИНН при наличии, дата рождения и другие идентифицирующие сведения, которые позволяют отразить доход в отчетности налогового агента.
Проанализируем ситуацию с точки зрения снижения налоговых рисков. У организации есть несколько возможных решений.
Этот вариант подходит, если передача происходит в рамках официальных переговоров, есть конкретные представители клиентов, составляется приказ, программа, смета и отчет. В таком случае стоимость блокнотов, ручек и других материалов можно попытаться включить в представительские расходы как расходы, связанные с официальным мероприятием.
Но при этом по НДС безопаснее начислить налог, если стоимость передаваемой единицы или комплекта превышает 300 руб. Особенно это актуально, если комплект передается конкретному физическому лицу и имеет самостоятельную потребительскую ценность.
По НДФЛ при стоимости подарков физическому лицу более 4 000 руб. за год исчислите налог с суммы превышения. Если удержать налог невозможно, отразите невозможность удержания в отчетности.
Плюс решения: оно соответствует деловой цели, если мероприятие действительно официальное.
Минус решения: много документов, риск спора по представительским расходам, необходимость контролировать НДС и НДФЛ.
Этот вариант удобен, если организация готова пересмотреть комплектацию и стоимость передаваемых предметов. Сделайте так, чтобы каждый рекламный предмет стоил не более 300 руб. за единицу, а передача была именно рекламной: например, на выставке, презентации, массовой встрече, рассылке потенциальным клиентам или ином маркетинговом мероприятии.
В документах укажите рекламную цель: продвижение бренда, информирование потенциальных клиентов, распространение сувенирной продукции с логотипом. Подготовьте приказ о рекламной акции, смету, отчет о проведении акции, акт списания рекламных материалов.
Плюс решения: при соблюдении условий можно не начислять НДС по рекламным товарам стоимостью не более 300 руб. за единицу.
Минус решения: если получатели строго индивидуализированы, а стоимость комплекта высокая, рекламную природу операции будет сложнее доказать.
Если компания хочет дарить именно подарочные комплекты представителям клиентов, установите внутренний лимит. Например, запретите передачу одному физическому лицу подарков общей стоимостью более 4 000 руб. за календарный год.
Такой лимит помогает снизить риски по НДФЛ, но не решает автоматически вопрос по НДС. Если стоимость единицы для целей НДС превышает 300 руб. и передача признается реализацией, НДС все равно безопаснее начислить.
Плюс решения: проще контролировать НДФЛ.
Минус решения: нужен учет получателей подарков, а НДС может сохраняться.
Еще один вариант — оформить блокноты и ручки не как подарки, а как рабочие материалы мероприятия. Например, участники используют блокноты и ручки во время презентации или переговоров, а сама стоимость включается в расходы на организацию мероприятия.
Но этот вариант работает только тогда, когда фактически нет отдельной передачи ценных комплектов в личное пользование. Если участник уносит дорогой набор с собой, особенно в подарочной упаковке, налоговый орган может посчитать, что была именно передача имущества.
Плюс решения: меньше акцента на подарке физическому лицу.
Минус решения: подходит только для недорогих рабочих материалов, а не для полноценных подарочных наборов.
Разберем полный комплект документов, который поможет обосновать расходы и снизить риски.
Приказ о проведении мероприятия или рекламной акции. В приказе укажите цель, сроки, место, ответственных лиц, состав затрат.
Служебная записка. Обоснуйте необходимость закупки брендированных материалов. Для представительских расходов укажите связь с переговорами. Для рекламных расходов укажите связь с продвижением компании.
Смета расходов. Разделите расходы по видам: материалы, печать логотипа, упаковка, обслуживание мероприятия, транспорт, переводчики.
Первичные документы поставщиков. Сохраните документы на покупку самих предметов и документы на брендирование.
Акт списания или требование-накладная. Подтвердите передачу материалов со склада на мероприятие или рекламную акцию.
Отчет о мероприятии. Укажите фактическую цель, участников, результаты, перечень использованных материалов.
Ведомость выдачи подарков. Используйте ее, если передаются дорогие комплекты конкретным физическим лицам.
Расчет НДС. Подготовьте расчет налоговой базы, если начисляете НДС при безвозмездной передаче.
Регистр учета подарков физическим лицам. Ведите его, если возможна передача подарков стоимостью свыше 4 000 руб. одному человеку в год.
Чем дороже комплект, тем важнее персональный учет получателей и налоговый расчет. Если организация не готова собирать сведения о физических лицах, лучше не передавайте дорогие комплекты персонально.
Чтобы избежать разрозненных решений, закрепите подход во внутренних документах. Например, можно утвердить положение о представительских и рекламных расходах.
В положении пропишите:
какие мероприятия считаются представительскими;
какие документы оформляются до и после мероприятия;
какие материалы считаются рабочими раздаточными материалами;
какие материалы считаются рекламной продукцией;
какой лимит стоимости установлен для рекламной единицы;
какой лимит стоимости установлен для подарков физическим лицам;
кто отвечает за учет получателей подарков;
кто проверяет необходимость начисления НДС;
кто передает данные для НДФЛ-отчетности.
Такой документ не отменяет требования НК РФ, но помогает показать системный и добросовестный подход организации. Особенно это полезно, если сувенирная продукция закупается регулярно.
Сделаем практический вывод. Если брендированные блокноты, ручки и другие предметы передаются клиентам или потенциальным клиентам без оплаты, операция может признаваться безвозмездной передачей имущества. Для плательщика НДС это потенциальный объект налогообложения.
Если стоимость единицы рекламного товара не превышает 300 руб. и передача действительно носит рекламный характер, НДС можно не начислять при наличии подтверждающих документов.
Если стоимость единицы или комплекта превышает 300 руб., а передача происходит конкретному лицу, безопаснее начислить НДС. Тот факт, что закупка была без НДС и входной НДС к вычету не принимался, сам по себе не освобождает от начисления исходящего НДС при безвозмездной передаче.
По НДФЛ ориентируйтесь на стоимость подарков, переданных конкретному физическому лицу за календарный год. Если общая стоимость подарков от организации не превышает 4 000 руб. за год, НДФЛ не начисляется.
Если стоимость подарков превышает 4 000 руб. за год, сумма превышения облагается НДФЛ. Организация как налоговый агент должна исчислить налог. Если удержать НДФЛ невозможно, потому что физическому лицу не выплачиваются деньги, отразите доход и неудержанный налог в отчетности по НДФЛ.
Если комплект стоит более 4 000 руб., не игнорируйте НДФЛ только потому, что получатель является представителем другой компании. Для НДФЛ получателем дохода является именно физическое лицо, а не организация-контрагент.
Разберем финальный алгоритм, который можно использовать в работе.
Определите цель передачи. Решите, это представительское мероприятие, рекламная акция или подарок конкретному лицу.
Проверьте стоимость единицы. Для НДС отдельно оцените лимит 300 руб. по рекламным товарам.
Проверьте стоимость подарка физическому лицу. Для НДФЛ контролируйте лимит 4 000 руб. за календарный год на одного получателя.
Подготовьте документы. Для представительских расходов оформите приказ, смету, программу, отчет и первичные документы. Для рекламных расходов оформите документы по рекламной акции.
Отразите операцию в 1С. Используйте Поступление (акт, накладная, УПД), Требование-накладная, Статьи затрат, Книга продаж, Помощник по учету НДС и при необходимости Операция, введенная вручную.
Начислите НДС, если освобождение не применяется. Особенно если стоимость передаваемой единицы или комплекта превышает 300 руб.
Исчислите НДФЛ при превышении 4 000 руб. Если удержать налог невозможно, отразите невозможность удержания в отчетности.
В рассматриваемой ситуации самый безопасный вывод такой: оформление брендированных комплектов как представительских расходов возможно только при реальном официальном мероприятии и полном комплекте подтверждающих документов. Но это не снимает автоматически вопросы по НДС и НДФЛ. Если комплект передается конкретному физическому лицу, стоит более 4 000 руб., а стоимость единицы для целей НДС превышает 300 руб., безопаснее начислить НДС и исчислить НДФЛ с суммы превышения над необлагаемым лимитом.
Оптимальный практический вариант — заранее разделить недорогую рекламную продукцию и дорогие подарочные комплекты. Недорогие ручки, блокноты и буклеты стоимостью до 300 руб. за единицу оформляйте как рекламные материалы. Дорогие комплекты передавайте только при готовности начислить НДС, вести учет получателей и исполнять обязанности налогового агента по НДФЛ.
Информация носит справочный характер